Datenschutzerklärung von Flowella

Flowella (der „Dienst“, betrieben von Flowella Limited) verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen und personenbezogene Daten auf transparente und sichere Weise zu verarbeiten. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Informationen wir erheben, wenn Sie die Plattform von Flowella zur Führung von Kundenkonversationen auf WhatsApp nutzen, wie wir diese Informationen verwenden und speichern sowie welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben. Wir halten diese Datenschutzerklärung in Übereinstimmung mit den Anforderungen von WhatsApp ein, wonach Unternehmen klare Hinweise bereitstellen und die erforderlichen Einwilligungen für die Datennutzung einholen müssen, sowie in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen (einschließlich der DSGVO). Durch die Nutzung von Flowella erklären Sie sich mit den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Praktiken einverstanden. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, stellen Sie bitte die Nutzung des Dienstes ein.

Daten aus WhatsApp-Interaktionen

Wenn Sie oder Ihre Kunden über Flowella auf WhatsApp interagieren, speichern wir die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um den Dienst für Sie zu betreiben: Ihren gemeinsamen Posteingang, Ihre WhatsApp Flows und die von Ihnen verbundenen Integrationen. Für diese Daten handeln wir als Ihr Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 7). Im Einzelnen:

• Kontaktdaten: Die WhatsApp-Telefonnummer und der WhatsApp-Profilname jeder Person, die Ihnen Nachrichten sendet oder Ihre Nachrichten empfängt, sowie jede E-Mail-Adresse oder sonstigen Kontaktdaten, die Sie hinzufügen oder aus einem verbundenen System wie HubSpot synchronisieren. Wir verwenden diese Daten, um die Konversation zu identifizieren, Nachrichten zu übermitteln und den Kontakt mit dem richtigen Datensatz in Ihren Systemen zu verknüpfen.

• Nachrichteninhalte: Der Text der über Flowella gesendeten und empfangenen WhatsApp-Nachrichten sowie der Zustell- und Lesestatus und die Nachrichtendetails, die WhatsApp uns übermittelt. Anhänge, die Ihre Kunden in einem Chat senden (wie Fotos oder Dokumente), werden von WhatsApp (Meta) vorgehalten, und wir speichern einen Verweis darauf, damit Ihr Team sie ansehen kann. Dateien, die Ihr Team aus Flowella versendet, werden in unserem Dateispeicher abgelegt.

• Flow-Antworten: Die Antworten, die Personen über Ihre WhatsApp Flows übermitteln, damit Ihr Team jede Übermittlung in Flowella und in Ihren verbundenen Systemen einsehen kann.

• Team-Notizen und Tags: Interne Notizen, Tags und Zuweisungen, die Ihr Team zu Konversationen hinzufügt.

• Abmeldungen (Opt-outs): Die Telefonnummer, die WhatsApp-Nummer, für die die Abmeldung gilt, und gegebenenfalls der angegebene Grund, damit wir keine Nachrichten mehr an Personen senden, die sich abgemeldet haben.

• Dokumente: Dateien, die von unseren optionalen Dokumentfunktionen verarbeitet werden, etwa Dokumente, die vom AI Document Reader gelesen werden, und die daraus extrahierten Informationen, sowie PDFs, die mit Generate Document erstellt werden.

Wenn Sie eine Integration wie HubSpot verbinden, senden wir diese Daten außerdem gemäß Ihrer Konfiguration an dieses System, beispielsweise indem wir Flow-Antworten an Ihr HubSpot-Formular übermitteln. Eine Kopie wird dann sowohl in Flowella als auch in Ihrem verbundenen System vorgehalten. Derzeit gibt es keine Einstellung, mit der sich die Speicherung von Nachrichten deaktivieren oder Nachrichten nach einer festgelegten Zeit automatisch löschen lassen. In Abschnitt 6 wird erläutert, wie lange wir diese Daten aufbewahren und wie Sie deren Löschung veranlassen können.

Konto- und Kontaktdaten

Wenn Sie Flowella-Kunde sind (z. B. wenn Sie sich für eine kostenlose Testversion anmelden, ein Konto erstellen oder uns wegen Support kontaktieren), erfassen wir Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, wie zum Beispiel:

• Kontaktdaten: Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer (für die Kontoanmeldung, Anfragen oder die Einarbeitung).

• Anmeldedaten: Wenn ein Konto erstellt wird, erfassen wir die erforderlichen Anmeldedaten (wie E-Mail-Adresse und Passwort).

• Inhalt der Kommunikation: Wenn Sie mit uns korrespondieren (z. B. per E-Mail oder über unser Kontaktformular), erfassen wir die in diesen Nachrichten enthaltenen Informationen (beispielsweise Fragen oder Feedback, das Sie übermitteln).

Wir verwenden diese Informationen, um Ihr Flowella-Konto anzulegen und zu verwalten, Kundensupport zu leisten und über unsere Dienste zu kommunizieren. Diese Daten werden getrennt von den Endnutzerdaten von WhatsApp gespeichert. Wir greifen nur insoweit auf personenbezogene Daten in Ihrem HubSpot-CRM oder anderen integrierten Apps zu, wie dies für den Betrieb der von Ihnen eingerichteten Integrationen erforderlich ist, beispielsweise um einen WhatsApp-Kontakt dem richtigen HubSpot-Kontakt zuzuordnen oder um Flow-Antworten an Ihr HubSpot-Formular zu übermitteln.

