Recordatorios de citas que te ayudan a organizar tu agenda. Confírmalos o modifícalos en WhatsApp.

Recuerda a los usuarios el día anterior la hora, el lugar y un «Flow» de un solo toque para confirmar o modificar la reserva, de modo que las plazas se mantengan o se modifiquen a tiempo, en lugar de perderse por ausencias sin previo aviso.

Empieza gratis Prueba un Flow real

Flo, la mascota de Flowella, señala un diagrama de flujo sencillo en un manual de anillas abierto con pestañas de colores

Disparador: Una reserva en HubSpot, un día libre
Canal: WhatsApp, con las respuestas en HubSpot
Flujo de trabajo: 4 plantillas, 1 flujo, 1 rama
Requisitos: Flujos de trabajo de HubSpot, en los planes Professional o Enterprise

Recorre la obra poniéndote en la piel del paciente.

Daniel tiene una cita con el fisioterapeuta mañana. En cada paso se muestra lo que ve en WhatsApp y lo que queda registrado en su expediente de HubSpot, desde el recordatorio hasta si la cita se mantiene o se cambia. Tus respuestas en el flujo determinan la rama. Las cuatro propiedades son personalizadas y las crea el flujo.

Flo señala una de las tres flechas de la señalización, indicando el camino que la consulta marca a cada paciente.

Recordatorios de citasPaso 1 de 5

De dónde llega Daniel Enlace a las reuniones Reservado por teléfono Sistema de reservas
Sí, voy: confirma y luego recuérdamelo

No, entonces no: muévelo o libera la ranura
Confirmado: «appointment_confirmed»

Modificación: «appointment_change» y una tarea

Acme PhysioCuenta de empresa

Datos de ejemplo

Hoy

Daniel Price

+44 7700 900427

Datos de ejemplo

Propiedades

booking_source: hubspot_meetingsReservado a través de un enlace de reuniones
appointment_response: Sin valor
reminder_on_the_day: Sin valor
appointment_status: booked

Actividad

2 de 4 propiedades escritas

Los disparadores y las acciones de flujo de trabajo requieren HubSpot Professional o Enterprise. Guía de acciones de flujo de trabajo

Prueba un Flow real

Escanea el código con tu móvil para abrir uno en WhatsApp. Es el propio Flow de Flowella, no este playbook.

Ábrelo en WhatsApp

El modelo de recordatorio de citas.

Una reserva, un recordatorio el día anterior y un Flow con un solo toque; después, una rama: las visitas confirmadas reciben indicaciones y los cambios llegan al equipo a tiempo. Lo creas en un flujo de trabajo de HubSpot, a partir de los desencadenantes y acciones de WhatsApp de Flowella.

Disparador
Enviar WhatsApp
Espera
Rama
Objetivo
Nota numerada

Condición de inscripciónUna reserva en HubSpot
Desde el enlace de tus reuniones, una llamada registrada por tu equipo o tu propio sistema de reservas.

Cualquier reserva, un único proceso
Si la hora figura en el registro de HubSpot, el recordatorio se activa, independientemente de quién haya realizado la reserva.
RetrasoHasta el día anterior
Se programa a partir de la hora de la cita, de modo que el recordatorio se envía un día antes.
Enviar plantilla de WhatsAppEl recordatorio
appointment_reminder, con «Confirmar o modificar» e instrucciones.

Solo la hora y el lugar
Indica quién, cuándo y dónde. No menciones el motivo de la visita en WhatsApp.
Esperar hasta que se produzca el eventoFormulario cumplimentado, hasta 18 horas
Las respuestas se almacenan como «appointment_response» y «reminder_on_the_day».
Si no hay respuesta por la mañana: un pequeño recordatorio y, después, tal y como estaba previsto.
Sucursal¿Se ha confirmed la appointment_response?
Sí, iré, en un caso; si hay un nuevo horario o una cancelación, en el otro.

Haz que la mudanza sea más fácil
Más vale cambiar una cita que perderla, así que la nueva hora está a solo un toque de distancia.
Sí
Enviar plantilla de WhatsAppLa confirmación
appointment_confirmed, con indicaciones

RetrasoHasta 2 horas antes
Solo para las personas que solicitaron un recordatorio ese mismo día

Enviar plantilla de WhatsAppEl empujoncito
appointment_nudge, con la dirección

ObjetivoConservado
La franja horaria se utiliza con un día de antelación

No
Enviar plantilla de WhatsAppEl enlace «Modificar»
appointment_change (cambio de cita), con la opción «Elegir una nueva hora»

Editar registroappointment_status: change_requested
Y una tarea para la recepción para cambiar o liberar la plaza

ObjetivoA tiempo
Con un día de antelación, para que otra persona pueda ocupar esa plaza

Pregunta antes de dar un empujoncito
El recordatorio del mismo día solo se envía a las personas que lo han solicitado en Flow.

