Gli eventi aperti sono l’occasione in cui un college dà il meglio di sé. Studenti e genitori ne escono ispirati, per poi tornare a casa con una pila di opuscoli, un’e-mail di follow-up generica e un modulo di iscrizione che “compileranno più tardi”. Per molti, quel “più tardi” non arriva mai.
L’Oaklands College ha deciso di cambiare questa situazione utilizzando WhatsApp per il reclutamento. In collaborazione con Flowella e Discover Digital, l’istituto ha creato «Flowella: Future You», uno strumento[2] di informazione, consulenza e orientamento basato su WhatsApp che permette agli studenti di esplorare le opportunità di carriera, ricevere consigli sui corsi e presentare la domanda il giorno stesso. Il risultato: il premio d’oro per Innovazione e Creatività agli FE First Awards 2026 del College Marketing Network, consegnato a Birmingham il 2 febbraio 2026[1], e un aumento del 160% delle domande di ammissione presentate in giornata, come sottolineato nel feedback della giuria.
Questo caso di studio spiega come ha funzionato l’iniziativa, quali aspetti sono stati apprezzati dalla giuria e quali insegnamenti possono trarne altri istituti di istruzione superiore.
«Davvero esemplare… originale, strategicamente allineato e in grado di produrre un impatto chiaro e misurabile.»
Commenti della giuria dei FE First Awards 2026
La sfida: eventi di porte aperte che informano ma non convertono
Gli eventi aperti dedicati all’istruzione superiore si sono tradizionalmente basati sugli stessi strumenti:
- Moduli cartacei: i dati raccolti il giorno stesso venivano poi trascritti a mano.
- Prospetti staticiorganizzati per corso, quando molti neodiplomati stanno ancora cercando di capire cosa vogliono fare.
- E-mail di follow-up generiche: inviate a tutti, con poche indicazioni concrete su come procedere.
- Iscrizioni ritardate: agli studenti viene detto di iscriversi online da casa, una volta che l’entusiasmo si è affievolito.
Gli studenti se ne vanno motivati, ma poi si distraggono. L’entusiasmo svanisce, e con esso la conversione. L’istituto ha fatto il lavoro più difficile, ovvero portare un giovane oltre la soglia, ma il percorso si interrompe all’uscita.
La soluzione: WhatsApp per il reclutamento universitario, incentrato sulle carriere
Invece di chiedere agli studenti di tornare a casa e presentare la domanda in un secondo momento, Oaklands ha trasferito il percorso dell’evento di orientamento su WhatsApp, un canale che gli studenti utilizzano già. Future You è stato realizzato con Flowella e collegato al CRM HubSpot dell’istituto.
Gli studenti possono:
- Esplorare i percorsi professionali, partendo da ciò che desiderano fare, non da un codice del corso.
- Ottenere consigli personalizzati sui corsi, in linea con le carriere che hanno scelto.
- Porre domande all’istante, senza dover attendere una risposta via e-mail.
- Presentare la domanda lo stesso giorno, prima di lasciare l’evento.
Nessuna app da scaricare, nessun portale a cui accedere e nessun modulo da ricompilare. Le risposte sono confluite in HubSpot, fornendo all'istituto un unico registro degli interessi di ogni studente.
Perché è importante un approccio incentrato sulla carriera
I prospetti tradizionali chiedono agli studenti di scegliere un corso. Future You chiede loro quale futuro desiderano, per poi mostrare quali corsi li porteranno a raggiungerlo. I giudici hanno individuato in questo modello di prospetto incentrato sulla carriera una best practice, ed è proprio questo il motivo per cui lo strumento funziona come vera e propria fonte di informazioni, consigli e orientamento, anziché come l’ennesimo messaggio di marketing.
I risultati: un aumento del 160% delle domande di iscrizione presentate in giornata
I giudici hanno sottolineato un dato in particolare: un aumento del 160% delle domande di iscrizione presentate in giornata. Hanno inoltre riconosciuto:
- Un aumento misurabile del coinvolgimento lungo tutto il percorso dello studente.
- Maggiore fiducia degli studenti nel passo successivo.
- Maggiore inclusività, raggiungendo gli studenti su un canale con cui si sentono a proprio agio.
- Un’esperienza di reclutamento più personalizzata, modellata sugli interessi di ogni studente.
