Has decidido que tu empresa tiene que estar en WhatsApp. Una decisión acertada. Pero, ¿qué número utilizas exactamente? Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre las opciones disponibles.
Si has leído nuestro reciente artículo sobre por qué el correo electrónico está en declive y WhatsApp es donde están tus clientes, probablemente te estés haciendo la siguiente pregunta obvia: ¿cómo empiezo realmente?
El primer paso es sencillo, pero crucial: necesitas un número de WhatsApp Business. Sin él, no podrás crear un perfil empresarial, no podrás enviar ni recibir mensajes y, desde luego, no podrás empezar a construir ese tipo de interacción conversacional con los clientes que WhatsApp hace posible.
La buena noticia es que tienes opciones. Tanto si quieres utilizar tu móvil actual, reutilizar el teléfono fijo de la oficina o dejar que Meta te genere un número, hay una opción que se adapta a tu negocio. Repasemos cada una de ellas.
Comprender las dos plataformas de WhatsApp Business
Antes de elegir tu número, conviene saber que WhatsApp ofrece dos plataformas empresariales diferentes:
La aplicación WhatsApp Business es la aplicación gratuita diseñada para pequeñas empresas y autónomos. Puedes descargarla desde la App Store o Google Play, y admite hasta cinco dispositivos con un mismo número. Es muy sencilla de configurar y te da acceso a un perfil empresarial, respuestas rápidas, mensajes de bienvenida y un catálogo de productos.
La API de WhatsApp Business (también conocida como la Plataforma de WhatsApp Business) está pensada para empresas más grandes que necesitan automatización avanzada, integración con CRM, acceso para varios agentes y la capacidad de enviar mensajes a gran escala. La API no tiene una interfaz propia. En su lugar, se accede a ella a través de un proveedor de soluciones empresariales (BSP) o de una plataforma como Flowella, que la conecta con tus herramientas existentes.
Ambas plataformas requieren un número de teléfono y ambas admiten números de móvil, números de fijo y números generados por Meta. El proceso de configuración varía ligeramente en función de la plataforma que elijas.
Opción 1: Utilizar un número de móvil
Esta es la opción más sencilla y habitual, sobre todo para pequeñas empresas y autónomos.
Puedes utilizar cualquier número de móvil que pueda recibir un SMS o una llamada telefónica para la verificación. Esto incluye una tarjeta SIM empresarial dedicada, una tarjeta SIM personal de repuesto o incluso tu número personal actual (aunque te recomendamos encarecidamente que no utilices tu número personal por motivos que explicaremos en breve).
Cómo configurarlo:
- Descarga la aplicación WhatsApp Business desde la App Store o Google Play.
- Abre la aplicación y acepta las condiciones de uso.
- Introduce tu número de móvil cuando se te solicite.
- WhatsApp te enviará un código de verificación de seis dígitos por SMS. Introduce el código para verificar tu número.
- Completa tu perfil empresarial con el nombre de tu empresa, la categoría, la descripción, la dirección, la página web y el horario de apertura.
- Ya estás activo y listo para empezar a recibir mensajes.
Aspectos a tener en cuenta:
Un número de teléfono solo puede registrarse en una aplicación de WhatsApp a la vez. Si tu número de móvil ya está vinculado a tu cuenta personal de WhatsApp, se te pedirá que lo migres a WhatsApp Business. Esto significa que perderás el acceso a la aplicación personal con ese número. Haz una copia de seguridad de tus chats antes de realizar el cambio.
Por este motivo, la mayoría de las empresas optan por un número de móvil independiente y exclusivo para la empresa. Una tarjeta SIM de prepago es una forma económica de conseguir un número exclusivo para la empresa sin comprometer tu línea personal.
Opción 2: Utiliza el teléfono fijo de la oficina
Esta es una opción poco utilizada que funciona de maravilla para empresas consolidadas. Si tus clientes ya conocen el número de teléfono de tu oficina, utilizarlo para WhatsApp significa que podrán localizarte en un número que les resulta familiar a través de un nuevo canal.
