Sie haben beschlossen, dass Ihr Unternehmen auf WhatsApp präsent sein muss. Eine kluge Entscheidung. Aber welche Nummer sollen Sie eigentlich verwenden? Hier finden Sie alles, was Sie über Ihre Optionen wissen müssen.

Wenn du unseren aktuellen Artikel darüber gelesen hast, warum E-Mail ausgedient hat und deine Kunden auf WhatsApp zu finden sind, stellst du dir wahrscheinlich die naheliegende nächste Frage: Wie fange ich eigentlich an?

Der erste Schritt ist einfach, aber entscheidend: Du brauchst eine WhatsApp-Business-Nummer. Ohne eine solche kannst du kein Unternehmensprofil erstellen, keine Nachrichten senden oder empfangen und schon gar nicht damit beginnen, die Art von dialogorientierter Kundenbindung aufzubauen, die WhatsApp ermöglicht.

Die gute Nachricht ist: Sie haben verschiedene Möglichkeiten. Ganz gleich, ob Sie Ihre bestehende Handynummer nutzen, Ihren Büro-Festnetzanschluss umfunktionieren oder sich von Meta eine Nummer generieren lassen möchten – es gibt einen Weg, der zu Ihrem Unternehmen passt. Lassen Sie uns die einzelnen Möglichkeiten durchgehen.

Die beiden WhatsApp Business-Plattformen verstehen

Bevor du dich für eine Nummer entscheidest, solltest du wissen, dass WhatsApp zwei verschiedene Business-Plattformen anbietet:

Die WhatsApp Business App ist die kostenlose App für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer. Sie können sie im App Store oder bei Google Play herunterladen; sie unterstützt bis zu fünf Geräte unter einer einzigen Nummer. Die Einrichtung ist unkompliziert und bietet Ihnen Zugriff auf ein Unternehmensprofil, Schnellantworten, Begrüßungsnachrichten und einen Produktkatalog.

Die WhatsApp Business API (auch bekannt als WhatsApp Business Platform) richtet sich an größere Unternehmen, die erweiterte Automatisierungsfunktionen, CRM-Integration, Zugriff für mehrere Mitarbeiter und die Möglichkeit zum Versenden von Nachrichten in großem Umfang benötigen. Die API verfügt über keine eigene Benutzeroberfläche. Stattdessen greifen Sie über einen Business Solution Provider (BSP) oder eine Plattform wie Flowella darauf zu, die sie mit Ihren bestehenden Tools verbindet.

Beide Plattformen erfordern eine Telefonnummer und unterstützen sowohl Mobilfunknummern als auch Festnetznummern sowie von Meta generierte Nummern. Der Einrichtungsprozess unterscheidet sich geringfügig, je nachdem, für welche Plattform Sie sich entscheiden.

Option 1: Verwenden Sie eine Mobilfunknummer

Dies ist der einfachste und gängigste Weg, insbesondere für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer.

Sie können jede Mobilfunknummer verwenden, die SMS oder Anrufe zur Verifizierung empfangen kann. Dazu gehören eine spezielle Geschäfts-SIM-Karte, eine freie private SIM-Karte oder sogar Ihre bestehende private Nummer (wir raten jedoch aus Gründen, auf die wir gleich eingehen werden, dringend davon ab, Ihre private Nummer zu verwenden).

So richten Sie es ein:

1. Laden Sie die WhatsApp Business-App aus dem App Store oder von Google Play herunter.
2. Öffnen Sie die App und stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu.
3. Geben Sie Ihre Handynummer ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
4. WhatsApp sendet dir per SMS einen sechsstelligen Bestätigungscode. Gib den Code ein, um deine Nummer zu bestätigen.
5. Vervollständigen Sie Ihr Unternehmensprofil mit Ihrem Firmennamen, Ihrer Kategorie, einer Beschreibung, Ihrer Adresse, Ihrer Website und Ihren Öffnungszeiten.
6. Sie sind nun online und können Nachrichten empfangen.

Bitte beachten Sie Folgendes:

Eine Telefonnummer kann jeweils nur in einer WhatsApp-Anwendung registriert sein. Wenn Ihre Handynummer bereits mit Ihrem privaten WhatsApp-Konto verknüpft ist, werden Sie aufgefordert, sie zu WhatsApp Business zu migrieren. Das bedeutet, dass Sie den Zugriff auf die private App unter dieser Nummer verlieren. Sichern Sie Ihre Chats, bevor Sie den Wechsel vornehmen.

Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten Unternehmen für eine separate, eigens dafür vorgesehene Handynummer. Eine Prepaid-SIM-Karte ist eine kostengünstige Möglichkeit, eine eigene Geschäftsnummer zu erhalten, ohne Ihre private Leitung zu beanspruchen.

Option 2: Nutze deinen Büro-Festnetzanschluss

Dies ist eine zu selten genutzte Option, die sich hervorragend für etablierte Unternehmen eignet. Wenn Ihre Kunden Ihre Bürotelefonnummer bereits kennen, können sie Sie durch die Nutzung dieser Nummer für WhatsApp über einen neuen Kanal unter einer vertrauten Nummer erreichen.

