Flowella Gizlilik Politikası

Flowella (Flowella Limited tarafından işletilen “Hizmet”), gizliliğinizi korumaya ve kişisel verileri şeffaf ve güvenli bir şekilde işlemeye kendini adamıştır. Bu Gizlilik Politikası, Flowella’nın WhatsApp üzerinde müşteri sohbetlerini yürütmeye yönelik platformunu kullandığınızda hangi bilgileri topladığımızı, bu bilgileri nasıl kullandığımızı ve sakladığımızı ve verilerinizle ilgili haklarınızı açıklamaktadır. Bu Gizlilik Politikasını, işletmelerin veri kullanımı konusunda açık bildirimlerde bulunması ve gerekli izinleri alması gerektiğine dair WhatsApp’ın gerekliliklerine ve geçerli veri koruma yasalarına (GDPR dahil) uygun olarak hazırlıyoruz. Flowella’yı kullanarak, bu Gizlilik Politikasında açıklanan uygulamaları kabul etmiş olursunuz. Kabul etmiyorsanız, lütfen Hizmeti kullanmayı bırakın.

WhatsApp Etkileşimlerinden Elde Edilen Veriler

Siz veya müşterileriniz Flowella aracılığıyla WhatsApp üzerinde etkileşim kurduğunuzda, Hizmeti sizin için yürütmek, yani ortak gelen kutunuzu, WhatsApp Flows’unuzu ve bağladığınız entegrasyonları çalıştırmak için gerekli olan kişisel verileri saklarız. Bu veriler için veri işleyiciniz olarak hareket ederiz (bkz. 7. bölüm). Özellikle:

• Kişi Bilgileri: Size mesaj gönderen veya mesajlarınızı alan her kişinin WhatsApp telefon numarası ve WhatsApp profil adı ile eklediğiniz ya da HubSpot gibi bağlı bir sistemden senkronize ettiğiniz e-posta adresi veya diğer iletişim bilgileri. Bunları sohbeti tanımlamak, mesajları iletmek ve kişiyi sistemlerinizdeki doğru kayıtla ilişkilendirmek için kullanırız.

• Mesaj İçeriği: Flowella aracılığıyla gönderilen ve alınan WhatsApp mesajlarının metni ile WhatsApp’ın bize ilettiği teslim ve okunma durumu ve mesaj ayrıntıları. Müşterilerinizin bir sohbette gönderdiği ekler (fotoğraflar veya belgeler gibi) WhatsApp (Meta) tarafından tutulur; ekibinizin bunları görüntüleyebilmesi için bu eklere ait bir referansı saklarız. Ekibinizin Flowella’dan gönderdiği dosyalar ise dosya depolama alanımızda saklanır.

• Flow Yanıtları: Ekibinizin her gönderimi Flowella’da ve bağlı sistemlerinizde görebilmesi için kişilerin WhatsApp Flows’unuz aracılığıyla gönderdiği yanıtlar.

• Ekip Notları ve Etiketler: Ekibinizin sohbetlere eklediği dahili notlar, etiketler ve atamalar.

• Vazgeçme (Opt-out) Kayıtları: Mesaj almaktan vazgeçen kişilere mesaj göndermeyi durdurabilmemiz için telefon numarası, vazgeçmenin geçerli olduğu WhatsApp numarası ve varsa belirtilen neden.

• Belgeler: İsteğe bağlı belge özelliklerimiz tarafından işlenen dosyalar; örneğin AI Document Reader tarafından okunan belgeler ve bunlardan çıkarılan bilgiler ile Generate Document ile oluşturulan PDF’ler.

HubSpot gibi bir entegrasyon bağladığınızda, bu verileri yapılandırdığınız şekilde o sisteme de göndeririz; örneğin Flow yanıtlarını HubSpot formunuza göndeririz. Bu durumda verilerin bir kopyası hem Flowella’da hem de bağlı sisteminizde tutulur. Şu anda mesaj depolamayı kapatmak veya mesajları belirli bir süre sonra otomatik olarak silmek için bir ayar bulunmamaktadır. Bu verileri ne kadar süre sakladığımız ve nasıl sildirebileceğiniz 6. bölümde açıklanmaktadır.

Hesap ve İletişim Bilgileri

Flowella müşterisiyseniz (örneğin, ücretsiz deneme sürümüne kaydolursanız, bir hesap oluşturursanız veya destek için bizimle iletişime geçerseniz), bize doğrudan sağladığınız bilgileri toplarız. Bunlar arasında şunlar yer alır:

• İletişim bilgileri: Adınız, işletme adınız, e-posta adresiniz ve telefon numaranız (hesap kaydı, sorular veya kayıt işlemleri için).

• Hesap kimlik bilgileri: Bir hesap oluşturulursa, gerekli oturum açma bilgilerini (e-posta ve şifre gibi) toplarız.

• İletişim içeriği: Bizimle yazışırsanız (örneğin e-posta veya iletişim formumuz aracılığıyla), bu mesajlardaki bilgileri toplarız (örneğin, gönderdiğiniz sorular veya geri bildirimler).

Bu bilgileri, Flowella hesabınızı oluşturmak ve yönetmek, müşteri desteği sağlamak ve hizmetlerimizle ilgili iletişim kurmak için kullanırız. Bu veriler, WhatsApp son kullanıcı verilerinden ayrı olarak saklanır. Yalnızca kurduğunuz entegrasyonları çalıştırmak için gerektiği ölçüde HubSpot CRM'nizdeki veya diğer entegre uygulamalardaki kişisel verilere erişiriz; örneğin bir WhatsApp kişisini doğru HubSpot kişisiyle eşleştirmek veya Flow yanıtlarını HubSpot formunuza göndermek için.

