Vereinbaren Sie den Termin, solange das Interesse noch besteht. Von der Anfrage bis zum Termin in WhatsApp.

Ein WhatsApp Flow mit nur zwei Klicks fragt nach dem gewünschten Gesprächsthema und einem passenden Termin und sendet anschließend einen HubSpot-Meeting-Link, der direkt im selben Chat die verfügbaren Zeiten des passenden Vertriebsmitarbeiters anzeigt. So geht kein Kalenderlink mehr im Posteingang verloren.

Kostenlos starten Einen echten Flow testen auf WhatsApp (öffnet in einem neuen Tab)
Flo, das Flowella-Maskottchen, zeigt auf ein einfaches Flussdiagramm in einem aufgeschlagenen Ringbuch mit bunten Registerseiten
Auslöser
Ein Formular zur „Terminvereinbarung per Telefon“, eine Anzeige oder ein Chat-Link
Kanal
WhatsApp mit der Buchungsfunktion in HubSpot
Workflow
3 Vorlagen, 1 Ablauf, 1 Verzweigung
Voraussetzung
HubSpot-Workflows in den Tarifen „Professional“ oder „Enterprise“

Gehen Sie das Spiel aus der Perspektive des Interessenten durch.

Leah, eine potenzielle Kundin, bittet über Ihr Formular, eine Anzeige oder den Chat-Link auf Ihrer Website um einen Rückruf. Jeder Schritt zeigt, was sie auf WhatsApp sieht und was in ihrem HubSpot-Datensatz gespeichert wird – von der Anfrage bis zum Link für das Meeting. Ihre Antworten im Flow bestimmen, in welche Richtung der Ablauf verläuft.

Flo zeigt auf einen der drei Pfeile auf dem Wegweiser – so, wie der Zweig jeden Interessenten auf einen bestimmten Weg leitet
Ablauf der TerminvereinbarungSchritt 1 von 5
  1. Woher Leah kommt

  4. Ja, 40 oder mehr: Sendezeiten jetzt

    Nein, unter 40: Link offen lassen

  5. Jetzt buchen: meeting_link und einen Eigentümer

    Später: meeting_later, ganz ohne Druck

Acme CloudUnternehmenskonto
Beispieldaten

Heute

Leah MorganFernhill, +44 7700 900214
Beispieldaten

Eigenschaften

flowella_entry_point
Kein WertFormular zur Vereinbarung eines Telefontermins
meeting_topic
Kein Wert
meeting_timing
Kein Wert
meeting_notes
Kein Wert
booking_score
Kein Wert
hs_lead_status
NEW
hubspot_owner_id
Kein Wert

Aktivität

    1 von 7 Eigenschaften geschrieben

    Workflow-Auslöser und -Aktionen erfordern HubSpot Professional oder Enterprise. Leitfaden zu Workflow-Aktionen

    Einen echten Flow testen

    Scannen Sie den Code mit Ihrem Handy, um einen in WhatsApp zu öffnen. Es ist Flowellas eigener Flow, nicht dieses Playbook.

    In WhatsApp öffnen (öffnet in einem neuen Tab)

    Der Leitfaden für die Terminvereinbarung.

    Anfrage, Einstieg, ein „Flow“ mit zwei Klicks, dann eine Verzweigung: Interessierte, die bereit sind, erhalten die Termine des zuständigen Vertriebsmitarbeiters, und die anderen behalten den Link für später. Sie richten das noch heute in einem HubSpot-Workflow ein; die eigene Terminvereinbarungsvorlage von Flowella folgt in Kürze.

    • Auslöser
    • WhatsApp senden
    • Verzögerung
    • Verzweigung
    • Ziel
    • Nummerierter Hinweis
    1. Auslöser für die AnmeldungEin Formular, eine Anzeige oder ein Chat-Link

      Eine über ein HubSpot-Formular übermittelte Anfrage oder die erste WhatsApp-Nachricht, die über Ihre Anzeige oder den Chat-Link auf Ihrer Website eingegangen ist.

    2. Verzögerung5 Minuten, für Leads aus Formularen

      Leads aus Anzeigen und Chat-Links haben zuerst eine Nachricht gesendet, daher kommt ihre erste Nachricht sofort an.

    3. WhatsApp-Vorlage sendenDer Auftakt

      meeting_opener mit der Flow-Schaltfläche „Buchung starten“.

    4. Verzögerung, bis das Ereignis eintrittFormular ausgefüllt, bis zu 2 Tage

      Die Antworten werden als „meeting_topic“, „meeting_timing“ und „meeting_notes“ gespeichert.

      Keine Antwort innerhalb von zwei Tagen: Aufgabe für einen Kundenbetreuer, keine zweite Nachricht.

