Promemoria degli appuntamenti che proteggono l'agenda. Conferma o modifica su WhatsApp.

Ricorda alle persone il giorno prima l'orario, il luogo e un Flow con un solo tocco per confermare o modificare, in modo che gli slot vengano mantenuti o spostati per tempo, invece di andare persi a causa di assenze ingiustificate.

Inizia gratis Prova un Flow reale su WhatsApp (si apre in una nuova scheda)
Flo, la mascotte di Flowella, indica un semplice diagramma di flusso in un raccoglitore ad anelli aperto con divisori colorati
Trigger
Una prenotazione su HubSpot, una giornata fuori
Canale
WhatsApp, con le risposte su HubSpot
Workflow
4 modelli, 1 flusso, 1 ramo
Requisiti
Flussi di lavoro HubSpot, nei piani Professional o Enterprise

Segui passo dopo passo la simulazione nei panni del paziente.

Daniel ha un appuntamento dal fisioterapista domani. Ogni passaggio mostra ciò che vede su WhatsApp e ciò che viene registrato nel suo profilo HubSpot, dal promemoria alla prenotazione confermata o spostata. Le tue risposte nel flusso determinano il percorso da seguire. Tutte e quattro le proprietà sono personalizzate e create dal flusso stesso.

Flo indica una delle tre frecce del cartello, proprio come il reparto indirizza ogni paziente verso un percorso specifico
Promemoria degli appuntamentiPasso 1 di 5
  1. Da dove arriva Daniel

  4. Sì, sto arrivando: conferma, poi ricordamelo

    No, non adesso: spostalo o libera lo spazio

  5. Confermato: appointment_confirmed

    Modifica: "appointment_change" e un'attività

Acme PhysioAccount aziendale
Dati di esempio

Oggi

Daniel Price+44 7700 900427
Dati di esempio

Proprietà

booking_source
hubspot_meetingsPrenotato tramite un link dedicato alle riunioni
appointment_response
Nessun valore
reminder_on_the_day
Nessun valore
appointment_status
booked

Attività

    2 di 4 proprietà scritte

    I trigger e le azioni dei workflow richiedono HubSpot Professional o Enterprise. Guida alle azioni dei workflow

    Prova un Flow reale

    Scansiona il codice con il telefono per aprirne uno su WhatsApp. È il Flow di Flowella, non questo playbook.

    Aprilo su WhatsApp (si apre in una nuova scheda)

    Il modello per i promemoria degli appuntamenti.

    Una prenotazione, un promemoria il giorno prima e un Flow con un solo tocco, poi un ramo: le visite confermate ricevono le indicazioni stradali e le modifiche arrivano al team in tempo. Lo si crea in un flusso di lavoro HubSpot, partendo dai trigger e dalle azioni di Flowella su WhatsApp.

    • Trigger
    • Invia WhatsApp
    • Attesa
    • Ramo
    • Obiettivo
    • Nota numerata
    1. Condizione di attivazione dell'iscrizioneUna prenotazione su HubSpot

      Dal link delle riunioni, da una chiamata registrata dal tuo team o dal tuo sistema di prenotazione.

      Qualsiasi prenotazione, un unico flusso di lavoro

      Se l'orario è indicato nel record di HubSpot, il promemoria viene inviato, indipendentemente da chi abbia effettuato la prenotazione.

    2. RitardoFino al giorno prima

      L'orario è impostato in base all'appuntamento, in modo che il promemoria arrivi con un giorno di anticipo.

    3. Invia modello WhatsAppIl promemoria

      appointment_reminder, con “Conferma o modifica” e le indicazioni.

      Solo ora e luogo

      Indica chi, quando e dove. Non menzionare il motivo della visita su WhatsApp.

    4. Attendere fino a quando non si verifica l'eventoModulo compilato, entro 18 ore

      Le risposte vengono memorizzate come "appointment_response" e "reminder_on_the_day".

      Se non ricevo risposta entro domani mattina: un breve promemoria, poi come concordato.