Otomatik Olarak Toplanan Veriler

Web sitemizi veya kontrol panelimizi kullandığınızda, Hizmetin düzgün ve güvenli bir şekilde çalışmasını sağlamak amacıyla belirli teknik bilgiler otomatik olarak toplanabilir. Bunlar arasında şunlar yer alabilir:

• Kullanım ve günlük verileri: IP adresi, tarayıcı türü, cihaz türü ve erişim zaman damgaları gibi. Bu verileri öncelikle güvenlik günlüğü tutma, dolandırıcılığı önleme ve platform performansını iyileştirme amacıyla kullanırız.

• Çerezler ve analiz araçları: Web sitemiz ve Flowella uygulaması, tercihlerinizi ve oturum durumunuzu hatırlamak için çerezler kullanır. Ayrıca web sitemizin ve Flowella uygulamasının nasıl kullanıldığını, örneğin hangi sayfaların ziyaret edildiğini anlamak için Google Analytics (Google Tag Manager aracılığıyla), Hotjar ve HubSpot kullanırız; Hotjar ayrıca ısı haritaları oluşturmak için oturumları kaydedebilir. Gerekli olmayan çerezler, gerekli olduğu durumlarda yalnızca sizin izninizle kullanılır. Çerez Politikamız, bu araçların yerleştirdiği çerezleri listeler.

Bu verileri web sitemizi ve Hizmeti çalıştırmak, güvenliğini sağlamak ve iyileştirmek için kullanırız. Bu verileri satmayız ve kullanıcıları üçüncü taraf sitelerde izlemek için kullanmayız.

Kişisel bilgileri yalnızca aşağıdaki amaçlarla kullanıyoruz:

• Hizmeti Sunmak ve İşletmek: WhatsApp'taki telefon numaraları ve profil adları, mesajları iletmek ve etkileşimli akışları yürütmek için kullanılır (örneğin, doğru kullanıcının doğru form sorularını almasını sağlamak). Ekibinizin sohbetleri Flowella’da görüp yönetebilmesi için mesajları, Flow yanıtlarını ve notları saklarız ve seçtiğiniz verileri bağlı sistemlerinize göndeririz (örneğin, HubSpot CRM'nizdeki bir kaydı güncellemek gibi). Bu verileri ikincil amaçlarla kullanmıyoruz. Aslında, WhatsApp, platformu aracılığıyla elde edilen verilerin yalnızca mesajlaşma etkileşimini desteklemek için gerekli olduğu ölçüde kullanılmasını şart koşar ve biz de bu kurala uyarız.

• Sistemlerinizle Entegrasyon: Toplanan WhatsApp etkileşim verilerini işler ve bunları bağladığınız platformlara anında iletiriz (örneğin, bir anket yanıtını HubSpot CRM'inize veya yapılandırıldığı şekilde başka bir veritabanına göndeririz). Bu, kendi sistemlerinizde müşteri bilgilerini gerçek zamanlı olarak toplamanıza ve yönetmenize olanak tanır. Flowella ayrıca, ekibinizin sohbet ve gönderim geçmişini Flowella’da görebilmesi için bu verilerin bir kopyasını saklar.

• Hesap Yönetimi ve Müşteri Desteği: Flowella müşterileri için, hesabınızı yönetmek, destek sağlamak, önemli hizmet güncellemelerini göndermek ve sorulara yanıt vermek amacıyla hesap ve iletişim bilgilerinizi kullanırız. Örneğin, Hizmetteki önemli değişiklikler, güvenlik bildirimleri hakkında size e-posta gönderebilir veya talep etmeniz halinde kullanıma başlama sürecinde yardım sunabiliriz.

• Hizmet İyileştirme ve Analitik: Hizmetin nasıl kullanıldığını anlamak ve özellikleri ile performansı iyileştirmek amacıyla, toplu veya anonimleştirilmiş (hiçbir kişiyi tanımlamayan) kullanım verilerini kullanabiliriz. Örneğin, belirli bir dönemde gerçekleştirilen akışların veya gönderilen mesajların sayısını takip edebiliriz. Bu analizler, herhangi bir kişisel konuşma içeriği veya kişisel tanımlayıcı içermez: bunlar tamamen operasyonel ölçümlerdir. Bundan ayrı olarak, 2. bölümde açıklanan analiz araçları, web sitemizin ziyaretçileri ve Flowella uygulamasının kullanıcıları hakkında kullanım verileri toplar.

• Yasal Uyum ve Koruma: Yasal yükümlülüklerimize uymak veya haklarımızı ve kullanıcılarımızın güvenliğini korumak için gerekli olduğu ölçüde belirli verileri işleyebiliriz. Örneğin, kötüye kullanım veya dolandırıcılığı tespit etmek ya da geçerli yasa ve yönetmeliklere uymak için günlüklerin (telefon numaraları veya IP adresleri dahil) tutulması gerekli olabilir. Yasa gereği (örneğin bir mahkeme kararı uyarınca) verileri ifşa etmemiz gerekirse, bunu yalnızca gerekli olduğu ölçüde ve geçerli veri koruma yasalarına uygun olarak yapacağız.

Kişisel verileri, rıza alınmadan pazarlama veya reklam amaçlı kullanmayız. Kişisel bilgilerinizi hiçbir üçüncü tarafa satmayız veya kiralamayız. Verilerin tüm kullanımı, sizin veya kuruluşunuzun kaydolduğu Flowella hizmetinin sağlanmasıyla sınırlıdır.

