Υπενθυμίσεις ραντεβού που προστατεύουν το ημερολόγιό σας. Επιβεβαιώστε ή αλλάξτε τα μέσω WhatsApp.

Υπενθυμίστε στους ενδιαφερόμενους την προηγούμενη μέρα την ώρα, τον τόπο και ένα Flow με ένα πάτημα για να επιβεβαιώσουν ή να αλλάξουν, ώστε τα ραντεβού να διατηρούνται ή να μεταφέρονται εγκαίρως, αντί να χάνονται λόγω μη εμφάνισης.

Ξεκινήστε δωρεάν Δοκιμάστε ένα πραγματικό Flow

Η Flo, η μασκότ της Flowella, δείχνει ένα απλό διάγραμμα ροής σε ένα ανοιχτό κλασέρ με πολύχρωμα διαχωριστικά

Εκκίνηση: Μια κράτηση στο HubSpot, μια μέρα έξω
Κανάλι: WhatsApp, με τις απαντήσεις στο HubSpot
Ροή εργασιών: 4 πρότυπα, 1 ροή, 1 διακλάδωση
Απαιτήσεις: Ροές εργασιών HubSpot, στα πακέτα Professional ή Enterprise

Περιηγηθείτε στη διαδικασία ως ασθενής.

Ο Ντάνιελ έχει ραντεβού με φυσιοθεραπευτή αύριο. Σε κάθε βήμα φαίνεται τι βλέπει στο WhatsApp και τι καταγράφεται στο αρχείο του στο HubSpot, από την υπενθύμιση μέχρι την επιβεβαίωση ή την αλλαγή του ραντεβού. Οι απαντήσεις σας στο Flow καθορίζουν την πορεία. Και οι τέσσερις ιδιότητες είναι προσαρμοσμένες και δημιουργούνται από το σενάριο.

Η Φλο δείχνει προς ένα από τα τρία βέλη της πινακίδας, όπως ο κλάδος κατευθύνει κάθε ασθενή προς μια συγκεκριμένη διαδρομή

Υπενθυμίσεις ραντεβούΒήμα 1 από 5

Από πού έρχεται: Daniel Σύνδεσμος για τις συναντήσεις Κράτηση μέσω τηλεφώνου Σύστημα κρατήσεων
Ναι, θα έρθω: επιβεβαίωσε και μετά υπενθύμισέ μου

Όχι, όχι τότε: μετακίνησέ το ή ελευθέρωσε τη θέση
Επιβεβαιώθηκε: appointment_confirmed

Αλλαγή: «appointment_change» και μια εργασία

Acme PhysioΕπαγγελματικός λογαριασμός

Ενδεικτικά δεδομένα

Σήμερα

Το ραντεβού σας 1 από 1

Πες μας αν αύριο σου κάνει ακόμα. Αν όχι, θα σε βοηθήσουμε να το αλλάξεις.

Θα τα καταφέρεις;

Ναι, θα είμαι εκεί Χρειάζομαι λίγο χρόνο Παρακαλώ ακυρώστε το

Μια υπενθύμιση την ίδια μέρα;

Ναι, παρακαλώ Όχι, ευχαριστώ

Daniel Price

+44 7700 900427

Ενδεικτικά δεδομένα

Ιδιότητες

booking_source: hubspot_meetingsΚράτηση μέσω συνδέσμου για συναντήσεις
appointment_response: Χωρίς τιμή
reminder_on_the_day: Χωρίς τιμή
appointment_status: booked

Δραστηριότητα

2 από 4 ιδιότητες καταχωρίστηκαν

Τα εναύσματα και οι ενέργειες ροών εργασιών απαιτούν HubSpot Professional ή Enterprise. Οδηγός ενεργειών ροών εργασιών

Δοκιμάστε ένα πραγματικό Flow

Σαρώστε τον κωδικό με το κινητό σας για να ανοίξετε ένα στο WhatsApp. Είναι το Flow της ίδιας της Flowella, όχι αυτό το playbook.

Ανοίξτε το στο WhatsApp

Το πρότυπο υπενθύμισης ραντεβού.

Μια κράτηση, μια υπενθύμιση την προηγούμενη μέρα και ένα Flow με ένα μόνο πάτημα, και στη συνέχεια ένα υποκατάστημα: οι επιβεβαιωμένες επισκέψεις λαμβάνουν οδηγίες, ενώ οι αλλαγές κοινοποιούνται εγκαίρως στην ομάδα. Το δημιουργείτε σε μια ροή εργασιών του HubSpot, χρησιμοποιώντας τα ερεθίσματα και τις ενέργειες της Flowella για το WhatsApp.

