Flowella auf G-Cloud 15: WhatsApp Flows für den öffentlichen Sektor

Seit Jahren möchten Teams im öffentlichen Sektor Einwohner, Patienten, Studierende und Antragsteller über WhatsApp erreichen. Das Hindernis war selten das Interesse daran. Es lag vielmehr an der Beschaffung: einen konformen, vorab geprüften Anbieter zu finden, Bedingungen zu vereinbaren und einen Cloud-Dienst ohne sechsmonatiges Ausschreibungsverfahren durch die Governance zu bringen. Dieses Hindernis ist nun für WhatsApp Flows beseitigt.

Flowella ist in G-Cloud 15, dem neu gestarteten Cloud-Rahmenwerk der britischen Regierung, unter Los 2b (Software as a Service) gelistet. Kommunen, NHS-Einrichtungen, Hochschulen, Universitäten, Wohnungsbaugesellschaften und Ministerien der Zentralregierung können Flowella nun direkt über den Digital Marketplace erwerben, ohne dass eine separate Ausschreibung erforderlich ist. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels ist Flowella zudem der einzige Dienst auf G-Cloud 15, der WhatsApp Flows überhaupt erwähnt.

Dieser Beitrag behandelt, was die Aufnahme in das Rahmenwerk für Käufer bedeutet, wie sich Flowella im Vergleich zu den anderen WhatsApp-Diensten im Rahmenwerk schlägt, was die Plattform mittlerweile über ihre HubSpot-Wurzeln hinaus leistet und welche praktischen Schritte zur Beschaffung erforderlich sind.

Warum G-Cloud 15 eine größere Sache ist als frühere Versionen

G-Cloud ist seit 2012 der Weg des öffentlichen Sektors zu Cloud-Software, doch die fünfzehnte Auflage ist eher ein grundlegender Neuanfang als eine jährliche Aktualisierung. Es ist die erste G-Cloud, die unter dem Beschaffungsgesetz von 2023 läuft, die erste, die als offenes Rahmenwerk betrieben wird, und die erste, die von der neuen Government Commercial Agency (GCA) verwaltet wird, die im April 2026^[1] den Crown Commercial Service abgelöst hat.

Die Zahlen dahinter sind beeindruckend. Die Regierung beschreibt G-Cloud 15 als „eine Chance im Wert von 14 Milliarden Pfund für britische Unternehmen, wobei etwa 90 % der Anbieter kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind“.^[1] Drei bisherige Rahmenvereinbarungen (G-Cloud 14, deren Los 4 und Cloud Compute 2) wurden zu einer einzigen Vereinbarung^[2] zusammengefasst.

Für Einkäufer ist die Vertragslaufzeit die wichtigste Neuerung. Abrufverträge können nun bis zu 60 Monate laufen, im Gegensatz zu den kürzeren Laufzeiten früherer Rahmenverträge^[1]. Das ist für einen Messaging-Kanal von Bedeutung, da der Wert von WhatsApp mit der Zeit zunimmt, je mehr Kontakte sich für den Dienst angemeldet haben. Eine Laufzeit von einem Jahr mit Neuausschreibung alle zwölf Monate machte dies schwer zu rechtfertigen. Bei einem Abrufvertrag mit fünfjähriger Laufzeit ist dies nicht der Fall.

„G-Cloud 15 ist ein echter Fortschritt für kleine und mittlere Unternehmen, die mit der Regierung zusammenarbeiten möchten.“

Philip Orumwense, Kaufmännischer Direktor, Government Commercial Agency. Quelle: GOV.UK

Der einzige WhatsApp Flows-Dienst auf G-Cloud 15

Bevor wir diesen Beitrag verfassten, haben wir den Digital Marketplace gründlich durchsucht, anstatt von Vermutungen auszugehen. Eine Suche nach „WhatsApp“ in G-Cloud 15 liefert 141 Dienste^[3]. Eine Suche nach „WhatsApp Flows“ liefert einen: Flowella^[4]. Eine Suche nach „WhatsApp-Formularen“ liefert keine Ergebnisse.