Automatisch erfasste Daten

Wenn Sie unsere Website oder unser Dashboard nutzen, werden möglicherweise bestimmte technische Informationen automatisch erfasst, um sicherzustellen, dass der Dienst ordnungsgemäß und sicher funktioniert. Dazu können gehören:

• Nutzungs- und Protokolldaten: wie IP-Adresse, Browsertyp, Gerätetyp und Zeitstempel der Zugriffe. Wir verwenden diese Daten in erster Linie für Sicherheitsprotokolle, zur Betrugsbekämpfung und zur Verbesserung der Plattformleistung.

• Cookies und Analysetools: Unsere Website und die Flowella-App verwenden Cookies, um Ihre Einstellungen und den Sitzungsstatus zu speichern. Außerdem verwenden wir Google Analytics (über Google Tag Manager), Hotjar und HubSpot, um zu verstehen, wie unsere Website und die Flowella-App genutzt werden, zum Beispiel welche Seiten besucht werden; Hotjar kann zudem Sitzungen aufzeichnen, um Heatmaps zu erstellen. Nicht unbedingt erforderliche Cookies werden, sofern erforderlich, nur mit Ihrer Einwilligung verwendet. In unserer Cookie-Richtlinie sind die Cookies aufgeführt, die diese Tools setzen.

Wir verwenden diese Daten, um unsere Website und den Dienst zu betreiben, zu schützen und zu verbessern. Wir verkaufen sie nicht, und wir verwenden sie nicht, um Nutzer über Websites von Drittanbietern hinweg zu verfolgen.

Wir verwenden personenbezogene Daten ausschließlich für die folgenden Zwecke:

• Zur Bereitstellung und zum Betrieb des Dienstes: Telefonnummern und Profilnamen aus WhatsApp werden verwendet, um Nachrichten zu übermitteln und die interaktiven Abläufe zu steuern (z. B. um sicherzustellen, dass der richtige Nutzer die richtigen Fragen im Formular erhält). Wir speichern Nachrichten, Flow-Antworten und Notizen, damit Ihr Team Konversationen in Flowella einsehen und verwalten kann, und wir senden die von Ihnen gewählten Daten an Ihre verbundenen Systeme (z. B. zur Aktualisierung eines Datensatzes in Ihrem HubSpot-CRM). Wir verwenden diese Daten nicht für sekundäre Zwecke. Tatsächlich verlangt WhatsApp, dass über seine Plattform erhobene Daten nur insoweit verwendet werden, wie dies zur Unterstützung der Nachrichteninteraktion erforderlich ist, und wir halten uns an diese Vorschrift.

• Integration in Ihre Systeme: Wir verarbeiten die erfassten WhatsApp-Interaktionsdaten und leiten sie umgehend an die von Ihnen verbundenen Plattformen weiter (beispielsweise durch das Senden einer Umfrageantwort an Ihr HubSpot-CRM oder eine andere Datenbank, je nach Konfiguration). So können Sie Kundeninformationen in Ihren eigenen Systemen in Echtzeit erfassen und verwalten. Flowella bewahrt außerdem eine Kopie dieser Daten auf, damit Ihr Team den Verlauf der Konversationen und Übermittlungen in Flowella einsehen kann.

• Kontoverwaltung und Kundensupport: Für Flowella-Kunden verwenden wir Ihre Konto- und Kontaktdaten, um Ihr Konto zu verwalten, Support zu leisten, wichtige Service-Updates zu versenden und auf Anfragen zu reagieren. Beispielsweise senden wir Ihnen möglicherweise E-Mails zu wichtigen Änderungen am Dienst, Sicherheitshinweisen oder bieten Ihnen Hilfe beim Onboarding an, falls Sie dies angefordert haben.

• Serviceverbesserung und Analysen: Wir können aggregierte oder anonymisierte Nutzungsdaten (die keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen) verwenden, um zu verstehen, wie der Dienst genutzt wird, und um Funktionen und Leistung zu verbessern. Beispielsweise erfassen wir möglicherweise die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum ausgeführten Flows oder versendeten Nachrichten. Diese Analysen enthalten keine persönlichen Gesprächsinhalte oder personenbezogene Identifikatoren: Es handelt sich dabei um rein betriebliche Kennzahlen. Davon getrennt erfassen die in Abschnitt 2 beschriebenen Analysetools Nutzungsdaten über Besucher unserer Website und Nutzer der Flowella-App.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Schutz: Wir können bestimmte Daten verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zum Schutz unserer Rechte und der Sicherheit unserer Nutzer erforderlich ist. Beispielsweise kann die Führung von Protokollen (einschließlich Telefonnummern oder IP-Adressen) erforderlich sein, um Missbrauch oder Betrug aufzudecken oder geltende Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Wenn wir gesetzlich zur Offenlegung von Daten verpflichtet sind (z. B. aufgrund eines Gerichtsbeschlusses), tun wir dies nur im erforderlichen Umfang und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen.

