Politique de confidentialité de Flowella

Flowella (le « Service », exploité par Flowella Limited) s'engage à protéger votre vie privée et à traiter vos données personnelles de manière transparente et sécurisée. La présente Politique de confidentialité explique quelles informations nous collectons lorsque vous utilisez la plateforme de Flowella permettant de gérer les conversations avec les clients sur WhatsApp, comment nous utilisons et stockons ces informations, ainsi que vos droits concernant vos données. Nous tenons à jour la présente Politique de confidentialité conformément aux exigences de WhatsApp, selon lesquelles les entreprises doivent fournir des informations claires et obtenir les autorisations nécessaires pour l’utilisation des données, et dans le respect des lois applicables en matière de protection des données (y compris le RGPD). En utilisant Flowella, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente Politique de confidentialité. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez cesser d’utiliser le Service.

Données issues des interactions sur WhatsApp

Lorsque vous ou vos clients interagissez sur WhatsApp via Flowella, nous stockons les données à caractère personnel nécessaires au fonctionnement du Service pour vous : votre boîte de réception partagée, vos WhatsApp Flows et les intégrations que vous connectez. Nous agissons en tant que sous-traitant pour ces données (voir la section 7). Plus précisément :

• Coordonnées : le numéro de téléphone WhatsApp et le nom de profil WhatsApp de chaque personne qui vous envoie des messages ou reçoit vos messages, ainsi que toute adresse e-mail ou autre coordonnée que vous ajoutez ou synchronisez depuis un système connecté tel que HubSpot. Nous utilisons ces données pour identifier la conversation, transmettre les messages et associer le contact au bon enregistrement dans vos systèmes.

• Contenu des messages : le texte des messages WhatsApp envoyés et reçus via Flowella, ainsi que le statut de remise et de lecture et les informations sur les messages que WhatsApp nous transmet. Les pièces jointes que vos clients envoient dans une conversation (telles que des photos ou des documents) sont conservées par WhatsApp (Meta), et nous stockons une référence à celles-ci afin que votre équipe puisse les consulter. Les fichiers que votre équipe envoie depuis Flowella sont stockés dans notre espace de stockage de fichiers.

• Réponses aux Flows : les réponses que les personnes soumettent via vos WhatsApp Flows, afin que votre équipe puisse consulter chaque soumission dans Flowella et dans vos systèmes connectés.

• Notes et étiquettes de l’équipe : les notes internes, les étiquettes et les attributions que votre équipe ajoute aux conversations.

• Désinscriptions : le numéro de téléphone, le numéro WhatsApp auquel s’applique la désinscription et le motif indiqué, le cas échéant, afin que nous cessions d’envoyer des messages aux personnes qui se sont désinscrites.

• Documents : les fichiers traités par nos fonctionnalités documentaires optionnelles, tels que les documents lus par l’AI Document Reader et les informations qui en sont extraites, ainsi que les PDF créés par Generate Document.

Lorsque vous connectez une intégration telle que HubSpot, nous transmettons également ces données à ce système selon votre configuration, par exemple en soumettant les réponses aux Flows à votre formulaire HubSpot. Une copie est alors conservée à la fois dans Flowella et dans votre système connecté. Il n’existe actuellement aucun paramètre permettant de désactiver le stockage des messages ou de supprimer automatiquement les messages au terme d’un délai défini. La section 6 explique combien de temps nous conservons ces données et comment en obtenir la suppression.

Informations relatives au compte et aux contacts

Si vous êtes client de Flowella (par exemple, si vous vous inscrivez à un essai gratuit, créez un compte ou nous contactez pour obtenir de l’aide), nous collecterons les informations que vous nous fournissez directement, telles que :

• Coordonnées : votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone (pour la création de compte, les demandes de renseignements ou l’intégration).

• Identifiants de compte : si un compte est créé, nous collectons les informations de connexion nécessaires (telles que l’adresse e-mail et le mot de passe).

• Contenu des communications : si vous échangez avec nous (par exemple par e-mail ou via notre formulaire de contact), nous collectons les informations contenues dans ces messages (par exemple, les questions ou les commentaires que vous soumettez).

Nous utilisons ces informations pour créer et gérer votre compte Flowella, vous fournir une assistance client et communiquer au sujet de nos services. Ces données sont conservées séparément des données des utilisateurs finaux de WhatsApp. Nous n’accédons aux données personnelles de votre CRM HubSpot ou d’autres applications intégrées que dans la mesure nécessaire au fonctionnement des intégrations que vous configurez, par exemple pour associer un contact WhatsApp au bon contact HubSpot ou pour soumettre les réponses aux Flows à votre formulaire HubSpot.

