Sie haben beschlossen, dass Ihr Unternehmen auf WhatsApp vertreten sein muss. Eine kluge Entscheidung. Aber welche Nummer sollen Sie eigentlich verwenden? Hier finden Sie alles, was Sie über Ihre Optionen wissen müssen.

Wenn Sie unseren aktuellen Artikel darüber gelesen haben, warum E-Mails aussterben und Ihre Kunden auf WhatsApp zu finden sind, stellen Sie sich wahrscheinlich die naheliegende nächste Frage: Wie fange ich eigentlich an?

Der erste Schritt ist einfach, aber entscheidend: Sie benötigen eine WhatsApp Business-Nummer. Ohne diese können Sie kein Unternehmensprofil erstellen, keine Nachrichten senden oder empfangen und schon gar nicht die Art von Kundengesprächen aufbauen, die WhatsApp ermöglicht.

Die gute Nachricht ist, dass Sie mehrere Optionen haben. Ob Sie Ihr bestehendes Mobiltelefon nutzen, Ihren Festnetzanschluss im Büro umfunktionieren oder Meta eine Nummer für Sie generieren lassen möchten – es gibt einen Weg, der zu Ihrem Unternehmen passt. Lassen Sie uns die einzelnen Optionen durchgehen.

Die beiden WhatsApp Business-Plattformen verstehen

Bevor Sie sich für eine Nummer entscheiden, sollten Sie wissen, dass WhatsApp zwei verschiedene Business-Plattformen anbietet:

Die WhatsApp Business App ist eine kostenlose App für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer. Sie kann im App Store oder bei Google Play heruntergeladen werden und unterstützt bis zu fünf Geräte mit einer einzigen Nummer. Die Einrichtung ist unkompliziert und Sie erhalten Zugriff auf ein Unternehmensprofil, Schnellantworten, Begrüßungsnachrichten und einen Produktkatalog.

Die WhatsApp Business API (auch bekannt als WhatsApp Business Platform) wurde für größere Unternehmen entwickelt, die erweiterte Automatisierung, CRM-Integration, Multi-Agent-Zugriff und die Möglichkeit zum Versenden von Nachrichten in großem Umfang benötigen. Die API verfügt über keine eigene Schnittstelle. Stattdessen greifen Sie über einen Business Solution Provider (BSP) oder eine Plattform wie Flowella darauf zu, die sie mit Ihren vorhandenen Tools verbindet.

Beide Plattformen erfordern eine Telefonnummer und unterstützen sowohl Mobilfunknummern als auch Festnetznummern und von Meta generierte Nummern. Der Einrichtungsprozess unterscheidet sich je nach der von Ihnen gewählten Plattform geringfügig.

Option 1: Verwendung einer Mobilfunknummer

Dies ist der einfachste und gängigste Weg, insbesondere für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer.

Sie können jede Mobilfunknummer verwenden, die SMS oder Anrufe zur Verifizierung empfangen kann. Dazu gehören eine spezielle Business-SIM-Karte, eine freie private SIM-Karte oder sogar Ihre bestehende private Nummer (wir raten jedoch aus Gründen, auf die wir gleich noch eingehen werden, dringend davon ab, Ihre private Nummer zu verwenden).

So richten Sie es ein:

1. Laden Sie die WhatsApp Business App aus dem App Store oder von Google Play herunter.
2. Öffnen Sie die App und stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu.
3. Geben Sie Ihre Handynummer ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
4. WhatsApp sendet Ihnen einen sechsstelligen Verifizierungscode per SMS. Geben Sie den Code ein, um Ihre Nummer zu verifizieren.
5. Vervollständigen Sie Ihr Unternehmensprofil mit Ihrem Firmennamen, Ihrer Kategorie, Ihrer Beschreibung, Ihrer Adresse, Ihrer Website und Ihren Öffnungszeiten.
6. Sie sind jetzt live und können Nachrichten empfangen.

Zu beachten:

Eine Telefonnummer kann jeweils nur in einer WhatsApp-Anwendung registriert werden. Wenn Ihre Handynummer bereits mit Ihrer persönlichen WhatsApp-Anwendung verknüpft ist, werden Sie aufgefordert, sie zu WhatsApp Business zu migrieren. Das bedeutet, dass Sie den Zugriff auf die persönliche Anwendung unter dieser Nummer verlieren. Sichern Sie Ihre Chats, bevor Sie den Wechsel vornehmen.

Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten Unternehmen für eine separate, dedizierte Handynummer. Eine Prepaid-SIM-Karte ist eine kostengünstige Möglichkeit, eine dedizierte Geschäftsnummer zu erhalten, ohne Ihre private Leitung zu belegen.

Option 2: Verwenden Sie Ihren Festnetzanschluss im Büro

Dies ist eine wenig genutzte Option, die sich hervorragend für etablierte Unternehmen eignet. Wenn Ihre Kunden Ihre Büronummer bereits kennen, können sie Sie über WhatsApp unter einer vertrauten Nummer über einen neuen Kanal erreichen.

