Açık etkinlikler, bir kolejin en iyi izlenimi bıraktığı yerlerdir. Öğrenciler ve veliler bu etkinliklerden ilham alarak ayrılırlar; ancak eve döndüklerinde kendilerini bir yığın broşür, genel içerikli bir takip e-postası ve “sonra halledeceğim” dedikleri bir başvuru formu beklemektedir. Çoğu kişi için bu “sonra” asla gelmez.
Oaklands College, üniversite öğrenci alımında WhatsApp’ı kullanarak bu durumu değiştirmeye karar verdi. Flowella ve Discover Digital ile işbirliği yapan üniversite, öğrencilerin kariyer seçeneklerini keşfetmelerine, ders önerileri almalarına ve aynı gün başvuru yapmalarına olanak tanıyan, WhatsApp tabanlı bir bilgi, tavsiye ve rehberlik aracı[2] olan Flowella: Future You’yu geliştirdi. Sonuç: 2 Şubat 2026’da[1] Birmingham’da düzenlenen College Marketing Network’ün FE First Awards 2026 ödüllerinde İnovasyon ve Yaratıcılık dalında Altın Ödül ve jüri değerlendirmelerinde öne çıkan aynı gün yapılan başvurularda %160’lık artış.
Bu vaka çalışması, projenin nasıl işlediğini, jürinin hangi yönlerini övdüğünü ve diğer ileri eğitim kolejlerinin bundan ne gibi dersler çıkarabileceğini açıklamaktadır.
"Gerçekten örnek teşkil eden… özgün, stratejik olarak uyumlu ve net, ölçülebilir bir etki yaratan bir çalışma."
FE First Awards 2026 jürisinin geri bildirimi
Zorluk: Bilgilendirici ancak kayıtlara dönüşmeyen açık etkinlikler
İleri eğitim açık etkinlikleri geleneksel olarak aynı araç setine dayanmaktadır:
- Kağıt formlar - ayrıntılar etkinlik günü toplanır, daha sonra elle yazıya dökülür.
- Statik broşürler – kurslara göre düzenlenmiş, oysa birçok lise mezunu ne yapmak istediğine henüz karar verememiş durumda.
- Genel içerikli takip e-postaları - herkese gönderilir, ancak harekete geçmeye teşvik edecek çok az bilgi içerir.
- Geciken başvurular - öğrencilere, heyecanları geçtikten sonra evlerinden çevrimiçi olarak başvurmaları söylenir.
Öğrenciler motivasyonla ayrılır, sonra dikkatleri dağılır. Niyetleri azalır, kayıt oranları da düşer. Kolej, gençleri kapısından içeri sokmak için zorlu bir çaba sarf etmiştir, ancak yolculuk çıkışta sona erer.
Çözüm: Kariyer odaklı, kolej öğrenci alımı için WhatsApp
Oaklands, öğrencilerden eve gidip daha sonra başvurmalarını istemek yerine, tanıtım etkinliği sürecini öğrencilerin zaten kullandığı bir kanal olan WhatsApp'a taşıdı. Future You, Flowella ile oluşturuldu ve kolejin HubSpot CRM'sine bağlandı.
Öğrenciler şunları yapabilirdi:
- Kariyer yollarını keşfedebiliyorlardı – bir ders kodundan değil, ne yapmak istediklerinden yola çıkarak.
- Kişiselleştirilmiş ders önerileri almak – seçtikleri kariyerlere uygun olarak.
- Anında soru sorabilme - e-posta yanıtını beklemeden.
- Aynı gün başvuru yapabildiler - etkinlikten ayrılmadan önce.
İndirilecek bir uygulama, giriş yapılacak bir portal veya yeniden yazılması gereken formlar yoktu. Yanıtlar HubSpot'a aktarıldı ve bu sayede kolej, her öğrencinin ilgi alanlarına ilişkin tek bir kayıt elde etti.
Kariyer odaklı bir yaklaşım neden önemlidir?
Geleneksel tanıtım broşürleri, öğrencilerden bir ders seçmelerini ister. Future You ise onlara nasıl bir gelecek istediklerini sorar, ardından bu geleceğe hangi derslerin yol açtığını gösterir. Jüri üyeleri, bu "kariyer öncelikli" tanıtım broşürü modelini en iyi uygulama olarak seçti; bu modelin, bir pazarlama mesajından ziyade gerçek bilgi, tavsiye ve rehberlik işlevi görmesinin nedeni de budur.
Sonuçlar: Aynı gün yapılan başvurular %160 arttı
Jüri üyeleri her şeyden önce bir rakamı öne çıkardı: aynı gün yapılan başvurularda %160 artış. Ayrıca şunları da takdir ettiler:
- Öğrenci yolculuğu boyunca ölçülebilir bir katılım artışı.
- Öğrencilerin bir sonraki adımlarına olan güveninde artış.
- Öğrencilerin kendilerini rahat hissettikleri bir kanal üzerinden onlara ulaşarak daha fazla kapsayıcılık sağlanması.
- Her öğrencinin ilgi alanlarına göre şekillendirilmiş, daha kişiselleştirilmiş bir öğrenci alım deneyimi.