Données collectées automatiquement

Lorsque vous utilisez notre site web ou notre tableau de bord, certaines informations techniques peuvent être collectées automatiquement afin de garantir le bon fonctionnement et la sécurité du Service. Cela peut inclure :

• Données d’utilisation et de connexion : telles que l’adresse IP, le type de navigateur, le type d’appareil et les horodatages d’accès. Nous utilisons principalement ces données à des fins de journalisation de sécurité, de prévention de la fraude et d’amélioration des performances de la plateforme.

• Cookies et outils d’analyse : notre site web et l’application Flowella utilisent des cookies pour mémoriser vos préférences et l’état de votre session. Nous utilisons également Google Analytics (via Google Tag Manager), Hotjar et HubSpot pour comprendre comment notre site web et l’application Flowella sont utilisés, par exemple quelles pages sont consultées ; Hotjar peut également enregistrer des sessions afin de produire des cartes de chaleur. Tout cookie non essentiel n’est utilisé qu’avec votre consentement, le cas échéant. Notre Politique en matière de cookies répertorie les cookies déposés par ces outils.

Nous utilisons ces données pour exploiter, sécuriser et améliorer notre site web et le Service. Nous ne les vendons pas et nous ne les utilisons pas pour suivre les utilisateurs sur des sites tiers.

Nous utilisons les données à caractère personnel uniquement aux fins suivantes :

• Pour fournir et exploiter le service : les numéros de téléphone et les noms de profil provenant de WhatsApp sont utilisés pour envoyer des messages et gérer les flux interactifs (par exemple, pour s'assurer que le bon utilisateur reçoive les bonnes questions du formulaire). Nous stockons les messages, les réponses aux Flows et les notes afin que votre équipe puisse consulter et gérer les conversations dans Flowella, et nous transmettons les données de votre choix à vos systèmes connectés (comme la mise à jour d’un enregistrement dans votre CRM HubSpot). Nous n’utilisons pas ces données à des fins secondaires. En effet, WhatsApp exige que les données obtenues via sa plateforme ne soient utilisées que dans la mesure nécessaire pour prendre en charge l’interaction par messagerie, et nous respectons cette règle.

• Intégration avec vos systèmes : nous traitons les données d’interaction WhatsApp collectées et les transmettons immédiatement aux plateformes que vous avez connectées (par exemple, en envoyant une réponse à un sondage vers votre CRM HubSpot ou une autre base de données, selon la configuration). Cela vous permet de collecter et de gérer les informations client dans vos propres systèmes en temps réel. Flowella conserve également une copie de ces données afin que votre équipe puisse consulter l’historique des conversations et des soumissions dans Flowella.

• Gestion des comptes et assistance client : pour les clients de Flowella, nous utilisons vos informations de compte et de contact pour gérer votre compte, vous fournir une assistance, vous envoyer des mises à jour importantes concernant le service et répondre à vos demandes. Par exemple, nous pouvons vous envoyer un e-mail concernant des changements importants apportés au service, des notifications de sécurité ou pour vous proposer une aide à la prise en main si vous en avez fait la demande.

• Amélioration du service et analyses : nous pouvons utiliser des données d’utilisation agrégées ou anonymisées (qui ne permettent pas d’identifier un individu) pour comprendre comment le Service est utilisé et pour améliorer ses fonctionnalités et ses performances. Par exemple, nous pouvons suivre le nombre de flux exécutés ou de messages envoyés au cours d’une période donnée. Ces analyses n’incluent aucun contenu de conversation personnel ni aucun identifiant personnel : il s’agit uniquement de mesures opérationnelles. Par ailleurs, les outils d’analyse décrits à la section 2 collectent des données d’utilisation concernant les visiteurs de notre site web et les utilisateurs de l’application Flowella.

• Conformité légale et protection : nous pouvons traiter certaines données lorsque cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales ou pour protéger nos droits et la sécurité de nos utilisateurs. Par exemple, la conservation de journaux (y compris les numéros de téléphone ou les adresses IP) peut s’avérer nécessaire pour détecter les utilisations abusives, les fraudes ou pour respecter les lois et réglementations applicables. Si la loi nous oblige à divulguer des données (par exemple, en vertu d’une décision de justice), nous ne le ferons que dans la mesure nécessaire et conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Nous n’utilisons pas les données à caractère personnel à des fins de marketing ou de publicité sans consentement. Nous ne vendons ni ne louons vos informations personnelles à aucun tiers. Toute utilisation des données est liée à la fourniture du service Flowella auquel vous ou votre organisation vous êtes abonné(e).

Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et limitons le partage de données personnelles au strict nécessaire pour assurer le fonctionnement de notre service ou conformément aux exigences légales :

• Avec vos intégrations autorisées : par défaut, Flowella envoie les informations collectées via les WhatsApp Flows vers les intégrations que vous connectez et autorisez (par exemple, votre propre instance HubSpot CRM). Cela signifie que toutes les données que vos utilisateurs finaux soumettent via WhatsApp (réponses à des sondages, coordonnées, etc.) seront partagées avec cette plateforme tierce selon vos instructions. Flowella ne partage pas ces données de manière indépendante avec d’autres entités. Les données présentes dans votre CRM sont alors régies par votre contrat avec le fournisseur de ce CRM. Par exemple, si vous connectez HubSpot, les données seront soumises à la politique de confidentialité et aux mesures de sécurité de HubSpot. Nous vous encourageons à vous assurer que tous les services intégrés que vous utilisez disposent de pratiques adéquates en matière de protection des données.

• Prestataires de services (sous-traitants) : Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires de services de confiance pour héberger et exploiter Flowella. Notre application, notre base de données et notre stockage de fichiers sont hébergés sur Microsoft Azure dans la région « UK South » (Londres), avec une copie de secours des fichiers stockés dans la région « UK West » d’Azure. D’autres prestataires prennent en charge des aspects spécifiques du Service : Stripe pour la facturation et les paiements, Resend pour les e-mails de service, Sentry pour la surveillance des erreurs (qui peut inclure des enregistrements de session, avec masquage du texte affiché à l’écran), OpenAI pour nos fonctionnalités d’IA optionnelles et Cloudinary pour le stockage des images créées par une fonctionnalité de génération d’images par IA développée pour un client spécifique. Notre page des sous-traitants répertorie chaque prestataire, les données qu’il traite et le lieu où il les traite, y compris les outils d’analyse que nous utilisons pour notre propre site web et notre application. Ces prestataires traitent des données à caractère personnel pour notre compte dans le seul but de vous fournir le Service, en vertu d’accords écrits qui les obligent à les utiliser uniquement aux fins que nous avons spécifiées et à les protéger.

• Au sein de notre organisation : les données à caractère personnel que nous stockons (par exemple, les informations de compte ou les coordonnées WhatsApp) ne sont accessibles qu’au personnel autorisé de Flowella Limited qui en a besoin pour exploiter et assurer le support du Service. Les membres de notre équipe sont tenus au secret professionnel et ont suivi une formation sur la protection des données. Nous ne partageons pas les données individuelles des clients entre différents comptes clients. Les données de chaque client Flowella sont isolées : nous ne divulguerons ni ne transmettrons jamais, sans autorisation, des informations issues des communications WhatsApp d’un client à un autre client ou à un tiers. (Ceci est conforme à la politique de WhatsApp selon laquelle les informations issues du chat d’un client ne peuvent être partagées avec un autre.)

• Exigences légales : Nous pouvons être amenés à divulguer des informations si la loi nous y oblige ou en réponse à des demandes valides émanant d’autorités publiques (par exemple, un tribunal ou un organisme gouvernemental). Dans de tels cas, nous examinerons attentivement la demande et ne fournirons des informations que si nous y sommes légalement contraints. Dans la mesure du possible, nous informerons la partie concernée de ces demandes.

• Transferts d’activité : Si Flowella Limited est impliquée dans une fusion, une acquisition ou une cession d’actifs, vos données à caractère personnel peuvent être transférées au nouveau propriétaire/partenaire dans le cadre de cette transaction. Si cela se produit, nous veillerons à ce que la nouvelle entité respecte les engagements que nous avons pris dans la présente Politique de confidentialité, et nous vous informerons (par exemple, par e-mail ou via une notification sur notre site) de tout changement de propriété ou de contrôle concernant vos données personnelles.

Il est important de noter que nous ne vendons PAS de données personnelles à des tiers. Nous ne partageons pas vos informations à des fins de marketing par des tiers. Tout partage qui a lieu vise uniquement à fournir notre service ou est requis par la loi, comme indiqué ci-dessus.