Die Einrichtung ist fast identisch mit der Verwendung einer Handynummer, mit einem wesentlichen Unterschied: Festnetzanschlüsse können keine SMS empfangen. Wenn WhatsApp also versucht, Ihnen einen Bestätigungscode per SMS zu senden, müssen Sie den SMS-Timer ablaufen lassen und dann die Option „Call Me” (Rufen Sie mich an) auswählen. WhatsApp ruft Ihren Festnetzanschluss an und liest Ihnen den sechsstelligen Code über eine automatische Sprachnachricht vor.

So richten Sie es ein:

1. Laden Sie die WhatsApp Business App herunter.
2. Wenn Sie nach Ihrer Nummer gefragt werden, geben Sie Ihre Festnetznummer (einschließlich Ländervorwahl) ein.
3. WhatsApp versucht, eine SMS zu senden. Warten Sie, bis der Timer abgelaufen ist.
4. Wählen Sie „Ruf mich an“, um den Bestätigungscode per Sprachanruf zu erhalten.
5. Nehmen Sie den Anruf auf Ihrem Festnetzanschluss entgegen und notieren Sie sich den sechsstelligen Code.
6. Geben Sie den Code in der App ein, um Ihre Nummer zu verifizieren.
7. Vervollständigen Sie Ihr Unternehmensprofil wie gewohnt.

Zu beachten:

WhatsApp Business unterstützt keine Telefonnebenstellen, daher muss die Nummer über eine Direktverbindung klingeln. Wenn Ihr Bürotelefonsystem ein IVR-Menü (Interactive Voice Response) oder eine automatische Vermittlung verwendet, müssen Sie diese möglicherweise vorübergehend deaktivieren, damit der Bestätigungsanruf einwandfrei durchgestellt wird.

Beachten Sie außerdem, dass nach der Registrierung Ihres Festnetzanschlusses bei WhatsApp Business eingehende WhatsApp-Nachrichten über die App und nicht über die Telefonleitung selbst empfangen werden. Sprachanrufe an diese Nummer funktionieren weiterhin wie gewohnt.

Option 3: Verwenden Sie eine von Meta generierte Nummer

Dies ist die neueste Option, die vielen Unternehmen noch nicht bekannt ist. Meta bietet jetzt kostenlose Telefonnummern an, die Sie ausschließlich für WhatsApp Business verwenden können. Diese werden manchmal als „555-Nummern” bezeichnet, da sie die US-Ländervorwahl +1 mit der Vorwahl 555 verwenden.

Diese Option ist über die WhatsApp Business API (nicht über die Standard-Business-App) verfügbar und wird in der Regel während des eingebetteten Anmeldeprozesses angeboten, wenn Sie sich über einen Business Solution Provider verbinden.

Wichtige Merkmale von Meta-generierten Nummern:

Sie sind kostenlos erhältlich und werden automatisch verifiziert, sodass Sie keine SMS oder keinen Anruf zur Bestätigung der Nummer erhalten müssen. Der Anzeigename Ihres Unternehmens muss weiterhin von Meta genehmigt werden, bevor Sie mit dem Versenden von Nachrichten beginnen können. Diese Nummern sind an Ihr WhatsApp Business-Konto gebunden und können nicht auf ein anderes Konto übertragen oder außerhalb von WhatsApp verwendet werden.

So erhalten Sie eine solche Nummer:

1. Sie benötigen ein Meta Business Portfolio (ehemals Facebook Business Manager) mit Ihren vollständigen Unternehmensdaten.
2. Verbinden Sie sich über einen Business Solution Provider oder eine Plattform, die den eingebetteten Anmeldeprozess unterstützt, mit der WhatsApp Business API.
3. Wählen Sie während des Anmeldevorgangs die Option „Eine kostenlose WhatsApp-Nummer von Meta erhalten” aus, anstatt Ihre eigene Nummer einzugeben.
4. Befolgen Sie die Anweisungen, um Ihr WhatsApp Business-Konto und Ihr Unternehmensprofil zu erstellen.
5. Reichen Sie Ihren Anzeigenamen zur Genehmigung ein.
6. Sobald dieser genehmigt wurde, können Sie loslegen.

Zu beachten:

Von Meta generierte Nummern haben immer die Ländervorwahl der USA (+1), unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen seinen Sitz hat. Für britische Unternehmen mag dies für Kunden etwas ungewöhnlich erscheinen, obwohl in der Praxis in den meisten WhatsApp-Konversationen Ihr Firmenname und Ihr Profil angezeigt werden und nicht die reine Nummer.

Diese Nummern können auch nicht zwischen WhatsApp Business-Konten migriert werden. Wenn Sie also in Zukunft Ihre Meta-Einstellungen umstrukturieren müssen, benötigen Sie eine neue Nummer. Sie sind eine gute Option für einen schnellen Start, aber wenn eine lokale britische Nummer für Ihre Marke wichtig ist, ist ein dedizierter Mobil- oder Festnetzanschluss möglicherweise die bessere Wahl.

