Bei Tagen der offenen Tür hinterlässt eine Hochschule den besten Eindruck. Schüler und Eltern gehen inspiriert nach Hause – zu einem Stapel von Prospekten, einer allgemeinen Folge-E-Mail und einem Bewerbungsformular, das sie „später ausfüllen“ wollen. Für viele kommt dieses „später“ nie.
Das Oaklands College hat sich zum Ziel gesetzt, dies zu ändern, indem es WhatsApp für die Studentenwerbung nutzt. In Zusammenarbeit mit Flowella und Discover Digital entwickelte das College „Flowella: Future You“, ein WhatsApp-basiertes Informations-, Beratungs- und Orientierungs-Tool[2], mit dem Schüler Berufe erkunden, Kursempfehlungen erhalten und sich noch am selben Tag bewerben können. Das Ergebnis: Gold in der Kategorie „Innovation & Kreativität“ bei den FE First Awards 2026 des College Marketing Network, die am 2. Februar 2026[1] in Birmingham verliehen wurden, sowie ein Anstieg der Bewerbungen am selben Tag um 160 %, der in der Rückmeldung der Jury besonders hervorgehoben wurde.
Diese Fallstudie erläutert, wie das Projekt funktionierte, was die Jury lobte und welche Erkenntnisse andere Weiterbildungscolleges daraus ziehen können.
„Wirklich vorbildlich … originell, strategisch ausgerichtet und mit klaren, messbaren Auswirkungen.“
Feedback der Jury der FE First Awards 2026
Die Herausforderung: Informationsveranstaltungen, die zwar informieren, aber keine Anmeldungen generieren
Offene Veranstaltungen im Bereich der Weiterbildung stützten sich traditionell auf dasselbe Instrumentarium:
- Papierformulare – Daten werden am Tag der Veranstaltung erfasst und anschließend von Hand abgetippt.
- Statische Prospekte – nach Studiengängen geordnet, obwohl viele Schulabgänger noch dabei sind, herauszufinden, was sie machen wollen.
- Pauschale Folge-E-Mails – an alle versendet, mit wenig Handlungsanregungen.
- Verspätete Bewerbungen – die Studierenden werden aufgefordert, sich zu Hause online zu bewerben, wenn die erste Begeisterung bereits abgeklungen ist.
Die Schüler gehen motiviert nach Hause, lassen sich dann aber ablenken. Die Begeisterung schwindet, und damit auch die Konversionsrate. Die Hochschule hat die harte Arbeit geleistet, einen jungen Menschen durch die Tür zu bringen, doch die Reise endet am Ausgang.
Die Lösung: WhatsApp für die Hochschulrekrutierung, ausgerichtet auf die berufliche Zukunft
Anstatt die Schüler zu bitten, nach Hause zu gehen und sich später zu bewerben, verlegte Oaklands den Ablauf des Tages der offenen Tür auf WhatsApp – einen Kanal, den die Schüler ohnehin bereits nutzen. „Future You“ wurde mit Flowella entwickelt und an das HubSpot-CRM der Hochschule angebunden.
Die Studierenden konnten:
- Karrierewege erkunden – ausgehend von dem, was sie tun möchten, nicht von einem Kurscode.
- Personalisierte Studienempfehlungen erhalten – abgestimmt auf die von ihnen ausgewählten Berufe.
- Sofort Fragen stellen – ohne auf eine E-Mail-Antwort warten zu müssen.
- sich noch am selben Tag bewerben – noch bevor sie die Veranstaltung verließen.
Kein App-Download, kein Portal, bei dem man sich anmelden muss, und keine Formulare, die man neu eingeben muss. Die Antworten flossen in HubSpot ein, sodass die Hochschule über eine zentrale Übersicht über die Interessen jedes einzelnen Schülers verfügte.
Warum ein „Karriere-first“-Ansatz wichtig ist
Herkömmliche Studienführer fordern Studierende auf, sich für einen Studiengang zu entscheiden. „Future You“ fragt sie, welche Zukunft sie sich wünschen, und zeigt ihnen dann, welche Studiengänge dorthin führen. Die Jury hob dieses „Careers-First“-Modell für Studienführer als Best-Practice-Beispiel hervor, und genau deshalb fungiert das Tool als echte Informations-, Beratungs- und Orientierungsquelle und nicht als weitere Marketingbotschaft.
Das Ergebnis: 160 % mehr Bewerbungen am selben Tag
Die Jury hob vor allem eine Zahl hervor: einen Anstieg der Bewerbungen am selben Tag um 160 %. Außerdem stellte sie fest:
- einen messbaren Anstieg des Engagements über den gesamten Studienverlauf hinweg.
- Ein gestärktes Vertrauen der Studierenden in ihren nächsten Schritt.
- Größere Inklusivität, da die Studierenden über einen Kanal angesprochen werden, mit dem sie vertraut sind.
- Ein personalisierteres Rekrutierungserlebnis, das auf die Interessen jedes einzelnen Studierenden zugeschnitten ist.