La configuración es casi idéntica a la de un número de móvil, con una diferencia clave: los teléfonos fijos no pueden recibir SMS. Así que, cuando WhatsApp intente enviarte un código de verificación por SMS, tendrás que dejar que se agote el tiempo de espera del SMS y, a continuación, seleccionar la opción «Llámame». WhatsApp llamará a tu teléfono fijo y te leerá el código de seis dígitos a través de un mensaje de voz automatizado.
Cómo configurarlo:
- Descarga la aplicación WhatsApp Business.
- Cuando se te pida tu número, introduce tu número de teléfono fijo (incluido el código de país).
- WhatsApp intentará enviar un SMS. Espera a que se agote el tiempo de espera.
- Selecciona «Llámame» para recibir el código de verificación mediante una llamada de voz.
- Responde a la llamada en tu teléfono fijo y anota el código de seis dígitos.
- Introduce el código en la aplicación para verificar tu número.
- Completa tu perfil de empresa como de costumbre.
Aspectos a tener en cuenta:
WhatsApp Business no admite extensiones telefónicas, por lo que el número debe estar conectado a una línea directa. Si el sistema telefónico de tu oficina utiliza un menú IVR (respuesta de voz interactiva) o un contestador automático, es posible que tengas que desactivarlo temporalmente para que la llamada de verificación se reciba sin problemas.
Además, recuerda que, una vez que tu teléfono fijo esté registrado en WhatsApp Business, los mensajes entrantes de WhatsApp se recibirán a través de la aplicación, no de la propia línea telefónica. Las llamadas de voz a ese número seguirán funcionando con normalidad.
Opción 3: Utilizar un número generado por Meta
Esta es la opción más reciente y muchas empresas aún no la conocen. Meta ofrece ahora números de teléfono gratuitos que puedes utilizar exclusivamente para WhatsApp Business. A veces se les conoce como «números 555», ya que utilizan el prefijo internacional de EE. UU. (+1) con el prefijo de área 555.
Esta opción está disponible a través de la API de WhatsApp Business (no de la aplicación Business estándar) y suele ofrecerse durante el proceso de registro integrado cuando te conectas a través de un proveedor de soluciones empresariales.
Características principales de los números generados por Meta:
Son gratuitos y se verifican automáticamente, por lo que no es necesario recibir un SMS ni una llamada para confirmar el número. El nombre que aparecerá para tu empresa debe ser aprobado por Meta antes de que puedas empezar a enviar mensajes. Estos números están vinculados a tu cuenta de WhatsApp Business y no se pueden transferir a otra cuenta ni utilizarse fuera de WhatsApp.
Cómo conseguir uno:
- Necesitarás una cuenta de Meta Business Portfolio (antes Facebook Business Manager) con la información de tu empresa completada.
- Conéctate a la API de WhatsApp Business a través de un proveedor de soluciones empresariales o de una plataforma que admita el proceso de registro integrado.
- Durante el proceso de registro, selecciona la opción «Obtener un número de WhatsApp gratuito proporcionado por Meta» en lugar de introducir tu propio número.
- Sigue las instrucciones para crear tu cuenta de WhatsApp Business y tu perfil empresarial.
- Envía tu nombre de usuario para su aprobación.
- Una vez aprobado, ya estás listo para empezar.
Aspectos a tener en cuenta:
Los números generados por Meta siempre tienen el prefijo de EE. UU. (+1), independientemente de dónde tenga su sede la empresa. Para las empresas del Reino Unido, esto puede resultar un poco inusual para los clientes, aunque en la práctica la mayoría de las conversaciones de WhatsApp muestran el nombre y el perfil de tu empresa en lugar del número sin formato.
Además, estos números no se pueden transferir entre cuentas de WhatsApp Business, por lo que, si en el futuro necesitas reestructurar tu configuración de Meta, tendrás que obtener un nuevo número. Son una opción estupenda para empezar rápidamente, pero si para tu marca es importante tener un número local del Reino Unido, quizá sea mejor optar por un número de móvil o de fijo específico.