    5. FilialeLa risposta all'appointment_response è confirmeda?

      Sì, ci sarò, da un lato; un cambio di orario o una cancellazione, dall’altro.

      Rendi il trasloco più semplice

      Meglio spostare un appuntamento che perderlo, quindi basta un solo tocco per fissare il nuovo orario.

    6. Sì
      Invia modello WhatsAppLa conferma

      appointment_confirmed, con indicazioni stradali

      RitardoFino a 2 ore prima

      Solo per chi ha richiesto un promemoria quel giorno

      Invia modello WhatsAppLa spinta

      appointment_nudge, con l'indirizzo

      ObiettivoConservato

      Lo slot viene utilizzato con un giorno di anticipo

      No
      Invia modello WhatsAppIl link "Modifica"

      appointment_change (modifica dell'appuntamento), con "Scegli un nuovo orario"

      Modifica recordappointment_status: change_requested

      E un'attività che la reception deve svolgere per spostare o liberare lo slot

      ObiettivoTrasferito in tempo

      Un giorno di preavviso, in modo che qualcun altro possa prendere quel posto

      Chiedi prima di dare una spintarella

      Il promemoria del giorno stesso viene inviato solo a chi ne ha fatto richiesta su Flow.

    I trigger e le azioni dei workflow richiedono HubSpot Professional o Enterprise. Le risposte arrivano come proprietà del contatto in tutti i piani HubSpot, incluso quello gratuito. Guida alle azioni dei workflow

    Copia che salva lo slot.

    Il promemoria, la conversazione che si apre e le due risposte guidano l'interazione, con un breve sollecito per chiunque ne faccia richiesta o non risponda. Ciascuno è un modello di utilità collegato a una prenotazione e ogni variabile proviene dal record di HubSpot.

    Mostra i messaggi come

    • appointment_reminderUtilitàItalianoDati di esempio

      Viene inviato il giorno prima dell'appuntamento

      Il tuo appuntamento di domaniCiao {{first_name}}, ti ricordo che hai un appuntamento con {{staff_name}} domani alle {{appointment_time}} presso la nostra clinica {{location_name}}. Ce la fai ancora a venire?Ti serve qualcos’altro? Rispondi pure quiConferma o modificaOttieni indicazioni stradali
      Il tuo appuntamento di domaniCiao Daniel, ti ricordo che hai un appuntamento con Hannah domani alle 10:30 presso la nostra clinica di Park Row. Ce la fai ancora a venire?Ti serve qualcos’altro? Rispondi pure quiConferma o modificaOttieni indicazioni stradali

      Chi, quando e dove, e basta un tocco per confermare o modificare. Mai il motivo della visita.

    • appointment_confirmWhatsApp Flow1 schermataDati di esempio

      Si apre premendo il pulsante di apertura, in sincronia con il tuo modulo HubSpot

      The Flow, il tuo appuntamento: puoi venire (sì, ci sarò; ho bisogno di un altro orario; per favore, cancellalo) e un promemoria il giorno stesso (sì, grazie; no, grazie).

      "Daniel’s Flow", con "Sì, ci sarò" e "Sì, per favore" selezionati.

      Se è in arrivo un nuovo appuntamento o una cancellazione, oltre a specificare se desiderano ricevere un promemoria il giorno stesso.

    • appointment_confirmedUtilitàItalianoDati di esempio

      Viene inviato quando la risposta all’appointment_response è confirmed

      Grazie, {{first_name}}. L'appuntamento di domani alle {{appointment_time}} con {{staff_name}} è confermato. Se ne hai fatto richiesta, riceverai un breve promemoria due ore prima.Ottieni indicazioni stradali
      Grazie, Daniel. L'appuntamento di domani alle 10:30 con Hannah è confermato. Se ne hai fatto richiesta, riceverai un breve promemoria due ore prima.Ottieni indicazioni stradali

      Si blocca nella fessura con un giorno di anticipo e promette solo quella piccola spinta che tutti chiedevano.