Έναυσμα
Αποστολή WhatsApp
Καθυστέρηση
Διακλάδωση
Στόχος
Αριθμημένη σημείωση

Συνθήκη ενεργοποίησης εγγραφήςΜια κράτηση στο HubSpot
Από τον σύνδεσμο «Συναντήσεις», από μια κλήση που καταγράφει η ομάδα σας ή από το δικό σας σύστημα κρατήσεων.

Οποιαδήποτε κράτηση, μία ροή εργασιών
Εάν η ώρα έχει καταχωρηθεί στην εγγραφή του HubSpot, η υπενθύμιση ενεργοποιείται, ανεξάρτητα από το μέσο μέσω του οποίου έγινε η κράτηση.
ΚαθυστέρησηΜέχρι την προηγούμενη μέρα
Ο χρόνος υπολογίζεται από την ώρα του ραντεβού, ώστε η υπενθύμιση να φτάσει μια μέρα νωρίτερα.
Αποστολή προτύπου WhatsAppΗ υπενθύμιση
appointment_reminder, με την ένδειξη «Επιβεβαίωση ή αλλαγή» και οδηγίες.

Μόνο ώρα και τόπος
Αναφέρετε ποιος, πότε και πού. Μην αναφέρετε τον λόγο της επίσκεψης στο WhatsApp.
Αναβολή μέχρι να συμβεί το γεγονόςΗ φόρμα συμπληρώθηκε, έως 18 ώρες
Οι απαντήσεις αποθηκεύονται ως «appointment_response» και «reminder_on_the_day».
Αν δεν υπάρξει απάντηση μέχρι το πρωί: ένα σύντομο υπενθύμιση, και μετά όπως έχει προγραμματιστεί.
ΥποκατάστημαΈχει confirmed το appointment_response;confirmed;
Ναι, θα είμαι εκεί – αυτή είναι η μία περίπτωση· αλλαγή ώρας ή ακύρωση – η άλλη.

Κάντε τη μετακόμιση πιο εύκολη
Καλύτερα να αλλάξεις το ραντεβού παρά να το χάσεις, οπότε η νέα ώρα απέχει μόνο ένα πάτημα.
Ναι
Αποστολή προτύπου WhatsAppΗ επιβεβαίωση
appointment_confirmed, με οδηγίες

ΚαθυστέρησηΜέχρι 2 ώρες πριν
Μόνο για όσους ζήτησαν υπενθύμιση την ίδια μέρα

Αποστολή προτύπου WhatsAppΤο «ώθημα»
appointment_nudge, με τη διεύθυνση

ΣτόχοςΔιατηρήθηκε
Η θέση χρησιμοποιείται, με βεβαιότητα για την ίδια ημέρα

Όχι
Αποστολή προτύπου WhatsAppΟ σύνδεσμος αλλαγής
appointment_change, με την επιλογή «Επιλογή νέας ώρας»

Επεξεργασία εγγραφήςappointment_status: change_requested
Και μια εργασία για τη ρεσεψιόν, ώστε να μετακινηθεί ή να ελευθερωθεί η θέση

ΣτόχοςΜετακινήθηκε εγκαίρως
Μια μέρα νωρίτερα, ώστε να μπορέσει κάποιος άλλος να πάρει τη θέση

Ρωτήστε πριν κάνετε μια μικρή ώθηση
Η υπενθύμιση την ίδια μέρα αποστέλλεται μόνο σε όσους την έχουν ζητήσει στο Flow.

Τα εναύσματα και οι ενέργειες ροών εργασιών απαιτούν HubSpot Professional ή Enterprise. Οι απαντήσεις καταχωρίζονται ως ιδιότητες επαφών σε κάθε πρόγραμμα του HubSpot, ακόμη και στο δωρεάν. Οδηγός ενεργειών ροών εργασιών

Αντιγραφή που αποθηκεύει τη θέση.

Η υπενθύμιση, η συνομιλία που ανοίγει και οι δύο απαντήσεις καθοδηγούν τη ροή, με ένα σύντομο υπενθύμιση για όποιον το ζητήσει ή δεν απαντήσει. Κάθε ένα αποτελεί ένα πρότυπο βοηθητικού χαρακτήρα που συνδέεται με μια κράτηση, και κάθε μεταβλητή προέρχεται από την εγγραφή του HubSpot.

