Eine Kunden-Onboarding-Prozesse, die nicht ins Stocken geraten. Meilensteine auf WhatsApp.

Begrüßen Sie jeden neuen Kunden auf WhatsApp, fragen Sie ihn, wie er den Prozess gestalten möchte, und senden Sie ihm dann jeweils einen Meilenstein nach dem anderen oder leiten Sie ihn an einen bestimmten Ansprechpartner weiter – wobei der Onboarding-Status bei jedem Schritt in HubSpot erfasst wird.

Kostenlos starten Einen echten Flow testen auf WhatsApp (öffnet in einem neuen Tab)
Flo, das Flowella-Maskottchen, zeigt auf ein einfaches Flussdiagramm in einem aufgeschlagenen Ringbuch mit bunten Registerseiten
Auslöser
Ein abgeschlossener Geschäftsabschluss oder eine bezahlte Anmeldung
Kanal
WhatsApp – mit den Antworten in HubSpot
Workflow
3 Vorlagen, 1 Ablauf, 1 Verzweigung
Voraussetzung
HubSpot-Workflows in den Tarifen „Professional“ oder „Enterprise“

Gehen Sie das Spiel aus der Perspektive des neuen Kunden durch.

Nadia hat gerade Acme Payroll für ihre Kanzlei erworben. Jeder Schritt zeigt, was sie auf WhatsApp sieht und was in ihrem HubSpot-Datensatz gespeichert wird – von der Begrüßung über ihren ersten Meilenstein bis hin zu einem Kickoff-Gespräch. Ihre Antworten im Flow bestimmen den weiteren Verlauf. Mit Ausnahme des Eigentümers handelt es sich bei allen um benutzerdefinierte Eigenschaften, die der Ablauf erstellt.

Flo zeigt auf einen der drei Pfeile auf dem Wegweiser – so, wie die Filiale jeden neuen Kunden auf einen bestimmten Weg schickt
Kunden-OnboardingSchritt 1 von 5
  1. Woher Nadia kommt

  4. Ja, eine Anleitung: Schritt 1 senden und nachverfolgen

    Nein, möchte Hilfe: eine bestimmte Person und einen Anruf

  5. Anleitung: „onboard_guide“ und ein Status

    Auftakt: „onboard_kickoff“ und ein Verantwortlicher

Acme PayrollUnternehmenskonto
Beispieldaten

Heute

Nadia KhanBirchwood Dental, +44 7700 900684
Beispieldaten

Eigenschaften

onboarding_source
closed_wonJahresplan, abgeschlossen, gewonnen ;
setup_preference
Kein Wert
team_size
Kein Wert
onboarding_goal
Kein Wert
onboarding_status
not_started
hubspot_owner_id
Kein Wert

Aktivität

    2 von 6 Eigenschaften geschrieben

    Workflow-Auslöser und -Aktionen erfordern HubSpot Professional oder Enterprise. Leitfaden zu Workflow-Aktionen

    Einen echten Flow testen

    Scannen Sie den Code mit Ihrem Handy, um einen in WhatsApp zu öffnen. Es ist Flowellas eigener Flow, nicht dieses Playbook.

    In WhatsApp öffnen (öffnet in einem neuen Tab)

    Der Leitfaden für die Kunden-Onboarding-Prozesse.

    Eine Begrüßung, ein „Flow“ mit drei Fragen, dann eine Verzweigung: Selbstständige erhalten jeweils einen Meilenstein, alle anderen werden einem bestimmten Ansprechpartner zugewiesen. Sie erstellen dies in einem HubSpot-Workflow anhand der WhatsApp-Auslöser und -Aktionen von Flowella.

    • Auslöser
    • WhatsApp senden
    • Verzögerung
    • Verzweigung
    • Ziel
    • Nummerierter Hinweis
    1. Auslöser für die AnmeldungEin abgeschlossener Geschäftsabschluss oder eine bezahlte Anmeldung

      Die Lebenszyklusphase wird auf „Kunde“ gesetzt, oder Ihre App fügt den neuen Kunden in HubSpot hinzu.

      Beginnen Sie bei der Übergabe

      Melden Sie sich an, sobald das Geschäft abgeschlossen ist oder die Anmeldeseite erscheint – solange die Entscheidung noch frisch ist.

    2. Verzögerung5 Minuten

      Die Begrüßung folgt also auf die Übergabe, anstatt sich mit ihr zu überschneiden.

    3. WhatsApp-Vorlage sendenDie Begrüßung

      „onboard_welcome“ mit der Flow-Schaltfläche „Einrichtung starten“.

      Frage zuerst „wie“, dann „was“

      Manche Kunden möchten einen Leitfaden, andere einen Anruf. Fragen Sie zuerst nach und senden Sie dann das Richtige.

