Terminerinnerungen, die Ihren Terminkalender schützen. Über WhatsApp bestätigen oder ändern.

Erinnern Sie die Teilnehmer am Vortag an den Termin, den Ort und einen „Flow“ mit einem Fingertipp, um zu bestätigen oder Änderungen vorzunehmen, damit die Termine rechtzeitig gesichert oder verschoben werden und nicht durch Nichterscheinen verloren gehen.

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Flo, das Flowella-Maskottchen, zeigt auf ein einfaches Flussdiagramm in einem aufgeschlagenen Ringbuch mit bunten Registerseiten

Auslöser: Eine Buchung in HubSpot, ein Ausflug
Kanal: WhatsApp – mit den Antworten in HubSpot
Workflow: 4 Vorlagen, 1 Ablauf, 1 Verzweigung
Voraussetzung: HubSpot-Workflows in den Tarifen „Professional“ oder „Enterprise“

Spielen Sie das Szenario aus der Perspektive des Patienten durch.

Daniel hat morgen einen Termin beim Physiotherapeuten. Jeder Schritt zeigt, was er auf WhatsApp sieht und was in seinem HubSpot-Datensatz gespeichert wird – von der Erinnerung bis hin zu einem beibehaltenen oder verschobenen Termin. Ihre Antworten im Flow bestimmen den weiteren Verlauf. Alle vier Eigenschaften sind benutzerdefinierte Eigenschaften, die vom Flow erstellt werden.

Flo zeigt auf einen der drei Pfeile auf dem Wegweiser – so, wie die Abteilung jeden Patienten auf einen bestimmten Weg leitet

TerminerinnerungenSchritt 1 von 5

Woher Daniel kommt Link zu den Sitzungen Telefonisch gebucht Buchungssystem
Ja, ich komme: Bestätigen, dann daran erinnern

Nein, dann nicht: Verschieb es oder gib den Platz frei
Bestätigt: „appointment_confirmed“

Änderung: „appointment_change“ und eine Aufgabe

Acme PhysioUnternehmenskonto

Beispieldaten

Heute

Daniel Price

+44 7700 900427

Beispieldaten

Eigenschaften

booking_source: hubspot_meetingsÜber einen Meeting-Link gebucht
appointment_response: Kein Wert
reminder_on_the_day: Kein Wert
appointment_status: booked

Aktivität

2 von 4 Eigenschaften geschrieben

Workflow-Auslöser und -Aktionen erfordern HubSpot Professional oder Enterprise. Leitfaden zu Workflow-Aktionen

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Scannen Sie den Code mit Ihrem Handy, um einen in WhatsApp zu öffnen. Es ist Flowellas eigener Flow, nicht dieses Playbook.

In WhatsApp öffnen

Die Vorlage für Terminerinnerungen.

Eine Buchung, eine Erinnerung am Vortag und ein Flow mit nur einem Fingertipp, dann ein Zweig: Für bestätigte Termine werden Wegbeschreibungen erstellt, und Änderungen erreichen das Team rechtzeitig. Sie erstellen dies in einem HubSpot-Workflow anhand der WhatsApp-Auslöser und -Aktionen von Flowella.

Auslöser
WhatsApp senden
Verzögerung
Verzweigung
Ziel
Nummerierter Hinweis

Auslöser für die AnmeldungEine Buchung in HubSpot
Über den Link „Termine“, einen von Ihrem Team protokollierten Anruf oder Ihr eigenes Buchungssystem.

Jede Buchung, ein Arbeitsablauf
Wenn die Uhrzeit im HubSpot-Datensatz hinterlegt ist, wird die Erinnerung ausgelöst, unabhängig davon, über welchen Kanal die Buchung erfolgte.
VerzögerungBis zum Tag davor
Die Zeit wird ab dem Termin berechnet, sodass die Erinnerung einen Tag vorher eintrifft.
WhatsApp-Vorlage sendenDie Erinnerung
appointment_reminder mit den Optionen „Bestätigen oder ändern“ und einer Wegbeschreibung.