    • appointment_changeUtilitàItalianoDati di esempio

      Invia quando “appointment_response” indica un nuovo orario o una cancellazione

      Grazie per avercelo segnalato, {{first_name}}. Scegli un nuovo orario utilizzando il pulsante qui sotto, oppure rispondi qui e il nostro team ti aiuterà. Se ci hai chiesto di annullare, non c'è altro da fare.Scegli un altro orario
      Grazie per avercelo segnalato, Daniel. Scegli un nuovo orario utilizzando il pulsante qui sotto, oppure rispondi qui e il nostro team ti aiuterà. Se ci hai chiesto di annullare, non c'è altro da fare.Scegli un altro orario

      Per spostarlo basta un tocco, così lo slot torna disponibile con un giorno di anticipo, invece di risultare come “no-show”.

    • appointment_nudgeUtilitàItalianoDati di esempio

      Lo invia 2 ore prima, se glielo hanno chiesto, oppure quella stessa mattina, se non hanno risposto

      Il tuo appuntamento di oggiCiao {{first_name}}, ti ricordo che oggi alle {{appointment_time}} hai un appuntamento con {{staff_name}} al numero {{location_address}}. Se ci sono stati cambiamenti, rispondi pure qui.
      Il tuo appuntamento di oggiCiao Daniel, ti ricordo che oggi alle 10:30 hai un appuntamento con Hannah al numero 2 di Park Row. Se ci sono stati cambiamenti, rispondi pure qui.

      In breve, quel giorno, con l’indirizzo: solo per chi ne ha fatto richiesta o non ha ancora risposto.

    Modelli di esempio. Meta approva ogni modello prima che possa essere inviato, e l’azione Send WhatsApp Template associa le proprietà di HubSpot alle sue variabili.

    Cinque segnali che indicano che una slot machine è a rischio.

    Il codice cattura tutti e cinque questi elementi, e ciascuno di essi viene inserito in HubSpot sotto forma di dati leggibili da un flusso di lavoro, non come una nota che qualcuno deve interpretare.

    5 segnali, come appare ciascuno e dove arriva ciascuno in HubSpot
    SegnaleVa tutto beneRichiede un interventoArriva in HubSpot come
    Che arrivino o menoUn “sì” detto con un giorno di anticipo vale più di una speranza espressa al mattino. Sì, ci sarò Ho bisogno di un nuovo orario appointment_response
    Con che velocità lo apronoFlowella registra il tempo impiegato per leggere il promemoria. Se alla sera non è ancora stato letto, c'è il rischio che... Si legge in pochi minuti Ancora da leggere timeToReadSecondsAll'evento "Lettura del messaggio"
    A prescindere dal fatto che rispondanoSolo un Flow completato genera l'evento “Form Completed”, quindi è facile individuare i casi in cui non viene generato alcun evento e intervenire. Risposta data Nessuna risposta entro domani mattina Form CompletedIl grilletto di Flowella
    Cosa vogliono quel giornoRicordalo a chi te l’ha chiesto e lascia in pace gli altri. No, grazie Sì, grazie reminder_on_the_day
    Cosa rispondonoUna risposta scritta al computer richiede l'intervento di una persona, non un modello predefinito. Inoltrala alla tua casella di posta in arrivo. Nessuna risposta “Sono in ritardo” flowella_last_reply_messageAggiornato ad ogni risposta via SMS

    Perché i promemoria degli appuntamenti su WhatsApp funzionano.

    Le persone tendono a saltare gli appuntamenti quando il promemoria è nascosto o è difficile modificarlo. WhatsApp raggruppa il promemoria e la modifica in un’unica conversazione, con un giorno di anticipo.

    • Perché capita che qualcuno non si presenti

      Le persone se ne dimenticano, perdono l’e-mail di conferma o non riescono a sopportare la coda al telefono per cambiare l’appuntamento. Un promemoria che leggono, con la possibilità di modificare l’appuntamento con un solo clic, trasforma un’assenza in un appuntamento spostato.

    • Come migliorarlo

      Aggiungi un messaggio di preparazione con una settimana di anticipo, un link ai moduli o al pagamento dove necessario, un’attività per l’ospitante ogni volta che viene apportata una modifica e un messaggio di riprenotazione dopo una visita saltata.