Die Einrichtung ist fast identisch mit der Verwendung einer Handynummer, mit einem entscheidenden Unterschied: Festnetzanschlüsse können keine SMS empfangen. Wenn WhatsApp also versucht, dir einen Bestätigungscode per SMS zu senden, musst du den SMS-Timer ablaufen lassen und dann die Option „Ruf mich an“ auswählen. WhatsApp ruft dann Ihren Festnetzanschluss an und liest Ihnen den sechsstelligen Code über eine automatische Sprachansage vor.

So richtest du es ein:

1. Laden Sie die WhatsApp Business-App herunter.
2. Wenn du nach deiner Nummer gefragt wirst, gib deine Festnetznummer (einschließlich der Ländervorwahl) ein.
3. WhatsApp versucht, eine SMS zu senden. Warte, bis der Timer abgelaufen ist.
4. Wählen Sie „Anrufen“, um den Bestätigungscode per Sprachanruf zu erhalten.
5. Nehmen Sie den Anruf auf Ihrem Festnetzanschluss entgegen und notieren Sie sich den sechsstelligen Code.
6. Geben Sie den Code in der App ein, um Ihre Nummer zu verifizieren.
7. Vervollständigen Sie Ihr Unternehmensprofil wie gewohnt.

Bitte beachten Sie Folgendes:

WhatsApp Business unterstützt keine Durchwahlen, daher muss der Anruf direkt auf einer Festnetznummer ankommen. Wenn Ihre Telefonanlage im Büro ein IVR-Menü (Interactive Voice Response) oder eine automatische Telefonzentrale verwendet, müssen Sie diese möglicherweise vorübergehend deaktivieren, damit der Bestätigungsanruf ungehindert durchkommt.

Beachten Sie außerdem, dass eingehende WhatsApp-Nachrichten über die App und nicht über die Telefonleitung selbst eingehen, sobald Ihr Festnetzanschluss bei WhatsApp Business registriert ist. Sprachanrufe an die Nummer funktionieren weiterhin wie gewohnt.

Option 3: Verwende eine von Meta generierte Nummer

Dies ist die neueste Option, die vielen Unternehmen noch nicht bekannt ist. Meta bietet nun kostenlose Telefonnummern an, die Sie ausschließlich für WhatsApp Business nutzen können. Diese werden manchmal als „555-Nummern“ bezeichnet, da sie die US-Ländervorwahl +1 mit der Vorwahl 555 verwenden.

Diese Option ist über die WhatsApp Business-API (nicht über die Standard-Business-App) verfügbar und wird in der Regel während des integrierten Anmeldeprozesses angeboten, wenn Sie sich über einen Business Solution Provider verbinden.

Wichtigste Merkmale der von Meta generierten Nummern:

Sie sind kostenlos erhältlich und werden automatisch verifiziert, sodass kein SMS- oder Telefonanruf zur Bestätigung der Nummer erforderlich ist. Der Anzeigename Ihres Unternehmens muss jedoch noch von Meta genehmigt werden, bevor Sie mit dem Versenden von Nachrichten beginnen können. Diese Nummern sind an Ihr WhatsApp Business-Konto gebunden und können nicht auf ein anderes Konto übertragen oder außerhalb von WhatsApp verwendet werden.

So erhalten Sie eine solche Nummer:

1. Sie benötigen ein Meta Business Portfolio (ehemals Facebook Business Manager), in dem Ihre Unternehmensdaten vollständig ausgefüllt sind.
2. Stellen Sie über einen Business Solution Provider oder eine Plattform, die den eingebetteten Anmeldeprozess unterstützt, eine Verbindung zur WhatsApp Business API her.
3. Wählen Sie während des Anmeldevorgangs die Option „Eine kostenlose WhatsApp-Nummer von Meta erhalten“ aus, anstatt Ihre eigene Nummer einzugeben.
4. Befolgen Sie die Anweisungen, um Ihr WhatsApp Business-Konto und Ihr Unternehmensprofil zu erstellen.
5. Reichen Sie Ihren Anzeigenamen zur Genehmigung ein.
6. Sobald die Freigabe erfolgt ist, können Sie loslegen.

Was Sie beachten sollten:

Von Meta generierte Nummern haben immer die US-Ländervorwahl (+1), unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen ansässig ist. Für britische Unternehmen mag dies für Kunden etwas ungewöhnlich erscheinen, doch in der Praxis werden in den meisten WhatsApp-Unterhaltungen Ihr Firmenname und Ihr Profil angezeigt und nicht die reine Nummer.

Diese Nummern können zudem nicht zwischen WhatsApp-Business-Konten übertragen werden. Sollten Sie also in Zukunft Ihre Meta-Einrichtung umstrukturieren müssen, müssten Sie eine neue Nummer beantragen. Sie sind eine hervorragende Option für einen schnellen Einstieg, aber wenn eine lokale britische Nummer für Ihre Marke wichtig ist, ist eine eigene Mobil- oder Festnetznummer möglicherweise die bessere Wahl.