Wir verwenden personenbezogene Daten nicht ohne Einwilligung für Marketing- oder Werbezwecke. Wir verkaufen oder vermieten Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Jede Nutzung der Daten ist an die Bereitstellung des Flowella-Dienstes gebunden, für den Sie oder Ihre Organisation sich angemeldet haben.

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und beschränken die Weitergabe personenbezogener Daten auf das für den Betrieb unseres Dienstes erforderliche Maß oder auf das gesetzlich vorgeschriebene Maß:

• Bei Ihren autorisierten Integrationen: Flowella sendet die über WhatsApp Flows gesammelten Informationen standardmäßig an die von Ihnen verbundenen und autorisierten Integrationen (zum Beispiel an Ihre eigene HubSpot-CRM-Instanz). Das bedeutet, dass alle Daten, die Ihre Endnutzer über WhatsApp übermitteln (Umfrageantworten, Kontaktdaten usw.), auf Ihre Anweisung hin an diese Drittanbieterplattform weitergegeben werden. Flowella gibt diese Daten nicht eigenständig an andere Stellen weiter. Die Daten in Ihrem CRM unterliegen dann Ihrer Vereinbarung mit dem jeweiligen CRM-Anbieter. Wenn Sie beispielsweise HubSpot verbinden, unterliegen die Daten der Datenschutzerklärung und den Sicherheitsmaßnahmen von HubSpot. Wir empfehlen Ihnen, sicherzustellen, dass alle von Ihnen genutzten integrierten Dienste über angemessene Datenschutzpraktiken verfügen.

• Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter): Wir nutzen eine kleine Anzahl vertrauenswürdiger Dienstleister für das Hosting und den Betrieb von Flowella. Unsere Anwendung, Datenbank und Dateispeicherung werden auf Microsoft Azure in der Region „UK South“ (London) gehostet, wobei eine Sicherheitskopie der gespeicherten Dateien in der Azure-Region „UK West“ vorliegt. Weitere Anbieter unterstützen bestimmte Teile des Dienstes: Stripe für Abrechnungen und Zahlungen, Resend für Service-E-Mails, Sentry für die Fehlerüberwachung (die Sitzungsaufzeichnungen mit maskiertem Bildschirmtext umfassen kann), OpenAI für unsere optionalen KI-Funktionen und Cloudinary für die Speicherung von Bildern, die mit einer für einen einzelnen Kunden entwickelten KI-Bildfunktion erstellt werden. Auf unserer Seite zu Unterauftragsverarbeitern sind alle Anbieter aufgeführt, jeweils mit den von ihnen verarbeiteten Daten und dem Ort der Verarbeitung, einschließlich der Analysetools, die wir für unsere eigene Website und App verwenden. Diese Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag ausschließlich, um Ihnen den Dienst bereitzustellen, und zwar im Rahmen schriftlicher Vereinbarungen, die sie verpflichten, die Daten nur für die von uns festgelegten Zwecke zu verwenden und sie zu schützen.

• Innerhalb unseres Unternehmens: Die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten (z. B. Kontoinformationen oder WhatsApp-Kontaktdaten) sind nur autorisierten Mitarbeitern von Flowella Limited zugänglich, die Zugriff darauf benötigen, um den Dienst zu betreiben und zu unterstützen. Unsere Teammitglieder sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und in Datenschutzfragen geschult. Wir geben keine individuellen Kundendaten zwischen verschiedenen Kundenkonten weiter. Die Daten jedes Flowella-Kunden sind isoliert: Wir werden niemals Informationen aus der WhatsApp-Kommunikation eines Kunden ohne dessen Zustimmung an einen anderen Kunden oder einen Dritten weitergeben oder übermitteln. (Dies steht im Einklang mit den Richtlinien von WhatsApp, wonach Informationen aus dem Chat eines Kunden nicht an einen anderen weitergegeben werden dürfen.)

• Gesetzliche Anforderungen: Wir können Informationen offenlegen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder auf berechtigte Anfragen von Behörden (z. B. eines Gerichts oder einer Regierungsbehörde) reagieren müssen. In solchen Fällen prüfen wir die Anfrage sorgfältig und geben Informationen nur dann weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Soweit möglich, informieren wir die betroffene Partei über solche Anfragen.

• Unternehmensübertragungen: Sollte Flowella Limited an einer Fusion, einer Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt sein, können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Transaktion an den neuen Eigentümer/Partner übertragen werden. In diesem Fall stellen wir sicher, dass das neue Unternehmen die in dieser Datenschutzerklärung gemachten Zusagen einhält, und wir werden Sie (beispielsweise per E-Mail oder durch einen Hinweis auf unserer Website) über einen solchen Wechsel der Eigentumsverhältnisse oder der Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten informieren.

Wichtig ist, dass wir personenbezogene Daten NICHT an Dritte verkaufen. Wir geben Ihre Daten nicht für Marketingzwecke Dritter weiter. Jede Weitergabe erfolgt ausschließlich zur Erbringung unserer Dienstleistungen oder, wie oben dargelegt, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Wir sind uns bewusst, dass die Sicherheit Ihrer Daten oberste Priorität hat. Flowella wendet branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen an, um die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu schützen. Hier sind die wichtigsten Aspekte unserer Verfahren zur Datenspeicherung und -sicherheit:

• Speicherort der Daten: Die von Flowella gespeicherten personenbezogenen Daten werden im Vereinigten Königreich in der Region „UK South“ (London) von Microsoft Azure aufbewahrt. Die gespeicherten Dateien werden aus Gründen der Ausfallsicherheit zusätzlich in die Azure-Region „UK West“ (Cardiff) repliziert, während die Datenbank-Backups in der Region „UK South“ verbleiben. Einige unserer Dienstleister verarbeiten Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs; in Abschnitt 7 wird erläutert, wie diese Datenübermittlungen geschützt werden.