Gizliliğinize büyük önem veriyoruz ve kişisel verilerin paylaşımını, hizmetimizi yürütmek için gerekli olan veya yasaların gerektirdiği ölçülerle sınırlı tutuyoruz:

• Yetkilendirdiğiniz Entegrasyonlar: Flowella, tasarım gereği WhatsApp Flows aracılığıyla toplanan bilgileri, bağladığınız ve yetkilendirdiğiniz entegrasyonlara (örneğin, kendi HubSpot CRM örneğiniz) gönderir. Bu, son kullanıcılarınızın WhatsApp üzerinden gönderdiği tüm verilerin (anket yanıtları, iletişim bilgileri vb.) sizin talimatınız doğrultusunda söz konusu üçüncü taraf platformla paylaşılacağı anlamına gelir. Flowella bu verileri bağımsız olarak başka bir yerde paylaşmaz. CRM'nizdeki veriler, o CRM sağlayıcısıyla yaptığınız sözleşmeye tabidir. Örneğin, HubSpot'a bağlanırsanız, veriler HubSpot'un gizlilik politikasına ve güvenlik önlemlerine tabi olacaktır. Kullandığınız tüm entegre hizmetlerin uygun veri koruma uygulamalarına sahip olduğundan emin olmanızı öneririz.

• Hizmet Sağlayıcılar (Alt İşleyiciler): Flowella’yı barındırmak ve işletmek için az sayıda güvenilir hizmet sağlayıcıdan yararlanıyoruz. Uygulamamız, veritabanımız ve dosya depolama alanımız, Birleşik Krallık Güney bölgesi (Londra) içindeki Microsoft Azure üzerinde barındırılmaktadır; depolanan dosyaların yedek kopyası ise Azure’un Birleşik Krallık Batı bölgesinde tutulmaktadır. Hizmetin belirli kısımlarını destekleyen diğer sağlayıcılar şunlardır: faturalandırma ve ödemeler için Stripe, hizmet e-postaları için Resend, hata izleme için Sentry (bu izleme, ekrandaki metinler maskelenmiş olarak oturum tekrarı kayıtlarını içerebilir), isteğe bağlı yapay zeka özelliklerimiz için OpenAI ve bir müşteri için geliştirilmiş bir yapay zeka görsel özelliğiyle oluşturulan görselleri depolamak için Cloudinary. Alt işleyiciler sayfamız, kendi web sitemiz ve uygulamamız için kullandığımız analiz araçları dahil olmak üzere her sağlayıcıyı, işlediği verileri ve bu verileri nerede işlediğini listeler. Bu sağlayıcılar, kişisel verileri yalnızca size Hizmeti sunmak amacıyla bizim adımıza işler; bu işlem, verileri sadece belirlediğimiz amaçlar için kullanmalarını ve korumalarını gerektiren yazılı anlaşmalar kapsamında gerçekleştirilir.

• Kuruluşumuz İçinde: Sakladığımız kişisel veriler (örn. hesap bilgileri veya WhatsApp iletişim verileri), Hizmeti işletmek ve desteklemek için bu verilere erişmesi gereken Flowella Limited’deki yetkili personel tarafından erişilebilir durumdadır. Ekip üyelerimiz gizlilik yükümlülüğüne tabidir ve veri gizliliği konusunda eğitilmiştir. Farklı müşteri hesapları arasında bireysel müşteri verilerini paylaşmıyoruz. Her bir Flowella müşterisinin verileri birbirinden izole edilmiştir: Bir müşterinin WhatsApp iletişimlerinden elde edilen bilgileri, izinsiz olarak asla başka bir müşteriye veya üçüncü tarafa ifşa etmeyecek veya aktarmayacağız. (Bu, bir müşterinin sohbetinden elde edilen bilgilerin başka bir müşteriyle paylaşılamayacağına dair WhatsApp politikasıyla uyumludur.)

• Yasal Gereklilikler: Yasa gereği veya kamu otoritelerinin (örneğin, bir mahkeme veya devlet kurumu) geçerli talepleri üzerine bilgileri ifşa edebiliriz. Bu gibi durumlarda, talebi dikkatle inceleyeceğiz ve yalnızca yasal olarak mecbur kalırsak bilgi vereceğiz. Mümkün olduğu her durumda, bu tür taleplerden etkilenen tarafa bilgi vereceğiz.

• İşletme Devirleri: Flowella Limited’in bir birleşme, satın alma veya varlık satışı sürecine dahil olması durumunda, kişisel verileriniz bu işlemin bir parçası olarak yeni sahibi/ortağa devredilebilir. Böyle bir durumda, yeni kuruluşun bu Gizlilik Politikasında verdiğimiz taahhütlere uymasını sağlayacağız ve kişisel bilgilerinizin mülkiyeti veya kontrolünde meydana gelen bu tür değişiklikleri size (örneğin, e-posta yoluyla veya sitemizdeki bir bildirim aracılığıyla) bildireceğiz.

Önemli bir nokta olarak, kişisel verileri üçüncü taraflara SATMIYORUZ. Bilgilerinizi üçüncü tarafların pazarlama faaliyetleri için paylaşmıyoruz. Gerçekleşen her türlü paylaşım, yalnızca hizmetimizi sunmak amacıyla veya yukarıda belirtildiği gibi yasal olarak gerekli olduğu durumlarda yapılır.

