C'est lors des journées portes ouvertes qu'un établissement d'enseignement supérieur donne sa meilleure image. Les élèves et leurs parents repartent inspirés, puis rentrent chez eux avec une pile de brochures, un e-mail de suivi standard et un formulaire d'inscription qu'ils « rempliront plus tard ». Pour beaucoup, ce « plus tard » n'arrive jamais.
L’Oaklands College a décidé de changer la donne en utilisant WhatsApp pour le recrutement. En collaboration avec Flowella et Discover Digital, l’établissement a développé « Flowella : Future You », un outil[2] d’information, de conseil et d’orientation basé sur WhatsApp qui permet aux étudiants d’explorer les métiers, d’obtenir des recommandations de formations et de postuler le jour même. Résultat : une médaille d’or dans la catégorie « Innovation et créativité » lors des FE First Awards 2026 du College Marketing Network, remis à Birmingham le 2 février 2026[1], ainsi qu’une augmentation de 160 % des candidatures déposées le jour même, comme l’ont souligné les juges dans leurs commentaires.
Cette étude de cas explique comment cela a fonctionné, ce que les membres du jury ont salué et les enseignements que d’autres établissements d’enseignement supérieur peuvent en tirer.
« Véritablement exemplaire… original, stratégiquement cohérent et générant un impact clair et mesurable. »
Commentaires du jury des FE First Awards 2026
Le défi : des journées portes ouvertes qui informent mais ne convertissent pas
Les journées portes ouvertes dans l’enseignement supérieur s’appuient traditionnellement sur les mêmes outils :
- Des formulaires papier : les informations sont recueillies le jour même, puis saisies à la main par la suite.
- Des brochures statiques – classées par formation, alors que de nombreux jeunes en fin de scolarité sont encore en train de réfléchir à ce qu’ils veulent faire.
- Des e-mails de suivi génériques – envoyés à tout le monde, mais peu incitant à passer à l’action.
- Des inscriptions différées : on demande aux étudiants de s’inscrire en ligne depuis chez eux, une fois l’enthousiasme retombé.
Les étudiants repartent motivés, puis se laissent distraire. L’enthousiasme s’estompe, tout comme le taux de conversion. L’établissement a fait le plus dur en attirant un jeune dans ses locaux, mais le parcours s’arrête à la sortie.
La solution : WhatsApp pour le recrutement dans l’enseignement supérieur, axé sur les carrières
Au lieu de demander aux étudiants de rentrer chez eux et de postuler plus tard, Oaklands a transféré le parcours de la journée portes ouvertes sur WhatsApp, un canal que les étudiants utilisent déjà. Future You a été développé avec Flowella et connecté au CRM HubSpot de l’établissement.
Les étudiants peuvent :
- Explorer des parcours professionnels – en partant de ce qu’ils souhaitent faire, et non d’un code de formation.
- Obtenir des recommandations de formations personnalisées, en fonction des métiers qu’ils ont choisis.
- Poser des questions instantanément – sans attendre une réponse par e-mail.
- Postuler le jour même, avant même de quitter l’événement.
Pas d’application à télécharger, pas de portail sur lequel se connecter et pas de formulaires à remplir à nouveau. Les réponses ont afflué dans HubSpot, offrant ainsi à l’établissement un registre unique des centres d’intérêt de chaque étudiant.
Pourquoi une approche axée sur les carrières est-elle importante ?
Les brochures traditionnelles demandent aux étudiants de choisir une formation. « Future You » leur demande quel avenir ils souhaitent, puis leur montre quelles formations mènent à cet objectif. Les juges ont distingué ce modèle de brochure axé sur les carrières comme une bonne pratique, et c’est la raison pour laquelle cet outil fonctionne comme une véritable source d’informations, de conseils et d’orientation, plutôt que comme un simple message marketing.
Résultats : 160 % d’inscriptions le jour même en plus
Les juges ont mis en avant un chiffre avant tout : une augmentation de 160 % des candidatures déposées le jour même. Ils ont également souligné :
- Une hausse mesurable de l’engagement tout au long du parcours des étudiants.
- Une confiance accrue des étudiants dans la prochaine étape de leur parcours.
- Une plus grande inclusivité, permettant d’atteindre les étudiants via un canal avec lequel ils se sentent à l’aise.
- Une expérience de recrutement plus personnalisée, adaptée aux centres d’intérêt de chaque étudiant.
