WhatsApp ist eine der einfachsten Möglichkeiten für Kunden, ein Unternehmen zu erreichen. Dennoch gibt es überraschend viele Unternehmen, die nie damit anfangen, und selten ist es die Technologie, die sie davon abhält. Es geht um eine viel einfachere Frage: Welche Telefonnummer sollen wir verwenden?
Niemand möchte seinen Kunden seine private Handynummer geben. Und niemand möchte treue Kunden mit einer unbekannten neuen Nummer verwirren. Die gute Nachricht ist, dass Sie in den meisten Fällen Ihre bestehende geschäftliche Telefonnummer mit WhatsApp Business nutzen und so die Nummer beibehalten können, die Ihre Kunden bereits kennen.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Nummern geeignet sind, wie es mit Festnetznummern aussieht, was zu tun ist, wenn die Nummer bereits bei WhatsApp registriert ist, und wie Ihr Team die eingehenden Nachrichten bearbeiten kann.
Die kurze Antwort: Ja, in den meisten Fällen
Du kannst eine bestehende geschäftliche Telefonnummer auf der WhatsApp Business-Plattform registrieren, vorausgesetzt, dein Unternehmen ist Eigentümer der Nummer, sie verfügt über eine Landes- und Ortsvorwahl und kann entweder eine SMS oder einen Sprachanruf empfangen, um die Verifizierung abzuschließen. Sowohl Mobilfunknummern als auch Festnetznummern sind zulässig. Kurzwahlnummern sind es nicht.[1]
Es gibt ein wichtiges Detail, das Sie wissen sollten, bevor Sie sich festlegen. Sobald eine Nummer auf der Plattform registriert ist, funktioniert sie weiterhin normal für gewöhnliche Telefonanrufe und SMS, kann jedoch nicht mehr mit der WhatsApp-App für Privatanwender auf einem Mobiltelefon verwendet werden.[1]
In der Praxis ist das genau das, was die meisten Unternehmen wollen. Die Nummer klingelt weiterhin im Büro. WhatsApp-Nachrichten kommen an einem Ort an, der weitaus nützlicher ist als ein einzelnes Mobiltelefon.
„Ich möchte nicht, dass Kunden meine private WhatsApp-Nummer haben“
Das ist wahrscheinlich das größte Missverständnis in Bezug auf WhatsApp for Business.
Wenn Menschen an WhatsApp denken, stellen sie sich die App auf ihrem eigenen Handy vor. Daher ist die erste Sorge verständlich: Bedeutet das, dass man seine private Handynummer weitergeben muss?
Nein. Bei einer ordnungsgemäßen Einrichtung von WhatsApp Business werden geschäftliche Unterhaltungen vollständig vom persönlichen WhatsApp-Konto getrennt. Niemand sitzt mit seinem privaten Handy da und beantwortet Kundenanfragen.
Mit einer Plattform wie Flowella landen die Nachrichten stattdessen im Flowella-Posteingang, wo Ihr gesamtes Team sie sehen und beantworten kann. Der gemeinsame Posteingang sorgt dafür, dass alle aus derselben Ansicht arbeiten: Sobald ein Kollege eine Unterhaltung öffnet, wird sie für alle anderen nicht mehr als ungelesen angezeigt.
„Aber ich möchte auch keine neue Nummer“
Das ist die andere Seite des Problems.
Stellen Sie sich vor, Sie führen Ihr Unternehmen seit zehn Jahren. Ihre Telefonnummer ist zu finden auf:
- Website und auf der Kontaktseite
- Google-Unternehmensprofil
- Visitenkarten und E-Mail-Signaturen
- Werbung, sowohl in Printmedien als auch in bezahlten Suchergebnissen
- Kundendokumentation, Rechnungen und Verträge
Ihre Kunden erkennen das. Dann sagt Ihnen jemand, dass WhatsApp eine völlig andere Nummer erfordert, und plötzlich gibt es ein Vertrauensproblem.