- Una scalabilità che va oltre i singoli eventi.
| Fase | Evento aperto tradizionale | Con un percorso su WhatsApp |
|---|---|---|
| Catturare l’interesse | Moduli cartacei, da compilare in un secondo momento | Risposte raccolte sul telefono dello studente |
| Orientamento | Prospetto cartaceo incentrato sui corsi | Consigli personalizzati incentrati sulla carriera |
| Domande | Invia un'e-mail all'istituto e attendi | Chiedi subito su WhatsApp |
| Iscrizione | Online, da casa, in un secondo momento | Il giorno stesso, prima che partano |
| Follow-up | Email generica a tutti | Follow-up personalizzato da HubSpot |
"Vincere tre premi è un risultato incredibile e una vera testimonianza della creatività, dell’ambizione e della dedizione del nostro team di marketing."
Peter Hudson, Direttore delle Ammissioni, del Brand e dell’Innovazione Clienti, Oaklands College[3]
Perché ha funzionato: cosa hanno definito i giudici come best practice
La giuria[4] del College Marketing Network ha elogiato la candidatura per:
- L’uso innovativo di WhatsApp per l’orientamento professionale, non solo per i messaggi di marketing.
- Obiettivi chiari, SMART e orientati alla conversione.
- La collaborazione tra i reparti di marketing, orientamento professionale e il team dirigenziale.
- L'allineamento strategico con la più ampia trasformazione digitale dell’istituto.
- Un modello di prospetto che mette al primo posto l’orientamento professionale, dando priorità alle ambizioni degli studenti.
Hanno inoltre sottolineato il ruolo del CRM:
«L’integrazione con HubSpot ha dimostrato sostenibilità e valore a lungo termine.»
Feedback della giuria degli FE First Awards 2026
Questa è la differenza tra una campagna ingegnosa e un’infrastruttura duratura. Poiché il percorso è collegato a HubSpot, può sopravvivere a un singolo evento e continuare a migliorare.
Cosa possono imparare gli altri istituti di istruzione superiore da Future You
I giudici hanno affermato che il progetto ha «un chiaro potenziale per ispirare altri istituti». Cinque insegnamenti da diffondere:
- Partite dalle carriere, non dai corsi: chiedete agli studenti cosa vogliono diventare, poi mostrate loro il percorso.
- Rendete possibile la candidatura sul momento: il momento migliore per candidarsi è mentre lo studente è ancora entusiasta, non una settimana dopo.
- Utilizzate il canale che gli studenti già usano: WhatsApp non richiede alcun download né login. Scoprite cosa sono i WhatsApp Flows e come raccolgono risposte strutturate.
- Collegatelo al vostro CRM: inviate ogni risposta a HubSpot in modo che il follow-up sia personalizzato. Ecco come HubSpot può inviare un messaggio WhatsApp dopo la compilazione di un modulo.
- Progetta per tutto l’anno, non solo per una serata: lo stesso percorso può supportare richieste di informazioni, candidature e iscrizioni.
Prossimi passi
I giudici hanno suggerito un’area da sviluppare: una mappatura quantitativa più approfondita tra il coinvolgimento degli studenti e le scelte specifiche relative al percorso professionale. Stiamo già lavorando a questo aspetto.
Per Flowella, il premio non è un traguardo. È una base di partenza.
Integra WhatsApp nel reclutamento degli studenti
Future You mostra cosa succede quando un college va incontro agli studenti proprio dove si trovano: più candidature in giornata, un orientamento migliore e dati su cui il team delle ammissioni può agire. Se i tuoi eventi di porte aperte informano ma non portano a conversioni, lo stesso approccio può funzionare anche per te.
Prenota una demo di Flowella e ti mostreremo come un percorso su WhatsApp potrebbe funzionare al tuo prossimo evento aperto, oppure avvia una prova gratuita e crea il tuo primo Flow partendo da un modulo HubSpot esistente.
Le università possono anche acquistare Flowella tramite G-Cloud 15 sul Digital Marketplace. Scopri di più su Flowella su G-Cloud 15.
Riferimenti
- The College Marketing Network: vincitori dei FE First Awards 2026
- Oaklands College: L’Oaklands College festeggia una tripla vittoria ai College Marketing Network Awards
- FE News: L’Oaklands College trionfa con una tripla vittoria
- The College Marketing Network: FE First Awards 2026 (categorie e giuria)
