Las jornadas de puertas abiertas son el momento en el que una universidad causa la mejor impresión. Los estudiantes y los padres se van inspirados, pero al llegar a casa se encuentran con una pila de folletos informativos, un correo electrónico genérico de seguimiento y un formulario de solicitud que «rellenarán más tarde». Para muchos, ese «más tarde» nunca llega.
Oaklands College se propuso cambiar esta situación utilizando WhatsApp para la captación de alumnos. En colaboración con Flowella y Discover Digital, la universidad creó «Flowella: Future You», una herramienta[2] de información, asesoramiento y orientación basada en WhatsApp que permite a los estudiantes explorar carreras profesionales, obtener recomendaciones sobre cursos y presentar su solicitud el mismo día. El resultado: el premio de oro a la innovación y la creatividad en los FE First Awards 2026 de la College Marketing Network, entregados en Birmingham el 2 de febrero de 2026[1], y un aumento del 160 % en las solicitudes presentadas el mismo día, tal y como destacaron los miembros del jurado en sus comentarios.
Este caso práctico explica cómo funcionó, qué aspectos elogiaron los miembros del jurado y qué pueden aprender de él otros centros de educación superior.
«Verdaderamente ejemplar… original, alineado estratégicamente y con un impacto claro y cuantificable».
Comentarios del jurado de los FE First Awards 2026
El reto: jornadas de puertas abiertas que informan pero no generan inscripciones
Los eventos de puertas abiertas de la educación superior se han basado tradicionalmente en el mismo conjunto de herramientas:
- Formularios en papel: los datos se recogen el mismo día y luego se transcriben a mano.
- Folletos estáticos: organizados por curso, cuando muchos jóvenes que acaban de terminar el instituto aún están decidiendo qué quieren hacer.
- Correos electrónicos de seguimiento genéricos: enviados a todo el mundo, con poca información útil para actuar.
- Solicitudes retrasadas: se indica a los estudiantes que presenten su solicitud en línea desde casa, una vez que el entusiasmo inicial ha desaparecido.
Los estudiantes se van motivados, pero luego se distraen. La intención se desvanece, y con ella la conversión. El centro ha hecho el trabajo duro de atraer a un joven hasta la puerta, pero el camino se detiene en la salida.
La solución: WhatsApp para la captación de estudiantes, centrada en las salidas profesionales
En lugar de pedir a los estudiantes que se fueran a casa y presentaran su solicitud más tarde, Oaklands trasladó el proceso de la jornada de puertas abiertas a WhatsApp, un canal que los estudiantes ya utilizan. Future You se creó con Flowella y se conectó al CRM de HubSpot de la universidad.
Los estudiantes podían:
- Explorar itinerarios profesionales, partiendo de lo que quieren hacer, no de un código de curso.
- Obtener recomendaciones personalizadas de cursos, adaptadas a las carreras que han elegido.
- Hacer preguntas al instante, sin tener que esperar a recibir una respuesta por correo electrónico.
- Presentar su solicitud el mismo día, antes de marcharse del evento.
Sin necesidad de descargar ninguna aplicación, ni de iniciar sesión en ningún portal, ni de volver a rellenar formularios. Las respuestas se registraron en HubSpot, lo que proporcionó al centro un registro único de los intereses de cada estudiante.
Por qué es importante un enfoque centrado en las carreras profesionales
Los folletos informativos tradicionales piden a los estudiantes que elijan un curso. «Future You» les pregunta qué futuro desean y, a continuación, les muestra qué cursos les llevan hasta allí. El jurado destacó este modelo de folleto informativo centrado en las carreras profesionales como una buena práctica, y es la razón por la que la herramienta funciona como una fuente genuina de información, asesoramiento y orientación, en lugar de como otro mensaje de marketing.
Los resultados: un 160 % más de solicitudes presentadas el mismo día
El jurado destacó una cifra por encima de todas: un aumento del 160 % en las solicitudes presentadas el mismo día. También reconocieron:
- Un aumento cuantificable de la implicación a lo largo de todo el recorrido del estudiante.
- Mayor confianza de los estudiantes en su próximo paso.
- Mayor inclusividad, llegando a los estudiantes a través de un canal con el que se sienten cómodos.
- Una experiencia de captación más personalizada, adaptada a los intereses de cada estudiante.
