WhatsApp Flows zu HubSpot-Formularübermittlungen, ohne Programmierung

Ihre Formulare funktionieren auf einem Laptop einwandfrei. Auf dem Smartphone brechen die Nutzer die Eingabe jedoch oft vorzeitig ab, und die Folge-E-Mail, in der sie zum Abschluss aufgefordert werden, bleibt ungelesen. WhatsApp Flows beheben dieses Problem, indem sie das Formular direkt in den Chat integrieren. Die native Erstellung solcher Flows erfordert jedoch Verschlüsselungsschlüssel, einen sicheren Server und eine kontinuierliche Überwachung. Genau an dieser Stelle kommen die meisten Marketingteams ins Stocken.

Dieser Leitfaden erklärt, was WhatsApp Flows sind, warum DIY-Projekte ins Stocken geraten und wie Flowella Ihre bereits vorhandenen HubSpot-Formulare in WhatsApp Flows umwandelt, die als echte HubSpot-Formularübermittlungen zurückkommen – ohne dass Endpunkte programmiert oder Schlüssel verwaltet werden müssen.

Warum sollten Sie Ihre Formulare auf WhatsApp verlagern?

Die Reichweite ist der offensichtliche Grund. Mehr als 3 Milliarden Menschen nutzen WhatsApp jeden Monat, wie Meta im April 2025^[1] berichtete, und 90 % der erwachsenen Internetnutzer in Großbritannien nutzen die^[2] App.

Die Resonanz ist jedoch der bessere Grund. Ein innerhalb von WhatsApp gesendetes Formular kommt in derselben App an, die die Nutzer den ganzen Tag über verwenden, lässt sich ohne Browser öffnen und kann mit wenigen Fingertipps ausgefüllt werden. Wenn Ihre Prozesse wie „Daten aktualisieren“, „Termin buchen“ oder „Onboarding abschließen“ hinter einem mobilen Webformular verborgen sind, lassen Sie potenzielle Abschlüsse ungenutzt.

Was sind WhatsApp Flows?

WhatsApp Flows sind mehrseitige, formularähnliche Abläufe, die sich innerhalb eines WhatsApp-Chats öffnen. Meta führte sie 2023 ein, damit Kunden buchen, bestellen und auswählen können, ohne den Chat^[3] zu verlassen.

Ein Flow kann Textfelder, Dropdown-Menüs, Datumsauswahlfelder, Kontrollkästchen und mehrere Bildschirme mit Verzweigungslogik^[4] enthalten. Die Validierung erfolgt auf dem Smartphone des Kunden, sodass Sie klare, strukturierte Antworten erhalten – statt eines Freitext-Chats, den Sie später aufbereiten müssen.

Warum WhatsApp Flows-Projekte in der Pilotphase ins Stocken geraten

Ein einfacher Flow lässt sich leicht als Prototyp erstellen. Ein produktionsreifer Flow, der mit Ihren Systemen kommuniziert, ist jedoch eine ganz andere Aufgabe. Der Entwicklerleitfaden von Meta legt fest, was Sie erstellen und betreiben^[5] müssen:

Verschlüsselungsschlüssel – Erstellen Sie ein Schlüsselpaar und laden Sie den öffentlichen Schlüssel für jedes WhatsApp-Business-Konto hoch; laden Sie ihn anschließend bei bestimmten Änderungen erneut hoch.
Ein sicherer Server – ein HTTPS-Endpunkt mit einem gültigen Zertifikat, der jede Anfrage vom Flow empfängt.
Verschlüsselung bei jedem Datenaustausch – jede Anfrage kommt verschlüsselt an und jede Antwort muss verschlüsselt werden, bevor sie zurückgesendet wird.
Funktionsprüfungen – WhatsApp fragt Ihren Endpunkt regelmäßig ab und erwartet eine korrekte Antwort.

Dann ist da noch die Leistung. Meta überwacht Fehlerraten, Latenz und Verfügbarkeit und empfiehlt, innerhalb von weniger als einer Sekunde^[6] zu antworten. Wenn diese Werte nachlassen, wird der Flow auf 10 Nachrichten pro Stunde gedrosselt, und wenn sie weiter nachlassen, wird das Senden oder Öffnen von Nachrichten gänzlich^[6] blockiert.

„Flows mit einem Endpunkt müssen sowohl die Zuverlässigkeits- als auch die Leistungsanforderungen erfüllen.“

Quelle: Meta, Implementierung von Endpunkten für Flows

Und all das sorgt noch nicht dafür, dass die Antworten in Ihr CRM gelangen. Sie müssen weiterhin jedes Feld zuordnen, Fehler behandeln und alles im Einklang halten, während sich Ihre Formulare ändern. Das ist eine kleine Plattform, die man betreiben muss – weshalb so viele Teams ein Pilotprojekt durchführen und dann aufhören.

