Política de privacidad de Flowella

Flowella (el «Servicio», gestionado por Flowella Limited) se compromete a proteger tu privacidad y a tratar los datos personales de forma transparente y segura. La presente Política de privacidad explica qué información recopilamos cuando utilizas la plataforma de Flowella para gestionar conversaciones con clientes en WhatsApp, cómo utilizamos y almacenamos dicha información, y cuáles son tus derechos en relación con tus datos. Mantenemos esta Política de privacidad de conformidad con los requisitos de WhatsApp, según los cuales las empresas deben proporcionar avisos claros y obtener los permisos necesarios para el uso de los datos, y en cumplimiento de la legislación aplicable en materia de protección de datos (incluido el RGPD). Al utilizar Flowella, aceptas las prácticas descritas en esta Política de privacidad. Si no estás de acuerdo, te rogamos que dejes de utilizar el Servicio.

Datos de las interacciones en WhatsApp

Cuando tú o tus clientes interactuáis en WhatsApp a través de Flowella, almacenamos los datos personales necesarios para prestarte el Servicio: tu bandeja de entrada compartida, tus WhatsApp Flows y las integraciones que conectes. Actuamos como encargado del tratamiento de estos datos por cuenta tuya (consulta la sección 7). En concreto:

• Datos de contacto: El número de teléfono de WhatsApp y el nombre de perfil de WhatsApp de cada persona que te envía mensajes o recibe tus mensajes, así como cualquier dirección de correo electrónico u otros datos de contacto que añadas o sincronices desde un sistema conectado, como HubSpot. Los utilizamos para identificar la conversación, entregar los mensajes y vincular el contacto con el registro correcto en tus sistemas.

• Contenido de los mensajes: El texto de los mensajes de WhatsApp enviados y recibidos a través de Flowella, así como el estado de entrega y de lectura y los detalles de los mensajes que WhatsApp nos envía. Los archivos adjuntos que tus clientes envían en un chat (como fotos o documentos) los conserva WhatsApp (Meta), y nosotros almacenamos una referencia a ellos para que tu equipo pueda verlos. Los archivos que tu equipo envía desde Flowella se guardan en nuestro almacenamiento de archivos.

• Respuestas de los Flows: Las respuestas que las personas envían a través de tus WhatsApp Flows, para que tu equipo pueda ver cada envío en Flowella y en tus sistemas conectados.

• Notas y etiquetas del equipo: Las notas internas, las etiquetas y las asignaciones que tu equipo añade a las conversaciones.

• Solicitudes de baja: El número de teléfono, el número de WhatsApp al que se aplica la baja y el motivo indicado, si lo hay, para que dejemos de enviar mensajes a las personas que se han dado de baja.

• Documentos: Los archivos tratados por nuestras funciones opcionales de documentos, como los documentos leídos por AI Document Reader y la información extraída de ellos, y los PDF creados con Generate Document.

Cuando conectas una integración como HubSpot, también enviamos estos datos a ese sistema según tu configuración, por ejemplo, enviando las respuestas de los Flows a tu formulario de HubSpot. De este modo, se conserva una copia tanto en Flowella como en tu sistema conectado. Actualmente no existe ninguna opción para desactivar el almacenamiento de mensajes ni para eliminar los mensajes automáticamente transcurrido un plazo determinado. En la sección 6 se explica durante cuánto tiempo conservamos estos datos y cómo solicitar su eliminación.

Información de la cuenta y de contacto

Si eres cliente de Flowella (por ejemplo, si te registras para una prueba gratuita, creas una cuenta o te pones en contacto con nosotros para solicitar asistencia), recopilaremos la información que nos facilites directamente, como por ejemplo:

• Datos de contacto: tu nombre, el nombre de tu empresa, tu dirección de correo electrónico y tu número de teléfono (para el registro de la cuenta, consultas o la incorporación).

• Datos de acceso a la cuenta: si se crea una cuenta, recopilamos la información de inicio de sesión necesaria (como el correo electrónico y la contraseña).

• Contenido de las comunicaciones: si se comunica con nosotros (por ejemplo, por correo electrónico o a través de nuestro formulario de contacto), recopilamos la información contenida en dichos mensajes (por ejemplo, las preguntas o comentarios que envíe).

Utilizamos esta información para crear y gestionar su cuenta de Flowella, ofrecerle asistencia al cliente y comunicarnos con usted sobre nuestros servicios. Estos datos se mantienen separados de los datos de los usuarios finales de WhatsApp. Solo accedemos a datos personales de su CRM de HubSpot o de otras aplicaciones integradas en la medida necesaria para ejecutar las integraciones que usted configure, por ejemplo, para vincular un contacto de WhatsApp con el contacto correcto de HubSpot o para enviar las respuestas de los Flows a su formulario de HubSpot.