• Verschlüsselung: Wir setzen eine robuste Verschlüsselung ein, um Daten zu schützen. Alle Daten in unserer Datenbank werden im Ruhezustand mit AES-256-Verschlüsselung verschlüsselt, und alle Daten während der Übertragung werden über TLS/HTTPS geschützt. Das bedeutet, dass Ihre Daten – unabhängig davon, ob sie gespeichert werden oder zwischen unseren Servern und Ihrem Gerät (oder an Ihre integrierten Systeme) übertragen werden – verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

• Zugriffskontrollen: Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist streng beschränkt. Nur eine kleine Anzahl autorisierter Flowella-Mitarbeiter (wie Ingenieure oder Support-Mitarbeiter, die Zugriff zur Fehlerbehebung oder zur Verwaltung des Dienstes benötigen) hat Zugriff auf die Datenbanken, und selbst dann nur aus legitimen betrieblichen Gründen. Wir setzen rollenbasierte Zugriffskontrollen und Authentifizierungsmaßnahmen ein, um unbefugten internen Zugriff zu verhindern. Der Administratorzugriff auf Server und Datenbanken wird protokolliert und überprüft.

• Sicherheitspraktiken: Wir befolgen bewährte Verfahren, um unsere Anwendung und Infrastruktur zu sichern. Dazu gehören regelmäßige Software-Updates, Sicherheitspatches, Firewalls und Netzwerksicherheitsmaßnahmen, um unbefugtes Eindringen zu verhindern. Außerdem nutzen wir die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und andere Identitätsprüfungen für unsere internen Konten. Microsoft Azure, auf dem Flowella gehostet wird, verfügt über unabhängige Zertifizierungen, darunter ISO/IEC 27001 und SOC 2 Typ 2. Flowella selbst verfügt derzeit nicht über eine SOC-2- oder ISO-27001-Zertifizierung.

• Datenminimierung: Wir speichern nur die Daten, die für den Betrieb des von Ihnen genutzten Dienstes erforderlich sind: Ihre Konversationen, Flow-Antworten und die zugehörigen Kontaktdaten. Wir verwenden diese Inhalte ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes für Sie und schützen sie mit den oben beschriebenen Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollen.

• Überwachung und Schutz: Wir überwachen unsere Systeme auf Anzeichen von Sicherheitsverletzungen oder verdächtigen Aktivitäten. Für den unwahrscheinlichen Fall einer Datenpanne, die personenbezogene Daten betrifft, verfügen wir über einen Notfallplan, der die Benachrichtigung betroffener Nutzer und Behörden gemäß den gesetzlichen Vorschriften vorsieht. Außerdem setzen wir bei der gesamten Kommunikation mit WhatsApp und Ihren integrierten Diensten Verschlüsselung und sichere Protokolle ein.

Obwohl wir uns bemühen, Ihre personenbezogenen Daten mit wirtschaftlich vertretbaren Mitteln zu schützen, ist keine Methode der Übertragung über das Internet oder der elektronischen Speicherung zu 100 % sicher. Wir aktualisieren und verfeinern jedoch kontinuierlich unsere Sicherheitsmaßnahmen, um Branchenstandards zu erfüllen oder zu übertreffen, und verpflichten uns, auftretende Sicherheitsprobleme umgehend zu beheben.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der in dieser Richtlinie dargelegten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Unsere Aufbewahrungsrichtlinien lauten wie folgt:

• WhatsApp-Kontaktdaten: WhatsApp-Telefonnummern und Profilnamen, die wir in unserer Datenbank speichern, werden so lange aufbewahrt, wie Sie Flowella weiterhin nutzen und diese Kontakte für laufende Abläufe benötigen. Diese Daten sind erforderlich, um wiederkehrende Nutzer zu erkennen und den Konversationskontext aufrechtzuerhalten. Wenn Sie (der Flowella-Kunde) einen Kontakt über die Flowella-API löschen oder die Nutzung unseres Dienstes einstellen, werden wir diese Kontaktdatensätze löschen oder anonymisieren, wenn Sie uns darum bitten (siehe „Löschung und Kündigung des Kontos“ weiter unten). Derzeit löschen wir Kontaktdatensätze nicht automatisch nach einem Zeitplan.

• Konversationsinhalte: Wir bewahren Konversationen, einschließlich Nachrichtentexten, Flow-Antworten, internen Notizen und Tags sowie der von unseren optionalen Dokumentfunktionen verarbeiteten Dokumente, so lange auf, bis sie gelöscht werden, und zwar für die Dauer, in der Ihr Flowella-Konto aktiv ist. Eine automatische Löschung nach einer festgelegten Zeit können Sie derzeit nicht einstellen. Wenn Sie eine WhatsApp-Nummer aus Flowella entfernen, löschen wir die Konversationen dieser Nummer, einschließlich ihrer Nachrichten und Notizen, sowie ihre Abmeldeliste (Opt-out-Liste). Daten, die Flowella bereits an Ihre integrierten Systeme gesendet hat (z. B. an HubSpot übermittelte Flow-Antworten), werden dort gemäß Ihren eigenen Aufbewahrungsrichtlinien aufbewahrt, und eine Löschung in Flowella entfernt sie nicht aus diesen Systemen.