Vergleich zwischen der eigenständigen Erstellung von WhatsApp Flows und der Nutzung von Flowella, um HubSpot-Formulare in WhatsApp Flows umzuwandeln — Fünf technische Aufgaben auf der einen Seite, fünf einfache Schritte auf der anderen.

Wie Flowella HubSpot-Formulare in WhatsApp Flows verwandelt

Flowella geht einen anderen Weg. Anstatt Flows von Grund auf neu zu entwerfen, beginnen Sie mit einem HubSpot-Formular, das Sie bereits nutzen:

HubSpot verbinden – eine sichere OAuth-Verbindung, die sich mithilfe des Onboarding-Leitfadens in wenigen Minuten einrichten lässt.
Wählen Sie ein Formular aus – Flowella liest die aktuelle Formulardefinition aus HubSpot aus, einschließlich Feldbezeichnungen, Optionen und Pflichtfeldern^[7].
Synchronisieren Sie es als Flow – Flowella generiert den entsprechenden WhatsApp Flow und lädt ihn unter Ihrer Nummer^[7] bei Meta hoch.
Versenden – über einen HubSpot-Workflow oder lassen Sie Nutzer den Flow über einen Link, einen QR-Code oder eine „Click-to-WhatsApp“-Anzeige starten, die den Chat öffnet.
Erhalten Sie echte Eingaben zurück – Antworten werden dem richtigen HubSpot-Kontakt zugeordnet und dessen Eigenschaften aktualisieren, sodass Ihre bestehenden Workflows, Listen und Berichte nahtlos weiterfunktionieren.

Flowella kümmert sich hinter den Kulissen um die Schlüssel, den sicheren Austausch, die Zustandsprüfungen und die Feldzuordnung. Ihre WhatsApp Flows verhalten sich wie Ihre bestehenden HubSpot-Formulare, sodass Marketingabläufe, Berichterstellung und Governance unverändert bleiben können.

Flo hält ein Smartphone mit einem WhatsApp Flow-Buchungsformular in der Hand, das mit HubSpot-Formularen und dem CRM verbunden ist — Ein HubSpot-Formular, das innerhalb von WhatsApp ausgefüllt wird und wieder in Ihrem CRM landet.

Was Sie vor der Synchronisierung wissen sollten

Formularquellen – Flowella ist für HubSpot entwickelt, daher synchronisieren Sie die HubSpot-Formulare, die Sie bereits verwenden.
Feldtypen – Felder für Datei-Uploads und Unterschriften können nicht in einen Flow synchronisiert werden; behalten Sie diese daher im Web^[7] bei.
Formulargestaltung – Kurze Beschriftungen und weniger Felder pro Bildschirm funktionieren auf einem Smartphone am besten. Beachten Sie die Best Practices für die Formulargestaltung.

Anwendungsfälle für WhatsApp Flows mit HubSpot

Anwendungsfall	Was der Flow abfragt	Was in HubSpot landet
Lead-Qualifizierung	Bedürfnisse, Budget, Zeitrahmen, Rückruf anfordern	Qualifizierter Kontakt wird an den richtigen Verantwortlichen weitergeleitet
Terminvereinbarung	Anlass, Wunschtermin, Bestätigung	Terminanfrage sowie WhatsApp-Erinnerungen
Aktualisierung der Kontaktdaten	E-Mail, Telefonnummer und Adresse, anschließend bestätigen	Aktualisierte Objekte, keine Anmeldung im Portal erforderlich
Umfragen und NPS	Bewertung, Grund, Kommentar	NPS- und Feedback-Angaben
Veranstaltungsanmeldung	Veranstaltung, Teilnehmer, Ernährungs- und Barrierefreiheitsbedürfnisse	Anmeldung sowie Zeitplan für Erinnerungen
Onboarding	Persönliche Angaben, Präferenzen, Einwilligungen	Vollständiger Datensatz bereit für die nächste Phase

Beispiele finden Sie unter „Lead-Generierung über WhatsApp“, „WhatsApp für Immobilienmakler“ und „Versenden einer WhatsApp-Bestätigung nach einem HubSpot-Formular“. Ein Flow erfasst zudem alle Antworten aus einer einzigen Nachricht – was angesichts der sich ändernden WhatsApp-Preise besonders wichtig ist.

Sicherheit und Governance – Fragen, die Ihr IT-Team stellen wird

Flowella läuft vollständig in der Region „UK South“ von Microsoft Azure. Daten werden im Ruhezustand mit AES-256 und während der Übertragung mit TLS verschlüsselt, und standardmäßig leitet Flowella den Inhalt von Nachrichten an Ihre verbundene Plattform weiter, anstatt ihn^[8] zu speichern. Der Zugriff erfolgt rollenbasiert mit Multi-Faktor-Authentifizierung für alle administrativen Zugriffe^[8].

