Veranstaltungserinnerungen, die die Leute auch wirklich sehen. Von der Einladung bis zum Teilnahmelink auf WhatsApp.

Verwandeln Sie ein Formular, einen gescannten Plakatabzug oder eine Einladung mithilfe eines WhatsApp Flows mit nur drei Fingertipps in einen gebuchten Platz und versenden Sie anschließend Erinnerungen und Teilnahmeinformationen dorthin, wo die Empfänger sie sehen – wobei jede Antwort in HubSpot erfasst wird.

Kostenlos starten Einen echten Flow testen auf WhatsApp (öffnet in einem neuen Tab)
Wie das Oaklands College die Zahl der Bewerbungen am selben Tag um 160 % gesteigert hat
Flo, das Flowella-Maskottchen, zeigt auf ein einfaches Flussdiagramm in einem aufgeschlagenen Ringbuch mit bunten Registerseiten
Auslöser
Ein Formular, ein QR-Code auf einem Plakat oder eine Gästeliste
Kanal
WhatsApp – mit den Antworten in HubSpot
Workflow
3 Vorlagen, 1 Ablauf, 1 Verzweigung, dann Erinnerungen
Voraussetzung
HubSpot-Workflows in den Tarifen „Professional“ oder „Enterprise“

Spielen Sie das Stück als Gast durch.

Ella erfährt über einen Flyer, ein Plakat oder eine Einladung von Ihrem Tag der offenen Tür. Jeder Schritt zeigt, was sie auf WhatsApp sieht und was in ihrem HubSpot-Datensatz gespeichert wird – von der Einladung bis zur Platzreservierung. Ihre Antworten im Flow bestimmen den weiteren Verlauf. Alle fünf Eigenschaften sind benutzerdefinierte Eigenschaften, die vom Flow erstellt werden.

Flo zeigt auf einen der drei Pfeile auf dem Wegweiser – so leitet der Zweig jeden Gast auf einen bestimmten Weg
Erinnerungen zu Veranstaltungen und WebinarenSchritt 1 von 5
  1. Woher Ella kommt

  4. Ja oder vielleicht: Ort reservieren, Erinnerungen einrichten

    Nein: Plane stattdessen die Aufnahme

  5. Gebucht: „event_booked“ und die Erinnerungen

    Diesmal nicht: „event_recording“ und eine Liste

Acme InstituteUnternehmenskonto
Beispieldaten

Heute

Ella Hughes+44 7700 900457
Beispieldaten

Eigenschaften

registration_source
website_formSchicken Sie mir das Formular mit den Details
attendance_intent
Kein Wert
attendance_mode
Kein Wert
access_needs
Kein Wert
registration_status
invited

Aktivität

    2 von 5 Eigenschaften geschrieben

    Workflow-Auslöser und -Aktionen erfordern HubSpot Professional oder Enterprise. Leitfaden zu Workflow-Aktionen

    Einen echten Flow testen

    Scannen Sie den Code mit Ihrem Handy, um einen in WhatsApp zu öffnen. Es ist Flowellas eigener Flow, nicht dieses Playbook.

    In WhatsApp öffnen (öffnet in einem neuen Tab)

    Die Vorlage für die Veranstaltungserinnerung.

    Eine Einladung, ein Flow mit drei Fragen, dann eine Verzweigung: Diejenigen, die kommen, werden eingetragen und erhalten eine Erinnerung, und die anderen erhalten die Aufzeichnung. Sie erstellen dies in einem HubSpot-Workflow mithilfe der WhatsApp-Trigger und -Aktionen von Flowella.

    • Auslöser
    • WhatsApp senden
    • Verzögerung
    • Verzweigung
    • Ziel
    • Nummerierter Hinweis
    1. Auslöser für die AnmeldungEin Formular, ein QR-Code auf einem Plakat oder eine Gästeliste

      Ein HubSpot-Formular, die erste WhatsApp-Nachricht aus Ihrem Code oder die Zugehörigkeit zu einer Liste.