Diese Lücke ist eine Erklärung wert, denn 141 klingt nach einem überfüllten Markt. Wenn man sich die Einträge ansieht, lassen sich die anderen Dienste in drei Gruppen einteilen, von denen keine das leistet, was Flowella leistet.

Multi-Channel-Messaging-Plattformen (CPaaS) wie Esendex, AWS End User Messaging und ähnliche Tools für Massenversand. Diese versenden SMS-, RCS- und WhatsApp-Nachrichten in großem Umfang. Sie sind für einseitige Benachrichtigungen und Warnmeldungen konzipiert, nicht dafür, strukturierte Antworten vom Empfänger zu erfassen.
KI-Assistenten und Coaching-Bots für das öffentliche Gesundheitswesen, die Sozialfürsorge für Erwachsene, die SEND-Unterstützung und „Front-Door“-Anfragen. Diese führen Freitext-Gespräche über WhatsApp. Sie sind nützlich für die Beratung, aber Freitext-Chats eignen sich schlecht, um einen ausgefüllten Antrag, eine Buchung oder eine Einwilligungserklärung zu erfassen. Warum das so ist, haben wir in „Das eigentliche Problem mit WhatsApp-Chatbots“ erläutert.
Kontaktcenter- und Teams-Add-ons, die WhatsApp neben Telefon und E-Mail in den Agenten-Desktop integrieren. Diese helfen den Agenten bei der Beantwortung, verwandeln ein Formular jedoch nicht in eine geführte Chat-Erfahrung.

Flowella gehört zu einer vierten Kategorie, die derzeit einen Eintrag im Framework hat. Es wandelt die von Ihnen bereits verwendeten Formulare in native WhatsApp Flows um: mehrstufige, validierte, geführte Bildschirme innerhalb von WhatsApp mit Schaltflächen, Dropdown-Menüs, Datumsauswahlfeldern und Datei-Uploads. Die ausgefüllten Antworten landen als saubere, strukturierte Daten in Ihrem CRM oder Formular-Tool – so, als hätte die Person das Formular auf Ihrer Website ausgefüllt.

Wenn Ihre Anforderung also lautet: „Nutzer sollen eine Bewerbung, eine Buchung, eine Umfrage oder eine Einwilligungserklärung direkt in WhatsApp ausfüllen und die Antworten sollen in unseren Systemen ankommen“, führt Sie die Suche im Digital Marketplace zu einem einzigen Eintrag. Wir möchten diesbezüglich lieber transparent sein, als zu viel zu versprechen: Andere Anbieter können dem Rahmenwerk bei seiner Wiedereröffnung nach 18 Monaten beitreten, und wir werden diesen Beitrag aktualisieren, falls sich die Situation ändert.

Was Teams im öffentlichen Sektor mit WhatsApp Flows tun können

WhatsApp erreichte im Jahr 2025^[5] mehr als 3 Milliarden Nutzer pro Monat, und für viele britische Haushalte ist es die Standardmethode, um Nachrichten an Familie, Schulgruppen und lokale Dienste zu senden. Die Kontaktaufnahme über diese Plattform beseitigt viele Reibungsverluste bei öffentlichen Diensten, die sich nach wie vor auf E-Mail-Links und PDF-Formulare verlassen.

Zu den Anwendungsfällen, die uns Teams aus dem öffentlichen Sektor am häufigsten nennen, gehören:

Weiterbildung und Hochschulbildung – Nachverfolgung von Bewerbern, Anfragen zum Clearing-Verfahren, Überprüfung von Einschreibungen und Interessenbekundungsformulare für Studiengänge. Das Muster, das unserem Leitfaden zur Lead-Generierung zugrunde liegt, lässt sich direkt auf die Studentenrekrutierung anwenden.
Kommunalverwaltungen – Dienstleistungsanfragen, Einwohnerbefragungen, Veranstaltungsanmeldungen und Einholung von Einwilligungen, wobei Opt-in- und Opt-out-Präferenzen automatisch erfasst werden.
Gesundheit und Pflege – Terminbestätigungen, die eine strukturierte Rückfrage enthalten (Teilnahme, Terminverschiebung, Barrierefreiheitsbedürfnisse), anstatt auf eine Freitextantwort zu hoffen.
Wohnungsbaugesellschaften – Reparaturmeldungen mit Foto-Upload, Mieter-Feedback und planmäßigen Erinnerungen.