Verilerinizin güvenliğinin son derece önemli olduğunu biliyoruz. Flowella, işlediğimiz kişisel bilgileri korumak için sektör standartlarına uygun güvenlik önlemleri uygulamaktadır. Veri depolama ve güvenlik uygulamalarımızın temel unsurları şunlardır:

• Veri Konumu: Flowella’nın sakladığı kişisel veriler, Birleşik Krallık’ta, Microsoft Azure’un Birleşik Krallık Güney bölgesi (Londra) içinde tutulmaktadır. Depolanan dosyalar, esneklik sağlamak amacıyla Azure’ın Birleşik Krallık Batı bölgesi (Cardiff) sunucularına da yedeklenir; veritabanı yedekleri ise Birleşik Krallık Güney bölgesinde tutulur. Bazı hizmet sağlayıcılarımız verileri Birleşik Krallık dışında işler; bu aktarımların nasıl korunduğu 7. bölümde açıklanmaktadır.

• Şifreleme: Verileri korumak için güçlü şifreleme yöntemleri kullanıyoruz. Veritabanımızdaki tüm veriler, AES-256 şifreleme kullanılarak depolandıkları sırada şifrelenir ve aktarım halindeki tüm veriler TLS/HTTPS aracılığıyla korunur. Bu, verileriniz ister depolanıyor ister sunucularımız ile cihazınız (veya entegre sistemleriniz) arasında aktarılıyor olsun, şifrelenmiş ve yetkisiz erişime karşı korunduğu anlamına gelir.

• Erişim Kontrolleri: Kişisel verilere erişim sıkı bir şekilde sınırlandırılmıştır. Yalnızca az sayıda yetkili Flowella personeli (örneğin, hizmetle ilgili sorunları gidermek veya hizmeti yönetmek için erişime ihtiyaç duyan mühendisler veya destek personeli) veritabanlarına erişebilir ve bu erişim de yalnızca meşru operasyonel nedenlerle gerçekleşir. Yetkisiz iç erişimi önlemek için rol tabanlı erişim kontrolü ve kimlik doğrulama önlemleri uyguluyoruz. Sunuculara ve veritabanlarına yönetici erişimi kaydedilir ve denetlenir.

• Güvenlik Uygulamaları: Uygulamamızı ve altyapımızı güvence altına almak için en iyi uygulamaları takip ediyoruz. Buna, yetkisiz izinsiz girişleri önlemek amacıyla düzenli yazılım güncellemeleri, güvenlik yamaları, güvenlik duvarları ve ağ güvenliği önlemleri dahildir. Ayrıca, iç hesaplarımız için Çok Faktörlü Kimlik Doğrulama (MFA) ve diğer kimlik doğrulama yöntemlerini kullanıyoruz. Flowella’yı barındıran Microsoft Azure, ISO/IEC 27001 ve SOC 2 Tip 2 dahil olmak üzere bağımsız sertifikalara sahiptir. Flowella’nın kendisi şu anda SOC 2 veya ISO 27001 sertifikasına sahip değildir.

• Veri Asgari Düzeye İndirme: Yalnızca kullandığınız Hizmeti yürütmek için gerekli olan verileri saklarız: sohbetleriniz, Flow yanıtları ve ilgili iletişim bilgileri. Bu içeriği size Hizmeti sunmak dışında hiçbir amaçla kullanmayız ve yukarıda açıklanan şifreleme ve erişim kontrolleriyle koruruz.

• İzleme ve Koruma: Sistemlerimizi, güvenlik ihlalleri veya şüpheli faaliyetlere dair herhangi bir işaret olup olmadığını izliyoruz. Kişisel verilerin dahil olduğu bir veri ihlali gibi olasılığı düşük bir durumun meydana gelmesi halinde, yasaların gerektirdiği şekilde etkilenen kullanıcıları ve yetkilileri bilgilendirmeyi içeren bir olay müdahale planımız mevcuttur. Ayrıca, WhatsApp ve entegre hizmetlerinizle olan tüm iletişimlerde şifreleme ve güvenli protokoller kullanıyoruz.

Kişisel verilerinizi korumak için ticari olarak kabul edilebilir yöntemler kullanmaya gayret etsek de, İnternet üzerinden veri aktarımı veya elektronik depolama yöntemlerinin hiçbiri %100 güvenli değildir. Bununla birlikte, sektör standartlarını karşılamak veya aşmak amacıyla güvenlik önlemlerimizi sürekli olarak güncelliyor ve iyileştiriyoruz; ortaya çıkan her türlü güvenlik sorununu derhal ele almayı taahhüt ediyoruz.

Kişisel verileri, yalnızca bu politikada belirtilen amaçları yerine getirmek için gerekli olduğu sürece veya yasaların gerektirdiği sürece saklarız. Veri saklama uygulamalarımız aşağıdaki gibidir:

• WhatsApp Kişi Verileri: Veritabanımızda sakladığımız WhatsApp telefon numaraları ve profil adları, Flowella'yı kullanmaya devam ettiğiniz ve devam eden akışlar için bu kişilere ihtiyaç duyduğunuz sürece saklanır. Bu veriler, geri dönen kullanıcıları tanımak ve konuşma bağlamını korumak için gereklidir. Siz (Flowella müşterisi) Flowella API’si aracılığıyla bir kişiyi silerseniz veya hizmetimizi kullanmayı bırakırsanız, bu kişi kayıtlarını bizden talep ettiğinizde siler veya anonimleştiririz (aşağıdaki “Silme ve Hesap İptali” bölümüne bakın). Şu anda kişi kayıtlarını belirli bir takvime göre otomatik olarak silmiyoruz.