    4. Verzögerung, bis das Ereignis eintrittFormular ausgefüllt, bis zu 2 Tage

      Die Antworten lauten „setup_preference“, „team_size“ und „onboarding_goal“.

      Keine Antwort seit zwei Tagen: Eine Person hakt nach; der Status ist ins Stocken geraten.

      Frühzeitig helfen

      Bei einem Problem mit der Einrichtung sollte der Kundendienst den Betroffenen kontaktieren, bevor der Kunde ein Ticket eröffnet.

    5. ZweigstelleIst „setup_preference“ eine Anleitung?

      Wer von sich aus aktiv wird, erreicht Meilensteine; alle anderen bekommen einen Ansprechpartner zugewiesen.

    6. Ja
      WhatsApp-Vorlage sendenDer erste Meilenstein

      onboard_guide, Schritt 1 von 3, mit der Anleitung

      Verzögerung, bis das Ereignis eintrittSchritt 1 abgeschlossen, über Ihre App

      Dann Schritt 2, genauso; bei einem Stillstand wird eine Person

      ZielEingearbeitet

      Der „onboarding_status“ lautet nach Schritt 3 „completed“

      Nein
      Datensatz an Eigentümer übertragenOnboarding-Team

      Ein benannter Lead, bevor er in einer Nachricht namentlich genannt wird

      WhatsApp-Vorlage sendenDer Startschuss

      onboard_kickoff mit einem Link zu den Round-Robin-Besprechungen, bei dem der Verantwortliche an erster Stelle steht

      ZielAnpfiff festgelegt

      Der Lead führt die Einrichtung durch, wobei er die Antworten bereits parat hat

      Ein Meilenstein nach dem anderen

      Jeder Schritt wartet auf den vorherigen, sodass niemand an bereits erledigte Aufgaben erinnert wird.

    Workflow-Auslöser und -Aktionen erfordern HubSpot Professional oder Enterprise. Die Antworten landen in jedem HubSpot-Tarif als Kontakteigenschaften, auch im kostenlosen. Leitfaden zu Workflow-Aktionen

    Ein Text, der die Einrichtung abwickelt.

    Drei WhatsApp-Vorlagen und der damit verbundene WhatsApp Flow bilden den Rahmen für die erste Woche. Jede davon lässt sich gut auf dem Smartphone lesen, und alle Variablen stammen aus dem HubSpot-Datensatz.

    Nachrichten anzeigen als

    • onboard_welcomeDienstprogrammDeutschBeispieldaten

      Wird 5 Minuten nach Abschluss des Geschäfts oder nach der Registrierung versendet

      Willkommen bei Acme PayrollHallo {{first_name}}, herzlich willkommen. Um {{company_name}} einzurichten, teile uns bitte mit, wie du beginnen möchtest. Es sind nur drei Klicks nötig, und deine Antworten bestimmen, was wir dir als Nächstes zusenden.Antworte mit „STOP“, um dich abzumeldenEinrichtung starten
      Willkommen bei Acme PayrollHallo Nadia, herzlich willkommen. Um Birchwood Dental einzurichten, teile uns bitte mit, wie du beginnen möchtest. Es sind nur drei Klicks nötig, und deine Antworten bestimmen, was wir dir als Nächstes zusenden.Antworte mit „STOP“, um dich abzumeldenEinrichtung starten

      Er begrüßt sie namentlich und fragt sie, wie sie beginnen möchten, noch bevor er eine Checkliste durchgeht.

    • onboard_startWhatsApp Flow1 BildschirmBeispieldaten

      Wird über die Schaltfläche „Willkommen“ geöffnet und mit Ihrem HubSpot-Formular synchronisiert

      The Flow, dann richten wir das mal ein: Wie möchtest du es einrichten (ich folge einer Anleitung, zeig es mir in einem Gespräch, bitte richte es für mich ein), wie viele Personen werden es nutzen (nur ich, 2 bis 10, mehr als 10) und eine optionale Frage: Was soll es als Erstes für dich tun?

      „Nadia’s Flow“, wobei ich einem Leitfaden folge und 2 bis 10 Optionen auswähle, während die optionale Frage leer bleibt.

      Wie sie aufstellen wollen, die Mannschaftsgröße und ein erstes Tor. Jede Antwort wird als eigene Eigenschaft gespeichert.