Nous sommes conscients que la sécurité de vos données est primordiale. Flowella met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur afin de protéger les informations personnelles que nous traitons. Voici les principaux aspects de nos pratiques en matière de stockage et de sécurité des données :

• Emplacement des données : les données à caractère personnel stockées par Flowella sont conservées au Royaume-Uni, dans la région « UK South » (Londres) de Microsoft Azure. Les fichiers stockés sont également répliqués dans la région « UK West » (Cardiff) d’Azure à des fins de résilience, tandis que les sauvegardes de la base de données restent dans la région « UK South ». Certains de nos prestataires de services traitent des données en dehors du Royaume-Uni ; la section 7 explique comment ces transferts sont protégés.

• Chiffrement : nous utilisons un chiffrement robuste pour protéger les données. Toutes les données de notre base de données sont chiffrées au repos à l’aide du chiffrement AES-256, et toutes les données en transit sont protégées via TLS/HTTPS. Cela signifie que, que vos données soient stockées ou transmises entre nos serveurs et votre appareil (ou vers vos systèmes intégrés), elles sont chiffrées et protégées contre tout accès non autorisé.

• Contrôles d’accès : L’accès aux données à caractère personnel est strictement limité. Seul un petit nombre de membres autorisés du personnel de Flowella (tels que les ingénieurs ou le personnel d’assistance qui ont besoin d’y accéder pour dépanner ou gérer le service) peut accéder aux bases de données, et ce, uniquement pour des raisons opérationnelles légitimes. Nous mettons en œuvre des mesures de contrôle d’accès et d’authentification basées sur les rôles afin d’empêcher tout accès interne non autorisé. Les accès administrateurs aux serveurs et aux bases de données sont consignés et font l’objet d’audits.

• Pratiques de sécurité : Nous suivons les meilleures pratiques pour sécuriser notre application et notre infrastructure. Cela inclut des mises à jour logicielles régulières, l’application de correctifs de sécurité, l’utilisation de pare-feu et des mesures de sécurité réseau visant à empêcher toute intrusion non autorisée. Nous utilisons également l’authentification multifactorielle (MFA) et d’autres méthodes de vérification d’identité pour nos comptes internes. Microsoft Azure, qui héberge Flowella, détient des certifications indépendantes, notamment ISO/IEC 27001 et SOC 2 Type 2. Flowella ne détient pas actuellement de certification SOC 2 ni ISO 27001.

• Minimisation des données : nous ne stockons que les données nécessaires au fonctionnement du Service que vous utilisez : vos conversations, les réponses aux Flows et les coordonnées associées. Nous n’utilisons ce contenu à aucune autre fin que la fourniture du Service et nous le protégeons au moyen du chiffrement et des contrôles d’accès décrits ci-dessus.

• Surveillance et protection : Nous surveillons nos systèmes afin de détecter tout signe de faille de sécurité ou d’activité suspecte. Dans le cas improbable d’une violation de données impliquant des données à caractère personnel, nous disposons d’un plan d’intervention en cas d’incident qui prévoit la notification des utilisateurs concernés et des autorités, conformément à la loi. Nous utilisons également le chiffrement et des protocoles sécurisés dans toutes les communications avec WhatsApp et avec vos services intégrés.

Bien que nous nous efforcions d’utiliser des moyens commercialement acceptables pour protéger vos données à caractère personnel, aucune méthode de transmission sur Internet ni de stockage électronique n’est sécurisée à 100 %. Cependant, nous mettons continuellement à jour et affinons nos mesures de sécurité afin de respecter, voire de dépasser, les normes du secteur, et nous nous engageons à traiter sans délai tout problème de sécurité qui pourrait survenir.

Nous conservons les données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans la présente politique, ou conformément aux exigences légales. Nos pratiques en matière de conservation sont les suivantes :

• Données de contact WhatsApp : les numéros de téléphone et noms de profil WhatsApp que nous stockons dans notre base de données sont conservés tant que vous continuez à utiliser Flowella et que vous avez besoin de ces contacts pour vos flux en cours. Ces données sont nécessaires pour reconnaître les utilisateurs qui reviennent et conserver le contexte des conversations. Si vous (le client Flowella) supprimez un contact via l’API Flowella ou si vous cessez d’utiliser notre service, nous supprimerons ou anonymiserons ces fiches de contact lorsque vous nous en ferez la demande (voir la section « Suppression et résiliation de compte » ci-dessous). Actuellement, nous ne supprimons pas automatiquement les fiches de contact selon un calendrier défini.