Datos recopilados automáticamente

Cuando utilizas nuestro sitio web o nuestro panel de control, es posible que se recopile automáticamente cierta información técnica para garantizar que el Servicio funcione de forma adecuada y segura. Esto puede incluir:

• Datos de uso y de registro: como la dirección IP, el tipo de navegador, el tipo de dispositivo y las marcas de tiempo de acceso. Utilizamos estos datos principalmente para el registro de seguridad, la prevención del fraude y para mejorar el rendimiento de la plataforma.

• Cookies y herramientas de análisis: nuestro sitio web y la aplicación de Flowella utilizan cookies para recordar sus preferencias y el estado de la sesión. También utilizamos Google Analytics (a través de Google Tag Manager), Hotjar y HubSpot para comprender cómo se utilizan nuestro sitio web y la aplicación de Flowella, por ejemplo, qué páginas se visitan; Hotjar también puede grabar sesiones para generar mapas de calor. Las cookies no esenciales solo se utilizan con su consentimiento, cuando sea necesario. Nuestra Política de cookies enumera las cookies que instalan estas herramientas.

Utilizamos estos datos para gestionar, proteger y mejorar nuestro sitio web y el Servicio. No los vendemos ni los utilizamos para realizar un seguimiento de los usuarios en sitios web de terceros.

Solo utilizamos los datos personales para los siguientes fines:

• Para prestar y gestionar el servicio: los números de teléfono y los nombres de perfil de WhatsApp se utilizan para enviar mensajes y ejecutar los flujos interactivos (por ejemplo, para garantizar que el usuario adecuado reciba las preguntas correctas del formulario). Almacenamos los mensajes, las respuestas de los Flows y las notas para que tu equipo pueda ver y gestionar las conversaciones en Flowella, y enviamos los datos que elijas a tus sistemas conectados (por ejemplo, para actualizar un registro en tu CRM de HubSpot). No utilizamos estos datos para ningún fin secundario. De hecho, WhatsApp exige que los datos obtenidos a través de su plataforma se utilicen únicamente en la medida necesaria para facilitar la interacción por mensajería, y nosotros cumplimos esta norma.

• Integración con tus sistemas: Procesamos los datos de interacción de WhatsApp recopilados y los reenviamos inmediatamente a las plataformas que hayas conectado (por ejemplo, enviando la respuesta a una encuesta a tu CRM de HubSpot u otra base de datos según la configuración). Esto te permite recopilar y gestionar la información de los clientes en tus propios sistemas en tiempo real. Flowella también conserva una copia de estos datos para que tu equipo pueda ver el historial de conversaciones y envíos en Flowella.

• Gestión de cuentas y atención al cliente: En el caso de los clientes de Flowella, utilizamos la información de su cuenta y de contacto para gestionar su cuenta, proporcionar asistencia, enviar actualizaciones importantes del servicio y responder a sus consultas. Por ejemplo, podríamos enviarle un correo electrónico sobre cambios importantes en el Servicio, notificaciones de seguridad u ofrecerle ayuda con la incorporación si así lo ha solicitado.

• Mejora del servicio y análisis: Podemos utilizar datos de uso agregados o anonimizados (que no identifican a ninguna persona) para comprender cómo se utiliza el Servicio y para mejorar las funciones y el rendimiento. Por ejemplo, podríamos realizar un seguimiento del número de flujos ejecutados o de mensajes enviados en un periodo determinado. Estos análisis no incluyen ningún contenido de conversaciones personales ni identificadores personales: se trata de métricas puramente operativas. Por otra parte, las herramientas de análisis descritas en la sección 2 recopilan datos de uso sobre los visitantes de nuestro sitio web y los usuarios de la aplicación de Flowella.

• Cumplimiento legal y protección: Podemos tratar determinados datos según sea necesario para cumplir con obligaciones legales o para proteger nuestros derechos y la seguridad de los usuarios. Por ejemplo, puede ser necesario mantener registros (incluidos números de teléfono o direcciones IP) para detectar usos indebidos, fraudes o para cumplir con las leyes y normativas aplicables. Si la ley nos obliga a revelar datos (por ejemplo, en virtud de una orden judicial), solo lo haremos en la medida en que sea necesario y de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables.