- Une évolutivité allant au-delà des événements ponctuels.
| Étape | Événement ouvert traditionnel | Avec un parcours WhatsApp |
|---|---|---|
| Susciter l’intérêt | Formulaires papier, à saisir ultérieurement | Réponses saisies sur le téléphone de l’étudiant |
| Accompagnement | Brochure imprimée axée sur les formations | Recommandations personnalisées axées sur l'orientation professionnelle |
| Questions | Envoyer un e-mail à l'établissement et attendre | Posez vos questions instantanément sur WhatsApp |
| Inscription | En ligne, depuis chez vous, plus tard | Le jour même, avant leur départ |
| Suivi | E-mail générique à tous | Suivi personnalisé via HubSpot |
« Remporter trois prix est une réussite incroyable et un véritable témoignage de la créativité, de l’ambition et du dévouement de notre équipe marketing. »
Peter Hudson, directeur des admissions, de la marque et de l’innovation client, Oaklands College[3]
Pourquoi cela a fonctionné : ce que les juges ont qualifié de « bonne pratique »
Le jury[4] du College Marketing Network a salué cette candidature pour :
- L'utilisation innovante de WhatsApp pour l'orientation professionnelle, et pas seulement pour envoyer des messages marketing.
- Des objectifs clairs, SMART et axés sur la conversion.
- La collaboration entre les équipes marketing, d’orientation professionnelle et la direction.
- L'alignement stratégique avec la transformation numérique globale de l'établissement.
- Un modèle de brochure axé sur l’orientation professionnelle qui place les ambitions des étudiants au premier plan.
Ils ont également souligné le rôle du CRM :
« L’intégration avec HubSpot a démontré sa pérennité et sa valeur à long terme. »
Commentaires du jury des FE First Awards 2026
C’est ce qui distingue une campagne astucieuse d’une infrastructure durable. Comme le parcours est connecté à HubSpot, il peut perdurer au-delà d’un événement ponctuel et continuer à s’améliorer.
Ce que les autres établissements d’enseignement supérieur peuvent retenir de Future You
Les membres du jury ont déclaré que le projet avait « un potentiel évident pour inspirer d’autres établissements ». Cinq enseignements à retenir :
- Commencez par les métiers, pas par les formations : demandez aux étudiants ce qu’ils souhaitent devenir, puis montrez-leur le chemin à suivre.
- Permettez aux étudiants de postuler immédiatement : le meilleur moment pour postuler, c’est lorsque l’étudiant est encore enthousiaste, pas une semaine plus tard.
- Utilisez le canal que les étudiants utilisent déjà : WhatsApp ne nécessite ni téléchargement ni connexion. Découvrez ce que sont les WhatsApp Flows et comment ils permettent de recueillir des réponses structurées.
- Connectez-le à votre CRM : envoyez chaque réponse à HubSpot pour que le suivi soit personnalisé. Voici comment HubSpot peut envoyer un message WhatsApp après un formulaire.
- Concevez pour toute l’année, pas seulement pour une soirée : le même parcours peut prendre en charge les demandes de renseignements, les candidatures et les inscriptions.
Prochaines étapes
Les juges ont suggéré un axe à développer : une analyse quantitative plus approfondie du lien entre l’engagement des étudiants et leurs choix de parcours professionnels spécifiques. Nous travaillons déjà à la mise en place de cette fonctionnalité.
Pour Flowella, ce prix n’est pas une ligne d’arrivée. C’est un point de départ.
Intégrez WhatsApp à votre recrutement d’étudiants
Future You montre ce qui se passe lorsqu’un établissement va à la rencontre des étudiants là où ils se trouvent déjà : davantage d’inscriptions le jour même, un meilleur accompagnement et des données exploitables par l’équipe des admissions. Si vos journées portes ouvertes informent mais ne convertissent pas, cette même approche peut fonctionner pour vous.
Réservez une démonstration de Flowella et nous vous montrerons comment un parcours WhatsApp pourrait fonctionner lors de votre prochaine journée portes ouvertes, ou lancez un essai gratuit et créez votre premier « Flow » à partir d’un formulaire HubSpot existant.
Les établissements d’enseignement supérieur peuvent également acheter Flowella via G-Cloud 15 sur le Digital Marketplace. Découvrez Flowella sur G-Cloud 15.
