Ajandayı koruyan randevu hatırlatıcıları. WhatsApp üzerinden onaylayın veya değiştirin.

Bir gün önce insanlara saat, yer bilgilerini ve onaylamak ya da değişiklik yapmak için tek dokunuşla kullanılabilen bir Flow göndererek hatırlatın; böylece randevu zamanında korunur ya da değiştirilir ve katılım gösterilmemesi nedeniyle kaybedilmez.

Ücretsiz başla Gerçek bir Flow deneyin WhatsApp’ta (yeni sekmede açılır)
Flowella’nın maskotu Flo, renkli sekmeli sayfaları olan açık bir spiralli kılavuzdaki basit bir akış şemasını gösteriyor
Tetikleyici
HubSpot’ta bir randevu, bir günlük gezi
Kanal
WhatsApp ve HubSpot’taki cevaplar
İş akışı
4 şablon, 1 akış, 1 dal
Gereksinimler
HubSpot iş akışları, Professional veya Enterprise sürümlerinde

Oyunu hasta rolünde adım adım izleyin.

Daniel’ın yarın fizyoterapi randevusu var. Her adımda, hatırlatmadan randevunun onaylanmasına veya ertelenmesine kadar, WhatsApp’ta gördükleri ile HubSpot kaydına yansıyan bilgiler gösteriliyor. Akıştaki yanıtlarınız, hangi dalda ilerleneceğini belirler. Dört özellik de, bu akışın oluşturduğu özel özelliklerdir.

Flo, üç yön okundan birine doğru işaret ediyor; tıpkı şubenin her hastayı tek bir yola yönlendirdiği gibi
Randevu HatırlatmalarıAdım 1/5
  1. Daniel nereden geliyor

  4. Evet, geliyorum: onayla, sonra hatırlat

    Hayır, o zaman değil: ya yerinden çek ya da yeri boşalt

  5. Onaylandı: appointment_confirmed

    Değişiklik: appointment_change ve bir görev

Acme Physioİşletme hesabı
Örnek veriler

Bugün

Daniel Price+44 7700 900427
Örnek veriler

Özellikler

booking_source
hubspot_meetingsToplantı bağlantısı üzerinden rezervasyon yapıldı
appointment_response
Değer yok
reminder_on_the_day
Değer yok
appointment_status
booked

Etkinlik

    4 özellikten 2 tanesi yazıldı

    İş akışı tetikleyicileri ve eylemleri için HubSpot Professional veya Enterprise gerekir. İş akışı eylemleri kılavuzu

    Gerçek bir Flow deneyin

    WhatsApp’ta bir tane açmak için kodu telefonunuzla tarayın. Bu, Flowella’nın kendi Flow’u, bu playbook değil.

    WhatsApp’ta açın (yeni sekmede açılır)

    Randevu hatırlatma şablonu.

    Bir randevu, bir gün öncesinden bir hatırlatma ve tek dokunuşla Flow; ardından tek bir dal: Onaylanan ziyaretler için yol tarifi alınır ve değişiklikler ekibe zamanında ulaşır. Bunu, Flowella’nın WhatsApp tetikleyicileri ve eylemlerini kullanarak bir HubSpot iş akışında oluşturursunuz.

    • Tetikleyici
    • WhatsApp gönder
    • Bekleme
    • Dal
    • Hedef
    • Numaralı not
    1. Kayıt tetikleyicisiHubSpot'ta bir rezervasyon

      Toplantılar bağlantınızdan, ekibinizin kaydettiği bir görüşmeden veya kendi randevu sisteminizden.

      Her türlü rezervasyon, tek bir iş akışı

      HubSpot kaydında saat bilgisi varsa, rezervasyonu hangi kanal üzerinden yapılmış olursa olsun hatırlatma gönderilir.

    2. GecikmeO günden bir gün öncesine kadar

      Randevu saatine göre ayarlandığından, hatırlatma bir gün önceden gönderilir.

    3. WhatsApp Şablonunu GönderHatırlatma

      appointment_reminder, “Onayla veya değiştir” seçeneği ve yol tarifi ile birlikte.

      Sadece tarih ve yer

      Kimi, ne zaman ve nereye göndereceğinizi belirtin. Ziyaretin nedenini WhatsApp’ta paylaşmayın.

    4. Olay gerçekleşene kadar erteleForm dolduruldu, en fazla 18 saat

      Cevaplar, “appointment_response” ve “reminder_on_the_day” olarak kaydedilir.

      Sabaha kadar yanıt gelmezse: bir kez hafifçe hatırlatın, ardından planlandığı gibi devam edin.

    5. Şubeappointment_response confirmed onaylandı mı?