No utilizamos datos personales con fines de marketing o publicidad sin consentimiento. No vendemos ni cedemos su información personal a terceros. Todo uso de los datos está vinculado a la prestación del servicio de Flowella al que usted o su organización se han suscrito.

Valoramos tu privacidad y limitamos el intercambio de datos personales a lo estrictamente necesario para el funcionamiento de nuestro servicio o según lo exija la ley:

• Con tus integraciones autorizadas: Por diseño, Flowella envía la información recopilada a través de los WhatsApp Flows a las integraciones que conectes y autorices (por ejemplo, tu propia instancia de HubSpot CRM). Esto significa que cualquier dato que tus usuarios finales envíen a través de WhatsApp (respuestas a encuestas, información de contacto, etc.) se compartirá con esa plataforma de terceros siguiendo tus instrucciones. Flowella no comparte estos datos de forma independiente con terceros. Los datos de tu CRM se rigen entonces por el acuerdo que tengas con el proveedor de dicho CRM. Por ejemplo, si conectas HubSpot, los datos estarán sujetos a la política de privacidad y a las medidas de seguridad de HubSpot. Te recomendamos que te asegures de que cualquier servicio integrado que utilices cuente con prácticas adecuadas de protección de datos.

• Proveedores de servicios (subencargados del tratamiento): Recurrimos a un pequeño número de proveedores de servicios de confianza para alojar y gestionar Flowella. Nuestra aplicación, base de datos y almacenamiento de archivos se alojan en Microsoft Azure en la región del sur del Reino Unido (Londres), con una copia de seguridad de los archivos almacenados en la región del oeste del Reino Unido de Azure. Otros proveedores se encargan de partes específicas del Servicio: Stripe para la facturación y los pagos, Resend para los correos electrónicos de servicio, Sentry para la supervisión de errores (que puede incluir grabaciones de sesiones con el texto en pantalla enmascarado), OpenAI para nuestras funciones opcionales de inteligencia artificial y Cloudinary para almacenar las imágenes creadas por una función de generación de imágenes con IA desarrollada para un cliente concreto. Nuestra página de subencargados del tratamiento enumera todos los proveedores, los datos que trata cada uno y dónde los trata, incluidas las herramientas de análisis que utilizamos para nuestro propio sitio web y nuestra aplicación. Estos proveedores tratan datos personales en nuestro nombre con el único fin de prestarte el Servicio, en virtud de acuerdos escritos que les obligan a utilizarlos únicamente para los fines que hayamos especificado y a protegerlos.

• Dentro de nuestra organización: Solo el personal autorizado de Flowella Limited que necesita acceder a ellos para gestionar y dar soporte al Servicio tiene acceso a los datos personales que almacenamos (por ejemplo, información de la cuenta o datos de contacto de WhatsApp). Los miembros de nuestro equipo están sujetos a obligaciones de confidencialidad y han recibido formación sobre la privacidad de los datos. No compartimos datos individuales de clientes entre diferentes cuentas de cliente. Los datos de cada cliente de Flowella están aislados: nunca revelaremos ni transmitiremos información de las comunicaciones de WhatsApp de un cliente a ningún otro cliente o tercero sin permiso. (Esto se ajusta a la política de WhatsApp según la cual la información del chat de un cliente no puede compartirse con otro).

• Requisitos legales: Podemos divulgar información si así lo exige la ley o en respuesta a solicitudes válidas de autoridades públicas (por ejemplo, un tribunal o un organismo gubernamental). En tales casos, revisaremos la solicitud detenidamente y solo facilitaremos información si estamos legalmente obligados a hacerlo. Siempre que sea posible, informaremos a la parte afectada de dichas solicitudes.

• Transferencias empresariales: Si Flowella Limited se ve involucrada en una fusión, adquisición o venta de activos, sus datos personales podrán transferirse al nuevo propietario o socio como parte de dicha transacción. Si eso ocurre, nos aseguraremos de que la nueva entidad respete los compromisos que hemos asumido en esta Política de privacidad, y le notificaremos (por ejemplo, por correo electrónico o mediante un aviso en nuestro sitio web) cualquier cambio de este tipo en la propiedad o el control de su información personal.

Es importante destacar que NO vendemos datos personales a terceros. No compartimos su información con terceros con fines de marketing. Cualquier intercambio de información que se produzca tiene como único objetivo la prestación de nuestro servicio o por obligación legal, tal y como se ha descrito anteriormente.