• Contenu des conversations : nous conservons les conversations, y compris le texte des messages, les réponses aux Flows, les notes internes et les étiquettes, ainsi que les documents traités par nos fonctionnalités documentaires optionnelles, jusqu’à leur suppression, tant que votre compte Flowella est actif. Vous ne pouvez pas actuellement programmer leur suppression automatique au terme d’un délai défini. Lorsque vous retirez un numéro WhatsApp de Flowella, nous supprimons les conversations de ce numéro, y compris leurs messages et leurs notes, ainsi que sa liste de désinscriptions. Les données que Flowella a déjà transmises à vos systèmes intégrés (par exemple, les réponses aux Flows soumises à HubSpot) y sont conservées conformément à vos propres politiques de conservation, et leur suppression dans Flowella ne les supprime pas de ces systèmes.

• Données relatives au compte et aux transactions : pour nos clients directs (les entreprises utilisant Flowella), nous pouvons conserver certaines informations telles que les détails de votre compte, les relevés de facturation et les communications que vous avez eues avec nous tant que votre compte est actif et dans la mesure où cela est nécessaire à nos opérations commerciales. Par exemple, nous conservons les relevés de facturation comme l’exigent les rapports financiers et les audits. Si vous résiliez votre compte Flowella, nous supprimerons ou anonymiserons les données à caractère personnel associées à votre compte dans un délai raisonnable, à l’exception des données que nous sommes tenus de conserver en vertu de la loi (par exemple, les relevés de transactions à des fins fiscales) ou pour des intérêts commerciaux légitimes (tels que le traitement d’éventuels litiges).

• Données d’analyse : les données d’utilisation agrégées et les journaux techniques peuvent être conservés à des fins d’analyse interne, de dépannage et de surveillance de la sécurité. Certains de ces journaux, tels que les enregistrements des webhooks que nous recevons de WhatsApp et de HubSpot, peuvent contenir le contenu de messages et des coordonnées. Nous les conservons tant que votre compte est actif et, actuellement, nous ne les supprimons pas selon un calendrier fixe. Ils sont supprimés avec les données de votre compte, ou plus tôt sur demande.

• Demandes de suppression : si nous recevons une demande de suppression vérifiée de la part d’une personne (qu’il s’agisse d’un utilisateur final ou de l’un de vos clients) concernant ses données à caractère personnel que nous contrôlons, nous supprimerons les données concernées de nos systèmes (voir la section « Vos droits » ci-dessous pour plus de détails sur la manière de demander une suppression). Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant pour les données stockées dans vos systèmes intégrés (tels que HubSpot), nous vous aiderons à répondre aux demandes de suppression si nécessaire, mais c’est à vous, en tant que responsable du traitement, qu’il incombera généralement de supprimer les données de vos propres systèmes.

À l’expiration de la période de conservation, ou une fois l’objectif pour lequel les données ont été collectées atteint, nous supprimerons ou anonymiserons les données à caractère personnel de manière sécurisée. L’anonymisation consiste à supprimer des données les caractéristiques permettant d’identifier une personne, de sorte qu’elles ne puissent plus être associées à un individu.

Flowella est conçue et exploitée selon des mesures de protection des données rigoureuses, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux autres lois applicables en matière de protection de la vie privée. Si vous résidez dans l’Espace économique européen (EEE), au Royaume-Uni ou dans une autre juridiction dotée d’une législation similaire, vous bénéficiez de droits et de garanties spécifiques en vertu de la présente politique. Nous tenons à souligner la manière dont nous respectons les principes et exigences clés du RGPD :

• Fondements juridiques du traitement : nous ne traitons des données à caractère personnel que lorsque nous disposons d’un fondement juridique valable. En ce qui concerne les données de nos clients professionnels (vous, le client utilisant Flowella), nous traitons vos informations (telles que les données de compte) principalement sur la base de la nécessité contractuelle, c’est-à-dire pour vous fournir le service que vous avez demandé. En ce qui concerne les données à caractère personnel des utilisateurs finaux (vos clients qui interagissent via WhatsApp), nous agissons en tant que sous-traitant pour votre compte. Au sens du RGPD, c’est vous, en tant qu’entreprise, qui êtes le responsable du traitement et qui déterminez la finalité (par exemple, la collecte d’une réponse à un sondage), tandis que Flowella traite ces données conformément à vos instructions. Nous partons du principe que vous avez obtenu le consentement de l’utilisateur ou que vous disposez d’une autre base légale (telle qu’un intérêt légitime ou un contrat avec l’utilisateur) pour communiquer avec lui via WhatsApp. La politique de WhatsApp elle-même exige que les entreprises utilisant sa plateforme obtiennent tous les consentements nécessaires de la part des utilisateurs avant de leur envoyer des messages. En utilisant Flowella, vous confirmez que vous avez le droit d’envoyer des messages à ces utilisateurs et de collecter leurs données via la plateforme. Nous pouvons également signer un accord de traitement des données (DPA) avec nos clients sur demande, afin de définir formellement nos obligations au titre du RGPD en tant que sous-traitant.