• Konuşma İçeriği: Mesaj metni, Flow yanıtları, dahili notlar ve etiketler ile isteğe bağlı belge özelliklerimiz tarafından işlenen belgeler dahil olmak üzere sohbetleri, Flowella hesabınız aktif olduğu sürece, silinene kadar saklarız. Şu anda bunların belirli bir süre sonra otomatik olarak silinmesini ayarlayamazsınız. Bir WhatsApp numarasını Flowella’dan kaldırdığınızda, o numaraya ait mesajlar ve notlar dahil sohbetleri ve vazgeçme (opt-out) listesini sileriz. Flowella’nın entegre sistemlerinize halihazırda gönderdiği veriler (örneğin, HubSpot’a gönderilen Flow yanıtları) bu sistemlerde kendi saklama politikalarınıza göre tutulur ve bu verilerin Flowella’da silinmesi, söz konusu sistemlerden kaldırılmalarını sağlamaz.

• Hesap ve İşlem Verileri: Doğrudan müşterilerimiz (Flowella’yı kullanan işletmeler) için, hesabınız aktif olduğu sürece ve iş faaliyetlerimiz için gerekli olduğu ölçüde, hesap bilgileriniz, faturalandırma kayıtlarınız ve bizimle olan iletişimleriniz gibi belirli bilgileri saklayabiliriz. Örneğin, finansal raporlama ve denetimler için gerekli olduğu ölçüde faturalandırma kayıtlarını saklarız. Flowella hesabınızı iptal ederseniz, yasalarca saklamamız gereken veriler (örneğin, vergi amaçlı işlem kayıtları) veya meşru ticari menfaatler (anlaşmazlıkların çözümü gibi) hariç olmak üzere, hesabınızla ilişkili kişisel verileri makul bir süre içinde siler veya anonimleştiririz.

• Analitik Veriler: Toplu kullanım verileri ve teknik günlükler; iç analiz, sorun giderme ve güvenlik izleme amacıyla saklanabilir. WhatsApp ve HubSpot’tan aldığımız webhook kayıtları gibi bu günlüklerin bazıları mesaj içeriği ve kişi bilgileri içerebilir. Bu günlükleri hesabınız aktif olduğu sürece saklarız ve şu anda bunları sabit bir takvime göre silmiyoruz. Bu günlükler hesap verilerinizle birlikte veya talep üzerine daha erken silinir.

• Silme Talepleri: Bir kişiden (son kullanıcı veya müşterilerinizden biri), kontrolümüz altındaki kişisel verileriyle ilgili doğrulanmış bir silme talebi alırsak, ilgili verileri sistemlerimizden sileriz (silme talebinde bulunma yöntemiyle ilgili ayrıntılar için aşağıdaki “Haklarınız” bölümüne bakınız). Entegre sistemlerinizde (HubSpot gibi) depolanan veriler için veri işleyici olarak hareket ettiğimizde, gerektiğinde silme taleplerinin yerine getirilmesinde size yardımcı olacağız; ancak veri sorumlusu olarak genellikle verileri kendi sistemlerinizden kaldırma sorumluluğu size aittir.

Saklama süresi dolduktan sonra veya verilerin toplanma amacı yerine getirildikten sonra, kişisel verileri güvenli bir şekilde siler veya anonimleştiririz. Anonimleştirme, verilerin artık bir kişiyle ilişkilendirilememesi için kişisel olarak tanımlayıcı özelliklerin verilerden çıkarılması anlamına gelir.

Flowella, Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) ve diğer geçerli gizlilik yasalarına uymak amacıyla güçlü gizlilik önlemleriyle tasarlanmış ve işletilmektedir. Avrupa Ekonomik Alanı (AEA), Birleşik Krallık veya benzer yasalara sahip başka bir yargı bölgesinde bulunuyorsanız, bu politika kapsamında belirli haklara ve güvencelere sahipsiniz. GDPR’nin temel ilke ve gerekliliklerine nasıl uyduğumuzu vurgulamak istiyoruz:

• İşleme için Yasal Dayanaklar: Kişisel verileri yalnızca geçerli bir yasal dayanağımız olduğunda işleriz. Kurumsal müşterilerimizin (Flowella'yı kullanan siz, yani müşteri) verileri için, bilgilerinizi (hesap verileri gibi) öncelikle sözleşmesel gereklilik temelinde, yani talep ettiğiniz hizmeti size sunmak amacıyla işleriz. Son kullanıcıların kişisel verileri (WhatsApp üzerinden etkileşim kuran müşterileriniz) için, sizin adınıza veri işleyici olarak hareket ederiz. GDPR terimleriyle, işletme olarak siz, amacı (örneğin, bir anket yanıtını toplamak) belirleyen veri sorumlususunuz ve Flowella bu verileri talimatlarınıza göre işler. WhatsApp üzerinden kullanıcılarla etkileşim kurmak için, kullanıcının rızasını aldığınızı veya başka bir yasal dayanağınız (meşru menfaat veya kullanıcıyla yapılan sözleşme gibi) olduğunu varsayıyoruz. WhatsApp’ın kendi politikası, platformunu kullanan işletmelerin kullanıcılara mesaj göndermeden önce gerekli tüm rızaları almalarını gerektirir. Flowella’yı kullanarak, bu kullanıcılara mesaj gönderme ve platform aracılığıyla verilerini toplama hakkına sahip olduğunuzu teyit edersiniz. Ayrıca, talep üzerine müşterilerimizle bir Veri İşleme Anlaşması (DPA) imzalayarak, işleyici olarak GDPR yükümlülüklerimizi resmi olarak belirtebiliriz.