      “Evet, orada olacağım” bir ihtimal; “yeni bir zaman ya da iptal” ise diğer ihtimal.

      Taşınmayı kolaylaştırın

      Randevuyu ertelemek, kaçırmaktan iyidir; bu yüzden yeni saat, tek bir dokunuşla ayarlanabilir.

    6. Evet
      WhatsApp Şablonunu GönderOnay

      appointment_confirmed (randevu onaylandı), yol tarifi ile birlikte

      Gecikme...'dan 2 saat öncesine kadar

      Yalnızca o gün hatırlatma talebinde bulunan kişiler için

      WhatsApp Şablonunu GönderTeşvik

      appointment_nudge, adresi şöyledir:

      HedefSaklandı

      Bu zaman aralığı, bir günlük kesinlik ile kullanılır

      Hayır
      WhatsApp Şablonunu GönderDeğişiklik bağlantısı

      appointment_change – Yeni bir saat seçin

      Kayıt düzenleappointment_status: change_requested

      Ve resepsiyonun, o yeri başka bir yere kaydırması veya boşaltması gereken bir görev

      HedefZamanında taşındı

      Bir gün önceden haber verilmesi; böylece o zaman dilimini başka biri alabilir

      Hareket ettirmeden önce bir kez daha sorun

      Gün içindeki hatırlatma, yalnızca Flow'da bunu talep eden kişilere gönderilir.

    İş akışı tetikleyicileri ve eylemleri için HubSpot Professional veya Enterprise gerekir. Yanıtlar, ücretsiz plan dahil tüm HubSpot planlarında kişi özelliği olarak kaydedilir. İş akışı eylemleri kılavuzu

    Yuvayı kaydeden kopya.

    Hatırlatma, bunun açtığı Flow ve iki yanıt, süreci yürütür; soran veya yanıt vermeyenlere ise kısa bir hatırlatma gönderilir. Her biri bir rezervasyona bağlı bir yardımcı şablondur ve tüm değişkenler HubSpot kaydından alınır.

    Mesajları şöyle göster

    • appointment_reminderYardımcı programTürkçeÖrnek veriler

      Randevudan bir gün önce gönderilir

      Yarınki randevunuzMerhaba {{first_name}}, yarın saat {{appointment_time}}’da {{location_name}} kliniğimizde {{staff_name}} ile randevun olduğunu hatırlatmak isterim. Hâlâ gelebilir misin?Başka bir şeye ihtiyacınız var mı? Buraya cevap yazmanız yeterlidirOnayla veya değiştirYol tarifi al
      Yarınki randevunuzMerhaba Daniel, yarın saat 10:30’da Park Row kliniğimizde Hannah ile randevun olduğunu hatırlatmak isterim. Hâlâ gelebilir misin?Başka bir şeye ihtiyacınız var mı? Buraya cevap yazmanız yeterlidirOnayla veya değiştirYol tarifi al

      Kim, ne zaman ve nerede; onaylamak veya değiştirmek için tek bir dokunuş yeter. Ziyaretin nedeni asla sorulmaz.

    • appointment_confirmWhatsApp Flow1 ekranÖrnek veriler

      Açıcı düğmesiyle açılır, HubSpot formunuzla senkronize edilir

      The Flow, Randevunuz: Katılabilir misiniz (evet, geleceğim; başka bir zamana ihtiyacım var; lütfen iptal edin) ve randevu gününde bir hatırlatma (evet, lütfen; hayır, teşekkürler).

      Daniel’s Flow, “evet, orada olacağım” ve “evet, lütfen” seçenekleri seçilmiş durumda.

      Geliş saati, yeni bir saat veya iptal bilgisi, ayrıca o gün hatırlatma isteyip istemedikleri.

    • appointment_confirmedYardımcı programTürkçeÖrnek veriler

      appointment_response onaylandığında confirmed gönderilir

      Teşekkürler, {{first_name}}. Yarın saat {{appointment_time}} {{staff_name}} ile randevun onaylandı. Talep ettiysen, randevudan iki saat önce kısa bir hatırlatma alacaksın.Yol tarifi al
      Teşekkürler, Daniel. Yarın saat 10:30’da Hannah ile randevun onaylandı. Talep ettiysen, randevudan iki saat önce kısa bir hatırlatma alacaksın.Yol tarifi al

      Oyunu bir gün önceden kilitliyor ve sadece oyuncuların istediği “nudge” özelliğini vaat ediyor.