- Tek tek etkinliklerin ötesinde ölçeklenebilirlik.
| Aşama | Geleneksel açık etkinlik | WhatsApp yolculuğu ile |
|---|---|---|
| İlgi çekme | Kağıt formlar, daha sonra bilgisayar ortamına aktarılır | Cevaplar öğrencinin telefonunda kaydedilir |
| Rehberlik | Kurs odaklı basılı broşür | Kariyer odaklı, kişiselleştirilmiş öneriler |
| Sorular | Koleje e-posta gönderin ve bekleyin | WhatsApp üzerinden anında sorun |
| Başvuru | Çevrimiçi, evden, daha sonra | O gün, ayrılmadan önce |
| Takip | Herkese genel e-posta | HubSpot'tan kişiye özel takip |
"Üç ödül kazanmak inanılmaz bir başarı ve pazarlama ekibimizin yaratıcılığının, hırsının ve adanmışlığının gerçek bir kanıtıdır."
Peter Hudson, Oaklands College[3] Kabul, Marka ve Müşteri İnovasyonu Direktörü
Neden başarılı oldu: jürinin en iyi uygulama olarak nitelendirdiği unsurlar
College Marketing Network'ün jüri heyeti[4], bu başvuruyu şu nedenlerle övdü:
- Sadece pazarlama mesajları için değil, kariyer rehberliği için WhatsApp'ın yenilikçi kullanımı.
- Net, SMART ve dönüşüm odaklı hedefler.
- Pazarlama, kariyer ve üst yönetim ekibi arasındaki işbirliği.
- Üniversitenin daha geniş kapsamlı dijital dönüşümüyle stratejik uyum.
- Öğrencilerin hedeflerini ön planda tutan, kariyere öncelik veren bir tanıtım broşürü modeli.
Ayrıca CRM'nin rolünü de şu şekilde vurguladılar:
"HubSpot ile entegrasyon, sürdürülebilirliği ve uzun vadeli değeri ortaya koydu."
FE First Awards 2026 jürisinin geri bildirimi
İşte akıllı bir kampanya ile kalıcı bir altyapı arasındaki fark budur. Bu süreç HubSpot ile entegre olduğu için, tek bir etkinliğin ötesine geçebilir ve sürekli gelişmeye devam edebilir.
Diğer FE kolejlerinin Future You'dan alabileceği dersler
Jüri üyeleri, projenin "diğer kolejlere ilham verecek açık bir potansiyele" sahip olduğunu belirtti. Beş ders, her yerde geçerlidir:
- Kurslarla değil, kariyerlerle başlayın; öğrencilere ne olmak istediklerini sorun, ardından onlara yolu gösterin.
- Başvuruyu o anda mümkün kılın – başvurmak için en iyi zaman, öğrencinin heyecanı henüz devam ederken, bir hafta sonra değil.
- Öğrencilerin halihazırda kullandığı kanalı kullanın – WhatsApp’ı indirmek veya oturum açmak gerekmez. WhatsApp Flows’un ne olduğunu ve yapılandırılmış yanıtları nasıl topladığını öğrenin.
- Bunu CRM'nize bağlayın - her cevabı HubSpot'a gönderin, böylece takip süreci kişiselleştirilmiş olur. HubSpot'un bir form doldurulduktan sonra nasıl WhatsApp mesajı gönderebileceğini buradan öğrenebilirsiniz.
- Sadece bir akşam için değil, tüm yıl boyunca geçerli olacak şekilde tasarlayın; aynı süreç, bilgi taleplerini, başvuruları ve kayıt işlemlerini destekleyebilir.
Sırada ne var
Jüri üyeleri, geliştirilmesi gereken bir alan önerdi: öğrenci katılımı ile belirli kariyer yolu seçimleri arasında daha derinlemesine nicel bir ilişki kurulması. Biz zaten bu katmanı oluşturmaya başladık.
Flowella için bu ödül bir bitiş çizgisi değil, bir temeldir.
WhatsApp'ı öğrenci alım süreçlerinize dahil edin
Future You, bir üniversitenin öğrencilerin bulunduğu noktada onlarla buluştuğunda neler olduğunu gösteriyor: aynı gün yapılan daha fazla başvuru, daha iyi rehberlik ve kabul ekibinin harekete geçebileceği veriler. Açık etkinlikleriniz bilgilendirme amaçlıysa ancak dönüşüm sağlamıyorsa, aynı yaklaşım sizin için de işe yarayabilir.
Bir Flowella demosu ayarlayın; bir sonraki açık etkinliğinizde WhatsApp yolculuğunun nasıl işleyebileceğini size gösterelim ya da ücretsiz deneme sürümünü başlatın ve mevcut bir HubSpot formundan ilk Flow'unuzu oluşturun.
Üniversiteler ayrıca Digital Marketplace üzerinden G-Cloud 15 aracılığıyla Flowella'yı satın alabilir. G-Cloud 15'teki Flowella hakkında bilgi edinin.
Kaynaklar
- The College Marketing Network: FE First Awards 2026 kazananları
- Oaklands College: Oaklands College, College Marketing Network Ödülleri'nde Üçlü Zaferi Kutluyor
- FE News: Oaklands College, üç ödül kazanarak büyük bir başarı elde etti
- The College Marketing Network: FE First Awards 2026 (kategoriler ve değerlendirme)