• Veri Asgari Düzeyde Tutma ve Amaç Sınırlaması: GDPR ilkeleri doğrultusunda, topladığımız verileri asgari düzeyde tutar ve verilerin yalnızca amaçlanan belirli amaç için kullanılmasını sağlarız. Açıklandığı üzere, sohbetlerinizi ve entegrasyonlarınızı yürütmek için gerekli olan iletişim bilgilerini, mesaj içeriğini ve Flow yanıtlarını toplar ve saklarız; ihtiyaç duymadığımız kişisel verileri ise toplamayız veya saklamayız. Kişisel verileri, yalnızca WhatsApp sohbet akışlarını kolaylaştırmak ve sistemlerinizle entegrasyon sağlamak amacıyla kullanırız; bunun ötesinde bir amaçla kullanmayız. Verileri profil oluşturma, pazarlama veya konuyla ilgisi olmayan herhangi bir faaliyet için yeniden kullanmayız.

• Şeffaflık: Bu Gizlilik Politikası, veri uygulamalarımız hakkında şeffaf bilgi sağlamak ve GDPR’nin açık ve sade bir dille yazılmış gizlilik bildirimleri gerekliliğini yerine getirmek amacıyla hazırlanmıştır. Herhangi bir husus net değilse lütfen bizimle iletişime geçin (iletişim bilgileri aşağıda verilmiştir); size daha ayrıntılı bilgi vermekten memnuniyet duyarız.

• Uluslararası Veri Aktarımları: Müşterilerimizin dünya çapında dağılmış olabileceğini anlıyoruz. Flowella, verileri Birleşik Krallık’ta depolar. Flowella’ya Birleşik Krallık dışından erişirseniz veya Flowella’yı verileri başka bir yerde depolayan bir sistemle entegre ederseniz, kişisel verilerin sınır ötesi aktarımı söz konusu olabilir. Alt işleyicilerimizden bazıları, kişisel verileri Avrupa Ekonomik Alanı’nda (örneğin, Almanya’daki Sentry) veya Amerika Birleşik Devletleri’nde (örneğin, Stripe; ilgili özellikler kullanıldığında ise OpenAI ve Cloudinary) işlemektedir. AEA’ya yapılan aktarımlar Birleşik Krallık’ın yeterlilik düzenlemelerine dayanır; Amerika Birleşik Devletleri’ne yapılan aktarımlar ise alıcının sertifikalandırıldığı durumlarda AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi’ne ilişkin Birleşik Krallık Uzatması’na, aksi takdirde ICO’nun Uluslararası Veri Aktarım Anlaşması’na veya AB Standart Sözleşme Hükümleri’ne ilişkin Birleşik Krallık Eki’ne dayanır. Ayrıca, WhatsApp’ın küresel bir hizmet olduğunu da belirtmek isteriz; WhatsApp Business API’sini kullanmak, doğası gereği Meta’nın veri işleme faaliyetlerini içerir ve bu işlemler veri aktarımlarını da kapsayabilir (Meta, ABD’de ve dünya çapında veri merkezleri kullanmaktadır). Müşterilerimize, son kullanıcılarını bu konuda bilgilendirmelerini ve gerekli onayları almalarını tavsiye ederiz.

• Entegrasyon Ortaklarının Uyumluluğu: HubSpot gibi kendileri de GDPR ile uyumlu olan üçüncü taraf platformlarla entegrasyon sağlıyoruz. Örneğin HubSpot, sıkı şartlar altında veri işleyici olarak hareket eder ve müşterilerine Veri İşleme Anlaşmaları (DPA) sunar. Verilerin saygın sistemlere aktarıldığından emin olarak, uçtan uca uyumluluğun korunmasına yardımcı oluyoruz. Ancak, bu tür sistemleri uyumlu bir şekilde yapılandırmak ve kullanmak da sizin sorumluluğunuzdadır (örneğin, HubSpot’ta verileri gereğinden fazla saklamamak, silme taleplerine uymak vb.

• Çocukların Verileri: Flowella, 16 yaşın altındaki çocuklara yönelik değildir ve bu yaş grubu tarafından kullanılmak üzere tasarlanmamıştır. Bilerek çocuklardan kişisel veri toplamayız. Hizmetimiz aracılığıyla bize bir çocuğun verilerinin sağlandığını fark ederseniz, lütfen bizimle iletişime geçin; verileri silmek için gerekli adımları atacağız. Ticari müşterilerimizin, geçerli yasaları ihlal edecek şekilde Flowella’yı çocukları hedeflemek veya onlardan veri toplamak amacıyla kullanmaktan kaçınmalarını bekliyoruz.

Genel olarak, Birleşik Krallık merkezli altyapıyı kullanan ve sıkı veri kullanım sınırlamaları uygulayan Flowella’nın yaklaşımı, WhatsApp Business API’sının GDPR uyumluluğuna ilişkin önerilerle uyumludur. Son kullanıcıların WhatsApp’ın kendi mekanizmaları ve sizin politikalarınız aracılığıyla açıkça onay vermesini şart koşuyoruz, veri toplama işlemini sohbetlerinizi yürütmek için gerekli olanlarla sınırlıyoruz ve verilerin Birleşik Krallık içinde tutulmasını veya yeterli güvenlik önlemleriyle korunmasını sağlıyoruz. Bu önlemler, GDPR ile uyumlu kalarak WhatsApp’ı iş amaçlı kullanmanıza yardımcı olur.