Option 4: Verwenden Sie eine virtuelle Nummer

Virtuelle Telefonnummern sind cloudbasierte Nummern, die nicht an eine physische SIM-Karte oder Telefonleitung gebunden sind. Sie werden vollständig online verwaltet und können Anrufe und SMS über das Internet empfangen, was sie zu einer flexiblen Option für Unternehmen macht, die eine professionelle Nummer ohne zusätzliche Hardware wünschen.

Mehrere britische Anbieter bieten virtuelle Nummern an, die mit der WhatsApp Business-Registrierung kompatibel sind und oft schon ab etwa 10 £ pro Monat erhältlich sind. Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters darauf, dass dieser ausdrücklich die WhatsApp Business-Verifizierung unterstützt, da dies nicht bei allen Anbietern virtueller Nummern der Fall ist.

So richten Sie es ein:

1. Melden Sie sich bei einem Anbieter für virtuelle Nummern an, der die WhatsApp-Registrierung unterstützt.
2. Wählen Sie Ihre bevorzugte Vorwahl und Nummer.
3. Konfigurieren Sie die Anrufweiterleitung, damit Sie den Verifizierungsanruf oder die SMS empfangen können.
4. Registrieren Sie die virtuelle Nummer in der WhatsApp Business App oder über die API und befolgen Sie dabei die gleichen Verifizierungsschritte wie oben.

Zu beachten:

Meta hat Einschränkungen für einige VoIP-Nummern, insbesondere für solche mit Sitz in den USA. Nicht jeder Anbieter von virtuellen Nummern ist kompatibel. Überprüfen Sie immer die WhatsApp-Kompatibilität, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die virtuelle Nummer aktiv halten, da Sie sie möglicherweise für eine erneute Verifizierung in der Zukunft benötigen.

Welche Option ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Die beste Wahl hängt von Ihrer Größe, Ihren Zielen und davon ab, wie Sie möchten, dass Kunden Ihr Unternehmen wahrnehmen.

Wenn Sie Einzelunternehmer oder ein kleines Unternehmen sind, das gerade erst mit WhatsApp beginnt, ist eine dedizierte Mobilfunk-SIM-Karte der schnellste und günstigste Weg. Laden Sie die App herunter, verifizieren Sie Ihre Nummer und schon können Sie innerhalb weniger Minuten loslegen.

Wenn Sie ein etabliertes Unternehmen mit einer bekannten Büronummer sind, können Sie durch die Verwendung Ihres Festnetzanschlusses die bestehende Markenbekanntheit nutzen. Kunden, die Ihre Telefonnummer bereits kennen, können Sie nun über WhatsApp erreichen, ohne sich eine neue Nummer merken zu müssen.

Wenn Sie schnell mit der WhatsApp Business API beginnen möchten und nichts gegen eine Nummer im US-Format haben, können Sie mit einer von Meta generierten Nummer ganz auf Telefonhardware verzichten. Diese ist kostenlos, sofort verfügbar und bereits verifiziert.

Wenn Sie maximale Flexibilität und eine professionelle Einrichtung benötigen, erhalten Sie mit einer virtuellen Nummer eine dedizierte Geschäftsleitung mit cloudbasierter Verwaltung, lokalen Vorwahlen und ohne physische SIM-Karte.

Die Nummer zu erhalten ist nur der Anfang

Eine WhatsApp Business-Nummer ist die Grundlage, aber der wahre Wert liegt darin, was Sie damit machen. Die meisten Unternehmen richten ihre Nummer ein, erstellen ein Profil und warten dann ab. Sie behandeln WhatsApp wie eine Telefonleitung und hoffen, dass Kunden ihnen Nachrichten schicken.

Die Unternehmen, die echte Ergebnisse erzielen, sind diejenigen, die Kunden auf WhatsApp proaktiv ansprechen, sobald diese Interesse zeigen, und genau hier kommt Flowella ins Spiel.

Flowella verbindet Ihre bestehenden Formulare mit WhatsApp und verwandelt statische Formularübermittlungen in dynamische WhatsApp Flows. Wenn ein potenzieller Kunde ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt, erhält er keine allgemeine Bestätigungs-E-Mail, sondern wird sofort in eine interaktive WhatsApp-Konversation eingebunden, in der sein Interesse geprüft, seine Fragen beantwortet und er zu einer Entscheidung geführt wird.

Und da Flowella direkt in HubSpot integriert ist, wird jede Unterhaltung nachverfolgt, jeder Kontakt aktualisiert und jede Interaktion bereichert Ihr CRM mit den Daten, die Ihr Team benötigt.

Ganz gleich, ob Sie Ihre WhatsApp-Business-Nummer gerade erst eingerichtet haben oder schon seit einiger Zeit nutzen, aber nicht die erwartete Resonanz erzielen – Flowella schließt die Lücke zwischen dem Besitz einer Nummer und ihrer tatsächlichen Nutzung zum Ausbau Ihres Geschäfts.

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