      Fragen Sie nach Einzelheiten, nicht nach einem Termin

      Anhand des Themas und des Zeitpunkts lässt sich erkennen, welcher Vertriebsmitarbeiter und welche Besprechungslinks gesendet werden sollen.

    5. ZweigstelleIst der Wert von „booking_score“ 40 oder höher?

      Nur Zeitpunkte: Diese Woche 60, nächste Woche 40, noch ungewiss 0.

      Das Timing gibt das Tempo vor

      Diese oder nächste Woche stehen die Termine fest. Ich bin mir noch nicht sicher, ob ich den Link ohne Druck bekomme.

    6. Ja
      Datensatz an Eigentümer übertragenDer richtige Vertreter

      Nach Themen: Demos an das Demo-Team, Preisgestaltung an den Vertrieb

      WhatsApp-Vorlage sendenDer Link zu den Treffen

      meeting_link, mit Ihrem Link für Round-Robin-Besprechungen unter „Termin auswählen“

      Verzögerung bis zum Eintreten des EreignissesEin Termin vereinbart, bis zu 2 Tage

      HubSpot erfasst die Buchung über den Link „Meetings“ im Datensatz.

      Wenn innerhalb von 2 Tagen keine Buchung erfolgt ist: noch einmal denselben Link, dann aufhören.

      ZielEin Termin im Kalender

      Lead-Status: In Bearbeitung; der Vertriebsmitarbeiter übernimmt nun

      Nein
      WhatsApp-Vorlage sendenDie offene Tür

      meeting_later – mit demselben Link für später

      Datensatz bearbeitenStatus der Lead: Ungünstiger Zeitpunkt

      hs_lead_status – damit der Vertrieb sehen kann, warum noch kein Termin vereinbart wurde

      ZielGebucht, sobald sie fertig sind

      Eine spätere Buchung über den Link führt zum selben Datensatz

      Vor dem Versenden drehen

      Legen Sie zuerst den Eigentümer fest, damit das Feld „rep_name“ mit dem Namen einer realen Person ausgefüllt wird.

      Ein Link: Die Zeiten des Besitzers

      Ein Link für jeden Lead, der so eingerichtet ist, dass der Kontaktverantwortliche Vorrang hat, sodass jeder die Zeiten seines eigenen Vertriebsmitarbeiters sieht.

    Workflow-Auslöser und -Aktionen erfordern HubSpot Professional oder Enterprise. Die Antworten landen in jedem HubSpot-Tarif als Kontakteigenschaften, auch im kostenlosen. Leitfaden zu Workflow-Aktionen

    Text, mit dem der Termin vereinbart wird.

    Drei WhatsApp-Vorlagen und der damit verbundene WhatsApp Flow bestimmen den weiteren Verlauf. Die Buchung selbst erfolgt über Ihren HubSpot-Meetings-Link, sodass HubSpot das Meeting im Datensatz protokolliert.

    Nachrichten anzeigen als

    • meeting_openerDienstprogrammDeutschBeispieldaten

      Wird 5 Minuten nach dem Absenden des Formulars gesendet oder sofort, sobald die erste Nachricht eingeht

      Lass uns einen Termin findenHallo {{first_name}}, danke, dass du um einen Anruf gebeten hast. Mit zwei kurzen Klicks teilst du uns mit, worüber du sprechen möchtest und wann es dir passt, und wir schlagen dir Termine mit dem passenden Ansprechpartner vor.Antworte mit „STOP“, um dich abzumeldenJetzt buchen
      Lass uns einen Termin findenHallo Leah, danke, dass du um einen Anruf gebeten hast. Mit zwei kurzen Klicks teilst du uns mit, worüber du sprechen möchtest und wann es dir passt, und wir schlagen dir Termine mit dem passenden Ansprechpartner vor.Antworte mit „STOP“, um dich abzumeldenJetzt buchen

      Beantwortet die Anfrage innerhalb weniger Minuten, auf dem Kanal, den der Empfänger nutzt, mit zwei Fingertipps statt eines E-Mail-Austauschs.

    • meeting_detailsWhatsApp Flow1 BildschirmBeispieldaten

      Wird über die Schaltfläche „Öffnen“ geöffnet, synchronisiert über Ihr HubSpot-Formular

      The Flow, Termin vereinbaren: Was möchten Sie besprechen (eine Produktdemo, Preise für mein Team, etwas anderes), wann passt es Ihnen (diese Woche, nächste Woche, weiß ich noch nicht genau) und eine optionale Frage: Gibt es etwas, das wir vorbereiten sollten?

      „Leah’s Flow“ mit einer Produktdemo und der Auswahl der Woche, wobei die optionale Frage leer gelassen wurde.