Το πρότυπο Προεπισκόπηση για: Daniel

appointment_reminderΒοηθητικόΕλληνικάΕνδεικτικά δεδομένα

Αποστέλλεται την προηγούμενη ημέρα του ραντεβού

Το ραντεβού σας αύριοΓεια σου, {{first_name}}, σου υπενθυμίζω ότι έχεις ραντεβού με {{staff_name}} αύριο στις {{appointment_time}}, στην κλινική μας {{location_name}}. Θα καταφέρεις να έρθεις;Χρειάζεσαι κάτι άλλο; Απλά απάντησε εδώΕπιβεβαίωση ή αλλαγήΔείτε τις οδηγίες

Το ραντεβού σας αύριοΓεια σου, Ντάνιελ, σου υπενθυμίζω ότι έχεις ραντεβού με την Χάνα αύριο στις 10:30, στην κλινική μας στο Park Row. Θα καταφέρεις να έρθεις;Χρειάζεσαι κάτι άλλο; Απλά απάντησε εδώ2 ημέρες αργότερα, 14:27Επιβεβαίωση ή αλλαγήΔείτε τις οδηγίες

Ποιος, πότε και πού, και ένα πάτημα για επιβεβαίωση ή αλλαγή. Ποτέ ο λόγος της επίσκεψης.
appointment_confirmWhatsApp Flow1 οθόνηΕνδεικτικά δεδομένα

Ανοίγει πατώντας το κουμπί «Άνοιγμα», με συγχρονισμό από τη φόρμα σας στο HubSpot

Το ραντεβού σας1 από 1

Πες μας αν αύριο σου κάνει ακόμα. Αν όχι, θα σε βοηθήσουμε να το αλλάξεις.

Θα τα καταφέρεις;

Ναι, θα είμαι εκείΧρειάζομαι λίγο χρόνοΠαρακαλώ ακυρώστε το

Μια υπενθύμιση την ίδια μέρα;

Ναι, παρακαλώΌχι, ευχαριστώ

Αποστολή της απάντησής μου

Το ραντεβού σας1 από 1

Πες μας αν αύριο σου κάνει ακόμα. Αν όχι, θα σε βοηθήσουμε να το αλλάξεις.

Θα τα καταφέρεις;

Ναι, θα είμαι εκείΧρειάζομαι λίγο χρόνοΠαρακαλώ ακυρώστε το

Μια υπενθύμιση την ίδια μέρα;

Ναι, παρακαλώΌχι, ευχαριστώ

Αποστολή της απάντησής μου

Το Flow, το ραντεβού σου: μπορείς να έρθεις (ναι, θα έρθω· χρειάζομαι άλλη ώρα· παρακαλώ ακύρωσέ το) και μια υπενθύμιση την ίδια μέρα (ναι, παρακαλώ· όχι, ευχαριστώ).

Το «Daniel’s Flow», με τις επιλογές «Ναι, θα έρθω» και «Ναι, παρακαλώ».

Αν θα έρθουν, αν θα αλλάξουν την ώρα ή αν θα ακυρώσουν, καθώς και αν επιθυμούν να λάβουν υπενθύμιση την ίδια μέρα.
appointment_confirmedΒοηθητικόΕλληνικάΕνδεικτικά δεδομένα

Αποστέλλεται όταν η απάντηση στο ραντεβού (appointment_response) έχει confirmed

Ευχαριστώ, {{first_name}}. Η συνάντησή σου με {{staff_name}} έχει επιβεβαιωθεί για αύριο στις {{appointment_time}}. Αν το έχεις ζητήσει, θα λάβεις μια σύντομη υπενθύμιση δύο ώρες πριν.Δείτε τις οδηγίες

Ευχαριστώ, Ντάνιελ. Η συνάντησή σου με την Χάνα έχει επιβεβαιωθεί για αύριο στις 10:30. Αν το έχεις ζητήσει, θα λάβεις μια σύντομη υπενθύμιση δύο ώρες πριν.2 ημέρες αργότερα, 14:30Δείτε τις οδηγίες

Κλειδώνει στη θέση του μια μέρα νωρίτερα και υπόσχεται μόνο το «nudge» που ζήτησε ο κόσμος.
appointment_changeΒοηθητικόΕλληνικάΕνδεικτικά δεδομένα