Auf Ihrer Seite sorgt eine kurze Checkliste für Ordnung:

Erfassen Sie nur das, was Sie benötigen – spiegeln Sie nicht Ihr gesamtes CRM in einem Flow wider.
Holen Sie sich die Einwilligung ein – Meta verlangt eine Einwilligung, bevor Sie Personen auf WhatsApp Nachrichten senden, wobei Sie Ihr Unternehmen klar^[9] benennen müssen.
Verwenden Sie genehmigte Vorlagen – Flows, die außerhalb einer Kundekonversation versendet werden, müssen in einer von Meta genehmigten Vorlage versendet werden.
Führen Sie ein Prüfprotokoll – die Eingaben werden im HubSpot-Kontaktdatensatz neben Ihren Webformularen gespeichert.

So messen Sie, ob es funktioniert

Beurteilen Sie WhatsApp Flows nach denselben Maßstäben wie jeden anderen Konversionspunkt:

Abschlussrate – Wie viele Personen schließen den Flow ab, nachdem sie ihn geöffnet haben?
Bearbeitungsdauer – Wie lange benötigen die Nutzer vom Absenden bis zur Übermittlung?
Datenqualität – Sind die HubSpot-Datensätze sauberer als die aus Ihren Webformularen?
Reaktionsgeschwindigkeit – Zeit von der Übermittlung bis zur Buchung, der Zuweisung an einen Verantwortlichen oder dem Versand einer Nachfassnachricht.
Wachstum der Opt-ins – über die Customer Journey gewonnene WhatsApp-Opt-ins.

Um einen fairen Test durchzuführen, lassen Sie dieselbe Customer Journey einige Wochen lang sowohl als mobiles Webformular als auch als WhatsApp Flow laufen und vergleichen Sie die Ergebnisse. Nutzen Sie die Kanalanalysen von Flowella für Zustell- und Leseraten und verfolgen Sie die Abschlüsse in HubSpot mithilfe des Flowella-Ereignisses „Formular abgeschlossen“ und der HubSpot-Berichterstellung.

Erste Schritte in dieser Woche

Wählen Sie eine Customer Journey mit bekannter Abbruchrate aus, z. B. Kontaktaktualisierungen, eine kurze Umfrage oder eine Veranstaltungsanmeldung.
Verbinden Sie HubSpot und synchronisieren Sie das vorhandene Formular als Ihren ersten WhatsApp Flow.
Führen Sie einen Pilotversuch mit einem kleinen Teil Ihrer Zielgruppe durch, etwa 5 bis 10 %.
Messen und optimieren Sie – verkürzen Sie die Bildschirme, verschärfen Sie die Validierung und verbessern Sie den Text.
Erweitern Sie den Einsatz auf Workflows, Anzeigen und QR-Codes, sobald die Zahlen überzeugen.

Unser Leitfaden für Ihren ersten WhatsApp-Workflow in 30 Minuten führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich Entwickler, um WhatsApp Flows zu nutzen?

Nicht mit Flowella. Sie beginnen mit einem HubSpot-Formular, und Flowella übernimmt die Verschlüsselung, das Hosting und das Datenzuordnungs, die bei einer nativen Entwicklung erforderlich wären.

Ist das sicher?

Ja. Flowella läuft in Großbritannien auf Microsoft Azure, verschlüsselt Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung und leitet Nachrichteninhalte standardmäßig weiter, anstatt sie^[8] zu speichern.

Welche Formular-Tools unterstützt Flowella?

HubSpot-Formulare. Flowella synchronisiert diese mit WhatsApp Flows und übermittelt die Antworten zurück an HubSpot^[7].

Benötige ich eine Genehmigung von Meta?

Sie benötigen eine WhatsApp Business Platform-Nummer und genehmigte Vorlagen, um Unterhaltungen zu starten. In unserem Leitfaden zur Beantragung einer WhatsApp Business-Nummer werden die einzelnen Schritte beschrieben.

Wer steht hinter Flowella?

Flowella wurde vom Team von Discover Digital entwickelt, einem HubSpot-Platinum-Partner mit Sitz in Newbury, Großbritannien.

Verwandeln Sie WhatsApp Flows in HubSpot-Formularübermittlungen

WhatsApp Flows sorgen dafür, dass Formulare tatsächlich ausgefüllt werden – doch eine native Entwicklung verwandelt eine Marketingidee in ein technisches Projekt. Flowella beseitigt diese Hürde: Wählen Sie ein HubSpot-Formular aus, synchronisieren Sie es als WhatsApp Flow und erhalten Sie echte Eingaben in Ihrem CRM – ganz ohne Endpunkte und ohne Verschlüsselungscode.

Starten Sie noch heute eine kostenlose Testversion und synchronisieren Sie Ihr erstes HubSpot-Formular, oder buchen Sie eine Demo – wir richten es gemeinsam mit Ihnen ein.