    • onboard_guideDienstprogrammDeutschBeispieldaten

      Wird gesendet, wenn „setup_preference“ auf „Ich werde einer Anleitung folgen“ gesetzt ist

      Ihr erster SchrittSuper, {{first_name}}. Schritt 1 von 3: Füge dein Team hinzu, damit alle vom ersten Tag an ihre Gehaltsabrechnungen erhalten. Die Anleitung dauert etwa zehn Minuten, und wir melden uns wieder, sobald du fertig bist.Öffnen Sie die Anleitung
      Ihr erster SchrittSuper, Nadia. Schritt 1 von 3: Füge dein Team hinzu, damit alle vom ersten Tag an ihre Gehaltsabrechnungen erhalten. Die Anleitung dauert etwa zehn Minuten, und wir melden uns wieder, sobald du fertig bist.Öffnen Sie die Anleitung

      Ein Meilenstein nach dem anderen – mit dem Leitfaden und dem Versprechen, regelmäßig nachzufragen.

    • onboard_kickoffDienstprogrammDeutschBeispieldaten

      Wird gesendet, wenn sie einen Anruf oder Hilfe wünschen, sobald ein Besitzer feststeht

      Lernen Sie Ihren Onboarding-Verantwortlichen kennenDanke, {{first_name}}. {{owner_name}} kümmert sich um deine Einrichtung und hat deine Antworten bereits erhalten. Wähle unten einen Termin für ein 30-minütiges Einführungsgespräch aus.Vereinbaren Sie ein Erstgespräch
      Lernen Sie Ihren Onboarding-Verantwortlichen kennenDanke, Nadia. Hannah kümmert sich um deine Einrichtung und hat deine Antworten bereits erhalten. Wähle unten einen Termin für ein 30-minütiges Einführungsgespräch aus.Vereinbaren Sie ein Erstgespräch

      Eine namentlich genannte Person, einen HubSpot-Meetings-Link und deren Antworten bereits vor dem Gespräch zur Hand haben.

    Beispielvorlagen. Meta genehmigt jede Vorlage, bevor sie gesendet werden kann, und die Aktion Send WhatsApp Template ordnet ihren Variablen HubSpot-Eigenschaften zu.

    Fünf Anzeichen dafür, dass das Onboarding auf dem richtigen Weg ist.

    Das Skript erfasst alle fünf, und jede davon wird in HubSpot als etwas erfasst, das ein Workflow auslesen kann – und nicht als Status, den jemand nachverfolgen muss.

    5 Signale, wie jedes aussieht und wo jedes in HubSpot landet
    SignalAbwürgenAuf KursLandet in HubSpot als
    Wie sie beginnen möchtenEin vom Kunden gewählter Reiseführer oder ein Anruf bestimmt den gesamten Verlauf der Reise. Seit zwei Tagen keine Antwort Wähle einen Weg setup_preference
    Wie groß das Team istDie Teamgröße entscheidet darüber, ob ein Leitfaden ausreicht oder ob ein Kickoff-Gespräch Tage an Zeit spart. Nicht gefragt 2 bis 10 team_size
    Was der erste Wert bedeutetIhr erstes Ziel gibt – wie sie selbst sagen – dem Onboarding-Verantwortlichen vor, was zuerst behoben werden muss. Leer gelassen Ein namentlich genanntes erstes Tor onboarding_goal
    Wo sie jetzt sindIn Bearbeitung, abgeschlossen oder ins Stocken geraten – alles wird im Kundenerfolgssystem erfasst, damit darüber berichtet werden kann. Ins Stocken geraten Abgeschlossen onboarding_statusEine Eigenschaft, die das Stück hervorbringt
    Ob sie nun ins Ziel kommenNur ein abgeschlossener Flow löst das Ereignis „Formular ausgefüllt“ aus, daher ändert eine nur teilweise ausgefüllte Begrüßung nichts an der Situation. Geöffnet, dann verlassen Alle Fragen beantwortet Form CompletedDer Flowella-Auslöser

    Warum das Onboarding über WhatsApp funktioniert.

    Neukunden legen mehr Wert auf Fortschritt als auf Portale. WhatsApp zeigt den nächsten Schritt direkt im Chat an, den sie ohnehin schon überprüfen.

    • Warum das Onboarding ins Stocken gerät

      Kunden übersehen E-Mails, vergessen Einrichtungsschritte oder wissen nicht, wann sie um Hilfe bitten sollen. Ein Meilenstein nach dem anderen – im Chat, den sie regelmäßig überprüfen – sorgt dafür, dass der Fortschritt sichtbar bleibt und Stillstände leicht zu erkennen sind.

    • Wie man es verbessern kann

      Lösen Sie jeden Meilenstein anhand von Ereignissen aus, die Ihre App an HubSpot übermittelt, weisen Sie einen Breeze-Kundenbetreuer zu, um Fragen einzurichten, fügen Sie Links zur Wissensdatenbank hinzu und informieren Sie das Account-Team bei jedem Schritt.