Αποστέλλεται όταν το «appointment_response» είναι μια νέα ώρα ή μια ακύρωση

Ευχαριστούμε που μας ενημέρωσες, {{first_name}}. Διάλεξε μια νέα ώρα χρησιμοποιώντας το παρακάτω κουμπί ή απάντησε εδώ και η ομάδα μας θα σε βοηθήσει. Αν μας ζήτησες να ακυρώσουμε, δεν χρειάζεται να κάνεις τίποτα άλλο.Επιλέξτε μια νέα ώρα

Ευχαριστούμε που μας ενημέρωσες, Ντάνιελ. Διάλεξε μια νέα ώρα χρησιμοποιώντας το παρακάτω κουμπί ή απάντησε εδώ και η ομάδα μας θα σε βοηθήσει. Αν μας ζήτησες να ακυρώσουμε, δεν χρειάζεται να κάνεις τίποτα άλλο.2 ημέρες αργότερα, 14:30Επιλέξτε μια νέα ώρα

Για να το μετακινήσετε αρκεί ένα πάτημα, οπότε το ραντεβού επανέρχεται μια μέρα νωρίτερα, χωρίς να θεωρηθεί «μη εμφάνιση».
appointment_nudgeΒοηθητικόΕλληνικάΕνδεικτικά δεδομένα

Το στέλνει 2 ώρες νωρίτερα αν το ζητήσουν, ή το ίδιο πρωί αν δεν έχουν απαντήσει

Το ραντεβού σας σήμεραΓεια σου, {{first_name}}, σου υπενθυμίζω ότι έχεις ραντεβού με {{staff_name}} σήμερα στις {{appointment_time}}, στη διεύθυνση {{location_address}}. Αν έχει αλλάξει κάτι, απλώς απάντησε εδώ.

Το ραντεβού σας σήμεραΓεια σου, Ντάνιελ, σου υπενθυμίζω ότι έχεις ραντεβού με την Χάνα σήμερα στις 10:30, στη διεύθυνση 2 Park Row. Αν έχει αλλάξει κάτι, απλώς απάντησε εδώ.2 ημέρες αργότερα, 14:27

Εν συντομία, σήμερα, με τη διεύθυνση: μόνο για όσους τη ζήτησαν ή δεν έχουν απαντήσει.

Ενδεικτικά πρότυπα. Η Meta εγκρίνει κάθε πρότυπο πριν σταλεί, και η ενέργεια Send WhatsApp Template αντιστοιχίζει ιδιότητες του HubSpot στις μεταβλητές του.

Πέντε σημάδια που υποδηλώνουν ότι ένας κουλοχέρης ενέχει κίνδυνο.

Το σενάριο περιλαμβάνει και τα πέντε, και το καθένα καταχωρείται στο HubSpot ως στοιχείο που μπορεί να αναγνωριστεί από μια ροή εργασιών, και όχι ως σημείωση που πρέπει να ερμηνεύσει κάποιος.

5 σήματα, πώς φαίνεται το καθένα και πού καταλήγει το καθένα στο HubSpot
Σήμα	Όλα καλά	Απαιτείται δράση	Καταλήγει στο HubSpot ως
Είτε έρχονταιΈνα «ναι» μια μέρα νωρίτερα αξίζει περισσότερο από μια ελπίδα το πρωί.	Ναι, θα είμαι εκεί	Χρειάζομαι λίγο χρόνο	`appointment_response`
Πόσο γρήγορα το ανοίγουνΤο Flowella καταγράφει πόσο χρόνο χρειάστηκε για να διαβαστεί η υπενθύμιση. Αν παραμείνει αδιάβαστη μέχρι το βράδυ, υπάρχει κίνδυνος.	Διαβάστε το σε λίγα λεπτά	Ακόμα μη αναγνωσμένα	`timeToReadSeconds`Στο συμβάν «Ανάγνωση μηνύματος»
Είτε απαντήσουν είτε όχιΜόνο ένα ολοκληρωμένο Flow ενεργοποιεί το Form Completed, οπότε η απουσία ειδοποίησης είναι εύκολο να εντοπιστεί και να αντιμετωπιστεί.	Απαντήθηκε	Δεν υπήρξε απάντηση μέχρι το πρωί	`Form Completed`Η σκανδάλη της Flowella
Τι θέλουν εκείνη την ημέραΥπενθύμισε το σε όσους ρώτησαν και άσε τους υπόλοιπους ήσυχους.	Όχι, ευχαριστώ	Ναι, παρακαλώ	`reminder_on_the_day`
Τι απαντούνΓια μια δακτυλογραφημένη απάντηση χρειάζεται ένας άνθρωπος, όχι ένα πρότυπο. Προώθησέ την στο εισερχόμενό σου.	Δεν υπάρχει απάντηση	«Έχω αργήσει»	`flowella_last_reply_message`Ενημέρωση σε κάθε απάντηση μέσω μηνύματος

Γιατί οι υπενθυμίσεις ραντεβού στο WhatsApp είναι αποτελεσματικές.