• Konto- und Transaktionsdaten: Bei unseren Direktkunden (den Unternehmen, die Flowella nutzen) können wir bestimmte Informationen wie Ihre Kontodaten, Abrechnungsunterlagen und die Kommunikation mit uns so lange aufbewahren, wie Ihr Konto aktiv ist und wie es für unseren Geschäftsbetrieb erforderlich ist. Beispielsweise bewahren wir Rechnungsunterlagen auf, wie sie für die Finanzberichterstattung und für Prüfungen erforderlich sind. Wenn Sie Ihr Flowella-Konto kündigen, werden wir die mit Ihrem Konto verbundenen personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist löschen oder anonymisieren, mit Ausnahme von Daten, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind (z. B. Transaktionsaufzeichnungen für steuerliche Zwecke) oder die für berechtigte geschäftliche Interessen erforderlich sind (wie die Bearbeitung etwaiger Streitfälle).

• Analysedaten: Aggregierte Nutzungsdaten und technische Protokolle können für interne Analysen, zur Fehlerbehebung und zur Sicherheitsüberwachung aufbewahrt werden. Einige dieser Protokolle, etwa Aufzeichnungen der Webhooks, die wir von WhatsApp und HubSpot empfangen, können Nachrichteninhalte und Kontaktdaten enthalten. Wir bewahren sie auf, solange Ihr Konto aktiv ist, und löschen sie derzeit nicht nach einem festen Zeitplan. Sie werden zusammen mit Ihren Kontodaten oder auf Anfrage bereits früher gelöscht.

• Löschanträge: Wenn wir einen verifizierten Löschantrag von einer Person (entweder einem Endnutzer oder einem Ihrer Kunden) bezüglich ihrer personenbezogenen Daten erhalten, über die wir die Kontrolle haben, werden wir die entsprechenden Daten aus unseren Systemen löschen (siehe „Ihre Rechte“ weiter unten für Einzelheiten dazu, wie Sie eine Löschung beantragen können). Wenn wir als Auftragsverarbeiter für Daten fungieren, die in Ihren integrierten Systemen (wie HubSpot) gespeichert sind, unterstützen wir Sie bei Bedarf bei der Erfüllung von Löschanfragen; jedoch sind Sie als Verantwortlicher grundsätzlich dafür verantwortlich, Daten aus Ihren eigenen Systemen zu entfernen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder nach Erfüllung des Zwecks, für den die Daten erhoben wurden, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder anonymisieren. Anonymisierung bedeutet, die Daten von Merkmalen zu befreien, die eine Identifizierung der betroffenen Person ermöglichen, sodass sie nicht mehr mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können.

Flowella wurde unter Einhaltung strenger Datenschutzbestimmungen entwickelt und wird entsprechend betrieben, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer geltender Datenschutzgesetze zu erfüllen. Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), im Vereinigten Königreich oder in einer anderen Rechtsordnung mit ähnlichen Gesetzen befinden, stehen Ihnen im Rahmen dieser Richtlinie bestimmte Rechte und Garantien zu. Wir möchten hervorheben, wie wir die wichtigsten Grundsätze und Anforderungen der DSGVO einhalten:

• Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung: Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine gültige Rechtsgrundlage vorliegt. Bei den Daten unserer Geschäftskunden (Sie, der Kunde, der Flowella nutzt) verarbeiten wir Ihre Informationen (wie z. B. Kontodaten) in erster Linie auf der Grundlage der vertraglichen Notwendigkeit, d. h., um Ihnen die von Ihnen angeforderte Dienstleistung bereitzustellen. Bei personenbezogenen Daten von Endnutzern (Ihren Kunden, die über WhatsApp mit Ihnen interagieren) agieren wir in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter. Im Sinne der DSGVO sind Sie als Unternehmen der Verantwortliche, der den Zweck festlegt (z. B. das Erheben einer Umfrageantwort), und Flowella verarbeitet diese Daten gemäß Ihren Anweisungen. Wir verlassen uns darauf, dass Sie die Einwilligung der Nutzer eingeholt haben oder über eine andere rechtmäßige Grundlage (wie ein berechtigtes Interesse oder einen Vertrag mit dem Nutzer) verfügen, um über WhatsApp mit ihnen zu kommunizieren. Die Richtlinien von WhatsApp selbst verlangen, dass Unternehmen, die die Plattform nutzen, alle erforderlichen Einwilligungen der Nutzer einholen, bevor sie ihnen Nachrichten senden. Durch die Nutzung von Flowella bestätigen Sie, dass Sie berechtigt sind, Nachrichten an diese Nutzer zu senden und deren Daten über die Plattform zu erheben. Auf Wunsch können wir mit unseren Kunden auch eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) abschließen, um unsere Verpflichtungen als Auftragsverarbeiter gemäß der DSGVO formell festzuhalten.