Somos conscientes de que la seguridad de tus datos es fundamental. Flowella aplica medidas de seguridad conformes a los estándares del sector para proteger la información personal que gestionamos. A continuación se detallan los aspectos clave de nuestras prácticas de almacenamiento y seguridad de datos:

• Ubicación de los datos: Los datos personales que almacena Flowella se conservan en el Reino Unido, en la región «UK South» (Londres) de Microsoft Azure. Los archivos almacenados también se replican en la región «UK West» (Cardiff) de Azure para garantizar la resiliencia, y las copias de seguridad de la base de datos permanecen en «UK South». Algunos de nuestros proveedores de servicios tratan datos fuera del Reino Unido; en la sección 7 se explica cómo se protegen esas transferencias.

• Cifrado: Utilizamos un cifrado robusto para proteger los datos. Todos los datos de nuestra base de datos se cifran en reposo mediante el cifrado AES-256, y todos los datos en tránsito se protegen a través de TLS/HTTPS. Esto significa que, tanto si sus datos se almacenan como si se transmiten entre nuestros servidores y su dispositivo (o a sus sistemas integrados), están cifrados y protegidos contra el acceso no autorizado.

• Controles de acceso: El acceso a los datos personales está estrictamente limitado. Solo un reducido número de empleados autorizados de Flowella (como ingenieros o personal de soporte que necesitan acceso para resolver problemas o gestionar el servicio) puede acceder a las bases de datos, y aun así, únicamente por motivos operativos legítimos. Empleamos medidas de control de acceso y autenticación basadas en roles para impedir el acceso interno no autorizado. El acceso de los administradores a los servidores y las bases de datos se registra y se audita.

• Prácticas de seguridad: Seguimos las mejores prácticas para proteger nuestra aplicación e infraestructura. Esto incluye actualizaciones periódicas de software, parches de seguridad, cortafuegos y medidas de seguridad de red para evitar intrusiones no autorizadas. También utilizamos la autenticación multifactorial (MFA) y otros métodos de verificación de identidad para nuestras cuentas internas. Microsoft Azure, que aloja Flowella, cuenta con certificaciones independientes, entre las que se incluyen la ISO/IEC 27001 y la SOC 2 Tipo 2. Flowella, por su parte, no cuenta actualmente con la certificación SOC 2 ni con la ISO 27001.

• Minimización de datos: Solo almacenamos los datos necesarios para prestar el Servicio que utiliza: sus conversaciones, las respuestas de los Flows y los datos de contacto relacionados. No utilizamos este contenido para ningún fin distinto de prestarle el Servicio, y lo protegemos con el cifrado y los controles de acceso descritos anteriormente.

• Supervisión y protección: Supervisamos nuestros sistemas para detectar cualquier indicio de brechas de seguridad o actividad sospechosa. En el improbable caso de que se produzca una filtración de datos que afecte a datos personales, contamos con un plan de respuesta ante incidentes que incluye la notificación a los usuarios afectados y a las autoridades, tal y como exige la ley. También utilizamos cifrado y protocolos seguros en todas las comunicaciones con WhatsApp y con sus servicios integrados.

Aunque nos esforzamos por utilizar medios comercialmente aceptables para proteger tus datos personales, ningún método de transmisión por Internet o de almacenamiento electrónico es 100 % seguro. No obstante, actualizamos y perfeccionamos continuamente nuestras medidas de seguridad para cumplir o superar los estándares del sector, y nos comprometemos a abordar con prontitud cualquier problema de seguridad que surja.

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los fines descritos en esta política, o según lo exija la ley. Nuestras prácticas de conservación son las siguientes:

• Datos de contacto de WhatsApp: Los números de teléfono y nombres de perfil de WhatsApp que almacenamos en nuestra base de datos se conservan mientras sigas utilizando Flowella y necesites estos contactos para los flujos en curso. Estos datos son necesarios para reconocer a los usuarios que vuelven a utilizar el servicio y mantener el contexto de la conversación. Si tú (el cliente de Flowella) eliminas un contacto a través de la API de Flowella o dejas de utilizar nuestro servicio, eliminaremos o anonimizaremos esos registros de contacto cuando nos lo solicites (consulta «Eliminación y cancelación de la cuenta» más abajo). Actualmente no eliminamos los registros de contacto de forma automática según un calendario.