    • appointment_changeYardımcı programTürkçeÖrnek veriler

      appointment_response, yeni bir saat veya iptal olduğunda gönderilir

      Bize haber verdiğin için teşekkürler, {{first_name}}. Aşağıdaki düğmeyi kullanarak yeni bir zaman seç ya da buraya yanıt yaz; ekibimiz sana yardımcı olacaktır. İptal etmemizi istediysen, başka bir şey yapmana gerek yok.Yeni bir zaman seçin
      Bize haber verdiğin için teşekkürler, Daniel. Aşağıdaki düğmeyi kullanarak yeni bir zaman seç ya da buraya yanıt yaz; ekibimiz sana yardımcı olacaktır. İptal etmemizi istediysen, başka bir şey yapmana gerek yok.Yeni bir zaman seçin

      Bunu taşımak için tek bir dokunuş yeter; böylece randevu bir gün erken geri gelir, randevuya gelmeme olarak kaydedilmez.

    • appointment_nudgeYardımcı programTürkçeÖrnek veriler

      Eğer talep ederlerse 2 saat önceden, cevap vermezlerse o sabah gönderir

      Bugünkü randevunuzMerhaba {{first_name}}, bugün saat {{appointment_time}}’da {{location_address}} adresinde {{staff_name}} ile randevun olduğunu hatırlatmak isterim. Herhangi bir değişiklik olursa, buraya cevap yazman yeterlidir.
      Bugünkü randevunuzMerhaba Daniel, bugün saat 10:30’da 2 Park Row adresinde Hannah ile randevun olduğunu hatırlatmak isterim. Herhangi bir değişiklik olursa, buraya cevap yazman yeterlidir.

      Kısaca, o gün, adres konusunda: sadece bunu isteyen ya da henüz yanıt vermemiş kişiler için.

    Örnek şablonlar. Meta her şablonu gönderilmeden önce onaylar ve Send WhatsApp Template eylemi HubSpot özelliklerini şablonun değişkenleriyle eşler.

    Bir slot makinesinin risk altında olduğunu gösteren beş işaret.

    Bu işlem, bu beş öğenin hepsini kapsıyor ve her biri, birinin yorumlaması gereken bir not olarak değil, iş akışının okuyabileceği bir biçim olarak HubSpot’a aktarılıyor.

    5 sinyal, her birinin neye benzediği ve HubSpot’a nasıl kaydedildiği
    SinyalHer şey yolundaHarekete geçilmesi gerekiyorHubSpot’a kaydedildiği yer
    Gelseler deBir gün önceden verilen bir “evet”, sabahki bir umuttan daha değerlidir. Evet, orada olacağım Yeni bir zamana ihtiyacım var appointment_response
    Ne kadar çabuk açıyorlarFlowella, hatırlatıcının okunmasının ne kadar sürdüğünü kaydeder. Akşama kadar okunmamış olması bir risk oluşturur. Birkaç dakikada okuyun Hâlâ okunmamış timeToReadSeconds"Mesaj okundu" olayında
    Cevap verseler deYalnızca tamamlanmış bir Flow, “Form Completed” olayını tetikler; bu nedenle, olayın tetiklenmemesi kolayca fark edilebilir ve düzeltilebilir. Cevaplandı Sabaha kadar cevap gelmedi Form CompletedFlowella tetikleyicisi
    O gün ne istiyorlar?Soranlara hatırlatın, geri kalanları da rahat bırakın. Hayır, teşekkürler Evet, lütfen reminder_on_the_day
    Onların cevabıDaktilo ile yazılmış bir yanıt için şablon değil, bir kişiye ihtiyaç vardır. Bunu gelen kutunuza yönlendirin. Cevap yok “Geç kalmak” flowella_last_reply_messageHer metin yanıtında güncellenir

    WhatsApp'taki randevu hatırlatıcıları neden işe yarıyor?

    Hatırlatma gözden kaçtığında ya da tarihini değiştirmek zor olduğunda insanlar randevularını kaçırır. WhatsApp, hatırlatmayı ve tarih değişikliğini bir gün önceden tek bir sohbet dizisinde bir araya getirir.

    • Neden randevuya gelmeme durumları yaşanır?

      İnsanlar unutur, onay e-postasını kaybeder ya da randevuyu ertelemek için telefon kuyruğunda beklemeyi göze alamazlar. Okudukları bir hatırlatma mesajı ve tek dokunuşla yapılan bir değişiklik, randevuya gelmeme durumunu ertelenmiş bir randevuya dönüştürür.

    • Nasıl geliştirilir?

      Bir hafta öncesinden bir hazırlık mesajı, gerekli yerlere form veya ödeme bağlantısı, her değişiklikte ev sahibine yönelik bir görev ve kaçırılan bir ziyaretin ardından yeniden rezervasyon mesajı ekleyin.

    • Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

      Sessiz saatlere uyun, veri taşındıktan sonra hatırlatmaları durdurun ve değişiklikleri Flow’da tutun: Tek başına bir “İptal” seçeneği, bir kişinin listeden çıkarılmasına neden olur. Zamanı metin olarak gösterin: Tarih özelliği UTC formatında, örneğin 22.10.2026 09:30 şeklinde gelir.

    Önemli olan şu: En iyi hatırlatma, insanlara sadece bir zaman değil, faydalı bir eylem sunar.

    Tüm senaryolar tek bir playbook’ta.

    The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, her senaryoya iki sayfa ayırır: solda neden ve ne zaman işe yaradığı, sağda şeması ve yapıştırmaya hazır WhatsApp metinleri. Randevu Hatırlatmaları de bunlardan biri.

    1. WhatsApp numaranızı bırakın. Dört alan, satış görüşmesi yok.
    2. Kısa bir Flow gelir. Gerçek bir Flowella Flow’u; böylece birini çalışırken görürsünüz.
    3. Playbook aynı sohbete gelir.
    Playbook’u alın

    Ücretsiz. Mesajları durdurmak için istediğiniz zaman STOP yazın.

    Vol. 01

    The HubSpot + WhatsApp Playbook

    Gerçekten dönüşüm getiren iş akışları.

    • Her senaryo iki sayfada
    • Yapıştırmaya hazır WhatsApp metinleri
    • HubSpot’ta kurabileceğiniz şemalar

    flowella.ioSaha kılavuzu

    Sayfa 1/3Kapak

    Yaptığınız işe göre playbook’lara göz atın.

    Yirmi oyun; her biri bir çalışma planı niteliğinde. Bunlardan altı tanesi, randevu hatırlatıcılarına en yakın olanlar.

    Tüm playbook’lara göz atın

    Bu senaryonun yer aldığı kategoriler Satış Destek Sağlık Profesyonel hizmetler B2B SaaS Eğitim Konaklama

    • Toplantı Rezervasyon Süreci

      Daha fazla toplantı ayarlayın: Bir WhatsApp Flow, konuyu ve zamanı sorar, ardından aynı sohbet içinde ilgili temsilcinin uygun zamanlarını gösteren bir HubSpot toplantı bağlantısı gönderir.

      • Satış

    • Etkinlik ve Web Semineri Hatırlatmaları

      Etkinliklerinizi ve web seminerlerinizi WhatsApp davetiyesi, üç dokunuşla tamamlanan rezervasyon akışı, zamanlı hatırlatıcılar ve katılamayanlar için kayıt ile zenginleştirin.

      • Satış
      • Pazarlama

    • Konaklama Geri Bildirimi

      Ziyaret veya konaklamanın ardından WhatsApp üzerinden misafirlere iki kısa soru sorun, yorum yazmalarını isteyin, memnun kalmayan misafirlerle öncelikle yöneticiyi ilgilendirip her cevabı HubSpot’ta etiketleyin.

      • Destek
      • Müşteri başarısı

    • Müşteri Memnuniyeti / Müşteri Memnuniyet Endeksi

      WhatsApp üzerinden iki dokunuşla CSAT veya NPS yanıtlarını toplayın, memnun müşterilere teşekkür edin ve memnun olmayan her müşteriyi bir yetkiliye ve bir HubSpot biletine yönlendirin.

      • Destek
      • Müşteri başarısı

    • Akıllı İnceleme Ön Değerlendirmesi

      Öncelikle WhatsApp üzerinden özel olarak iletişime geçin, iyi niyet hâlâ taze iken herkese açık bir değerlendirme yazmalarını isteyin ve memnun olmayan müşterilere öncelikle bir yöneticiyle görüşme imkânı sunun; bu sırada değerlendirme bağlantısı da onlar için hâlâ açık olsun.

      • Pazarlama
      • Destek

    • İletişim Bilgilerinin Güncellenmesi

      Eski CRM kayıtlarını WhatsApp onayları, yapılandırılmış düzeltmeler, tek bir hatırlatma ve net bir güncelliği gösteren işaret ile yenileyin.

      • Destek
      • Müşteri başarısı
    Flo, yumruğu havada ve elinde telefonla sevinçten zıplıyor

    Önce randevu hatırlatmasını gönderin.

    HubSpot’taki randevuları tek dokunuşla hatırlatıcılara dönüştürün. Bugün ücretsiz olarak başlayın ya da 30 dakikalık bir demo randevusu alın; biz de bu süreci sizin takviminize uyarlayalım.

    Ücretsiz başla WhatsApp’ta deneyin (yeni sekmede açılır)
    Ya da 30 dakikalık bir demo planlayın