• Minimisation des données et limitation de la finalité : Conformément aux principes du RGPD, nous limitons au strict minimum les données que nous collectons et veillons à ce qu’elles ne soient utilisées qu’aux fins spécifiques prévues. Comme décrit précédemment, nous collectons et stockons les coordonnées, le contenu des messages et les réponses aux Flows nécessaires au fonctionnement de vos conversations et de vos intégrations, et nous ne collectons ni ne stockons aucune donnée à caractère personnel dont nous n’avons pas besoin. Nous utilisons les données à caractère personnel strictement pour faciliter les flux de conversation sur WhatsApp et assurer l’intégration avec vos systèmes, sans plus. Nous ne réutilisons pas ces données à des fins de profilage, de marketing ou pour toute autre activité non liée.

• Transparence : la présente Politique de confidentialité a pour but de fournir des informations transparentes sur nos pratiques en matière de données, conformément à l’exigence du RGPD relative à des avis de confidentialité clairs et rédigés dans un langage simple. Si certains points ne sont pas clairs, n’hésitez pas à nous contacter (nos coordonnées figurent ci-dessous) et nous nous ferons un plaisir de vous fournir des explications complémentaires.

• Transferts internationaux de données : Nous sommes conscients que nos clients peuvent être répartis dans le monde entier. Flowella stocke elle-même les données au Royaume-Uni. Si vous accédez à Flowella depuis l’extérieur du Royaume-Uni, ou si vous intégrez Flowella à un système qui stocke des données ailleurs, des transferts transfrontaliers de données à caractère personnel peuvent avoir lieu. Certains de nos sous-traitants traitent des données à caractère personnel dans l’Espace économique européen (par exemple, Sentry en Allemagne) ou aux États-Unis (par exemple, Stripe, ainsi qu’OpenAI et Cloudinary lorsque leurs fonctionnalités sont utilisées). Les transferts vers l’EEE s’appuient sur la réglementation britannique relative à l’adéquation ; les transferts vers les États-Unis s’appuient sur l’extension britannique du cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le destinataire est certifié, et sinon sur l’accord de transfert international de données de l’ICO ou l’addendum britannique aux clauses contractuelles types de l’UE. Nous signalons également que WhatsApp est un service mondial ; l’utilisation de l’API WhatsApp Business implique intrinsèquement un traitement par Meta, qui peut inclure des transferts (Meta utilise des centres de données aux États-Unis et dans le monde entier). Nous conseillons à nos clients d’en informer leurs utilisateurs finaux et d’obtenir tout consentement nécessaire.

• Conformité des partenaires d’intégration : nous nous intégrons à des plateformes tierces telles que HubSpot, qui sont elles-mêmes conformes au RGPD. HubSpot, par exemple, agit en tant que sous-traitant selon des conditions strictes et propose des accords de traitement des données (DPA) à ses clients. En veillant à ce que les données soient transmises à des systèmes fiables, nous contribuons à maintenir la conformité de bout en bout. Cependant, il vous incombe également de configurer et d’utiliser ces systèmes de manière conforme (par exemple, ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire dans HubSpot, respecter les demandes de suppression, etc.).

• Données des enfants : Flowella n’est pas destiné à être utilisé par des enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants. Si vous avez connaissance que les données d’un enfant nous ont été fournies via notre Service, veuillez nous contacter et nous prendrons les mesures nécessaires pour les supprimer. Nous attendons de nos clients professionnels qu’ils s’abstiennent d’utiliser Flowella pour cibler ou collecter des données auprès d’enfants d’une manière qui enfreindrait les lois applicables.