• Contenido de las conversaciones: Conservamos las conversaciones, incluidos el texto de los mensajes, las respuestas de los Flows, las notas internas y las etiquetas, así como los documentos tratados por nuestras funciones opcionales de documentos, hasta que se eliminen, mientras su cuenta de Flowella esté activa. Actualmente no es posible configurar su eliminación automática transcurrido un plazo determinado. Cuando elimina un número de WhatsApp de Flowella, eliminamos las conversaciones de ese número, incluidos sus mensajes y notas, así como su lista de bajas. Los datos que Flowella ya haya enviado a sus sistemas integrados (por ejemplo, las respuestas de los Flows enviadas a HubSpot) se conservan en dichos sistemas conforme a sus propias políticas de conservación, y eliminarlos en Flowella no los suprime de esos sistemas.

• Datos de cuenta y transacciones: En el caso de nuestros clientes directos (las empresas que utilizan Flowella), podemos conservar cierta información, como los datos de su cuenta, los registros de facturación y las comunicaciones con nosotros, mientras su cuenta esté activa y en la medida en que sea necesario para nuestras operaciones comerciales. Por ejemplo, conservamos los registros de facturación según lo exigido para la presentación de informes financieros y las auditorías. Si cancela su cuenta de Flowella, eliminaremos o anonimizaremos los datos personales asociados a su cuenta en un plazo razonable, salvo aquellos datos que estemos obligados a conservar por ley (por ejemplo, registros de transacciones con fines fiscales) o por intereses comerciales legítimos (como la gestión de posibles litigios).

• Datos analíticos: Los datos de uso agregados y los registros técnicos pueden conservarse para análisis internos, resolución de problemas y supervisión de la seguridad. Algunos de estos registros, como los registros de los webhooks que recibimos de WhatsApp y HubSpot, pueden incluir el contenido de los mensajes y datos de contacto. Los conservamos mientras su cuenta esté activa y actualmente no los eliminamos según un calendario fijo. Se eliminan junto con los datos de su cuenta, o antes si así se solicita.

• Solicitudes de supresión: Si recibimos una solicitud de supresión verificada de una persona (ya sea un usuario final o uno de sus clientes) en relación con sus datos personales que estén bajo nuestro control, suprimiremos los datos pertinentes de nuestros sistemas (consulte «Sus derechos» más abajo para obtener detalles sobre cómo solicitar la supresión). Cuando actuemos como encargados del tratamiento de los datos almacenados en sus sistemas integrados (como HubSpot), le ayudaremos a atender las solicitudes de supresión según sea necesario, pero usted, en su calidad de responsable del tratamiento, será generalmente responsable de eliminar los datos de sus propios sistemas.

Una vez transcurrido el plazo de conservación, o tras cumplir la finalidad para la que se recopilaron los datos, eliminaremos de forma segura o anonimizaremos los datos personales. La anonimización consiste en eliminar de los datos las características que permiten identificar personalmente a una persona, de modo que ya no puedan vincularse a ella.

Flowella se ha diseñado y gestiona con sólidas medidas de protección de la privacidad para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras leyes de privacidad aplicables. Si te encuentras en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido u otra jurisdicción con leyes similares, tienes derechos y garantías específicos en virtud de esta política. Queremos destacar cómo cumplimos con los principios y requisitos clave del RGPD:

• Fundamentos jurídicos para el tratamiento: Solo tratamos datos personales cuando contamos con un fundamento jurídico válido. En cuanto a los datos de nuestros clientes empresariales (usted, el cliente que utiliza Flowella), tratamos su información (como los datos de la cuenta) principalmente sobre la base de la necesidad contractual, es decir, para prestarle el servicio que ha solicitado. En cuanto a los datos personales de los usuarios finales (tus clientes que interactúan a través de WhatsApp), actuamos como encargados del tratamiento en tu nombre. En términos del RGPD, tú, como empresa, eres el responsable del tratamiento que determina la finalidad (por ejemplo, recopilar una respuesta a una encuesta) y Flowella trata esos datos según tus instrucciones. Partimos de la base de que usted ha obtenido el consentimiento del usuario o dispone de otra base legal (como un interés legítimo o un contrato con el usuario) para interactuar con él a través de WhatsApp. La propia política de WhatsApp exige que las empresas que utilizan su plataforma obtengan todos los consentimientos necesarios de los usuarios antes de enviarles mensajes. Al utilizar Flowella, confirmas que tienes derecho a enviar mensajes a dichos usuarios y a recopilar sus datos a través de la plataforma. También podemos firmar un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) con nuestros clientes, previa solicitud, para definir formalmente nuestras obligaciones en virtud del RGPD como encargado del tratamiento.