Kunden stellen sich nun die naheliegenden Fragen: Ist das wirklich dasselbe Unternehmen? Warum ist die Nummer anders? Schreibe ich den richtigen Ansprechpartnern?
In Branchen, in denen Vertrauen eine entscheidende Rolle spielt – wie bei Anwaltskanzleien, Finanzdienstleistern, Gesundheitsdienstleistern und professionellen Dienstleistern –, kommt dieses Zögern teuer zu stehen. Die Menschen sind ohnehin schon misstrauisch gegenüber unerwarteten Nachrichten von Nummern, die sie nicht kennen.
Die Verwendung der Nummer, die sie seit Jahren anrufen, beseitigt diese Zweifel vollständig. Dasselbe Unternehmen. Dieselbe Nummer. Ein neuer Kanal.
Welche Unternehmensnummern sind für WhatsApp Business zugelassen?
Meta veröffentlicht klare Zulassungsregeln, und der Nummerntyp ist vor allem deshalb von Bedeutung, weil er bestimmt, wie die Verifizierung bei Ihnen erfolgt.
| Nummerntyp | Zulässig? | Was ist zu beachten? |
|---|---|---|
| Mobilfunk | Ja, empfohlen | Verifizierung per SMS oder Sprachanruf. Der einfachste Weg. |
| Festnetz | Ja | Verifizierung per Sprachanruf. SMS ist bei Festnetzanschlüssen nicht zuverlässig. |
| VoIP | In der Regel | Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter internationale Anrufe für den Bestätigungscode zulässt. |
| Gebührenfrei hinter einem IVR | Schwierig | Ein Verifizierungsanruf kann nicht durch ein Menü navigieren. Es ist eine Zulassungsliste oder eine vorübergehende Weiterleitung erforderlich. |
| Kurznummer | Nein | Wird nicht unterstützt. Die Nummer muss eine Landes- und Ortsvorwahl enthalten. |
Die Verifizierung selbst ist schnell. Meta sendet einen sechsstelligen Code, in der Regel per SMS, und weicht nach drei fehlgeschlagenen SMS-Versuchen auf einen automatisierten Sprachanruf aus.[3]
Ein Planungsaspekt, der wachsende Unternehmen oft überrascht: Neue Unternehmensprofile sind zunächst auf zwei registrierte Geschäftstelefonnummern begrenzt. Diese Obergrenze erhöht sich automatisch auf 20, sobald Ihr Unternehmen die Verifizierung abgeschlossen hat oder ein Nachrichtenlimit von 2.000 erreicht.[1] Wenn Sie separate Nummern für Vertrieb und Support in Betracht ziehen, sollten Sie dies frühzeitig einplanen. Unser Leitfaden zur Einrichtung eines verifizierten WhatsApp Business-Kontos erklärt Schritt für Schritt, was die Verifizierung beinhaltet.
Was ist mit Festnetznummern?
Das ist die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird. „Unsere Hauptgeschäftsnummer ist keine Mobilfunknummer. Können wir sie trotzdem nutzen?“
Ja. Festnetzanschlüsse werden ausdrücklich unterstützt und die Verifizierung erfolgt per Sprachanruf statt per SMS.[1] Ein automatisierter Anruf liest den sechsstelligen Code vor, und jemand auf Ihrer Seite gibt ihn ein.
Zwei praktische Tipps sorgen dafür, dass alles reibungslos verläuft:
- Stellen Sie sicher, dass internationale Anrufe auf dem Anschluss aktiviert sind, bevor Sie beginnen. Der Verifizierungsanruf kommt aus dem Ausland.
- Deaktivieren Sie für die wenigen Minuten, die die Verifizierung dauert, die Anrufweiterleitung und etwaige IVR-Menüs. Ein automatisierter Anruf kann nicht die Taste „2 für den Vertrieb“ drücken.