• Datenminimierung und Zweckbindung: Im Einklang mit den Grundsätzen der DSGVO minimieren wir die von uns erhobenen Daten und stellen sicher, dass diese ausschließlich für den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Wie beschrieben, erheben und speichern wir die Kontaktdaten, Nachrichteninhalte und Flow-Antworten, die für den Betrieb Ihrer Konversationen und Integrationen erforderlich sind, und wir erheben oder speichern keine personenbezogenen Daten, die wir nicht benötigen. Wir verwenden personenbezogene Daten ausschließlich dazu, den Ablauf der WhatsApp Flows zu erleichtern und eine Integration in Ihre Systeme zu ermöglichen – mehr nicht. Wir verwenden die Daten nicht für Profiling, Marketing oder andere, nicht damit in Zusammenhang stehende Aktivitäten.

• Transparenz: Diese Datenschutzerklärung soll transparente Informationen über unsere Datenpraktiken liefern und erfüllt damit die Anforderungen der DSGVO an klare und in einfacher Sprache verfasste Datenschutzhinweise. Sollten Unklarheiten bestehen, wenden Sie sich bitte an uns (die Kontaktdaten finden Sie weiter unten); wir erklären Ihnen gerne mehr dazu.

• Internationale Datenübermittlungen: Wir sind uns bewusst, dass unsere Kunden weltweit verteilt sein können. Flowella selbst speichert Daten im Vereinigten Königreich. Wenn Sie von außerhalb des Vereinigten Königreichs auf Flowella zugreifen oder wenn Sie Flowella in ein System integrieren, das Daten an einem anderen Ort speichert, kann es zu grenzüberschreitenden Übermittlungen personenbezogener Daten kommen. Einige unserer Unterauftragsverarbeiter verarbeiten personenbezogene Daten im Europäischen Wirtschaftsraum (z. B. Sentry in Deutschland) oder in den Vereinigten Staaten (z. B. Stripe sowie OpenAI und Cloudinary, wenn deren Funktionen genutzt werden). Übermittlungen in den EWR stützen sich auf die Angemessenheitsbestimmungen des Vereinigten Königreichs; Übermittlungen in die Vereinigten Staaten stützen sich auf die britische Erweiterung des EU-US-Datenschutzrahmens, sofern der Empfänger zertifiziert ist, und andernfalls auf die Vereinbarung des ICO über internationale Datenübermittlungen oder den britischen Nachtrag zu den EU-Standardvertragsklauseln. Wir weisen außerdem darauf hin, dass WhatsApp ein globaler Dienst ist; die Nutzung der WhatsApp Business API beinhaltet naturgemäß die Verarbeitung durch Meta, was Datenübermittlungen beinhalten kann (Meta nutzt Rechenzentren in den USA und weltweit). Wir empfehlen unseren Kunden, ihre Endnutzer darüber zu informieren und die erforderlichen Einwilligungen einzuholen.

• Einhaltung der Vorschriften durch Integrationspartner: Wir integrieren Plattformen von Drittanbietern wie HubSpot, die selbst DSGVO-konform sind. HubSpot fungiert beispielsweise unter strengen Auflagen als Auftragsverarbeiter und bietet seinen Kunden Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs) an. Indem wir sicherstellen, dass Daten an seriöse Systeme weitergeleitet werden, tragen wir dazu bei, die durchgängige Compliance zu gewährleisten. Es liegt jedoch auch in Ihrer Verantwortung, solche Systeme konform zu konfigurieren und zu nutzen (z. B. Daten nicht länger als nötig in HubSpot zu speichern, Löschanfragen nachzukommen usw.).

• Daten von Kindern: Flowella richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren und ist nicht für deren Nutzung bestimmt. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Sollten Sie Kenntnis davon haben, dass uns über unseren Dienst Daten eines Kindes übermittelt wurden, kontaktieren Sie uns bitte, und wir werden Maßnahmen ergreifen, um diese zu löschen. Wir erwarten von unseren Geschäftskunden, dass sie die Nutzung von Flowella zur gezielten Ansprache oder Erhebung von Daten von Kindern in einer Weise vermeiden, die gegen geltendes Recht verstoßen würde.

Insgesamt steht der Ansatz von Flowella – der Nutzung einer in Großbritannien ansässigen Infrastruktur und der Durchsetzung strenger Beschränkungen bei der Datennutzung – im Einklang mit den Empfehlungen zur Einhaltung der DSGVO im Rahmen der WhatsApp Business API. Wir verlangen eine ausdrückliche Einwilligung der Endnutzer über die WhatsApp-eigenen Mechanismen und Ihre Richtlinien, beschränken die Datenerhebung auf das, was für den Betrieb Ihrer Konversationen erforderlich ist, und stellen sicher, dass die Daten im Vereinigten Königreich verbleiben oder durch angemessene Sicherheitsvorkehrungen geschützt sind. Diese Maßnahmen helfen Ihnen, WhatsApp für geschäftliche Zwecke zu nutzen und dabei die DSGVO einzuhalten.

