Wenn Sie schon einmal versucht haben, WhatsApp in Ihren Marketing- oder Vertriebsprozess zu integrieren, kennen Sie sicher die beiden größten Stolpersteine:
- „Müssen wir unsere WhatsApp-Nummer ändern?“
- „Wie können wir eigentlich sehen, was in HubSpot passiert – und darauf aufbauend automatisieren?“
Zum Start ins Jahr 2026 haben wir zwei neue Funktionen veröffentlicht, die beide Hindernisse beseitigen und eine völlig neue Ebene der WhatsApp-gestützten Automatisierung in HubSpot ermöglichen:
- Koexistenz: Verwenden Sie Ihre bestehende WhatsApp Business App-Nummer mit Flowella – eine Nummernmigration ist nicht erforderlich – und lassen Sie Unterhaltungen sowohl im HubSpot-Posteingang als auch in der WhatsApp Business App anzeigen.
- App-Ereignisse: Flowella-Aktivitäten werden nun direkt im HubSpot-Kontaktdatensatz angezeigt (Nachricht gesendet, Antwort erhalten, Formular ausgefüllt, Lesebestätigung) … und Sie können diese Ereignisse als Workflow-Auslöser nutzen, einschließlich der „Verzögerung bis“-Logik.
Schauen wir uns einmal genauer an, warum dies so wichtig ist – und holen wir uns dann drei praktische Workflow-Ideen aus der Praxis, die Sie sofort umsetzen können.
1) Koexistenz: Behalten Sie Ihre bestehende WhatsApp Business-Nummer (und profitieren Sie von den Vorteilen beider Systeme)
In der Vergangenheit hatten „WhatsApp-Integrationsprojekte“ oft versteckte Kosten: Betriebsstörungen.
Teams machen sich Sorgen um:
- Die Änderung einer Nummer, die Kunden bereits kennen und der sie vertrauen
- Den Schwung zu verlieren (oder Nachrichten zu verpassen) während der Umstellung
- Alle dazu zu zwingen, über Nacht auf ein neues Tool umzusteigen
- Außendienstteams benötigen weiterhin die WhatsApp Business App auf ihren Handys
Die Koexistenz ist unsere Lösung.
Mit der Flowella-Koexistenz können Sie Ihre bestehende Nummer aus der WhatsApp Business App verbinden und Flowella weiterhin nutzen – während die WhatsApp Business App weiterhin im Einsatz bleibt.
Warum das eine großartige Sache ist
Weil dadurch die größten Hindernisse für die Einführung beseitigt werden:
- Kein Drama
bei der Nummernmigration Sie behalten die Nummer, die auf Ihrer Website, Ihren Firmenfahrzeugen, Ihrer Beschilderung, Ihren Anzeigen, Ihrem Google-Business-Profil … einfach überall zu finden ist. - Keine „Alles-oder-nichts“-Einführung
Teams können noch heute mit Flowella und HubSpot beginnen, während andere während der Übergangsphase (oder dauerhaft) weiterhin die WhatsApp Business App nutzen. - Unterhaltungen erscheinen an zwei Orten
: Ihr Team kann in HubSpot Inbox auf Unterhaltungen antworten und diese verwalten und sieht sie dennoch in der WhatsApp Business App – so hat niemand das Gefühl, den Zugriff verloren zu haben. - Bessere Kontinuität + weniger Risiko
: Wer unterwegs ist, kann weiterhin die WhatsApp Business App nutzen. Am Schreibtisch ist der HubSpot-Posteingang die Schaltzentrale. Dieselbe Unterhaltung. Derselbe Kunde. Mehr Flexibilität.
Kurz gesagt: Sie müssen sich nicht zwischen der „Vertrautheit mit WhatsApp“ und der „Leistungsstärke von HubSpot“ entscheiden. Sie bekommen beides.
2) App-Ereignisse: Flowella-Aktivitäten werden nun in der HubSpot-Kontakt-Timeline angezeigt (und lösen Workflows aus)
Beim zweiten Update geht es um Transparenz und Automatisierung – die beiden Faktoren, die WhatsApp von „Nachrichten“ zu einem Umsatzsystem machen.
Flowella protokolliert nun wichtige WhatsApp-Ereignisse in HubSpot als Kontaktaktivitäten, darunter:
- Nachricht gesendet
- Antwort erhalten
- Flowella-Formular ausgefüllt
- Lesebestätigung
Warum das so toll ist
Weil damit der Kreislauf innerhalb von HubSpot geschlossen wird:
- Jeder sieht den gesamten Verlauf
. Vertrieb, Marketing und Kundenservice können den Kontaktdatensatz öffnen und sofort nachvollziehen, was passiert ist – ohne in verschiedenen Tools suchen oder nachfragen zu müssen. - Sie können messen, was funktioniert: „Wurde
es zugestellt?“ → „Wurde es gelesen?“ → „Hat der Empfänger geantwortet?“ → „Hat er das Formular ausgefüllt?“
Das ist der Trichter, der nun bei jedem Kontakt sichtbar ist. - Sie können anhand des tatsächlichen WhatsApp-Verhaltens
automatisieren Das ist der entscheidende Punkt: App-Ereignisse dienen nicht nur der Berichterstellung. Sie können sie nutzen, um Kontakte in HubSpot-Workflows einzubinden, Verzweigungslogik zu erstellen und sogar Sequenzen nach dem Prinzip „Verzögerung, bis X eintritt“ zu erstellen.