Gebührenfreie Nummern, die hinter einem Telefonmenü liegen, sind ein besonders heikler Fall. Sie lassen sich manchmal registrieren, jedoch nur, wenn der Anschluss internationale Anrufe akzeptiert und diese an eine reale Person oder eine Mailbox weiterleitet, die den Code erfassen kann. Meta teilt dir die Nummern mit, von denen der Verifizierungsanruf kommt, damit du sie auf eine Zulassungsliste setzen kannst.[1]
Der allgemeine Hinweis ist es wert, wiederholt zu werden: Überprüfen Sie Ihre bestehende Nummer, bevor Sie eine neue kaufen. Viele Unternehmen kaufen eine Mobilfunk-SIM-Karte, die sie gar nicht benötigen.
Was ist, wenn ich die Nummer bereits auf WhatsApp nutze?
Hier lohnt es sich, erst einmal genau hinzuschauen, denn die Antwort hängt ganz davon ab, wie die Nummer derzeit genutzt wird.
Bereits auf dem privaten WhatsApp-Konto
Eine Nummer, die in der WhatsApp-App für Privatanwender genutzt wird, kann erst dann auf der Plattform registriert werden, wenn dieses Konto zuvor gelöscht wurde.[1] Durch das Löschen des Kontos wird der Chat-Verlauf entfernt; exportiere daher vorher alles, was du benötigst.
Bereits in der WhatsApp Business App
Dies ist der günstigste Fall, in dem sich die meisten kleinen Unternehmen befinden. Nummern, die bereits in der WhatsApp Business App genutzt werden, können mithilfe eines Ansatzes namens „Co-Existenz“ verbunden werden.[2]
Dank „Co-Existence“ kann Ihr Team die WhatsApp Business App weiterhin auf einem Smartphone für Einzelchats nutzen, während Flowella gleichzeitig die Automatisierung, Vorlagen und WhatsApp Flows über dieselbe Nummer abwickelt. Sie behalten die Nummer, die Kundenbeziehungen und den Chat-Verlauf.
Bevor Sie die Einrichtung vornehmen, sollten Sie einige Details beachten:[4]
- Chatverlauf – Es können bis zu sechs Monate des Einzelchat-Verlaufs synchronisiert werden; diese Einstellung wird jedoch einmalig bei der Einrichtung festgelegt und kann später nicht mehr geändert werden, ohne die Verbindung vollständig zu trennen.
- Gruppenchats – diese werden nicht synchronisiert.
- App-Version – Sie benötigen die WhatsApp Business App 2.24.17 oder höher.
- Verfügbarkeit – Die meisten Ländercodes werden unterstützt, Nigeria und Südafrika sind derzeit jedoch ausgeschlossen.
- Verbundene Geräte – Verbundgeräte werden während der Einrichtung getrennt, einige können anschließend wieder verbunden werden.
Wir haben die Einführung dieser Funktion ausführlicher behandelt, als Flowella die Funktionen „Co-Existence“ und „HubSpot App Events“ hinzugefügt hat.
Bereits anderweitig auf der WhatsApp Business-Plattform
Wenn die Nummer bereits bei einem anderen Anbieter aktiv ist, muss sie migriert und nicht neu registriert werden. Dies ist ein festgelegter Prozess und kein „Abmelden und Hoffen“. Löschen Sie nichts, bevor der Migrationsweg vereinbart wurde.
Brauche ich eine US-Nummer?
Nein. Dieser Mythos hält sich bemerkenswert hartnäckig und kostet Unternehmen Geld.
Die Zulassungsregeln enthalten keinen Hinweis auf ein bestimmtes Land. Eine Nummer muss lediglich im Besitz Ihres Unternehmens sein, eine Landes- und Ortsvorwahl haben und in der Lage sein, einen Bestätigungscode zu empfangen.[1] Unternehmen in Großbritannien, ganz Europa und anderswo nutzen täglich ihre eigenen lokalen Nummern.