      Thema und Zeitpunkt als Taps, Notizen optional. Jede Antwort wird als eigene Eigenschaft gespeichert.

    • meeting_linkDienstprogrammDeutschBeispieldaten

      Wird gesendet, wenn der „booking_score“-Wert 40 oder mehr beträgt

      Hier sind einige ZeitangabenDanke, {{first_name}}. {{rep_name}} ist dafür genau die Richtige und hat diese und nächste Woche noch Termine frei. Such dir einfach den Termin aus, der dir am besten passt, dann bekommst du die Einladung per E-Mail.Wähle einen Zeitpunkt aus
      Hier sind einige ZeitangabenDanke, Leah. Sam ist dafür genau die Richtige und hat diese und nächste Woche noch Termine frei. Such dir einfach den Termin aus, der dir am besten passt, dann bekommst du die Einladung per E-Mail.Wähle einen Zeitpunkt aus

      Ein Round-Robin-Link für jeden Lead, der so eingestellt ist, dass der Kontaktverantwortliche Vorrang hat, sodass Sams Zeiten zuerst angezeigt werden.

    • meeting_laterDienstprogrammDeutschBeispieldaten

      Wird gesendet, wenn der „booking_score“-Wert unter 40 liegt

      Keine Eile, {{first_name}}. Hier ist der Link – nutze ihn, wann immer es dir passt, damit du dir einen Zeitpunkt aussuchen kannst, wenn du bereit bist. Antworte einfach hier, falls du vorher noch eine Frage hast.Antworte mit „STOP“, um dich abzumeldenVerfügbare Termine anzeigen
      Keine Eile, Leah. Hier ist der Link – nutze ihn, wann immer es dir passt, damit du dir einen Zeitpunkt aussuchen kannst, wenn du bereit bist. Antworte einfach hier, falls du vorher noch eine Frage hast.Antworte mit „STOP“, um dich abzumeldenVerfügbare Termine anzeigen

      Kein Druck: Der Link bleibt im Chat, und die Tür bleibt offen.

    Beispielvorlagen. Meta genehmigt jede Vorlage, bevor sie gesendet werden kann, und die Aktion Send WhatsApp Template ordnet ihren Variablen HubSpot-Eigenschaften zu.

    Fünf Anzeichen dafür, wer bereit ist, sich zu treffen.

    Das Skript erfasst alle fünf. Die Antworten werden in benutzerdefinierten Eigenschaften gespeichert, die das Skript erstellt – neben den Flowella-eigenen Ereignissen –, sodass ein Workflow sie auslesen kann.

    5 Signale, wie Rauschen und echte Nachfrage jeweils aussehen und wo jedes in HubSpot landet
    SignalRauschenEchte NachfrageLandet in HubSpot als
    Was sie behandeln möchtenDas Thema legt den Ansprechpartner und den Termin fest, noch bevor jemand den Kalender öffnet. Etwas anderes Eine Vorführung des Produkts meeting_topic
    Wenn es ihnen passt„Diese Woche“ bedeutet jetzt: „Versandtermine“. „Noch nicht sicher“ bedeutet: „Abwarten, ohne nachzufragen“. Ich bin mir noch nicht sicher Diese Woche meeting_timing
    Was sie vorbereitet haben möchtenEine Notiz vor dem Gespräch sorgt dafür, dass der Mitarbeiter die ersten fünf Minuten besser meistert. Leer gelassen Eine benannte Frage meeting_notes
    Wie schnell sie es öffnenFlowella protokolliert, wie lange der Öffner zum Lesen gebraucht hat. Minuten sind besser als Tage. Einige Tage später lesen In wenigen Minuten zu lesen timeToReadSecondsBeim Ereignis „Message read“
    Ob sie nun ins Ziel kommenNur ein abgeschlossener Flow löst das Ereignis „Formular ausgefüllt“ aus, sodass ein halbherziger Fingertipp niemals einen Meeting-Link generiert. Geöffnet, dann verlassen Alle Fragen beantwortet Form CompletedDer Flowella-Auslöser

    Warum die Buchung über WhatsApp funktioniert.

    Eine Terminanfrage verläuft im Posteingang im Sande. WhatsApp beantwortet sie innerhalb weniger Minuten, fragt mit zwei Fingertipps nach den wichtigsten Details und fügt die Termine der richtigen Person direkt in denselben Chat ein.

    • Warum Geschwindigkeit wichtig ist

      Wer um einen Anruf bittet, hat gerade Zeit und ist dazu bereit. Eine Antwort über den Kanal, den die Person nutzt – mit Zeitangaben –, sichert den Termin, bevor ihr Terminkalender für die Woche voll ist.