Anstatt also auf der Grundlage von Vermutungen zu automatisieren („2 Tage warten und hoffen“), kannst du auf der Grundlage von Absichts-Signalen automatisieren („sie haben es vor 2 Minuten gelesen – jetzt nachfassen“).
3 Workflow-Ideen, die Sie noch heute übernehmen können (mit Auslösern + „Verzögerung, bis“-Kreativität)
Im Folgenden finden Sie drei praxisnahe Workflows aus verschiedenen Branchen. Jeder nutzt Flowella-App-Ereignisse als Auslöser und kombiniert diese mit einer Logik im Stil von „Verzögerung bis“, um Erlebnisse zu schaffen, die persönlich wirken – sich aber wie eine Automatisierung skalieren lassen.
Workflow Nr. 1: Autohaus – „Lesebestätigung → sofortige Terminvereinbarung für eine Probefahrt“
Branche: Automobil (Autohäuser, Gebrauchtwagenhändler, Elektroauto-Händler)
Ziel: Inbound-Leads schneller in gebuchte Probefahrten umwandeln – ohne jeden Lead manuell nachverfolgen zu müssen.
Auslöser
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Flowella-Ereignis: Antwort erhalten (oder „Nachricht gesendet“, wenn Sie die Kontaktaufnahme automatisch starten, sobald ein Lead erstellt wurde)
Was passiert
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Senden Sie eine WhatsApp-Vorlage: „Vielen Dank
für Ihr Interesse am [Modell]. Möchten Sie eine Probefahrt buchen? Tippen Sie hier, um einen Termin auszuwählen.“ -
Öffnen Sie ein Flowella-Formular, um folgende Angaben zu erfassen:
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Bevorzugtes Modell/Ausstattungsvariante
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Zeitfenster (heute / morgen / Wochenende)
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Inzahlungnahme? (ja/nein)
-
Budgetrahmen (optional)
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Warten Sie, bis die „Lesebestätigung“ vorliegt (oder warten Sie eine kurze Zeit, z. B. 10–15 Minuten), und gehen Sie dann wie folgt vor:
-
Wenn gelesen, aber noch keine Antwort: Senden Sie eine kurze „One-Tap“-Erinnerung: „Soll
ich einen Termin für Sie reservieren? Antworten Sie mit 1) Heute 2) Morgen 3) Wochenende“ -
Falls nicht gelesen: länger warten, dann einen anderen Ansatz versuchen (z. B. eine wertorientierte Nachricht wie Verfügbarkeit, Anreiz, Inzahlungnahme-Schätzung)
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Warte, bis das „Flowella-Formular ausgefüllt“ ist (oder bis zum Ablauf eines maximalen Zeitfensters), dann verzweige:
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Wenn ausgefüllt:
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Erstelle/aktualisiere ein Geschäft in HubSpot
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Dem am besten geeigneten Vertriebsmitarbeiter zuweisen (basierend auf Modellwahl oder Postleitzahl)
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Erstelle automatisch einen Termin/eine Aufgabe: „Probefahrt bestätigen + Fahrzeug vorbereiten“
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Falls nicht ausgefüllt:
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Eine Aufgabe für einen Vertriebsmitarbeiter erstellen, damit dieser anruft
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Eine abschließende WhatsApp-Nachricht senden: „Soll ich stattdessen lieber hier zwei kurze Fragen stellen?“
-
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Warum das funktioniert
Mit Lesebestätigungen können Sie Ihre Nachfassaktion zeitlich so abstimmen, wie es ein Mensch tun würde – genau dann, wenn das Interesse am größten ist –, während das Flowella-Formular strukturierte Informationen erfasst, die den Mitarbeitern mehr Zeit und Sicherheit geben.
Workflow Nr. 2: Gesundheitsklinik – „Vorab-Erfassung vor dem Termin, die Terminausfälle reduziert“
Branche: Gesundheitswesen (Zahnmedizin, Physiotherapie, Privatkliniken, Ästhetik)
Ziel: Informationen vor dem Termin erfassen und Terminausfälle reduzieren, ohne die Rezeption zu belasten.