Option 4: Verwenden Sie eine virtuelle Nummer

Virtuelle Telefonnummern sind cloudbasierte Nummern, die nicht an eine physische SIM-Karte oder einen Festnetzanschluss gebunden sind. Sie werden vollständig online verwaltet und können Anrufe und SMS über das Internet empfangen, was sie zu einer flexiblen Option für Unternehmen macht, die eine professionelle Nummer ohne zusätzliche Hardware wünschen.

Mehrere britische Anbieter bieten virtuelle Nummern an, die mit der Registrierung bei WhatsApp Business kompatibel sind – oft schon ab etwa 10 £ pro Monat. Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters darauf, dass dieser die Verifizierung bei WhatsApp Business ausdrücklich unterstützt, da dies nicht bei allen Anbietern virtueller Nummern der Fall ist.

So richten Sie es ein:

1. Registrieren Sie sich bei einem Anbieter für virtuelle Rufnummern, der die WhatsApp-Registrierung unterstützt.
2. Wählen Sie Ihre bevorzugte Vorwahl und Nummer aus.
3. Konfigurieren Sie die Anrufweiterleitung so, dass Sie den Verifizierungsanruf oder die SMS empfangen können.
4. Registrieren Sie die virtuelle Nummer in der WhatsApp Business-App oder über die API und befolgen Sie dabei die gleichen Verifizierungsschritte wie oben beschrieben.

Zu beachten:

Meta hat Einschränkungen für einige VoIP-Nummern, insbesondere für solche mit US-Vorwahl. Nicht jeder Anbieter für virtuelle Nummern ist geeignet. Überprüfen Sie immer die WhatsApp-Kompatibilität, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Stellen Sie außerdem sicher, dass die virtuelle Nummer aktiv bleibt, da Sie sie möglicherweise in Zukunft für eine erneute Verifizierung benötigen.

Welche Option ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Die beste Wahl hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Ihren Zielen und davon ab, wie Ihre Kunden Ihr Unternehmen wahrnehmen sollen.

Wenn du ein Einzelunternehmer oder ein kleines Unternehmen bist, das gerade erst mit WhatsApp anfängt, ist eine eigene Mobilfunk-SIM-Karte der schnellste und günstigste Weg. Lade die App herunter, verifiziere deine Nummer, und schon bist du innerhalb weniger Minuten startklar.

Wenn Sie ein etabliertes Unternehmen mit einer bekannten Büronummer sind, können Sie durch die Nutzung Ihres Festnetzanschlusses von Ihrer bestehenden Markenbekanntheit profitieren. Kunden, die Ihre Telefonnummer bereits kennen, können Sie nun über WhatsApp erreichen, ohne sich eine neue Nummer merken zu müssen.

Wenn du schnell mit der WhatsApp Business API loslegen möchtest und nichts gegen eine Nummer im US-Format hast, macht eine von Meta generierte Nummer jegliche Telefonhardware überflüssig. Sie ist kostenlos, sofort verfügbar und bereits verifiziert.

Wenn du maximale Flexibilität und eine professionelle Lösung benötigst, bietet dir eine virtuelle Nummer eine eigene Geschäftsleitung mit cloudbasierter Verwaltung, lokalen Vorwahlen und ohne die Notwendigkeit einer physischen SIM-Karte.

Deine Nummer zu erhalten, ist nur der Anfang

Eine WhatsApp Business-Nummer ist die Grundlage, aber der wahre Wert liegt darin, was du damit machst. Die meisten Unternehmen richten ihre Nummer ein, erstellen ein Profil und warten dann … ab. Sie behandeln WhatsApp wie eine Telefonleitung und hoffen einfach, dass Kunden ihnen eine Nachricht schicken.

Die Unternehmen, die echte Ergebnisse erzielen, sind diejenigen, die Kunden auf WhatsApp proaktiv ansprechen, sobald diese Interesse zeigen – und genau hier kommt Flowella ins Spiel.

Flowella verbindet Ihre bestehenden Formulare mit WhatsApp und verwandelt statische Formularübermittlungen in dynamische WhatsApp Flows. Wenn ein potenzieller Kunde ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt, erhält er statt einer allgemeinen Bestätigungs-E-Mail sofort eine interaktive WhatsApp-Konversation, die sein Interesse abklärt, seine Fragen beantwortet und ihn zu einer Entscheidung führt.

Und da Flowella direkt in HubSpot integriert ist, wird jede Unterhaltung nachverfolgt, jeder Kontakt aktualisiert und jede Interaktion bereichert Ihr CRM mit den Daten, die Ihr Team benötigt.

Ganz gleich, ob Sie Ihre WhatsApp-Business-Nummer gerade erst eingerichtet haben oder bereits seit einiger Zeit besitzen, aber nicht das erwartete Engagement verzeichnen – Flowella schließt die Lücke zwischen dem bloßen Besitz einer Nummer und deren tatsächlicher Nutzung zum Ausbau Ihres Unternehmens.

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