In jedem Fall ist das Ziel dasselbe: einen Link zu einem Webformular, das Nutzer auf einem kleinen Bildschirm oft verlassen, durch einen geführten Ablauf zu ersetzen, den sie in der App abschließen, die sie ohnehin bereits geöffnet haben. Da die Antworten strukturiert zurückkommen, funktionieren bestehende Arbeitsabläufe, das Berichtswesen und das Fallmanagement weiter, ohne dass eine manuelle Neueingabe erforderlich ist.

Infographic showing the four steps to buy Flowella through G-Cloud 15: search the Digital Marketplace, compare and shortlist, award the call-off, go live with WhatsApp Flows — *Kauf von Flowella über G-Cloud 15: suchen, vergleichen, vergeben, in Betrieb nehmen.*

Mehr als eine HubSpot-Integration

Flowella begann als HubSpot-App, und HubSpot bietet nach wie vor die tiefgreifendste Integration: Formulare werden in Flows umgewandelt, übermittelte Daten werden als native HubSpot-Formularübermittlungen zurückgeschrieben, und HubSpot-Workflows können WhatsApp-Nachrichten als Aktion versenden. Wenn Sie HubSpot nutzen, zeigt diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zu automatisierten WhatsApp-Formularbestätigungen, wie schnell die Lösung in Betrieb genommen werden kann – und sie funktioniert auf jeder HubSpot-Stufe, einschließlich „Free“ und „Starter“.

Die Plattform ist mittlerweile weit darüber hinausgewachsen, weshalb sie im G-Cloud-Eintrag als „WhatsApp for Business“-Plattform und nicht als HubSpot-Add-on beschrieben wird. Einkäufer im öffentlichen Sektor benötigen kein HubSpot, um von der Plattform zu profitieren.

Eigenständige Funktionen innerhalb von Flowella

Vorlagenverwaltung und Massenversand – Erstellen Sie von Meta genehmigte Nachrichtenvorlagen, testen Sie diese und versenden Sie sie in großen Mengen über einen CSV-Import oder eine manuell erstellte Empfängerliste, inklusive integrierter Funktionen^[6] für Zeitplanung, Drosselung und Zustellberichte.
Gemeinsamer Posteingang – ein Team-Posteingang für alle eingehenden WhatsApp-Konversationen, wobei Opt-out-Schlüsselwörter und Einwilligungseinstellungen automatisch berücksichtigt werden.
Einstiegspunkte – nachverfolgbare Links, QR-Codes und „Click-to-WhatsApp“-Anzeigenquellen, damit Sie sehen können, welches Plakat, welcher Brief oder welche Kampagne die jeweilige Konversation ausgelöst hat.
Analysen – Echtzeit-Dashboards für Konversationsvolumen, Zustell- und Leseraten, Abschlussraten von Abläufen sowie den Genehmigungsstatus von Vorlagen; alle Daten sind exportierbar.
Einwilligungsnachverfolgung – DSGVO-konforme Opt-in- und Opt-out-Aufzeichnungen, die pro Kontakt und pro Kanal gespeichert werden.

Verbinden Sie Flowella mit den Systemen, die Sie bereits nutzen

Für Unternehmen, die ein anderes CRM, ein Fallmanagementsystem oder eine andere Datenplattform nutzen, bietet Flowella eine dokumentierte REST-API und ausgehende Webhooks^[7]. Einfach ausgedrückt: Ihre Entwickler oder Ihr Integrationspartner können WhatsApp-Nachrichten versenden, Kontakte und Einwilligungen verwalten, Vorlagenkampagnen auslösen und Analysedaten aus Ihren eigenen Systemen abrufen, und Flowella kann diese Systeme benachrichtigen, sobald eine Nachricht zugestellt, eine Vorlage genehmigt oder ein Ablauf abgeschlossen wurde. Zum Testen steht eine Sandbox-Umgebung zur Verfügung, bevor Live-Daten berührt werden.