Avrupa Ekonomik Alanı (EEA), Birleşik Krallık veya benzer veri koruma yasalarına sahip diğer bölgelerde ikamet eden bir birey iseniz, kişisel verilerinizle ilgili belirli haklara sahipsiniz. Flowella, müşterilerimizin ve son kullanıcılarımızın bu haklarını kullanmalarına yardımcı olmaya kararlıdır:

• Erişim Hakkı: Hakkınızda tuttuğumuz kişisel verilerin bir kopyasını ve bu verileri nasıl işlediğimize dair bilgileri talep etme hakkına sahipsiniz.

• Düzeltme Hakkı: Elimizdeki herhangi bir kişisel veri yanlış veya eksikse, bizden bu verileri düzeltmemizi talep etme hakkına sahipsiniz. Örneğin, bir Flowella hesap sahibiyseniz ve e-posta adresiniz değiştiyse, bunu kendiniz güncelleyebilir veya bizden güncellememizi talep edebilirsiniz.

• Silme Hakkı: “Unutulma hakkı”na sahipsiniz; yani, hakkınızda elimizde bulunan kişisel verilerin silinmesini talep edebilirsiniz. Örneğin, Flowella tarafından desteklenen bir WhatsApp sohbetine katılmış bir son kullanıcıysanız ve telefon numaranızın, mesajlarınızın ve Flow yanıtlarınızın veritabanımızdan kaldırılmasını istiyorsanız, silinmesini talep edebilirsiniz. Yürürlükteki yasaların gerektirdiği ölçüde bu tür taleplere uyacağız. (Not: Verileriniz bir işletmenin CRM’si gibi üçüncü taraf bir sistemde bulunuyorsa, o işletmeyle de iletişime geçmeniz gerekecektir; ancak müşterilerimizin kullanıcılarından gelen bu tür talepleri yerine getirmelerine yardımcı olacağız.)

• İşlemeyi Sınırlama Hakkı: Belirli durumlarda (örneğin, işlemenin doğruluğu veya yasallığı ile ilgili bir sorunun çözülmesi sırasında) verilerinizin işlenmesini sınırlamamızı talep edebilirsiniz.

• Veri Taşınabilirliği Hakkı: Bize doğrudan sağladığınız veriler için, başka bir sağlayıcıya aktarmak üzere yaygın bir formatta bir kopya talep etme hakkına sahipsiniz. (Bu, çoğunlukla hesap sahipleri için geçerlidir. WhatsApp son kullanıcıları için, etkileşimde bulunduğunuz işletme veri sorumlusu olduğundan, taşınabilirlik talepleri genellikle o işletme tarafından ele alınacaktır; biz de bu konuda işletmeye yardımcı oluruz.)

• İtiraz Hakkı: Kişisel verilerinizin işlenmesinin, ikna edici olmayan gerekçelerle (meşru menfaatler gibi) yapıldığına inanıyorsanız veya doğrudan pazarlama amacıyla yapılıyorsa, bu işleme itiraz etme hakkına sahipsiniz. Son kullanıcılara pazarlama mesajları göndermiyoruz ve müşterilerimize yönelik tüm pazarlama faaliyetleri rıza temeline dayanmaktadır; bu nedenle bu durumun bir sorun teşkil etmesi olası değildir. Ancak, bu tür iletişimler alırsanız, istediğiniz zaman bu iletişimlerden vazgeçebilirsiniz.

• Otomatik Karar Verme Sürecine Tabi Olmama Hakkı: Flowella, bireyler hakkında yalnızca otomatik yöntemlerle yasal açıdan önemli kararlar almaz. Hizmetimizde, haklarınızı etkileyen herhangi bir profil oluşturma veya otomatik karar verme süreci bulunmamaktadır.

Bu haklardan herhangi birini kullanmak veya kişisel verileriniz hakkında bilgi almak için lütfen privacy@flowella.io adresinden bize ulaşın. Belirli talepleri yerine getirmeden önce kimliğinizi doğrulamamız gerekebilir (verileri yanlış kişiye ifşa etmemek veya silmemek için). Taleplere, yasaların öngördüğü süre içinde yanıt vereceğiz (genellikle GDPR ile ilgili talepler için bir ay içinde; gerekli ve izin verildiği takdirde bu süre uzatılabilir). Müşterilerimizin son kullanıcıları için: Bizimle doğrudan iletişime geçerseniz, talebinizi uygun olduğu durumlarda ilgili işletmeye (müşterimize) iletebiliriz; zira bu işletme, kendi CRM sisteminde bilgilerinizin veri sorumlusu olabilir. Bu süreçte size rehberlik edecek ve yardımcı olacağız.

Ayrıca, EEA veya Birleşik Krallık’ta bulunuyorsanız ve kişisel verilerinizi yasalara uygun şekilde işlemediğimizi düşünüyorsanız, ülkenizdeki Veri Koruma Kurumu’na (DPA) şikayette bulunma hakkınız vardır. Örneğin, Birleşik Krallık’ta bu kurum Bilgi Komiseri Ofisi’dir (ICO). Endişelerinizi doğrudan ele alabilmemiz için öncelikle bizimle iletişime geçmenizi öneririz. Bununla birlikte, yetkililere başvurma seçeneğiniz de mevcuttur.

Verilerinizi silmek veya Flowella hesabınızı kapatmak istiyorsanız, lütfen privacy@flowella.io adresinden destek ekibimize bir talep gönderin. Güvenlik nedeniyle, lütfen hesabınızla ilişkili e-posta adresinden bize yazın (ya da hesap sahibi olduğunuzu kanıtlayın). Böyle bir talep üzerine:

• Sizinle ilgili (hesap sahibi olarak) elimizde bulunan ve saklamamız gerekmeyen kişisel verileri sileceğiz. Bu, profil bilgilerinizi kullanıcı veritabanımızdan ve yalnızca hesabınızın Hizmeti kullanımıyla ilişkili tüm WhatsApp iletişim verilerini kaldırmayı içerir.