Nur Zeit und Ort
Gib an, wer, wann und wo. Den Grund für den Besuch solltest du nicht in WhatsApp erwähnen.
Verzögerung, bis das Ereignis eintrittFormular ausgefüllt, bis zu 18 Stunden
Die Antworten werden als „appointment_response“ und „reminder_on_the_day“ gespeichert.
Bis zum Morgen keine Antwort: ein kurzer Anstoß, dann wie vereinbart.
ZweigstelleIst die „appointment_response“ confirmed?
„Ja, ich komme“ ist die eine Möglichkeit; eine neue Uhrzeit oder eine Absage die andere.

So wird der Umzug zum Kinderspiel
Ein verschobener Termin ist besser als ein verpasster – der neue Termin ist also nur einen Fingertipp entfernt.
Ja
WhatsApp-Vorlage sendenDie Bestätigung
appointment_confirmed mit Wegbeschreibung

VerzögerungBis 2 Stunden vor
Nur für Personen, die am selben Tag um eine Erinnerung gebeten haben

WhatsApp-Vorlage sendenDer Anstoß
appointment_nudge mit der Adresse

ZielBeibehalten
Der Termin wird mit einer Sicherheit von einem Tag genutzt

Nein
WhatsApp-Vorlage sendenDer Link „Ändern“
appointment_change mit „Neuen Termin auswählen“

Datensatz bearbeitenappointment_status: change_requested
Und eine Aufgabe für die Rezeption, den Parkplatz freizumachen oder zu verlegen

ZielRechtzeitig umgezogen
Einen Tag im Voraus Bescheid geben, damit jemand anderes den Termin übernehmen kann

Frage erst, bevor du jemanden anstupsst
Die Erinnerung am Tag selbst wird nur an diejenigen gesendet, die sie im Flow angefordert haben.

Workflow-Auslöser und -Aktionen erfordern HubSpot Professional oder Enterprise. Die Antworten landen in jedem HubSpot-Tarif als Kontakteigenschaften, auch im kostenlosen. Leitfaden zu Workflow-Aktionen

Kopie, die den Speicherplatz belegt.

Die Erinnerung, der dadurch eröffnete Flow und zwei Antworten treiben den Ablauf voran, mit einem kurzen Anstoß für alle, die darum bitten oder nicht antworten. Jede davon ist eine mit einer Buchung verknüpfte Vorlagenvorlage, und jede Variable stammt aus dem HubSpot-Datensatz.

Die Vorlage Eine Vorschau für Daniel

appointment_reminderDienstprogrammDeutschBeispieldaten

Wird am Tag vor dem Termin versendet

Ihr Termin morgenHallo {{first_name}}, nur zur Erinnerung: Du hast morgen um {{appointment_time}} einen Termin bei {{staff_name}} in unserer Praxis in {{location_name}}. Schaffst du es noch?Brauchst du noch etwas? Dann antworte einfach hier.Bestätigen oder ändernWegbeschreibung abrufen

Ihr Termin morgenHallo Daniel, nur zur Erinnerung: Du hast morgen um 10:30 Uhr einen Termin bei Hannah in unserer Praxis in der Park Row. Schaffst du es noch?Brauchst du noch etwas? Dann antworte einfach hier.2 Tage später, 14:27Bestätigen oder ändernWegbeschreibung abrufen

Wer, wann und wo – und mit einem Fingertipp bestätigen oder ändern. Niemals der Grund für den Besuch.
appointment_confirmWhatsApp Flow1 BildschirmBeispieldaten

Wird über die Schaltfläche „Öffnen“ geöffnet, synchronisiert über Ihr HubSpot-Formular

Ihr Termin1 von 1

Lass uns wissen, ob morgen noch passt. Falls nicht, helfen wir dir gerne, den Termin zu verschieben.

Schaffst du das?

Ja, ich werde dabei sein.Ich brauche eine neue ZeitBitte stornieren Sie das.

Eine Erinnerung am Tag selbst?

Ja, bitteNein, danke

Meine Antwort senden

Ihr Termin1 von 1

Lass uns wissen, ob morgen noch passt. Falls nicht, helfen wir dir gerne, den Termin zu verschieben.

Schaffst du das?

Ja, ich werde dabei sein.Ich brauche eine neue ZeitBitte stornieren Sie das.