    • Fallstricke

      Senden Sie nicht alle Aufgaben auf einmal, vermeiden Sie es, dass zwei Personen demselben Kunden Nachrichten schicken, lassen Sie bereits aktive Konten außer Acht und konzentrieren Sie sich auf die Einrichtung: Das Upselling folgt später, in einem eigenen Schritt.

    Der springende Punkt: Onboarding ist kein tröpfchenweiser Prozess, sondern ein begleiteter Weg zum ersten Nutzen.

    Jedes Play in einem Playbook.

    The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, widmet jedem Play eine Doppelseite: links, warum und wann es funktioniert, rechts der Bauplan, dazu die WhatsApp-Texte zum Einfügen. Kunden-Onboarding ist eines davon.

    1. Hinterlassen Sie Ihre WhatsApp-Nummer. Vier Felder, kein Verkaufsgespräch.
    2. Ein kurzer Flow kommt an. Es ist ein echter Flowella Flow, so sehen Sie einen in Aktion.
    3. Das Playbook landet im selben Chat.
    Playbook holen

    Kostenlos. Antworten Sie jederzeit mit STOP, um keine Nachrichten mehr zu erhalten.

    Vol. 01

    The HubSpot + WhatsApp Playbook

    Workflows, die wirklich konvertieren.

    • Jedes Play auf einer Doppelseite
    • Die WhatsApp-Texte, bereit zum Einfügen
    • Baupläne für Ihre HubSpot-Workflows

    flowella.ioPraxishandbuch

    Seite 1 von 3Das Titelblatt

    Playbooks nach Ihrem Aufgabenbereich durchsuchen.

    Zwanzig Theaterstücke, jedes davon ein Arbeitsentwurf. Diese sechs kommen einem gelungenen Start am nächsten.

    Alle Playbooks ansehen

    Dieses Play gehört zu Support Customer Success Professional Services B2B SaaS Agenturen FinTech Bildung

    • SaaS: Von der Testversion zum kostenpflichtigen Modell

      Steigern Sie die Konversionsrate bei SaaS-Testversionen durch WhatsApp-Aktivierungsaufforderungen, nutzungsbasierte Verzweigungen, Support-Maßnahmen zur Kundenbindung, Aufruf zum Upgrade und Ausstiegsmöglichkeiten aus kostenpflichtigen Tarifen.

      • Vertrieb
      • Customer Success

    • KYC-Onboarding

      Beschleunigen Sie den KYC-Prozess durch Dokumentenanfragen über WhatsApp, Erinnerungen bei fehlenden Unterlagen, Verifizierungsstellen und manuelle Überprüfung nur in Ausnahmefällen.

      • Support
      • Customer Success

    • NPS / Kundenzufriedenheit

      Erfassen Sie CSAT- oder NPS-Bewertungen mit nur zwei Fingertipps über WhatsApp, bedanken Sie sich bei zufriedenen Kunden und leiten Sie jeden unzufriedenen Kunden an einen Mitarbeiter und ein HubSpot-Ticket weiter.

      • Support
      • Customer Success

    • Verlängerung der Mitgliedschaft

      Mehr Mitgliedschaften verlängern: eine WhatsApp-Erinnerung 30 Tage im Voraus, ein einseitiger Flow, der Verlängerungslink für Mitglieder, die bleiben, und ein Ansprechpartner für alle, die sich noch unsicher sind.

      • Customer Success

    • Aktualisierung der Kontaktdaten

      Aktualisieren Sie veraltete CRM-Datensätze mithilfe von WhatsApp-Bestätigungen, strukturierten Korrekturen, einer Erinnerung und einer eindeutigen Aktualitätsmarkierung.

      • Support
      • Customer Success

    • Ablauf der Terminvereinbarung

      Mehr Termine vereinbaren: Ein WhatsApp Flow fragt nach dem Thema und dem Zeitpunkt und sendet anschließend im selben Chat einen HubSpot-Meetings-Link, der die verfügbaren Zeiten des zuständigen Mitarbeiters anzeigt.

      • Vertrieb
    Flo springt vor Freude, die Faust in der Luft und ein Handy in der Hand

    Stellen Sie zunächst den Onboarding-Pfad bereit.

    Verwandeln Sie jeden abgeschlossenen Geschäftsabschluss direkt in HubSpot in eine WhatsApp-Begrüßung, die genau auf die Einstellungen des jeweiligen Kunden zugeschnitten ist. Starten Sie noch heute kostenlos oder vereinbaren Sie eine 30-minütige Demo – wir passen diesen Ablauf dann an Ihre Übergabe an.

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    Oder buchen Sie eine 30-minütige Demo