Opción 4: Utilizar un número virtual
Los números de teléfono virtuales son números basados en la nube que no están vinculados a una tarjeta SIM física ni a una línea telefónica. Se gestionan íntegramente en línea y pueden recibir llamadas y SMS a través de Internet, lo que los convierte en una opción flexible para las empresas que desean un número profesional sin necesidad de hardware adicional.
Varios proveedores del Reino Unido ofrecen números virtuales compatibles con el registro en WhatsApp Business, a menudo a partir de unas 10 £ al mes. A la hora de elegir un proveedor, asegúrate de que admita explícitamente la verificación de WhatsApp Business, ya que no todos los proveedores de números virtuales lo hacen.
Cómo configurarlo:
- Regístrate en un proveedor de números virtuales que admita el registro en WhatsApp.
- Elige el prefijo y el número que prefieras.
- Configura el desvío de llamadas para poder recibir la llamada o el SMS de verificación.
- Registra el número virtual en la aplicación de WhatsApp Business o a través de la API, siguiendo los mismos pasos de verificación que se indican más arriba.
Aspectos a tener en cuenta:
Meta impone restricciones a algunos números de VoIP, especialmente a los de EE. UU. No todos los proveedores de números virtuales son compatibles. Comprueba siempre la compatibilidad con WhatsApp antes de contratar un proveedor. Asegúrate también de mantener activo el número virtual, ya que podrías necesitarlo para volver a verificar la cuenta en el futuro.
¿Qué opción es la adecuada para tu empresa?
La mejor opción depende del tamaño de tu empresa, de tus objetivos y de cómo quieras que los clientes perciban tu negocio.
Si eres un autónomo o una pequeña empresa que acaba de empezar a utilizar WhatsApp, una tarjeta SIM móvil dedicada es la opción más rápida y económica. Descarga la aplicación, verifica tu número y podrás estar operativo en cuestión de minutos.
Si eres una empresa consolidada con un número de oficina conocido, utilizar tu línea fija te permite aprovechar el reconocimiento de marca ya existente. Los clientes que ya conocen tu número de teléfono ahora pueden ponerse en contacto contigo a través de WhatsApp sin necesidad de aprender un número nuevo.
Si quieres empezar a utilizar la API de WhatsApp Business rápidamente y no te importa tener un número con formato estadounidense, un número generado por Meta elimina por completo la necesidad de cualquier dispositivo telefónico. Es gratuito, instantáneo y ya está verificado.
Si necesitas la máxima flexibilidad y una configuración profesional, un número virtual te ofrece una línea empresarial dedicada con gestión basada en la nube, prefijos locales y sin necesidad de una tarjeta SIM física.
Conseguir tu número es solo el principio
Tener un número de WhatsApp Business es la base, pero el verdadero valor reside en lo que hagas con él. La mayoría de las empresas configuran su número, crean un perfil y luego… esperan. Tratan WhatsApp como si fuera una línea telefónica, quedándose a la espera de que los clientes les envíen mensajes.
Las empresas que obtienen resultados reales son aquellas que interactúan de forma proactiva con los clientes en WhatsApp desde el momento en que estos muestran interés, y ahí es donde entra en juego Flowella.
Flowella conecta tus formularios existentes con WhatsApp, transformando los envíos de formularios estáticos en WhatsApp Flows. Cuando un cliente potencial rellena un formulario en tu página web, en lugar de recibir un correo electrónico de confirmación genérico, se inicia inmediatamente una conversación interactiva por WhatsApp que evalúa su interés, responde a sus preguntas y le ayuda a tomar una decisión.
Y como Flowella se integra directamente con HubSpot, se realiza un seguimiento de cada conversación, se actualiza cada contacto y cada interacción enriquece tu CRM con los datos que tu equipo necesita.
Tanto si acabas de configurar tu número de WhatsApp Business por primera vez como si ya lo tienes desde hace tiempo pero no estás obteniendo la interacción que esperabas, Flowella cierra la brecha entre tener un número y utilizarlo realmente para hacer crecer tu negocio.
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