    2. Verzögerung5 Minuten für die Anmeldung über das Formular

      Zunächst werden die QR-Codes gescannt, und die Einladungsliste wird zu einem von dir festgelegten Zeitpunkt versendet.

    3. WhatsApp-Vorlage sendenDie Einladung

      event_invite mit dem Datum und der Flow-Schaltfläche „Meinen Platz reservieren“.

      In einer Nachricht fragen

      Das Datum und der Ablauf gehören zusammen, sodass „Ja“ drei Fingertipps erfordert und „Nein“ eine Form.

    4. Verzögerung, bis das Ereignis eintrittFormular ausgefüllt, bis zu 3 Tage

      Die Antworten lauten „attendance_intent“, „attendance_mode“ und „access_needs“.

      Keine Antwort innerhalb von 3 Tagen: Der Workflow wird beendet. Keine Nachfassaktionen.

      Jage nicht der Stille hinterher

      Keine Antwort innerhalb von drei Tagen ist auch eine Antwort. Eine Einladung reicht aus.

    5. ZweigstelleIst „attendance_intent“ „yes“ oder „maybe“?

      Ein „Ja“ oder ein „Vielleicht“ sichert den Termin; ein „Nein“ verschiebt die Aufnahme.

    6. Ja
      WhatsApp-Vorlage sendenDie Buchung

      event_booked mit „Zum Kalender hinzufügen“

      VerzögerungBis zum Tag davor

      Eine Antwort mit dem Text „Die Pläne haben sich geändert“ verschiebt sie auf die Aufnahmeliste

      WhatsApp-Vorlage sendenDie Erinnerungen

      Am Tag zuvor, dann die Wegbeschreibung oder den Link am Morgen

      ZielTeilgenommen

      Die Teilnehmerdaten werden aus Ihrer eigenen Check-in- oder Webinar-Liste in HubSpot übernommen

      Nein
      WhatsApp-Vorlage sendenDer Aufnahmeplan

      event_recording – die Tür offen halten

      Zum statischen Segment hinzufügenAufnahmeliste

      Ruft die Aufzeichnung nach dem Ereignis ab

      ZielDiesmal nicht

      Noch frisch für das nächste Date

      Sofort bestätigen

      Ein gebuchter Termin mit einem Kalenderlink löst alle nachfolgenden Erinnerungen aus.

      Schick den Link am Vormittag

      Fügen Sie den Link zur Teilnahme in den Text der Morgenansage ein, der aus der Aufzeichnung stammt, damit der Link für jeden Gast funktioniert.

    Workflow-Auslöser und -Aktionen erfordern HubSpot Professional oder Enterprise. Die Antworten landen in jedem HubSpot-Tarif als Kontakteigenschaften, auch im kostenlosen. Leitfaden zu Workflow-Aktionen

    Ein Text, der sie in den Raum lockt.

    Drei WhatsApp-Vorlagen und der dadurch aufgerufene WhatsApp Flow enthalten die Buchung, und die Erinnerungen am Vortag sowie am Morgen sind im gleichen Stil gehalten. Alle Variablen stammen aus dem HubSpot-Datensatz.

    Nachrichten anzeigen als

    • event_inviteMarketingDeutschBeispieldaten

      Wird 5 Minuten nach dem Absenden des Formulars direkt an einen QR-Code oder an die Liste gesendet

      Platz reservierenHallo {{first_name}}, unser {{event_name}} findet am {{event_date}} statt – hier am Institut und online. Sichere dir mit nur drei Klicks deinen Platz, und wir schicken dir alle notwendigen Informationen hierher.Antworte mit „STOP“, um dich abzumeldenMeine Stelle speichern
      Platz reservierenHallo Ella, unser Informationsabend findet am Donnerstag um 18 Uhr statt – hier am Institut und online. Sichere dir mit nur drei Klicks deinen Platz, und wir schicken dir alle notwendigen Informationen hierher.Antworte mit „STOP“, um dich abzumeldenMeine Stelle speichern

      Das Datum und der Ablauf in einer Nachricht – um „Ja“ zu sagen, sind also drei Fingertipps nötig.