Eine Erinnerung am Tag selbst?

Ja, bitteNein, danke

Meine Antwort senden

„The Flow“, Ihr Termin: Können Sie kommen (ja, ich komme; ich brauche einen neuen Termin; bitte sagen Sie ab) und eine Erinnerung am Tag des Termins (ja, bitte; nein, danke).

„Daniel’s Flow“, mit den Optionen „Ja, ich komme“ und „Ja, bitte“ ausgewählt.

Ob ein neuer Termin vereinbart wird oder eine Absage erfolgt, sowie ob sie am Tag selbst eine Erinnerung wünschen.
appointment_confirmedDienstprogrammDeutschBeispieldaten

Wird gesendet, wenn die „appointment_response“ confirmed ist

Danke, {{first_name}}. Dein Termin bei {{staff_name}} morgen um {{appointment_time}} ist bestätigt. Falls du darum gebeten hast, erhältst du zwei Stunden vorher eine kurze Erinnerung.Wegbeschreibung abrufen

Danke, Daniel. Dein Termin bei Hannah morgen um 10:30 Uhr ist bestätigt. Falls du darum gebeten hast, erhältst du zwei Stunden vorher eine kurze Erinnerung.2 Tage später, 14:30Wegbeschreibung abrufen

Es wird einen Tag im Voraus auf dem Spielautomaten gesperrt und verspricht lediglich den von den Spielern gewünschten „Nudge“.
appointment_changeDienstprogrammDeutschBeispieldaten

Wird gesendet, wenn „appointment_response“ eine neue Uhrzeit oder eine Stornierung ist

Vielen Dank für die Information, {{first_name}}. Wähle über die Schaltfläche unten einen neuen Termin aus oder antworte hier, dann wird dir das Team weiterhelfen. Falls du uns gebeten hast, den Termin abzusagen, musst du nichts weiter tun.Wähle einen neuen Zeitpunkt aus

Vielen Dank für die Information, Daniel. Wähle über die Schaltfläche unten einen neuen Termin aus oder antworte hier, dann wird dir das Team weiterhelfen. Falls du uns gebeten hast, den Termin abzusagen, musst du nichts weiter tun.2 Tage später, 14:30Wähle einen neuen Zeitpunkt aus

Das Verschieben erfordert nur einen Fingertipp, sodass der Termin einen Tag früher wieder verfügbar ist und nicht als „Nicht erschienen“ gewertet wird.
appointment_nudgeDienstprogrammDeutschBeispieldaten

Wird 2 Stunden vorher verschickt, wenn darum gebeten wurde, oder am selben Morgen, wenn noch keine Antwort eingegangen ist

Ihr Termin heuteHallo {{first_name}}, nur zur Erinnerung: Du hast heute um {{appointment_time}} einen Termin bei {{staff_name}} in der 2{{location_address}}. Sollte sich etwas geändert haben, antworte einfach hier.

Ihr Termin heuteHallo Daniel, nur zur Erinnerung: Du hast heute um 10:30 Uhr einen Termin bei Hannah in der 2 Park Row. Sollte sich etwas geändert haben, antworte einfach hier.2 Tage später, 14:27

Kurz gesagt: Am Tag selbst, mit der Adresse: nur für diejenigen, die darum gebeten haben oder noch nicht geantwortet haben.

Beispielvorlagen. Meta genehmigt jede Vorlage, bevor sie gesendet werden kann, und die Aktion Send WhatsApp Template ordnet ihren Variablen HubSpot-Eigenschaften zu.

Fünf Anzeichen dafür, dass ein Spielautomat ein Risiko darstellt.

Das Skript erfasst alle fünf Punkte, und jeder einzelne wird in HubSpot als etwas gespeichert, das ein Workflow auslesen kann – und nicht als Notiz, die jemand interpretieren muss.