Dans l’ensemble, l’approche de Flowella, qui repose sur une infrastructure basée au Royaume-Uni et impose des limites strictes en matière d’utilisation des données, est conforme aux recommandations relatives à la conformité de l’API WhatsApp Business au RGPD. Nous exigeons un consentement explicite de la part des utilisateurs finaux via les mécanismes propres à WhatsApp et vos propres politiques ; nous limitons la collecte de données à ce qui est nécessaire au fonctionnement de vos conversations et nous veillons à ce que les données soient conservées au Royaume-Uni ou protégées par des mesures de sécurité adéquates. Ces mesures vous aident à utiliser WhatsApp à des fins professionnelles tout en restant conforme au RGPD.

Si vous résidez dans l'EEE, au Royaume-Uni ou dans d'autres régions dotées de lois similaires en matière de protection des données, vous disposez de certains droits concernant vos données à caractère personnel. Flowella s'engage à aider ses clients et ses utilisateurs finaux à exercer ces droits :

• Droit d'accès : vous avez le droit de demander une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, ainsi que des informations sur la manière dont nous les traitons.

• Droit de rectification : si certaines de vos données à caractère personnel en notre possession sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les corriger. Par exemple, si vous êtes titulaire d’un compte Flowella et que votre adresse e-mail a changé, vous pouvez la mettre à jour ou nous demander de le faire.

• Droit à l’effacement : vous disposez du « droit à l’oubli », ce qui signifie que vous pouvez nous demander de supprimer les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Par exemple, si vous êtes un utilisateur final ayant participé à une conversation WhatsApp gérée par Flowella et que vous souhaitez que votre numéro de téléphone, vos messages et vos réponses aux Flows soient supprimés de notre base de données, vous pouvez en faire la demande. Nous nous conformerons à ces demandes dans la mesure requise par la législation applicable. (Remarque : si vos données se trouvent dans un système tiers, tel que le CRM d’une entreprise, vous devrez également contacter cette entreprise, mais nous aiderons nos clients à répondre à ces demandes émanant de leurs utilisateurs.)

• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données dans certaines circonstances (par exemple, pendant qu’une question relative à l’exactitude ou à la légalité du traitement est en cours de résolution).

• Droit à la portabilité des données : pour les données que vous nous avez fournies directement, vous avez le droit d’en demander une copie dans un format courant afin de les transférer vers un autre fournisseur. (Cela s’applique principalement aux titulaires de compte. Pour les utilisateurs finaux de WhatsApp, l’entreprise avec laquelle vous avez interagi est le responsable du traitement ; les demandes de portabilité seraient donc généralement traitées par cette entreprise, et nous l’assisterons.)

• Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si vous estimez qu’il est fondé sur des motifs (tels que des intérêts légitimes) qui ne sont pas impérieux ou s’il est destiné au marketing direct. Nous n’envoyons pas de communications marketing aux utilisateurs finaux, et toute communication marketing adressée à nos clients repose sur leur consentement ; cela ne devrait donc pas poser de problème. Toutefois, si vous recevez un jour de telles communications, vous pouvez vous désabonner à tout moment.

• Droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée : Flowella ne prend aucune décision juridiquement significative concernant des personnes physiques par des moyens exclusivement automatisés. Notre service ne comporte aucun profilage ni aucune prise de décision automatisée susceptible d’affecter vos droits.

Pour exercer l’un de ces droits ou pour obtenir des informations concernant vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@flowella.io. Nous pourrions être amenés à vérifier votre identité avant de donner suite à certaines demandes (afin de nous assurer que nous ne divulguons ni ne supprimons pas de données à la mauvaise personne). Nous répondrons aux demandes dans les délais prévus par la loi (généralement dans un délai d’un mois pour les demandes liées au RGPD, avec une prolongation si nécessaire et autorisée). Pour les utilisateurs finaux de nos clients : si vous nous contactez directement, nous pourrions transmettre votre demande à l’entreprise concernée (notre client) le cas échéant, car celle-ci peut être le responsable du traitement de vos données dans son CRM. Nous vous guiderons et vous aiderons tout au long de ce processus.

De plus, si vous résidez dans l’EEE ou au Royaume-Uni et que vous estimez que nous n’avons pas traité vos données à caractère personnel conformément à la loi, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données (APD) de votre pays. Au Royaume-Uni, par exemple, il s’agit de l’Information Commissioner’s Office (ICO). Nous vous encourageons à nous contacter en premier lieu afin que nous puissions répondre directement à vos préoccupations. Toutefois, vous avez également la possibilité de vous adresser aux autorités.