    • Wie man es verbessern kann

      Versenden Sie je nach Thema oder Team unterschiedliche Links zu Besprechungen, leiten Sie größere Kunden an einen erfahrenen Mitarbeiter weiter und fügen Sie vor dem Anruf eine WhatsApp-Erinnerung hinzu, die zusammen mit den Terminerinnerungen abgespielt wird.

    • Fallstricke

      Lege den Eigentümer fest, bevor der Link verschickt wird, sende höchstens eine Erinnerung, beachte „STOP“-Antworten und lass Kontakte außer Acht, die bereits einen Termin gebucht haben.

    Der Punkt ist: Die Anfrage leitet die Unterhaltung ein; WhatsApp trägt sie in den Kalender ein.

    Jedes Play in einem Playbook.

    The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, widmet jedem Play eine Doppelseite: links, warum und wann es funktioniert, rechts der Bauplan, dazu die WhatsApp-Texte zum Einfügen. Ablauf der Terminvereinbarung ist eines davon.

    1. Hinterlassen Sie Ihre WhatsApp-Nummer. Vier Felder, kein Verkaufsgespräch.
    2. Ein kurzer Flow kommt an. Es ist ein echter Flowella Flow, so sehen Sie einen in Aktion.
    3. Das Playbook landet im selben Chat.
    Playbook holen

    Kostenlos. Antworten Sie jederzeit mit STOP, um keine Nachrichten mehr zu erhalten.

    Vol. 01

    The HubSpot + WhatsApp Playbook

    Workflows, die wirklich konvertieren.

    • Jedes Play auf einer Doppelseite
    • Die WhatsApp-Texte, bereit zum Einfügen
    • Baupläne für Ihre HubSpot-Workflows

    flowella.ioPraxishandbuch

    Seite 1 von 3Das Titelblatt

    Playbooks nach Ihrem Aufgabenbereich durchsuchen.

    Zwanzig Theaterstücke, jedes davon ein Arbeitsentwurf. Diese sechs kommen einer Buchung am nächsten.

    Alle Playbooks ansehen

    Dieses Play gehört zu Vertrieb Buchen und erinnern Professional Services B2B SaaS Agenturen Gastgewerbe

    • Terminerinnerungen

      Reduzieren Sie Terminausfälle durch Terminbestätigungen über WhatsApp, zeitgesteuerte Erinnerungen, Vorbereitungsanfragen, die Möglichkeit zur Terminverschiebung im Selbstservice und die Nachverfolgung der Anwesenheit.

      • Vertrieb
      • Support

    • Lead-Erfassung und -Qualifizierung

      Qualifizieren Sie erfasste Leads mithilfe von WhatsApp-Fragen, einer Bewertung, einer gezielten Weiterleitung an den Vertrieb und einer Nachbetreuung für Kontakte mit geringer Dringlichkeit.

      • Vertrieb
      • Marketing

    • Nachverfolgung von Web-Kontakten

      Mehr Webanfragen konvertieren: Ein Formular mit zwei Feldern, dann Fragen über WhatsApp, die mit jedem Fingertipp die Daten in HubSpot ergänzen und den Lead qualifizieren, bevor ein SDR anruft.

      • Marketing

    • Erinnerungen zu Veranstaltungen und Webinaren

      Machen Sie Ihre Veranstaltungen und Webinare attraktiv – mit einer WhatsApp-Einladung, einem Buchungsablauf mit nur drei Klicks, zeitgesteuerten Erinnerungen und einer Aufzeichnung für alle, die nicht teilnehmen können.

      • Vertrieb
      • Marketing

    • Status des Bewerbers

      Verbessern Sie das Bewerbererlebnis durch Bestätigungen über WhatsApp, aktuelle Informationen zu den einzelnen Phasen, die Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche, Zusage- oder Absage-Nachrichten sowie die Nachverfolgung des Einstellungsergebnisses.

      • Vertrieb
      • Support

    • SaaS: Von der Testversion zum kostenpflichtigen Modell

      Steigern Sie die Konversionsrate bei SaaS-Testversionen durch WhatsApp-Aktivierungsaufforderungen, nutzungsbasierte Verzweigungen, Support-Maßnahmen zur Kundenbindung, Aufruf zum Upgrade und Ausstiegsmöglichkeiten aus kostenpflichtigen Tarifen.

      • Vertrieb
      • Customer Success
    Flo springt vor Freude, die Faust in der Luft und ein Handy in der Hand

    Füge deinen Buchungslink in WhatsApp ein.

    Verwandeln Sie jede Anfrage zum „Termin vereinbaren“ in einen WhatsApp Flow und einen HubSpot-Meeting-Link. Starten Sie noch heute kostenlos oder vereinbaren Sie eine 30-minütige Demo – wir passen diesen Ablauf dann an Ihr eigenes Formular an.

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    Oder buchen Sie eine 30-minütige Demo