• Minimización de datos y limitación de la finalidad: De acuerdo con los principios del RGPD, minimizamos los datos que recopilamos y nos aseguramos de que se utilicen únicamente para la finalidad específica prevista. Tal y como se ha descrito, recopilamos y almacenamos los datos de contacto, el contenido de los mensajes y las respuestas de los Flows necesarios para gestionar sus conversaciones e integraciones, y no recopilamos ni almacenamos datos personales que no necesitemos. Utilizamos los datos personales estrictamente para facilitar los flujos de conversación de WhatsApp e integrarnos con sus sistemas, nada más. No reutilizamos los datos para la elaboración de perfiles, el marketing ni ninguna otra actividad no relacionada.

• Transparencia: La presente Política de privacidad tiene por objeto proporcionar información transparente sobre nuestras prácticas en materia de datos, cumpliendo con el requisito del RGPD de que los avisos de privacidad estén redactados en un lenguaje claro y sencillo. Si algo no le queda claro, póngase en contacto con nosotros (los datos de contacto figuran más abajo) y estaremos encantados de ofrecerle más explicaciones.

• Transferencias internacionales de datos: Somos conscientes de que nuestros clientes pueden estar repartidos por todo el mundo. Flowella almacena los datos en el Reino Unido. Si accedes a Flowella desde fuera del Reino Unido, o si integras Flowella con un sistema que almacena datos en otro lugar, pueden producirse transferencias transfronterizas de datos personales. Algunos de nuestros subencargados del tratamiento tratan datos personales en el Espacio Económico Europeo (por ejemplo, Sentry en Alemania) o en Estados Unidos (por ejemplo, Stripe, así como OpenAI y Cloudinary cuando se utilizan sus funciones). Las transferencias al EEE se basan en la normativa de adecuación del Reino Unido; las transferencias a Estados Unidos se basan en la Extensión del Reino Unido al Marco de Protección de Datos UE-EE. UU., siempre que el destinatario esté certificado, y, en caso contrario, en el Acuerdo de Transferencia Internacional de Datos de la ICO o en el Anexo del Reino Unido a las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE. También señalamos que WhatsApp es un servicio global; el uso de la API de WhatsApp Business implica, por naturaleza, el tratamiento por parte de Meta, lo que puede incluir transferencias (Meta utiliza centros de datos en EE. UU. y en todo el mundo). Aconsejamos a nuestros clientes que informen de ello a sus usuarios finales y obtengan los consentimientos necesarios.

• Cumplimiento normativo de los socios de integración: Nos integramos con plataformas de terceros, como HubSpot, que a su vez cumplen con el RGPD. HubSpot, por ejemplo, actúa como encargado del tratamiento bajo condiciones estrictas y ofrece acuerdos de tratamiento de datos (DPA) a sus clientes. Al garantizar que los datos se transfieren a sistemas de confianza, contribuimos a mantener el cumplimiento de principio a fin. No obstante, también es su responsabilidad configurar y utilizar dichos sistemas de forma conforme a la normativa (por ejemplo, no almacenar datos en HubSpot durante más tiempo del necesario, atender las solicitudes de supresión, etc.).

• Datos de menores: Flowella no está dirigida ni destinada a menores de 16 años. No recopilamos deliberadamente datos personales de menores. Si tiene conocimiento de que se nos han facilitado datos de un menor a través de nuestro Servicio, póngase en contacto con nosotros y tomaremos las medidas necesarias para eliminarlos. Esperamos que nuestros clientes empresariales eviten utilizar Flowella para dirigirse a menores o recopilar datos de ellos de formas que infrinjan la legislación aplicable.

En general, el enfoque de Flowella, que utiliza una infraestructura con sede en el Reino Unido y aplica estrictos límites al uso de datos, se ajusta a las recomendaciones para el cumplimiento del RGPD de la API de WhatsApp Business. Exigimos el consentimiento explícito de los usuarios finales a través de los propios mecanismos de WhatsApp y de sus políticas; limitamos la recogida de datos a lo necesario para gestionar sus conversaciones y garantizamos que los datos se mantengan en el Reino Unido o estén protegidos por medidas de seguridad adecuadas. Estas medidas le ayudan a utilizar WhatsApp para empresas sin dejar de cumplir con el RGPD.

Si eres una persona física residente en el EEE, el Reino Unido u otras regiones con legislaciones similares en materia de protección de datos, tienes determinados derechos en relación con tus datos personales. Flowella se compromete a ayudar a nuestros clientes y usuarios finales a ejercer dichos derechos:

• Derecho de acceso: Tienes derecho a solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ti, así como información sobre cómo los tratamos.