Si vous souhaitez supprimer vos données ou résilier votre compte Flowella, veuillez envoyer une demande à notre équipe d’assistance à l’adresse privacy@flowella.io. Pour des raisons de sécurité, veuillez nous écrire depuis l’adresse e-mail associée à votre compte (ou fournir une preuve de propriété). Suite à une telle demande :

• Nous supprimerons les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet (en tant que titulaire du compte) et que nous ne sommes pas tenus de conserver. Cela inclut la suppression de vos informations de profil de notre base de données d'utilisateurs, ainsi que toutes les données de contact WhatsApp associées exclusivement à l'utilisation du Service par votre compte.

• Quant aux données d’utilisateurs finaux conservées dans nos bases de données ou nos journaux (telles que les numéros WhatsApp, les messages et les réponses aux Flows), nous les supprimerons ou les anonymiserons afin qu’elles ne puissent plus être associées à cette personne.

• Veuillez noter que la suppression dans notre système n’entraîne pas automatiquement la suppression des données qui ont déjà été transmises à vos systèmes intégrés (par exemple, si un contact a été créé dans votre HubSpot, cet enregistrement reste dans HubSpot jusqu’à ce que vous le supprimiez). Vous devrez supprimer séparément les données de ces systèmes si nécessaire. Nous pouvons vous aider en précisant quelles données ont été transmises.

• Nous vous confirmerons la fin du processus de suppression. Certaines données résiduelles (sauvegardes ou données mises en cache) peuvent persister pendant une courte période dans nos sauvegardes sécurisées, mais dans ce cas, elles seront protégées et finalement purgées dans le cadre du cycle normal de rotation des sauvegardes. Nous veillons à ce que ces données ne soient pas facilement accessibles et ne soient conservées que temporairement à des fins de reprise après sinistre.

Veuillez noter que si vous êtes un utilisateur final de l’un de nos clients professionnels et que vous souhaitez que vos conversations ou données WhatsApp soient supprimées, il est préférable de contacter l’entreprise avec laquelle vous avez interagi (le responsable du traitement). Celle-ci pourra alors nous indiquer si une action est nécessaire de notre part. Nous disposons d’une adresse e-mail dédiée aux demandes relatives à la confidentialité (privacy@flowella.io) et traiterons les demandes de suppression en priorité.

Notre site web ou nos communications peuvent parfois contenir des liens vers des sites web tiers (par exemple, un lien vers notre blog, notre documentation ou un article externe). Si vous suivez un lien vers un site externe, veuillez noter que ces sites disposent de leurs propres politiques de confidentialité et que nous déclinons toute responsabilité quant à leur contenu ou à leurs pratiques. La présente Politique de confidentialité s'applique exclusivement aux données traitées par Flowella. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de tous les services tiers avec lesquels vous interagissez. Il en va de même pour les services externes que vous intégrez à Flowella (tels que HubSpot, WhatsApp lui-même, etc.) : ces services ont leurs propres engagements en matière de confidentialité. Par exemple, la politique de confidentialité et les conditions d’utilisation de WhatsApp régissent la manière dont WhatsApp (Meta) traite les métadonnées ou les informations qu’il collecte lorsque vous utilisez sa plateforme.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les modifications apportées à notre Service, les exigences légales ou d’autres aspects de nos activités. Si nous apportons des modifications importantes, nous en informerons nos utilisateurs par e-mail (si vous disposez d’un compte) ou en publiant un avis bien visible sur notre site web ou dans le tableau de bord. La date de « Dernière mise à jour » indiquée en haut de la page indiquera toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les dernières informations concernant nos pratiques en matière de confidentialité. En continuant à utiliser Flowella après une modification de la présente Politique de confidentialité, vous reconnaissez et acceptez les conditions révisées (dans la mesure où la loi le permet). Si vous n’êtes pas d’accord avec une mise à jour, vous devez cesser d’utiliser le Service et pouvez demander la suppression de vos données comme décrit ci-dessus.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à nous contacter :

Flowella Limited
E-mail : privacy@flowella.io

Vous pouvez également nous contacter par courrier à l'adresse de notre siège social :
Flowella Limited
c/o Goringe Accountants Ltd
1650 Arlington Business Park, Theale
Reading, Berkshire, RG7 4SA
Royaume-Uni
Numéro d'enregistrement de la société : 17255892 (Companies House) (s'ouvre dans un nouvel onglet)
Numéro de TVA : GB 521 4541 25

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