- Skalierbarkeit über einzelne Veranstaltungen hinaus.
| Phase | Traditionelle Informationsveranstaltung | Mit einer WhatsApp-Reise |
|---|---|---|
| Interesse wecken | Papierformulare, die später abgetippt werden | Antworten werden auf dem Smartphone des Schülers erfasst |
| Beratung | Kursbezogener gedruckter Prospekt | Karriereorientierte, personalisierte Empfehlungen |
| Fragen | Per E-Mail an die Hochschule senden und abwarten | Fragen Sie sofort über WhatsApp |
| Bewerbung | Online, von zu Hause aus, später | Am Tag selbst, bevor sie abreisen |
| Nachfassen | Allgemeine E-Mail an alle | Maßgeschneiderte Nachfass-E-Mail von HubSpot |
„Drei Auszeichnungen zu gewinnen, ist eine unglaubliche Leistung und ein echter Beweis für die Kreativität, den Ehrgeiz und das Engagement unseres Marketingteams.“
Peter Hudson, Leiter für Zulassung, Marke und Kundeninnovation, Oaklands College[3]
Warum es funktioniert hat: Was die Jury als Best Practice bezeichnete
Die Jury[4] des College Marketing Network lobte den Beitrag für:
- den innovativen Einsatz von WhatsApp für die Berufsberatung, nicht nur für Marketingnachrichten.
- Klare, SMART-konforme, konversionsorientierte Ziele.
- Zusammenarbeit zwischen Marketing, Berufsberatung und der Geschäftsleitung.
- Strategische Ausrichtung auf die umfassende digitale Transformation der Hochschule.
- Ein Prospektmodell, bei dem die Karriere im Vordergrund steht und die Ambitionen der Studierenden an erster Stelle stehen.
Außerdem hoben sie die Rolle des CRM hervor:
„Die Integration mit HubSpot hat Nachhaltigkeit und langfristigen Wert bewiesen.“
Feedback der Jury der FE First Awards 2026
Das ist der Unterschied zwischen einer cleveren Kampagne und einer dauerhaften Infrastruktur. Da der Prozess mit HubSpot verknüpft ist, kann er über eine einzelne Veranstaltung hinaus Bestand haben und kontinuierlich verbessert werden.
Was andere Berufsfachschulen von „Future You“ lernen können
Die Juroren sagten, das Projekt habe „eindeutiges Potenzial, andere Colleges zu inspirieren“. Fünf Lehren lassen sich gut übertragen:
- Beginnen Sie mit der beruflichen Zukunft, nicht mit den Studiengängen – fragen Sie die Studierenden, was sie werden möchten, und zeigen Sie ihnen dann den Weg dorthin auf.
- Ermöglichen Sie eine Bewerbung im Moment – der beste Zeitpunkt für eine Bewerbung ist, solange die Studierenden noch begeistert sind, nicht erst eine Woche später.
- Nutzen Sie den Kanal, den die Studierenden bereits nutzen – WhatsApp erfordert weder einen Download noch eine Anmeldung. Erfahren Sie, was WhatsApp Flows sind und wie sie strukturierte Antworten erfassen.
- Verbinden Sie es mit Ihrem CRM – leiten Sie jede Antwort an HubSpot weiter, damit die Nachverfolgung persönlich erfolgt. So kann HubSpot nach dem Ausfüllen eines Formulars eine WhatsApp-Nachricht versenden.
- Planen Sie für das ganze Jahr, nicht nur für einen Abend – derselbe Prozess kann Anfragen, Bewerbungen und Einschreibungen abdecken.
Was kommt als Nächstes?
Die Jury schlug einen Bereich vor, der weiterentwickelt werden sollte: eine tiefgreifendere quantitative Zuordnung zwischen dem Engagement der Studierenden und bestimmten Karrierewegentscheidungen. Wir arbeiten bereits daran, diese Ebene zu integrieren.
Für Flowella ist die Auszeichnung kein Ziel. Sie ist eine Grundlage.
Nutzen Sie WhatsApp für Ihre Studierendengewinnung
„Future You“ zeigt, was passiert, wenn eine Hochschule die Studierenden dort abholt, wo sie sich bereits befinden: mehr Bewerbungen noch am selben Tag, bessere Beratung und Daten, auf deren Grundlage das Zulassungsteam handeln kann. Wenn Ihre Informationsveranstaltungen zwar informieren, aber nicht zu Anmeldungen führen, kann derselbe Ansatz auch für Sie funktionieren.
Buchen Sie eine Flowella-Demo und wir zeigen Ihnen, wie eine WhatsApp-Journey bei Ihrer nächsten Informationsveranstaltung funktionieren könnte, oder starten Sie eine kostenlose Testversion und erstellen Sie Ihren ersten Flow auf Basis eines bestehenden HubSpot-Formulars.
Hochschulen können Flowella auch über G-Cloud 15 auf dem Digital Marketplace erwerben. Erfahren Sie mehr über Flowella auf G-Cloud 15.
Quellenangaben
- The College Marketing Network: Gewinner der FE First Awards 2026
- Oaklands College: Oaklands College feiert dreifachen Sieg bei den College Marketing Network Awards
- FE News: Oaklands College feiert großen Erfolg mit dreifachem Award-Gewinn
- The College Marketing Network: FE First Awards 2026 (Kategorien und Bewertung)