Auslöser
-
Flowella-Ereignis: Nachricht gesendet (nach der Terminbuchung)
oder Antwort erhalten (wenn Patienten den Kontakt zuerst initiieren)
Was passiert
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Eine WhatsApp-Nachricht senden: „Hallo
[Name] – bitte fülle vor deinem Termin diesen kurzen Fragebogen aus (2 Minuten).“ -
Öffnen Sie ein Flowella-Formular für:
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Bestätigung der Terminzeit
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Symptome/Grund für den Besuch
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Einverständniserklärung (Checkbox)
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Optional: Anweisungen zum Hochladen von Fotos (falls relevant)
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Verzögerung bis „Flowella-Formular ausgefüllt“ mit einer Frist (z. B. „bis zu 24 Stunden vor dem Termin“), dann Verzweigung:
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Wenn ausgefüllt:
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Eigenschaften des Hauptkontakts aktualisieren (Grund für den Besuch, Einwilligung)
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Den Arzt mit einer Zusammenfassung benachrichtigen
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Bestätigung senden: „Alles klar ✅ Wir sehen uns um 15:30 Uhr“
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Falls nicht ausgefüllt:
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Auf einen bestimmten Zeitpunkt verschieben (z. B. 16:00 Uhr am Vortag) und eine Erinnerung senden
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Falls immer noch nicht erledigt: Eine Aufgabe für die Rezeption erstellen, damit diese anruft
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Fügen Sie einen „intelligenten“ Interaktionsschritt mithilfe von Lesebestätigungen hinzu:
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Wenn Lesebestätigung vorliegt, aber nach 2 Stunden noch keine Erledigung:
Sende eine beruhigende Nachricht: „Kein
Stress – wenn du beschäftigt bist, antworte einfach mit ‚ANRUF‘ und wir erledigen das gemeinsam.“
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Warum das funktioniert
Sie erinnern die Leute nicht nur – Sie passen sich an das tatsächliche Verhalten an:
- Gelesen, aber nicht gehandelt → sanfte Unterstützung
- Nicht gelesen → später versuchen oder einen anderen Kanal nutzen
- Abgeschlossen → Bestätigung + interne Bereitschaft
So reduzieren Sie Nichterscheinen, ohne dabei roboterhaft zu wirken.
Workflow Nr. 3: E-Commerce – „Kundensupport nach dem Kauf + Einholung von Bewertungen (mit sofortiger Eskalation)“
Branche: E-Commerce (DTC-Marken, Abo-Boxen, hochpreisige Produkte)
Ziel: WhatsApp als Instrument zur Kundenbindung nutzen – Bewertungen erfassen, Kundenabwanderung verhindern und unzufriedene Kunden schnell zurückgewinnen.
Auslöser
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Flowella-Ereignis: Nachricht gesendet (Check-in nach der Lieferung)
ODER Lesebestätigung (um den Zeitpunkt der Anfrage zu bestimmen)
ODER Antwort erhalten (Support-Absicht)
Was passiert
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Nach der Lieferung senden: „Wir hoffen
, es gefällt dir! Möchtest du 10 % Rabatt auf deine nächste Bestellung? Ein kurzer Check-in mit 3 Fragen.“ -
Flowella-Formular starten:
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Zufriedenheitsbewertung (1–5)
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„Was könnte besser sein?“ (optional)
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„Brauchst du Hilfe?“ (Ja/Nein)
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„Eine Bewertung hinterlassen?“ (Ja/Nein)
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Warten, bis das „Flowella-Formular ausgefüllt“ ist (oder 24 Stunden), dann verzweigen:
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Wenn die Bewertung 4–5 beträgt:
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Einen Link zur Bewertung oder eine Aufforderung zur Weiterempfehlung senden
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Den Kontakt zur Liste „VIPs/Botschafter“ hinzufügen
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Eine Folgekampagne auslösen (UGC-Anfrage, Abonnementangebot)
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Wenn die Punktzahl 1–3 beträgt oder „Brauche Hilfe“ = ja:
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Erstellen Sie ein HubSpot-Ticket
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Benachrichtigen Sie den Support sofort
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Senden Sie eine beruhigende WhatsApp-Nachricht: „Wir kümmern uns darum – jemand wird Ihnen in Kürze helfen.“
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Nutzen Sie Lesebestätigungen, um die Abschlussrate zu erhöhen:
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Warte, bis die Lesebestätigung vorliegt, und sende dann (falls nicht innerhalb von 2 Stunden abgeschlossen): „Soll
ich dir stattdessen die 3 Fragen direkt hier als Antwort stellen?“
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Warum das funktioniert
Dieser Workflow verwandelt WhatsApp von einem „Rundschreiben“ in eine Feedback- und Hilfsschleife. Das Beste daran: Unzufriedene Kunden bleiben nicht unbemerkt. Sobald sie eine niedrige Bewertung abgeben, erhält HubSpot das Signal und das Team wird aktiv.
Das große Ganze: WhatsApp-Automatisierung, die sich dennoch menschlich anfühlt
Diese beiden Funktionen – Koexistenz und App-Ereignisse – ergeben zusammen etwas Leistungsstarkes:
- „Co-Existence“ beseitigt operative Reibungsverluste („Wir können unsere Nummer nicht ändern“)
- App-Ereignisse beseitigen die Transparenzlücke („wir können das nicht richtig nachverfolgen oder automatisieren“)
Ergebnis: WhatsApp wird zu einem echten, HubSpot-nativen Wachstumskanal – wo jede Nachricht, jede Antwort, jede Lesebestätigung und jeder abgeschlossene Flow automatisch die nächstbeste Aktion auslösen kann.