Los disparadores y las acciones de flujo de trabajo requieren HubSpot Professional o Enterprise. Las respuestas se guardan como propiedades de contacto en todos los planes de HubSpot, incluido el gratuito. Guía de acciones de flujo de trabajo

Copia que guarda la ranura.

El recordatorio, el «Flow» que se abre y las dos respuestas marcan el ritmo de la conversación, con un pequeño recordatorio para quien lo solicite o no responda. Cada una es una plantilla práctica vinculada a una reserva, y todas las variables proceden del registro de HubSpot.

La plantilla Una vista previa para Daniel

appointment_reminderUtilidadEspañolDatos de ejemplo

Se envía el día antes de la cita

Tu cita de mañanaHola, {{first_name}}: te recuerdo que tienes cita con {{staff_name}} mañana a {{appointment_time}} en nuestra clínica {{location_name}}. ¿Sigues pudiendo acudir?¿Necesitas algo más? Solo tienes que responder aquí.Confirmar o modificarVer cómo llegar

Tu cita de mañanaHola, Daniel: te recuerdo que tienes cita con Hannah mañana a las 10:30 en nuestra clínica de Park Row. ¿Sigues pudiendo acudir?¿Necesitas algo más? Solo tienes que responder aquí.2 días después, 14:27Confirmar o modificarVer cómo llegar

Quién, cuándo y dónde, y un solo toque para confirmar o modificar. Nunca el motivo de la visita.
appointment_confirmWhatsApp Flow1 pantallaDatos de ejemplo

Se abre al pulsar el botón de apertura, sincronizado con tu formulario de HubSpot

Tu cita1 de 1

Dinos si mañana te viene bien. Si no es así, te ayudaremos a cambiarlo.

¿Podrás venir?

Sí, allí estaré.Necesito un nuevo horarioPor favor, cancélalo.

¿Un recordatorio ese mismo día?

Sí, por favorNo, gracias

Enviar mi respuesta

Tu cita1 de 1

Dinos si mañana te viene bien. Si no es así, te ayudaremos a cambiarlo.

¿Podrás venir?

Sí, allí estaré.Necesito un nuevo horarioPor favor, cancélalo.

¿Un recordatorio ese mismo día?

Sí, por favorNo, gracias

Enviar mi respuesta

The Flow, tu cita: ¿puedes acudir? (sí, estaré allí; necesito cambiar la hora; por favor, cancélala) y un recordatorio el mismo día (sí, por favor; no, gracias).

«Daniel’s Flow», con las opciones «Sí, estaré allí» y «Sí, por favor» seleccionadas.

Si va a acudir, si es una nueva cita o una cancelación, y si quiere que se le envíe un recordatorio ese mismo día.
appointment_confirmedUtilidadEspañolDatos de ejemplo

Se envía cuando se ha confirmed la «appointment_response»

Gracias, {{first_name}}. Ya está confirmada tu cita de mañana a {{appointment_time}} con {{staff_name}}. Si lo has solicitado, recibirás un breve recordatorio dos horas antes.Ver cómo llegar

Gracias, Daniel. Ya está confirmada tu cita de mañana a las 10:30 con Hannah. Si lo has solicitado, recibirás un breve recordatorio dos horas antes.2 días después, 14:30Ver cómo llegar

Se asegura la plaza con un día de antelación y solo promete el empujoncito que la gente pedía.
appointment_changeUtilidadEspañolDatos de ejemplo

Se envía cuando «appointment_response» es una nueva hora o una cancelación

Gracias por avisarnos, {{first_name}}. Elige una nueva hora con el botón de abajo o responde aquí y el equipo te ayudará. Si nos has pedido que lo cancelemos, no hay nada más que hacer.Elige otra hora

Gracias por avisarnos, Daniel. Elige una nueva hora con el botón de abajo o responde aquí y el equipo te ayudará. Si nos has pedido que lo cancelemos, no hay nada más que hacer.2 días después, 14:30Elige otra hora

Para cambiarlo basta con un toque, así que la cita se adelanta un día y no se considera una ausencia sin previo aviso.
appointment_nudgeUtilidadEspañolDatos de ejemplo

Lo envía dos horas antes si se lo han pedido, o esa misma mañana si no han contestado

Tu cita de hoyHola, {{first_name}}: te recuerdo que tienes una cita con {{staff_name}} hoy a {{appointment_time}}, en el número {{location_address}}. Si ha habido algún cambio, solo tienes que responder aquí.