    • event_placeWhatsApp Flow1 BildschirmBeispieldaten

      Wird über die Schaltfläche in der Einladung geöffnet und mit Ihrem HubSpot-Formular synchronisiert

      „The Flow“ – Reserviere dir deinen Platz: Wirst du dabei sein (Ja, ich komme; Vielleicht, erinnere mich daran; Ich kann leider nicht kommen), wie wirst du teilnehmen (vor Ort, online) und eine optionale Frage: Hast du besondere Bedürfnisse hinsichtlich des Zugangs oder der Verpflegung?

      „Ella’s Flow“, wobei „Ja, ich werde persönlich dabei sein“ ausgewählt und die optionale Frage leer gelassen wurde.

      Ob man nun kommt oder nicht, ob persönlich oder online, und ganz gleich, welche Bedürfnisse man hat. Jede Antwort ist für sich genommen etwas Eigenständiges.

    • event_bookedDienstprogrammDeutschBeispieldaten

      Wird gesendet, wenn „attendance_intent“ auf „yes“ oder „maybe“ gesetzt ist

      Deine Buchung ist bestätigtDanke, {{first_name}}. Dein Platz beim Tag {{event_name}} am {{event_date}} ist reserviert. Wir werden dich am Vortag daran erinnern und dir am Morgen eine Wegbeschreibung oder deinen Teilnahme-Link zusenden.Zum Kalender hinzufügenDie Pläne haben sich geändert
      Deine Buchung ist bestätigtDanke, Ella. Dein Platz beim Tag der offenen Tür am Donnerstag um 18 Uhr ist reserviert. Wir werden dich am Vortag daran erinnern und dir am Morgen eine Wegbeschreibung oder deinen Teilnahme-Link zusenden.Zum Kalender hinzufügenDie Pläne haben sich geändert

      Bestätigt den Ort und gibt genau an, wann die nächsten Nachrichten eintreffen.

    • event_recordingMarketingDeutschBeispieldaten

      Wird gesendet, wenn „attendance_intent“ auf „no“ gesetzt ist

      Kein Problem, {{first_name}}. Wir schicken dir die Aufzeichnung nach dem {{event_name}} hierher, und du kannst jederzeit antworten, um dir einen Platz für den nächsten Abend zu sichern.Antworte mit „STOP“, um dich abzumelden
      Kein Problem, Ella. Wir schicken dir die Aufzeichnung nach dem Informationsabend hierher, und du kannst jederzeit antworten, um dir einen Platz für den nächsten Abend zu sichern.Antworte mit „STOP“, um dich abzumelden

      So bleibt die Tür offen, ohne dass man ein schlechtes Gewissen haben muss, und die Aufnahme kommt trotzdem an.

    Beispielvorlagen. Meta genehmigt jede Vorlage, bevor sie gesendet werden kann, und die Aktion Send WhatsApp Template ordnet ihren Variablen HubSpot-Eigenschaften zu.

    Fünf Anzeichen, an denen man erkennt, wer kommen wird.

    Das Stück erfasst alle fünf, und jede davon landet bei HubSpot als etwas, das ein Workflow auswerten kann – und nicht als eine Vermutung, die man in der Nacht anstellt.