Wenn Sie eine natürliche Person im EWR, im Vereinigten Königreich oder in anderen Regionen mit ähnlichen Datenschutzgesetzen sind, haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Flowella ist bestrebt, unsere Kunden und Endnutzer bei der Ausübung dieser Rechte zu unterstützen:

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, sowie Informationen darüber anzufordern, wie wir diese verarbeiten.

• Recht auf Berichtigung: Sollten personenbezogene Daten, die wir über Sie gespeichert haben, unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie das Recht, von uns deren Berichtigung zu verlangen. Wenn Sie beispielsweise Inhaber eines Flowella-Kontos sind und sich Ihre E-Mail-Adresse geändert hat, können Sie diese aktualisieren oder uns bitten, sie zu aktualisieren.

• Recht auf Löschung: Sie haben das „Recht auf Vergessenwerden“, d. h., Sie können verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten löschen. Wenn Sie beispielsweise ein Endnutzer sind, der an einem von Flowella unterstützten WhatsApp-Chat teilgenommen hat, und Sie möchten, dass Ihre Telefonnummer, Ihre Nachrichten und Ihre Flow-Antworten aus unserer Datenbank entfernt werden, können Sie die Löschung beantragen. Wir werden solchen Anfragen im Rahmen der geltenden Gesetze nachkommen. (Hinweis: Befinden sich Ihre Daten in einem System eines Drittanbieters, wie beispielsweise dem CRM eines Unternehmens, müssen Sie sich ebenfalls an dieses Unternehmen wenden; wir werden unsere Kunden jedoch bei der Erfüllung solcher Anfragen ihrer Nutzer unterstützen.)

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können uns unter bestimmten Umständen auffordern, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken (beispielsweise während eine Frage zur Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit der Verarbeitung geklärt wird).

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Für Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung gestellt haben, haben Sie das Recht, eine Kopie in einem gängigen Format anzufordern, um diese an einen anderen Anbieter zu übertragen. (Dies gilt vor allem für Kontoinhaber. Für WhatsApp-Endnutzer gilt: Das Unternehmen, mit dem Sie interagiert haben, ist der Verantwortliche, daher würden Anträge auf Datenübertragbarkeit in der Regel von diesem Unternehmen bearbeitet, und wir unterstützen es dabei.)

• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn Sie der Ansicht sind, dass diese auf Gründen (wie berechtigten Interessen) beruht, die nicht zwingend sind, oder wenn sie zum Zwecke des Direktmarketings erfolgt. Wir versenden keine Marketingmitteilungen an Endnutzer, und jegliches Marketing an unsere Kunden erfolgt auf der Grundlage einer Einwilligung, sodass dies wahrscheinlich kein Problem darstellt. Sollten Sie dennoch jemals solche Mitteilungen erhalten, können Sie sich jederzeit abmelden.

• Recht, keiner automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden: Flowella trifft keine rechtlich bedeutsamen Entscheidungen über Einzelpersonen ausschließlich durch automatisierte Verfahren. In unserem Dienst gibt es keine Profilerstellung oder automatisierte Entscheidungsfindung, die Ihre Rechte beeinträchtigt.

Um eines dieser Rechte auszuüben oder Anfragen zu Ihren personenbezogenen Daten zu stellen, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@flowella.io. Möglicherweise müssen wir Ihre Identität überprüfen, bevor wir bestimmte Anfragen bearbeiten (um sicherzustellen, dass wir keine Daten an die falsche Person weitergeben oder löschen). Wir werden Anfragen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist beantworten (in der Regel innerhalb eines Monats bei Anfragen im Zusammenhang mit der DSGVO, mit einer Verlängerung, sofern dies erforderlich und zulässig ist). Für Endnutzer unserer Kunden gilt: Wenn Sie sich direkt an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage gegebenenfalls an das betreffende Unternehmen (unseren Kunden) weiter, da dieses möglicherweise der Verantwortliche für Ihre Daten in seinem CRM-System ist. Wir werden Sie bei diesem Vorgang begleiten und unterstützen.

Wenn Sie sich im EWR oder im Vereinigten Königreich befinden und der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß gemäß den gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet haben, haben Sie zudem das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (DPA) Ihres Landes einzureichen. Im Vereinigten Königreich wäre dies beispielsweise das Information Commissioner’s Office (ICO). Wir empfehlen Ihnen, sich zunächst an uns zu wenden, damit wir Ihre Anliegen direkt klären können. Es steht Ihnen jedoch auch frei, sich an die Behörden zu wenden.

Wenn Sie Ihre Daten löschen oder Ihr Flowella-Konto kündigen möchten, senden Sie bitte eine Anfrage an unser Support-Team unter privacy@flowella.io. Aus Sicherheitsgründen bitten wir Sie, uns von der mit Ihrem Konto verknüpften E-Mail-Adresse aus zu schreiben (oder anderweitig den Eigentumsnachweis zu erbringen). Nach Erhalt einer solchen Anfrage:

• löschen wir personenbezogene Daten, die wir über Sie (als Kontoinhaber) gespeichert haben und zu deren Aufbewahrung wir nicht verpflichtet sind. Dazu gehört die Entfernung Ihrer Profilinformationen aus unserer Nutzerdatenbank sowie aller WhatsApp-Kontaktdaten, die ausschließlich mit der Nutzung des Dienstes durch Ihr Konto in Verbindung stehen.