Wenn Ihnen jemand etwas anderes erzählt, beschreibt er damit eher die Einschränkungen seiner eigenen Konfiguration als die der Plattform.
Wo die Nachrichten tatsächlich ankommen
Die Auswahl der Nummer ist nur die erste Hälfte der Entscheidung. Wohin die Unterhaltungen geleitet werden, ist die Hälfte, die darüber entscheidet, ob dies in großem Maßstab funktioniert.
Stellen Sie sich vor, fünf Mitarbeiter bearbeiten Kundenanfragen. Sie möchten nicht, dass fünf Mitarbeiter fünf verschiedene persönliche WhatsApp-Nummern herausgeben. Und wenn jemand das Unternehmen verlässt, möchten Sie ganz sicher nicht, dass Ihre Kundengespräche mit ihm das Unternehmen verlassen.
Eine einzige Unternehmensnummer, die in einen gemeinsamen Posteingang geleitet wird, schafft ein weitaus übersichtlicheres Modell:
Kunde → Ihre Unternehmensnummer → Flowella-Posteingang → Ihr Team
Der Kunde hat es mit Ihrem Unternehmen zu tun, nicht mit dem persönlichen Konto einer einzelnen Person. Im Hintergrund werden die Unterhaltungen mit Ihrem CRM verknüpft, Follow-ups ausgelöst und nahtlos zwischen Automatisierung und echten Menschen weitergeleitet. Ihr Kunde muss davon nichts wissen. Er erhält einfach eine schnelle und bequeme Möglichkeit, mit Ihnen zu kommunizieren.
Eine Fünf-Punkte-Checkliste vor der Umstellung
Gehen Sie dies durch, bevor Sie etwas ändern:
- Stellen Sie sicher, dass die Nummer internationale SMS oder Anrufe empfangen kann. Dies ist der häufigste Grund für eine fehlgeschlagene Verifizierung.
- Prüfen Sie, ob die Nummer bereits bei WhatsApp registriert ist, und ermitteln Sie, um welche Version es sich handelt: Privat, Business-App oder Plattform.
- Testen Sie Ihre Anrufweiterleitung. Falls ein IVR-System oder eine Anrufweiterleitung vor der Leitung liegt, planen Sie, diese während der Verifizierung zu umgehen.
- Entscheiden Sie sich für den Chat-Verlauf, wenn Sie die Koexistenz-Funktion nutzen. Sie können diese Wahl nur einmal treffen.
- Stellen Sie die Unterlagen zum Eigentumsnachweis zusammen, damit die Unternehmensverifizierung Sie später nicht aufhält.
Unser umfassender Leitfaden zur Beantragung einer WhatsApp-Business-Nummer behandelt den gesamten Onboarding-Prozess, und der Leitfaden zu Flowella-Telefonnummern enthält eine detaillierte Checkliste für die Vorbereitung der Verifizierung.
Lassen Sie sich nicht von der Telefonnummer ausbremsen
Wenn Sie WhatsApp bisher aufgeschoben haben, weil Sie keine private Nummer preisgeben oder nicht wollten, dass Kunden eine unbekannte Nummer sehen, hatten Sie nie wirklich die Wahl zwischen diesen beiden Optionen.
Deine bestehende Geschäftsnummer kann mit ziemlicher Sicherheit zu deiner WhatsApp-Business-Nummer werden. In Kombination mit einem gemeinsamen Posteingang erhältst du so deine etablierte Unternehmensidentität, einen Kanal, den deine Kunden bereits täglich nutzen, eine zentrale Arbeitsplattform für dein Team und musst keine privaten Nummern weitergeben.
Es ist viel einfacher, WhatsApp in Ihr Unternehmen zu integrieren, als die meisten Menschen annehmen.
Starten Sie eine kostenlose Testversion von Flowella und finden Sie heraus, ob Ihre Nummer geeignet ist, oder sprechen Sie mit unserem Team, falls Ihre Konfiguration etwas komplizierter ist als üblich.