• Derecho de rectificación: Si alguno de los datos personales que tenemos es inexacto o está incompleto, tienes derecho a solicitarnos que lo corrijamos. Por ejemplo, si eres titular de una cuenta de Flowella y tu dirección de correo electrónico ha cambiado, puedes actualizarla o pedirnos que la actualicemos.

• Derecho de supresión: Tiene el «derecho al olvido», lo que significa que puede solicitarnos que eliminemos los datos personales que tenemos sobre usted. Por ejemplo, si es un usuario final que ha interactuado en una conversación de WhatsApp gestionada por Flowella y desea que su número de teléfono, sus mensajes y sus respuestas de los Flows sean eliminados de nuestra base de datos, puede solicitar su supresión. Cumpliremos con dichas solicitudes en la medida en que lo exija la legislación aplicable. (Nota: si tus datos se encuentran en un sistema de terceros, como el CRM de una empresa, también deberás ponerte en contacto con dicha empresa, pero ayudaremos a nuestros clientes a atender dichas solicitudes de sus usuarios).

• Derecho a la limitación del tratamiento: Puedes solicitarnos que limitemos el tratamiento de tus datos en determinadas circunstancias (por ejemplo, mientras se resuelve una cuestión relativa a la exactitud o la legalidad del tratamiento).

• Derecho a la portabilidad de los datos: En el caso de los datos que nos hayas facilitado directamente, tienes derecho a solicitar una copia en un formato común para transferirlos a otro proveedor. (Esto se aplica principalmente a los titulares de cuentas. En el caso de los usuarios finales de WhatsApp, la empresa con la que interactuaste es la responsable del tratamiento, por lo que las solicitudes de portabilidad suelen ser gestionadas por dicha empresa, y nosotros le prestaremos asistencia).

• Derecho de oposición: Tienes derecho a oponerte al tratamiento de tus datos personales si consideras que se lleva a cabo por motivos (como intereses legítimos) que no son imperiosos o si se hace con fines de marketing directo. No enviamos comunicaciones de marketing a los usuarios finales, y cualquier comunicación de marketing dirigida a nuestros clientes se basa en el consentimiento, por lo que es poco probable que esto suponga un problema. No obstante, si en algún momento recibes este tipo de comunicaciones, puedes darte de baja en cualquier momento.

• Derecho a no ser objeto de una toma de decisiones automatizada: Flowella no toma ninguna decisión jurídicamente relevante sobre personas únicamente por medios automatizados. En nuestro servicio no se lleva a cabo ninguna elaboración de perfiles ni toma de decisiones automatizada que afecte a tus derechos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, o para solicitar información sobre sus datos personales, póngase en contacto con nosotros en privacy@flowella.io. Es posible que tengamos que verificar su identidad antes de atender determinadas solicitudes (para asegurarnos de que no revelamos ni eliminamos datos a la persona equivocada). Responderemos a las solicitudes dentro del plazo exigido por la ley (por lo general, en el plazo de un mes para las solicitudes relacionadas con el RGPD, con una prórroga si es necesario y está permitido). Para los usuarios finales de nuestros clientes: si se pone en contacto con nosotros directamente, es posible que remitamos su solicitud a la empresa correspondiente (nuestro cliente) cuando sea oportuno, ya que esta puede ser la responsable del tratamiento de su información en su CRM. Le orientaremos y ayudaremos en este proceso.

Además, si se encuentra en el EEE o en el Reino Unido y considera que no hemos tratado sus datos personales correctamente de acuerdo con la ley, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de Protección de Datos (DPA) de su país. Por ejemplo, en el Reino Unido, sería la Oficina del Comisionado de Información (ICO). Le animamos a que se ponga en contacto con nosotros primero para que podamos atender sus inquietudes directamente. No obstante, también tiene la opción de dirigirse a las autoridades.

Si deseas eliminar tus datos o cancelar tu cuenta de Flowella, envía una solicitud a nuestro equipo de atención al cliente a privacy@flowella.io. Por motivos de seguridad, escríbenos desde la dirección de correo electrónico asociada a tu cuenta (o, en su defecto, proporciona una prueba de titularidad). Una vez recibida dicha solicitud:

• Eliminaremos los datos personales que tengamos sobre ti (como titular de la cuenta) y que no estemos obligados a conservar. Esto incluye la eliminación de la información de tu perfil de nuestra base de datos de usuarios, así como cualquier dato de contacto de WhatsApp asociado exclusivamente al uso que tu cuenta haga del Servicio.

• En cuanto a cualquier dato de usuario final que conservemos en nuestras bases de datos o registros (como números de WhatsApp, mensajes y respuestas de los Flows), lo eliminaremos o lo anonimizaremos para que ya no pueda vincularse a esa persona.