Tu cita de hoyHola, Daniel: te recuerdo que tienes una cita con Hannah hoy a las 10:30, en el número 2 de Park Row. Si ha habido algún cambio, solo tienes que responder aquí.2 días después, 14:27

En resumen, ese mismo día, con la dirección: solo para quienes la hayan solicitado o no hayan respondido.

Plantillas de ejemplo. Meta aprueba cada plantilla antes de que pueda enviarse, y la acción Send WhatsApp Template asigna las propiedades de HubSpot a sus variables.

Cinco indicios de que una máquina tragaperras está en peligro.

La obra recoge los cinco elementos, y cada uno de ellos se integra en HubSpot como información que un flujo de trabajo puede leer, no como una nota que alguien tenga que interpretar.

5 señales, cómo se ve cada una y dónde llega cada una en HubSpot
Señal	Todo bien	Requiere intervención	Llega a HubSpot como
Tanto si vienen como si noUn «sí» con un día de antelación vale más que una esperanza por la mañana.	Sí, allí estaré.	Necesito un nuevo horario	`appointment_response`
A qué velocidad lo abrenFlowella registra el tiempo que se tardó en leer el recordatorio. Si al llegar la noche aún no se ha leído, existe un riesgo.	Se lee en unos minutos	Aún sin leer	`timeToReadSeconds`En el evento «Message read»
Tanto si responden como si noSolo un flujo finalizado activa el evento «Formulario completado», por lo que es fácil detectar los casos en los que no se ha activado y dar un pequeño empujón.	Respondido	No había respuesta por la mañana	`Form Completed`El gatillo de Flowella
Lo que quieren ese díaRecuérdaselo a los que lo han preguntado y deja en paz al resto.	No, gracias	Sí, por favor	`reminder_on_the_day`
Lo que respondenUna respuesta escrita a máquina requiere una persona, no una plantilla. Envíala a tu bandeja de entrada.	Sin respuesta	«Llego tarde»	`flowella_last_reply_message`Se actualiza con cada respuesta por mensaje de texto

Por qué funcionan los recordatorios de citas en WhatsApp.

La gente se olvida de las citas cuando el recordatorio está escondido o resulta complicado cambiarlo de fecha. WhatsApp muestra el recordatorio y el cambio en un mismo hilo de conversación, con un día de antelación.

Por qué se producen las ausencias sin previo aviso

La gente se olvida, pierde el correo electrónico de confirmación o no se atreve a esperar en la cola telefónica para cambiarlo. Un recordatorio que lean, con un cambio de un solo toque, convierte una ausencia en una cita reprogramada.
Cómo mejorarlo

Añade un mensaje de preparación con una semana de antelación, un enlace a los formularios o al pago cuando sea necesario, una tarea para el anfitrión cada vez que haya un cambio y un mensaje para volver a reservar tras una visita no realizada.
Aspectos a tener en cuenta

Respeta las horas de silencio, detén los recordatorios una vez que se haya trasladado y mantén los cambios en Flow: un simple «Cancelar» hace que alguien se dé de baja. Representa la hora como texto: una propiedad de fecha se recibe en UTC, como 22.10.2026 09:30.

La clave: el mejor recordatorio es aquel que propone a las personas una acción útil, no solo una hora.

Todas las jugadas, en un solo playbook.

The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, dedica a cada jugada una doble página: por qué y cuándo funciona a la izquierda, el esquema a la derecha y los mensajes de WhatsApp listos para pegar. Recordatorios de citas es una de ellas.

Deja tu número de WhatsApp. Cuatro campos y ninguna llamada comercial.
Llega un Flow breve. Es un Flow real de Flowella, así que ves uno en marcha.
El playbook llega al mismo chat.

Consigue el playbook

Gratis. Responde STOP cuando quieras para dejar de recibir los mensajes.

Vol. 01

The HubSpot + WhatsApp Playbook

Flujos de trabajo que de verdad convierten.

Cada jugada en una doble página
Los mensajes de WhatsApp, listos para pegar
Esquemas que puedes crear en HubSpot

flowella.ioManual de campo

Cómo leer una jugada.

Cada jugada ocupa una doble página. La izquierda explica por qué y cuándo; la derecha es el esquema, con notas numeradas y los mensajes de WhatsApp.

El disparadorCómo entra un contacto en la jugada.
La secuenciaEnvíos, esperas, ramas y objetivos.
Las plantillasTextos de mensajes de WhatsApp aprobados.
El objetivoLa salida que demuestra que funcionó.

Manual de campoCómo leerla