Direkte Konnektoren für Google Forms, Typeform und SurveyMonkey befinden sich ebenso in der Entwicklung wie solche für Customer.io und n8n, sodass auch Teams, die überhaupt kein CRM einsetzen, ihre bestehenden Formulare umwandeln können. Unabhängig vom Quellsystem gilt das gleiche Prinzip: Ihre Formulare, Ihre Daten – über WhatsApp übermittelt, wobei die Antworten dorthin zurückfließen, wo sie hingehören.

So erwerben Sie Flowella über G-Cloud 15

Das Rahmenwerk ist auf eine schnelle Nutzung ausgelegt. Einkäufer suchen im Digital Marketplace, erstellen anhand ihrer Anforderungen eine Auswahlliste und vergeben einen Abrufauftrag, ohne ein separates Ausschreibungsverfahren durchzuführen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Fakten aus dem Eintrag^[8] zusammen.

Posten	Detail
Rahmenvertrag und Los	G-Cloud 15, Los 2b: Software as a Service
Dienst-ID	987503193563745
Anbieter	Discover Digital
Kostenlose Testversion	14 Tage, Zugriff auf alle Funktionen
Preise für Bildungseinrichtungen	Verfügbar
Mengenrabatte	2 % bis 12 %, abhängig vom jährlichen Vertragswert
Gebühren für Meta-Nachrichten	Werden zum Selbstkostenpreis weiterberechnet und separat in Rechnung gestellt
Datenspeicherort	Speicherung und Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum
Sicherheit	„Cyber Essentials“-zertifiziert; AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand, TLS 1.2+ bei der Übertragung, mindestens einmal jährlich Penetrationstests
Support	Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr (britische Zeit); dringende Vorfälle werden innerhalb von 4 Geschäftsstunden bestätigt; persönlicher Kundenbetreuer für die Einarbeitung
Maximale Abrufdauer	Bis zu 60 Monate gemäß den Bedingungen von G-Cloud 15

Ein praktischer Tipp: Starten Sie die 14-tägige Testphase, während Ihr Beschaffungsteam die Leistungsbeschreibung prüft. Für die Registrierung bei WhatsApp Business benötigen Sie ein Meta Business-Konto und eine Telefonnummer; die Verifizierung beider Daten dauert einige Tage. In unserem Leitfaden zur Einrichtung eines verifizierten WhatsApp Business-Kontos erfahren Sie, was Sie vorbereiten müssen, und der Abschnitt „Erste Schritte“ in der Wissensdatenbank führt Sie durch die ersten Schritte.

Nach Abschluss der Testphase hilft Ihnen Ihr Kundenbetreuer dabei, die Abrufmenge dem passenden Tarif zuzuordnen, und bei Bedarf kann die Implementierungsunterstützung (benutzerdefinierte Abläufe, Integrationsarbeiten und Schulungen) separat vereinbart werden.

Quellen

Sind Sie bereit, WhatsApp Flows in Ihrem Unternehmen einzuführen?

G-Cloud 15 beseitigt die Beschaffungshürde, Flowella die technische. Teams im öffentlichen Sektor können nun den einzigen WhatsApp Flows-Dienst im Rahmenwerk erwerben, ihn eigenständig oder zusammen mit HubSpot betreiben und ihn über die API und Webhooks mit ihren bestehenden Systemen verbinden.

Sehen Sie sich den Flowella-Eintrag auf dem Digital Marketplace an, starten Sie eine kostenlose 14-tägige Testversion oder vereinbaren Sie eine Demo – wir führen Ihr Team dann Schritt für Schritt durch einen Anwendungsfall für den öffentlichen Sektor.