- Escalabilidad más allá de los eventos individuales.
| Etapa | Evento abierto tradicional | Con un recorrido en WhatsApp |
|---|---|---|
| Captar el interés | Formularios en papel, que se rellenan más tarde | Respuestas registradas en el móvil del estudiante |
| Orientación | Folleto impreso orientado al curso | Recomendaciones personalizadas que dan prioridad a la carrera profesional |
| Preguntas | Envía un correo electrónico a la escuela y espera | Pregunta al instante por WhatsApp |
| Solicitar la admisión | Por internet, desde casa, más tarde | El mismo día, antes de salir |
| Seguimiento | Correo electrónico genérico para todos | Seguimiento personalizado desde HubSpot |
«Ganar tres premios es un logro increíble y una auténtica prueba de la creatividad, la ambición y la dedicación de nuestro equipo de marketing».
Peter Hudson, director de Admisiones, Marca e Innovación del Cliente, Oaklands College[3]
Por qué funcionó: lo que el jurado calificó como «buena práctica»
El jurado[4] de la College Marketing Network elogió la candidatura por:
- El uso innovador de WhatsApp para la orientación profesional, y no solo para enviar mensajes de marketing.
- Objetivos claros, SMART y orientados a la conversión.
- La colaboración entre los equipos de marketing, orientación profesional y la dirección.
- La alineación estratégica con la transformación digital más amplia de la universidad.
- Un modelo de folleto informativo que da prioridad a la orientación profesional y antepone las ambiciones de los estudiantes.
También destacaron el papel del CRM:
«La integración con HubSpot demostró su sostenibilidad y su valor a largo plazo».
Comentarios del jurado de los premios FE First Awards 2026
Esa es la diferencia entre una campaña ingeniosa y una infraestructura duradera. Al estar el proceso conectado a HubSpot, puede perdurar más allá de un único evento y seguir mejorando.
Qué pueden aprender otros centros de educación superior de Future You
El jurado afirmó que el proyecto tiene «un claro potencial para inspirar a otros centros de formación profesional». Hay cinco lecciones que se pueden aplicar fácilmente:
- Empieza por las salidas profesionales, no por los cursos: pregunta a los estudiantes a qué quieren dedicarse y, a continuación, muéstrales el camino.
- Facilita que se presente la solicitud en el momento: el mejor momento para hacerlo es mientras el estudiante aún está ilusionado, no una semana después.
- Utiliza el canal que los estudiantes ya utilizan: WhatsApp no requiere descarga ni inicio de sesión. Descubre qué son los WhatsApp Flows y cómo recopilan respuestas estructuradas.
- Conéctalo a tu CRM: envía todas las respuestas a HubSpot para que el seguimiento sea personalizado. Así es como HubSpot puede enviar un mensaje de WhatsApp tras rellenar un formulario.
- Diseña pensando en todo el año, no solo en una tarde: el mismo proceso puede servir para consultas, solicitudes y matriculaciones.
Próximos pasos
El jurado sugirió un área de desarrollo: un análisis cuantitativo más profundo de la relación entre la implicación de los estudiantes y sus elecciones específicas de trayectoria profesional. Ya estamos trabajando en ello.
Para Flowella, el premio no es una meta. Es un punto de partida.
Incorpora WhatsApp a tu proceso de captación de estudiantes
«Future You» muestra lo que ocurre cuando una universidad se encuentra con los estudiantes allí donde ya están: más solicitudes el mismo día, una mejor orientación y datos sobre los que el equipo de admisiones puede actuar. Si tus jornadas de puertas abiertas informan pero no generan conversiones, este mismo enfoque puede funcionar para ti.
Reserva una demostración de Flowella y te mostraremos cómo podría funcionar un recorrido por WhatsApp en tu próximo evento de puertas abiertas, o inicia una prueba gratuita y crea tu primer «Flow» a partir de un formulario existente de HubSpot.
Las universidades también pueden adquirir Flowella a través de G-Cloud 15 en el Digital Marketplace. Infórmate sobre Flowella en G-Cloud 15.
Referencias
- The College Marketing Network: Ganadores de los premios FE First Awards 2026
- Oaklands College: Oaklands College celebra un triplete en los premios de la College Marketing Network
- FE News: Oaklands College arrasa con una triple victoria
- The College Marketing Network: Premios FE First 2026 (categorías y jurado)