5 Signale, wie jedes aussieht und wo jedes in HubSpot landet
Signal	Alles in Ordnung	Maßnahmen erforderlich	Landet in HubSpot als
Ob sie nun kommenEin „Ja“ am Vortag ist mehr wert als eine Hoffnung am Morgen.	Ja, ich werde dabei sein.	Ich brauche eine neue Zeit	`appointment_response`
Wie schnell sie es öffnenFlowella protokolliert, wie lange das Lesen der Erinnerung gedauert hat. Ist sie bis zum Abend noch ungelesen, besteht ein Risiko.	In wenigen Minuten zu lesen	Noch ungelesen	`timeToReadSeconds`Beim Ereignis „Message read“
Ob sie antwortenNur ein abgeschlossener Flow löst das Ereignis „Form Completed“ aus, sodass eine Unterbrechung leicht zu erkennen ist und entsprechend nachgehakt werden kann.	Beantwortet	Bis zum Morgen keine Antwort	`Form Completed`Der Flowella-Auslöser
Was sie an diesem Tag wünschenErinnere die Leute, die gefragt haben, daran, und lass die anderen in Ruhe.	Nein, danke	Ja, bitte	`reminder_on_the_day`
Was sie zurückschreibenFür eine getippte Antwort braucht man eine Person, keine Vorlage. Leiten Sie die Nachricht in Ihren Posteingang weiter.	Keine Antwort	„Ich bin spät dran“	`flowella_last_reply_message`Wird bei jeder Textantwort aktualisiert

Warum Terminerinnerungen über WhatsApp funktionieren.

Termine werden oft verpasst, wenn die Erinnerung irgendwo versteckt ist oder sich nur schwer verschieben lässt. WhatsApp fasst die Erinnerung und die Terminänderung einen Tag im Voraus in einem Thread zusammen.

Warum es zu Nichterscheinen kommt

Manche vergessen den Termin, verlieren die Bestätigungs-E-Mail oder scheuen sich davor, in der Warteschlange anzurufen, um ihn zu verschieben. Eine Erinnerung, die sie lesen, und eine Änderung mit nur einem Fingertipp verwandeln ein Nichterscheinen in einen verschobenen Termin.
Wie man es verbessern kann

Fügen Sie eine Vorbereitungsnachricht eine Woche im Voraus hinzu, einen Link zu Formularen oder zur Anzahlung, wo dies erforderlich ist, eine Aufgabe für den Gastgeber bei jeder Änderung sowie eine Nachricht zur Neubuchung nach einem versäumten Besuch.
Fallstricke

Halten Sie die Ruhezeiten ein, beenden Sie Erinnerungen, sobald der Eintrag verschoben wurde, und behalten Sie Änderungen im Flow bei: Eine einzelne „Abbrechen“-Option führt dazu, dass sich jemand abmeldet. Geben Sie die Zeit als Text an: Eine Datumsangabe wird in UTC übermittelt, z. B. als 22.10.2026 09:30.

Der springende Punkt: Die beste Erinnerung gibt den Menschen eine sinnvolle Aufgabe vor, nicht nur einen Zeitpunkt.

Jedes Play in einem Playbook.

The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, widmet jedem Play eine Doppelseite: links, warum und wann es funktioniert, rechts der Bauplan, dazu die WhatsApp-Texte zum Einfügen. Terminerinnerungen ist eines davon.

Hinterlassen Sie Ihre WhatsApp-Nummer. Vier Felder, kein Verkaufsgespräch.
Ein kurzer Flow kommt an. Es ist ein echter Flowella Flow, so sehen Sie einen in Aktion.
Das Playbook landet im selben Chat.

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Vol. 01

The HubSpot + WhatsApp Playbook

Workflows, die wirklich konvertieren.

Jedes Play auf einer Doppelseite
Die WhatsApp-Texte, bereit zum Einfügen
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flowella.ioPraxishandbuch

So lesen Sie ein Play.

Jedes Play ist eine Doppelseite. Die linke Seite sagt, warum und wann; die rechte ist der Bauplan, mit nummerierten Hinweisen und den WhatsApp-Texten.

Der AuslöserWie ein Kontakt in das Play kommt.
Die AbfolgeSenden, Warten, Verzweigungen und Ziele.
Die VorlagenFreigegebene WhatsApp-Texte.
Das ZielDer Ausstieg, der den Erfolg zeigt.

PraxishandbuchSo lesen Sie es