• Endnutzerdaten, die in unseren Datenbanken oder Protokollen gespeichert sind (wie WhatsApp-Nummern, Nachrichten und Flow-Antworten), werden von uns gelöscht oder anonymisiert, sodass sie nicht mehr mit der betreffenden Person in Verbindung gebracht werden können.

• Bitte beachten Sie, dass die Löschung in unserem System nicht automatisch dazu führt, dass Daten entfernt werden, die bereits an Ihre integrierten Systeme übermittelt wurden (wenn beispielsweise ein Kontakt in Ihrem HubSpot angelegt wurde, verbleibt dieser Datensatz in HubSpot, bis Sie ihn entfernen). Sie sollten Daten aus diesen Systemen bei Bedarf separat löschen. Wir können Ihnen dabei helfen, indem wir klären, welche Daten übertragen wurden.

• Wir werden Ihnen bestätigen, sobald der Löschvorgang abgeschlossen ist. Einige Restdaten (Backups oder zwischengespeicherte Daten) können für kurze Zeit in unseren sicheren Backups verbleiben; in diesem Fall sind sie jedoch geschützt und werden im Rahmen des normalen Backup-Rotationszyklus schließlich gelöscht. Wir stellen sicher, dass solche Daten nicht ohne Weiteres zugänglich sind und nur vorübergehend für Zwecke der Notfallwiederherstellung aufbewahrt werden.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Endnutzer eines unserer Geschäftskunden sind und die Löschung Ihrer WhatsApp-Konversationen oder -Daten wünschen, wenden Sie sich am besten an das Unternehmen, mit dem Sie interagiert haben (den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen). Dieses kann uns dann anweisen, falls Maßnahmen unsererseits erforderlich sind. Wir verfügen über eine spezielle E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen (privacy@flowella.io) und werden Löschanfragen vorrangig bearbeiten.

Unsere Website oder unsere Mitteilungen können gelegentlich Links zu Websites Dritter enthalten (beispielsweise einen Link zu unserem Blog, zu unserer Dokumentation oder zu einem externen Artikel). Wenn Sie einem Link zu einer externen Website folgen, beachten Sie bitte, dass diese Websites ihre eigenen Datenschutzrichtlinien haben und wir keine Verantwortung oder Haftung für deren Inhalte oder Praktiken übernehmen. Diese Datenschutzrichtlinie gilt ausschließlich für Daten, die von Flowella verarbeitet werden. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzrichtlinien aller Dienste von Drittanbietern zu lesen, mit denen Sie interagieren. Das Gleiche gilt für die externen Dienste, die Sie in Flowella integrieren (wie HubSpot, WhatsApp selbst usw.): Diese Dienste haben ihre eigenen Datenschutzverpflichtungen. So regeln beispielsweise die Datenschutzrichtlinie und die Nutzungsbedingungen von WhatsApp, wie WhatsApp (Meta) mit Metadaten oder Informationen umgeht, die bei der Nutzung der Plattform erfasst werden.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um Änderungen an unserem Dienst, gesetzlichen Anforderungen oder anderen Aspekten unseres Betriebs Rechnung zu tragen. Sollten wir wesentliche Änderungen vornehmen, werden wir unsere Nutzer per E-Mail (sofern Sie über ein Konto verfügen) oder durch einen gut sichtbaren Hinweis auf unserer Website oder im Dashboard darüber informieren. Das Datum unter „Zuletzt aktualisiert“ oben auf der Seite gibt stets an, wann die letzten Änderungen vorgenommen wurden. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um sich über die neuesten Informationen zu unseren Datenschutzpraktiken zu informieren. Wenn Sie Flowella nach einer Änderung dieser Datenschutzerklärung weiterhin nutzen, bedeutet dies, dass Sie die überarbeiteten Bestimmungen anerkennen und akzeptieren (soweit gesetzlich zulässig). Wenn Sie mit einer Aktualisierung nicht einverstanden sind, sollten Sie die Nutzung des Dienstes einstellen und können die Löschung Ihrer Daten wie oben beschrieben beantragen.

Sollten Sie Fragen, Bedenken oder Anliegen bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder unseres Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:

Flowella Limited
E-Mail: privacy@flowella.io

Sie können uns auch per Post an unsere Geschäftsstelle wenden:
Flowella Limited
c/o Goringe Accountants Ltd
1650 Arlington Business Park, Theale
Reading, Berkshire, RG7 4SA
Vereinigtes Königreich
Firmennummer 17255892 (Companies House) (öffnet in einem neuen Tab)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: GB 521 4541 25

(Diese Adresse dient der offiziellen Korrespondenz. Bitte nutzen Sie die E-Mail-Adresse, um eine schnellstmögliche Antwort zu erhalten.)

Wir sind für Sie da und beantworten gerne alle Fragen, die Sie zum Thema Datenschutz haben. Ihr Vertrauen ist uns äußerst wichtig, und wir möchten sicherstellen, dass Sie sich bei der Nutzung von Flowella sicher fühlen.

Vielen Dank, dass Sie sich für Flowella entschieden haben. Wir setzen uns dafür ein, leistungsstarke WhatsApp-Interaktionen zu ermöglichen und dabei in jedem Schritt den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten.