WhatsApp Flows a envíos de formularios de HubSpot, sin necesidad de programar

Tus formularios funcionan bien en un portátil. En el móvil, los usuarios los abandonan a mitad de camino y el correo electrónico de seguimiento en el que se les pide que los completen queda sin leer. Los WhatsApp Flows solucionan esto al integrar el formulario en el chat, pero crearlos de forma nativa implica claves de cifrado, un servidor seguro y una supervisión continua. Ahí es donde la mayoría de los equipos de marketing se quedan atascados.

Esta guía explica qué son los WhatsApp Flows, por qué los proyectos «hazlo tú mismo» se atascan y cómo Flowella convierte los formularios de HubSpot que ya tienes en WhatsApp Flows que se registran como envíos reales de formularios de HubSpot, sin necesidad de escribir puntos finales ni gestionar claves.

¿Por qué trasladar tus formularios a WhatsApp?

El alcance es la razón obvia. Más de 3.000 millones de personas utilizan WhatsApp cada mes, según informó Meta en abril de 2025^[1], y el 90 % de los adultos del Reino Unido que se conectan a Internet lo^[2] utilizan.

La respuesta es la mejor razón. Un formulario enviado desde WhatsApp llega a la misma aplicación que la gente usa todo el día, se abre sin necesidad de un navegador y se puede completar con unos pocos toques. Si tus procesos de «actualizar tus datos», «reservar una franja horaria» o «completar la incorporación» se realizan a través de un formulario web móvil, estás dejando de aprovechar oportunidades de finalización.

¿Qué son los WhatsApp Flows?

Los WhatsApp Flows son experiencias multipantalla, similares a formularios, que se abren dentro de un chat de WhatsApp. Meta los introdujo en 2023 para que los clientes pudieran reservar, realizar pedidos y elegir sin salir de la conversación^[3].

Un flujo puede incluir campos de texto, menús desplegables, selectores de fecha, casillas de verificación y varias pantallas con lógica^[4] de ramificación. La validación se realiza en el teléfono del cliente, por lo que obtienes respuestas claras y estructuradas en lugar de un chat de texto libre que tienes que ordenar más tarde.

Por qué los proyectos de WhatsApp Flows se estancan en la fase piloto

Es fácil crear un prototipo de un Flujo sencillo. Sin embargo, un Flujo de producción que se comunique con tus sistemas es otra historia. La guía para desarrolladores de Meta detalla lo que hay que crear y poner^[5] en marcha:

• Claves de cifrado: crea un par de claves y sube la clave pública para cada cuenta de WhatsApp Business; después, vuelve a subirla cada vez que se produzcan determinados cambios.
• Un servidor seguro: un punto final HTTPS con un certificado válido que reciba todas las solicitudes del «Flow».
• Cifrado en cada intercambio: cada solicitud llega cifrada y cada respuesta debe cifrarse antes de enviarse de vuelta.
• Comprobaciones de estado: WhatsApp realiza pruebas de conexión a tu punto final periódicamente y espera una respuesta correcta.

Luego está el rendimiento. Meta supervisa las tasas de error, la latencia y la disponibilidad, y recomienda responder en menos de un segundo^[6]. Si esos valores se deterioran, el Flow se limita a 10 mensajes por hora y, si siguen empeorando, se bloquea por completo^[6] su envío o apertura.

«Los Flows con un punto final deben cumplir tanto los requisitos de fiabilidad como los de rendimiento».

Fuente: Meta, Implementación de Endpoint para Flows

Y nada de eso hace que las respuestas lleguen aún a tu CRM. Todavía tienes que asignar cada campo, gestionar los errores y mantenerlo todo sincronizado a medida que cambian tus formularios. Se trata de una pequeña plataforma que hay que gestionar, y por eso tantos equipos llevan a cabo una prueba piloto y se detienen ahí.

Cómo Flowella convierte los formularios de HubSpot en WhatsApp Flows

Flowella toma un camino diferente. En lugar de diseñar flujos desde cero, empiezas a partir de un formulario de HubSpot que ya utilizas:

1. Conecta HubSpot: una conexión OAuth segura que se configura en cuestión de minutos con la guía de incorporación.
2. Elige un formulario: Flowella lee la última definición del formulario de HubSpot, incluidas las etiquetas de los campos, las opciones y los campos^[7] obligatorios.
3. Sincronízalo como un flujo: Flowella genera el WhatsApp Flow equivalente y lo sube a Meta con tu número^[7].
4. Envíalo: desde un flujo de trabajo de HubSpot, o deja que los usuarios lo inicien desde un enlace, un código QR o un anuncio «Click-to-WhatsApp» que abra el chat.
5. Recibe respuestas reales: las respuestas se asocian al contacto correcto de HubSpot y actualizan sus propiedades, de modo que tus flujos de trabajo, listas e informes existentes funcionan sin problemas.

Flowella se encarga de las claves, el intercambio seguro, las comprobaciones de estado y la asignación de campos entre bastidores. Tus WhatsApp Flows se comportan como tus formularios actuales de HubSpot, por lo que no es necesario cambiar las operaciones de marketing, la generación de informes ni la gobernanza.

Lo que debes saber antes de sincronizar

• Fuentes de los formularios: Flowella está diseñada para HubSpot, por lo que sincronizas los formularios de HubSpot que ya utilizas.
• Tipos de campos: los campos de carga de archivos y de firma no se pueden sincronizar en un flujo, así que mantén esos campos en la web^[7].
• Diseño de formularios: las etiquetas breves y un menor número de campos por pantalla funcionan mejor en un teléfono. Consulta las prácticas recomendadas para el diseño de formularios.

Casos de uso de los WhatsApp Flows con HubSpot

Para ver ejemplos prácticos, consulta «Generación de clientes potenciales con WhatsApp», «WhatsApp para agentes inmobiliarios» y «Envío de una confirmación por WhatsApp tras rellenar un formulario de HubSpot». Un flujo también recopila todas las respuestas de un mismo mensaje, lo cual es importante ahora que están cambiando las tarifas de WhatsApp.

Seguridad y gobernanza: lo que te preguntará tu equipo de TI

Flowella se ejecuta íntegramente en la región «UK South» de Microsoft Azure. Los datos se cifran en reposo con AES-256 y en tránsito con TLS, y, por defecto, Flowella transmite el contenido de los mensajes a tu plataforma conectada en lugar de almacenarlo^[8]. El acceso se basa en roles y cuenta con autenticación multifactorial para todos los accesos^[8] administrativos.

Por tu parte, una breve lista de comprobación te ayudará a mantener todo en orden:

• Recopila solo lo que necesites: no reproduzcas todo tu CRM en un flujo.
• Obtén el consentimiento expreso: Meta exige el consentimiento expreso antes de enviar mensajes a los usuarios en WhatsApp, indicando claramente^[9] el nombre de tu empresa.
• Utiliza plantillas aprobadas: los flujos enviados fuera de una conversación con el cliente deben hacerlo mediante una plantilla aprobada por Meta.
• Mantén un registro de auditoría: los envíos se almacenan en el registro de contacto de HubSpot, junto con tus formularios web.

Cómo medir si está funcionando

Evalúa los WhatsApp Flows con los mismos criterios que cualquier otro punto de conversión:

• Tasa de finalización: cuántas personas completan el flujo una vez que lo abren.
• Tiempo de finalización: cuánto tardan los usuarios desde el envío hasta la presentación del formulario.
• Calidad de los datos: ¿son los registros de HubSpot más precisos que los de tus formularios web?
• Rapidez de acción: tiempo transcurrido desde el envío hasta la reserva, la asignación a un responsable o el envío de un seguimiento.
• Crecimiento de suscriptores: suscriptores de WhatsApp obtenidos a lo largo del recorrido.

Para realizar una prueba imparcial, ejecuta el mismo recorrido como formulario web móvil y como WhatsApp Flow durante unas semanas y compáralos. Utiliza el análisis de canales de Flowella para conocer las tasas de entrega y de lectura, y realiza un seguimiento de las finalizaciones en HubSpot con el evento «Formulario completado» de Flowella y los informes de HubSpot.

Empieza esta misma semana

1. Elige un recorrido con un índice de abandono conocido, como actualizaciones de contacto, una encuesta breve o la inscripción a un evento.
2. Conecta HubSpot y sincroniza el formulario existente como tu primer WhatsApp Flow.
3. Realiza una prueba piloto con una pequeña parte de tu público, entre el 5 % y el 10 %.
4. Mide y perfecciona: acorta las pantallas, endurece la validación y mejora el texto.
5. Amplía a flujos de trabajo, anuncios y códigos QR una vez que las cifras sean sólidas.

Nuestra guía para crear tu primer flujo de WhatsApp en 30 minutos te explica la configuración paso a paso.

Preguntas frecuentes

¿Necesito desarrolladores para usar WhatsApp Flows?

Con Flowella, no. Empiezas con un formulario de HubSpot y Flowella se encarga del cifrado, el alojamiento y la asignación de datos que requiere una aplicación nativa.

¿Es seguro?

Sí. Flowella se ejecuta en el Reino Unido en Microsoft Azure, cifra los datos en reposo y en tránsito, y, por defecto, transmite el contenido de los mensajes en lugar de almacenarlo^[8].

¿Qué herramientas de formularios admite Flowella?

Los formularios de HubSpot. Flowella los sincroniza con WhatsApp Flows y envía las respuestas de vuelta a HubSpot^[7].

¿Necesito la aprobación de Meta?

Necesitas un número de la Plataforma de WhatsApp Business y plantillas aprobadas para iniciar conversaciones. Nuestra guía para obtener un número de WhatsApp Business explica los pasos a seguir.

¿Quién está detrás de Flowella?

Flowella ha sido desarrollada por el equipo de Discover Digital, un socio platino de HubSpot con sede en Newbury, Reino Unido.

Convierte las WhatsApp Flows en envíos de formularios de HubSpot

Los WhatsApp Flows convierten los formularios en algo que la gente realmente completa, pero una implementación nativa convierte una idea de marketing en un proyecto de ingeniería. Flowella elimina esa barrera: elige un formulario de HubSpot, sincronízalo como un WhatsApp Flow y recibe envíos reales en tu CRM, sin puntos finales ni código de cifrado.

Empieza hoy mismo una prueba gratuita y sincroniza tu primer formulario de HubSpot, o reserva una demostración y lo crearemos contigo.

Referencias

1. Meta: transcripción de la conferencia sobre resultados del primer trimestre de 2025
2. Ofcom: De las aplicaciones a la búsqueda con IA, cómo se conectará el Reino Unido a Internet en 2025 (Online Nation 2025)
3. Sala de prensa de Meta: Creación de nuevas experiencias para personas y empresas en WhatsApp (septiembre de 2023)
4. Meta para desarrolladores: Componentes de WhatsApp Flows
5. Meta para desarrolladores: Implementación de Endpoint para Flows
6. Meta para desarrolladores: Estado y supervisión de Flows
7. Base de conocimientos de Flowella: Flows
8. Base de conocimientos de Flowella: Seguridad de los datos
9. Meta para desarrolladores: Obtener el consentimiento para WhatsApp