    5 Signale, wie jedes aussieht und wo jedes in HubSpot landet
    SignalKommt vielleicht nichtWird auftauchenLandet in HubSpot als
    Ob sie nun kommenEin klares „Ja“, „Vielleicht“ oder „Nein“ gibt dir Auskunft darüber, wie viele Stühle benötigt werden und wen du daran erinnern musst. Keine Antwort Ja, ich werde dabei sein. attendance_intent
    Wie sie beitreten werdenJe nachdem, ob die Teilnahme persönlich oder online erfolgt, benötigen die Teilnehmer entweder eine Wegbeschreibung oder einen Link zur Teilnahme. Nicht gefragt Persönlich, ausgewählt attendance_mode
    Was sie von Ihnen erwartenZugang und Ernährungsbedürfnisse müssen vor der Veranstaltung angemeldet werden, nicht erst an der Tür. In jener Nacht gehört Das habe ich dir doch schon vorher gesagt access_needs
    Wie schnell sie es öffnenFlowella protokolliert, wie lange es gedauert hat, bis die Einladung gelesen wurde. Ein kurzer Blick darauf zeigt, dass die Zahl aktuell ist. Ein paar Tage später lesen In wenigen Minuten zu lesen timeToReadSecondsBeim Ereignis „Message read“
    Ob sie nun ins Ziel kommenNur ein abgeschlossener Flow löst das Ereignis „Formular ausgefüllt“ aus; eine nur teilweise beantwortete Einladung führt daher zu keiner Buchung. Geöffnet, dann verlassen Alle Fragen sind beantwortet Form CompletedDer Flowella-Auslöser

    Warum Terminerinnerungen über WhatsApp funktionieren.

    Anmeldungen vergisst man leicht, und E-Mails übersieht man schnell. WhatsApp zeigt das Datum und den Anmeldelink genau dort an, wo die Nutzer tatsächlich hinschauen.

    • Warum die Anwesenheitszahlen sinken

      Die Leute vergessen es, verlieren den Link oder entscheiden, dass es warten kann. Eine Erinnerung am Vortag und die Details am Morgen sorgen dafür, dass der Plan wieder auf den Weg gebracht wird, ohne dass eine weitere E-Mail an alle Verteilerlisten verschickt werden muss.

    • Wie man es verbessern kann

      Fügen Sie einen Kalenderlink hinzu, unterteilen Sie die Sitzungen nach Themen, leiten Sie Personen, die Fragen stellen, an den Vertrieb weiter und senden Sie den Teilnehmern nach der Veranstaltung einen kurzen Feedback-Flow.

    • Fallstricke

      Beachten Sie die Zeitzonen, blenden Sie abgesagte Veranstaltungen aus, versenden Sie niemals veraltete Teilnahmelinks und formulieren Sie die Benachrichtigung zur Aufzeichnung eher hilfreich als vorwurfsvoll.

    Der springende Punkt: Eine Registrierung ist ein Versprechen, und WhatsApp hilft den Menschen dabei, dieses Versprechen einzuhalten.

    Bei einer öffentlichen Veranstaltung gescannt, über WhatsApp beantwortet.

    Das Oaklands College betreibt „Future You“, ein WhatsApp-Karriere-Quiz, auf Flowella und HubSpot. Die Schüler starten das Quiz, indem sie bei Informationsveranstaltungen und Schulbesuchen einen QR-Code scannen.

    Eine außergewöhnliche Engagement-Plattform, die unsere Konversionsrate bei Studierenden grundlegend verändert hat – mit einem Anstieg der Bewerbungen am selben Tag um 160 % und einer WhatsApp-Antwortquote von 90 %.

    Peter Hudson Peter HudsonLeiterin der Abteilung für Zulassung, Marken- und Kundeninnovation, Oaklands CollegeIntegration aus dem HubSpot Marketplace Oaklands College
    • 160 %Anstieg der Anträge, die noch am selben Tag gestellt werdenOaklands College
    • 90 %Antwortraten bei WhatsAppOaklands College
    Lesen Sie die Geschichte des Oaklands College Alle Bewertungen im HubSpot Marketplace ansehen (öffnet in einem neuen Tab) Bewertungen auf G2 (öffnet in einem neuen Tab)

    Jedes Play in einem Playbook.