    • Aspetti da tenere in considerazione

      Rispetta gli orari di silenzio, interrompi i promemoria una volta che l'elemento è stato spostato e mantieni le modifiche nel flusso: un semplice “Annulla” esclude qualcuno. Rappresenta l'ora sotto forma di testo: una proprietà data viene fornita in UTC, ad esempio 22.10.2026 09:30.

    Il punto è questo: il promemoria più efficace suggerisce alle persone un’azione utile, non solo un orario.

    Ogni play, in un solo playbook.

    The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, dedica a ogni play una doppia pagina: perché e quando funziona a sinistra, lo schema a destra e i messaggi WhatsApp pronti da incollare. Promemoria degli appuntamenti è uno di questi.

    1. Lascia il tuo numero WhatsApp. Quattro campi, nessuna chiamata commerciale.
    2. Arriva un breve Flow. È un vero Flow di Flowella, così ne vedi uno in azione.
    3. Il playbook arriva nella stessa chat.
    Ottieni il playbook

    Gratis. Rispondi STOP in qualsiasi momento per non ricevere più i messaggi.

    Vol. 01

    The HubSpot + WhatsApp Playbook

    Workflow che convertono davvero.

    • Ogni play su una doppia pagina
    • I messaggi WhatsApp, pronti da incollare
    • Schemi da realizzare in HubSpot

    flowella.ioManuale sul campo

    Pagina 1 di 3La copertina

    Sfoglia i playbook in base a ciò che fai.

    Venti opere teatrali, ognuna delle quali è un modello di lavoro. Queste sei sono quelle che più si avvicinano ai promemoria degli appuntamenti.

    Vedi tutti i playbook

    Questo play è classificato in Vendite Supporto Sanità Servizi professionali B2B SaaS Istruzione Ospitalità

    • Flusso di lavoro per la prenotazione delle riunioni

      Prenota più riunioni: un WhatsApp Flow chiede l'argomento e l'orario, quindi invia un link HubSpot Meetings che mostra gli orari disponibili del rappresentante giusto, direttamente nella stessa chat.

      • Vendite

    • Promemoria su eventi e webinar

      Organizza eventi e webinar con un invito su WhatsApp, una procedura di prenotazione in tre passaggi, promemoria programmati e la registrazione per chi non potesse partecipare.

      • Vendite
      • Marketing

    • Feedback sull'ospitalità

      Poni agli ospiti due brevi domande su WhatsApp dopo una visita o un soggiorno, invitali a lasciare una recensione, assegna al responsabile la priorità sugli ospiti insoddisfatti e taggare ogni risposta in HubSpot.

      • Supporto
      • Customer success

    • NPS / CSAT

      Raccogli le risposte al CSAT o all’NPS con due tocchi su WhatsApp, ringrazia i clienti soddisfatti e indirizza ogni cliente insoddisfatto a una persona specifica e a un ticket HubSpot.

      • Supporto
      • Customer success

    • Selezione intelligente delle recensioni

      Contatta prima il cliente in privato su WhatsApp, invitalo a lasciare una recensione pubblica finché è ancora di buon umore e, ai clienti insoddisfatti, assegna subito un responsabile, lasciando loro comunque a disposizione il link per la recensione.

      • Marketing
      • Supporto

    • Aggiornamento dei dati di contatto

      Aggiorna i record CRM obsoleti tramite conferme su WhatsApp, correzioni strutturate, un promemoria e un chiaro indicatore di validità.

      • Supporto
      • Customer success
    Flo salta di gioia con il pugno alzato e un telefono in mano

    Invia prima il promemoria dell'appuntamento.

    Trasforma gli appuntamenti in HubSpot in promemoria con un semplice tocco. Inizia oggi stesso gratuitamente oppure prenota una demo di 30 minuti e inseriremo questa attività nella tua agenda.

    Inizia gratis Prova su WhatsApp (si apre in una nuova scheda)
    Oppure prenota una demo di 30 minuti