• Ten en cuenta que la eliminación en nuestro sistema no suprime automáticamente los datos que ya se hayan enviado a tus sistemas integrados (por ejemplo, si se creó un contacto en tu HubSpot, ese registro permanecerá en HubSpot hasta que lo elimines). Deberás eliminar por separado los datos de dichos sistemas si es necesario. Podemos ayudarte aclarando qué datos se transmitieron.

• Le confirmaremos una vez que se haya completado el proceso de eliminación. Es posible que algunos datos residuales (copias de seguridad o datos almacenados en caché) persistan durante un breve periodo en nuestras copias de seguridad protegidas, pero, de ser así, estarán protegidos y, finalmente, se eliminarán en el ciclo normal de rotación de copias de seguridad. Nos aseguramos de que no se pueda acceder fácilmente a dichos datos y de que solo se conserven temporalmente con fines de recuperación ante desastres.

Ten en cuenta que, si eres un usuario final de uno de nuestros clientes empresariales y deseas que se eliminen tus conversaciones o datos de WhatsApp, lo mejor es que te pongas en contacto con la empresa con la que has interactuado (el responsable del tratamiento). De este modo, ellos podrán indicarnos si es necesario que tomemos alguna medida por nuestra parte. Disponemos de una dirección de correo electrónico específica para consultas sobre privacidad (privacy@flowella.io) y trataremos las solicitudes de supresión con carácter prioritario.

Nuestro sitio web o nuestras comunicaciones pueden contener ocasionalmente enlaces a sitios web de terceros (por ejemplo, un enlace a nuestro blog, a documentación o a un artículo externo). Si sigues un enlace a cualquier sitio externo, ten en cuenta que estos sitios tienen sus propias políticas de privacidad y que no aceptamos ninguna responsabilidad por su contenido o prácticas. Esta Política de privacidad se aplica exclusivamente a los datos tratados por Flowella. Te recomendamos que revises las políticas de privacidad de cualquier servicio de terceros con el que interactúes. Lo mismo ocurre con los servicios externos que integres con Flowella (como HubSpot, la propia WhatsApp, etc.): dichos servicios tienen sus propios compromisos de privacidad. Por ejemplo, la política de privacidad y los términos de WhatsApp regirán lo que WhatsApp (Meta) haga con cualquier metadato o información que recopile cuando utilices su plataforma.

Podemos actualizar esta Política de privacidad de vez en cuando para reflejar cambios en nuestro Servicio, requisitos legales u otros aspectos de nuestras operaciones. Si realizamos cambios sustanciales, se lo notificaremos a nuestros usuarios por correo electrónico (si dispone de una cuenta) o mediante la publicación de un aviso destacado en nuestro sitio web o en el panel de control. La fecha de «Última actualización» que aparece en la parte superior indicará siempre cuándo se realizaron los últimos cambios. Te recomendamos que revises periódicamente esta página para conocer la información más reciente sobre nuestras prácticas de privacidad. El hecho de seguir utilizando Flowella tras un cambio en esta Política de privacidad implica que reconoces y aceptas los términos revisados (en la medida en que lo permita la ley). Si no estás de acuerdo con alguna actualización, debes dejar de utilizar el Servicio y puedes solicitar que se eliminen tus datos tal y como se ha descrito anteriormente.

Si tienes alguna pregunta, duda o solicitud relacionada con esta Política de privacidad o con la forma en que gestionamos tus datos personales, no dudes en ponerte en contacto con nosotros:

Flowella Limited
Correo electrónico: privacy@flowella.io

También puede ponerse en contacto con nosotros por correo postal en nuestra oficina operativa:
Flowella Limited
a la atención de Goringe Accountants Ltd
1650 Arlington Business Park, Theale
Reading, Berkshire, RG7 4SA
Reino Unido
N.º de empresa: 17255892 (Companies House) (se abre en una nueva pestaña)
N.º de IVA: GB 521 4541 25

(Esta dirección se facilita para correspondencia oficial. Utilice el correo electrónico para obtener una respuesta más rápida).

Estamos aquí para ayudarte y responderemos con mucho gusto a cualquier pregunta que puedas tener sobre tu privacidad. Tu confianza es extremadamente importante para nosotros, y queremos asegurarnos de que te sientas seguro al utilizar Flowella.

Gracias por elegir Flowella. Nos dedicamos a facilitar interacciones eficaces en WhatsApp respetando la privacidad y la seguridad de los datos en cada paso.