Οι άνθρωποι χάνουν τα ραντεβού τους όταν η υπενθύμιση είναι κρυμμένη ή είναι δύσκολο να την μετακινήσουν. Το WhatsApp εμφανίζει την υπενθύμιση και την αλλαγή σε ένα νήμα, μία μέρα νωρίτερα.

Γιατί συμβαίνουν οι αδικαιολόγητες απουσίες

Οι άνθρωποι ξεχνούν, χάνουν το email επιβεβαίωσης ή δεν αντέχουν να περιμένουν στην τηλεφωνική ουρά για να αλλάξουν το ραντεβού τους. Μια υπενθύμιση που διαβάζουν, με δυνατότητα αλλαγής με ένα μόνο πάτημα, μετατρέπει μια μη εμφάνιση σε μετατεθειμένο ραντεβού.
Πώς να το βελτιώσετε

Προσθέστε ένα προειδοποιητικό μήνυμα μία εβδομάδα νωρίτερα, έναν σύνδεσμο για φόρμες ή πληρωμή, όπου χρειάζεται, μια εργασία για τον οικοδεσπότη σε κάθε αλλαγή, καθώς και ένα μήνυμα για νέα κράτηση μετά από μια ακυρωμένη επίσκεψη.
Πράγματα που πρέπει να προσέξετε

Τηρήστε τις ώρες ησυχίας, σταματήστε τις υπενθυμίσεις μόλις μετακινηθεί και διατηρήστε τις αλλαγές στο Flow: ένα μεμονωμένο «Ακύρωση» αποκλείει κάποιον. Απεικονίστε την ώρα ως κείμενο: μια ιδιότητα ημερομηνίας καταχωρείται σε UTC, ως 22.10.2026 09:30.

Το συμπέρασμα: η καλύτερη υπενθύμιση προτείνει στους ανθρώπους μια χρήσιμη ενέργεια, όχι απλώς μια ώρα.

Όλα τα plays, σε ένα playbook.

Το The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, δίνει σε κάθε play ένα δισέλιδο: γιατί και πότε λειτουργεί στα αριστερά, το σχέδιο στα δεξιά και τα μηνύματα WhatsApp έτοιμα για επικόλληση. Το Υπενθυμίσεις ραντεβού είναι ένα από αυτά.

Αφήστε τον αριθμό σας στο WhatsApp. Τέσσερα πεδία και καμία κλήση πωλήσεων.
Έρχεται ένα σύντομο Flow. Είναι πραγματικό Flow της Flowella, οπότε βλέπετε ένα να λειτουργεί.
Το playbook φτάνει στην ίδια συνομιλία.

Αποκτήστε το playbook

Δωρεάν. Απαντήστε STOP οποιαδήποτε στιγμή για να σταματήσουν τα μηνύματα.

Τόμ. 01

The HubSpot + WhatsApp Playbook

Ροές εργασιών που πραγματικά αποδίδουν.

Κάθε play σε ένα δισέλιδο
Τα μηνύματα WhatsApp, έτοιμα για επικόλληση
Σχέδια που φτιάχνετε στο HubSpot

flowella.ioΕγχειρίδιο πεδίου

Πώς διαβάζετε ένα play.

Κάθε play είναι ένα δισέλιδο. Η αριστερή σελίδα λέει γιατί και πότε· η δεξιά είναι το σχέδιο, με αριθμημένες σημειώσεις και τα μηνύματα WhatsApp.

Το έναυσμαΠώς μπαίνει μια επαφή στο play.
Η ακολουθίαΑποστολές, αναμονές, διακλαδώσεις και στόχοι.
Τα πρότυπαΕγκεκριμένα κείμενα μηνυμάτων WhatsApp.
Ο στόχοςΗ έξοδος που αποδεικνύει ότι λειτούργησε.

Εγχειρίδιο πεδίουΠώς το διαβάζετε