    The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, widmet jedem Play eine Doppelseite: links, warum und wann es funktioniert, rechts der Bauplan, dazu die WhatsApp-Texte zum Einfügen. Erinnerungen zu Veranstaltungen und Webinaren ist eines davon.

    1. Hinterlassen Sie Ihre WhatsApp-Nummer. Vier Felder, kein Verkaufsgespräch.
    2. Ein kurzer Flow kommt an. Es ist ein echter Flowella Flow, so sehen Sie einen in Aktion.
    3. Das Playbook landet im selben Chat.
    Playbook holen

    Kostenlos. Antworten Sie jederzeit mit STOP, um keine Nachrichten mehr zu erhalten.

    Vol. 01

    The HubSpot + WhatsApp Playbook

    Workflows, die wirklich konvertieren.

    • Jedes Play auf einer Doppelseite
    • Die WhatsApp-Texte, bereit zum Einfügen
    • Baupläne für Ihre HubSpot-Workflows

    flowella.ioPraxishandbuch

    Seite 1 von 3Das Titelblatt

    Playbooks nach Ihrem Aufgabenbereich durchsuchen.

    Zwanzig Theaterstücke, jedes davon eine Arbeitsvorlage. Diese sechs füllen den Raum am ehesten aus.

    Alle Playbooks ansehen

    Dieses Play gehört zu Vertrieb Marketing Professional Services B2B SaaS Agenturen Wohltätigkeit & Non-profit Bildung

    • Terminerinnerungen

      Reduzieren Sie Terminausfälle durch Terminbestätigungen über WhatsApp, zeitgesteuerte Erinnerungen, Vorbereitungsanfragen, die Möglichkeit zur Terminverschiebung im Selbstservice und die Nachverfolgung der Anwesenheit.

      • Vertrieb
      • Support

    • Ablauf der Terminvereinbarung

      Mehr Termine vereinbaren: Ein WhatsApp Flow fragt nach dem Thema und dem Zeitpunkt und sendet anschließend im selben Chat einen HubSpot-Meetings-Link, der die verfügbaren Zeiten des zuständigen Mitarbeiters anzeigt.

      • Vertrieb

    • Lead-Erfassung und -Qualifizierung

      Qualifizieren Sie erfasste Leads mithilfe von WhatsApp-Fragen, einer Bewertung, einer gezielten Weiterleitung an den Vertrieb und einer Nachbetreuung für Kontakte mit geringer Dringlichkeit.

      • Vertrieb
      • Marketing

    • NPS / Kundenzufriedenheit

      Erfassen Sie CSAT- oder NPS-Bewertungen mit nur zwei Fingertipps über WhatsApp, bedanken Sie sich bei zufriedenen Kunden und leiten Sie jeden unzufriedenen Kunden an einen Mitarbeiter und ein HubSpot-Ticket weiter.

      • Support
      • Customer Success

    • Wiederannäherung

      Wecken Sie inaktive Kontakte mit einer WhatsApp-Einstellungsabfrage wieder auf, bieten Sie Optionen für Interessenauswahl, Stummschaltung und Abmeldung an und bereinigen Sie HubSpot automatisch.

      • Marketing
      • Customer Success

    • Nachverfolgung von Web-Kontakten

      Mehr Webanfragen konvertieren: Ein Formular mit zwei Feldern, dann Fragen über WhatsApp, die mit jedem Fingertipp die Daten in HubSpot ergänzen und den Lead qualifizieren, bevor ein SDR anruft.

      • Marketing
    Flo springt vor Freude, die Faust in der Luft und ein Handy in der Hand

    Versenden Sie zuerst die Veranstaltungserinnerungen.

    Verwandeln Sie Einladungen, Formulare und gescannte Plakate in gebuchte Plätze und pünktliche Erinnerungen in HubSpot. Starten Sie noch heute kostenlos oder vereinbaren Sie eine 30-minütige Demo – wir passen dieses Konzept individuell an Ihre Veranstaltung an.

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    Oder buchen Sie eine 30-minütige Demo