• Veritabanlarımızda veya kayıtlarımızda tutulan son kullanıcı verileri (WhatsApp numaraları, mesajlar ve Flow yanıtları gibi) için, bu verileri sileceğiz veya anonim hale getireceğiz, böylece artık o kişiyle ilişkilendirilemeyeceklerdir.

• Sistemimizdeki silme işleminin, entegre sistemlerinize halihazırda aktarılmış verileri otomatik olarak kaldırmadığını lütfen unutmayın (örneğin, HubSpot’unuzda bir kişi kaydı oluşturulduysa, bu kayıt siz silene kadar HubSpot’ta kalır). Gerekirse, bu sistemlerden verileri ayrı olarak silmeniz gerekir. Hangi verilerin aktarıldığını açıklayarak size yardımcı olabiliriz.

• Silme işlemi tamamlandığında size bildirimde bulunacağız. Bazı kalıntı veriler (yedeklemeler veya önbelleğe alınmış veriler) güvenli yedeklemelerimizde kısa bir süre kalabilir; ancak bu durumda da veriler korunacak ve normal yedekleme rotasyon döngüsü kapsamında nihayetinde silinecektir. Bu tür verilere kolayca erişilememesini ve yalnızca felaket kurtarma amaçlarıyla geçici olarak saklanmasını sağlıyoruz.

Unutmayın ki, kurumsal müşterilerimizden birinin son kullanıcısıysanız ve WhatsApp sohbetlerinizin veya verilerinizin silinmesini istiyorsanız, en iyisi etkileşimde bulunduğunuz işletmeye (veri sorumlusu) başvurmanızdır. Böylece, bizim tarafımızdan herhangi bir işlem yapılması gerekiyorsa, onlar bize talimat verebilir. Gizlilikle ilgili sorular için özel bir e-posta adresimiz (privacy@flowella.io) bulunmaktadır ve silme taleplerini öncelikli olarak ele alacağız.

Web sitemiz veya iletişimlerimizde zaman zaman üçüncü taraf web sitelerine bağlantılar bulunabilir (örneğin, blogumuza, belgelerimize veya harici bir makaleye bağlantı). Herhangi bir harici siteye giden bir bağlantıyı takip ederseniz, lütfen bu sitelerin kendi gizlilik politikalarına sahip olduğunu ve bunların içeriği veya uygulamaları konusunda herhangi bir sorumluluk veya yükümlülük kabul etmediğimizi unutmayın. Bu Gizlilik Politikası yalnızca Flowella tarafından işlenen veriler için geçerlidir. Etkileşimde bulunduğunuz üçüncü taraf hizmetlerin gizlilik politikalarını gözden geçirmenizi öneririz. Aynı durum, Flowella ile entegre ettiğiniz harici hizmetler (HubSpot, WhatsApp vb.) için de geçerlidir: bu hizmetlerin kendi gizlilik taahhütleri vardır. Örneğin, WhatsApp’ın gizlilik politikası ve şartları, platformunu kullandığınızda WhatsApp (Meta)’ın topladığı meta veriler veya bilgilerle ne yapacağını belirler.

Hizmetimizdeki değişiklikleri, yasal gereklilikleri veya faaliyetlerimizin diğer yönlerini yansıtmak amacıyla bu Gizlilik Politikasını zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikler yaparsak, kullanıcılarımıza e-posta yoluyla (hesabınız varsa) veya web sitemizde ya da kontrol panelinde göze çarpan bir bildirim yayınlayarak bilgi vereceğiz. Sayfanın üst kısmındaki "Son güncelleme" tarihi, her zaman en son değişikliklerin ne zaman yapıldığını gösterecektir. Gizlilik uygulamalarımızla ilgili en güncel bilgileri almak için bu sayfayı düzenli olarak gözden geçirmenizi öneririz. Bu Gizlilik Politikasında bir değişiklik yapıldıktan sonra Flowella’yı kullanmaya devam etmeniz, revize edilen şartları (yasanın izin verdiği ölçüde) kabul ettiğiniz anlamına gelir. Herhangi bir güncellemeye katılmıyorsanız, Hizmeti kullanmayı bırakmalı ve yukarıda açıklandığı şekilde verilerinizin silinmesini talep edebilirsiniz.

Bu Gizlilik Politikası veya kişisel verilerinizi işleme şeklimizle ilgili herhangi bir sorunuz, endişeniz veya talebiniz varsa, lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin:

Flowella Limited
E-posta: privacy@flowella.io

Ayrıca, faaliyet gösterdiğimiz ofis adresimize posta yoluyla da bize ulaşabilirsiniz:
Flowella Limited
C/O Goringe Accountants Ltd
1650 Arlington Business Park, Theale
Reading, Berkshire, RG7 4SA
Birleşik Krallık
Şirket no. 17255892 (Companies House) (yeni sekmede açılır)
KDV: GB 521 4541 25

(Bu adres resmi yazışmalar içindir. En hızlı yanıt için lütfen e-posta kullanın.)

Size yardımcı olmak için buradayız ve gizliliğinizle ilgili her türlü soruyu memnuniyetle yanıtlayacağız. Güveniniz bizim için son derece önemlidir ve Flowella’yı kullanırken kendinizi güvende hissetmenizi sağlamak istiyoruz.

Flowella’yı tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. Her adımda gizlilik ve veri güvenliğine saygı göstererek, WhatsApp üzerinden etkili etkileşimler sağlamaya adadık.