Des rappels de rendez-vous qui vous aident à gérer votre agenda. Confirmez ou modifiez vos rendez-vous sur WhatsApp.

Envoyez un rappel la veille en précisant l'heure, le lieu et en incluant un lien « Flow » accessible d'un simple clic pour confirmer ou modifier la réservation, afin que les créneaux horaires soient conservés ou déplacés à temps, plutôt que d'être perdus en raison d'absences.

Commencer gratuitement Essayez un vrai Flow sur WhatsApp (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Flo, la mascotte de Flowella, montre un organigramme simple dans un classeur à anneaux ouvert aux intercalaires colorés
Déclencheur
Une réservation dans HubSpot, une journée de sortie
Canal
WhatsApp : retrouvez les réponses dans HubSpot
Workflow
4 modèles, 1 flux, 1 branche
Prérequis
Workflows HubSpot, dans les formules Professional ou Enterprise

Suivez le scénario en vous mettant dans la peau du patient.

Daniel a rendez-vous chez le kinésithérapeute demain. Chaque étape montre ce qu’il voit sur WhatsApp et ce qui est enregistré dans son dossier HubSpot, du rappel à un créneau conservé ou déplacé. Vos réponses dans le flux déterminent la branche à suivre. Ces quatre propriétés sont toutes personnalisées et créées par le scénario.

Flo désigne l'une des trois flèches indicatrices, à l'image de la façon dont la branche oriente chaque patient vers un parcours précis
Rappels de rendez-vousÉtape 1 sur 5
  1. D’où vient Daniel

  4. Oui, j'y vais : confirmer, puis envoyer un rappel

    Non, pas maintenant : déplace-le ou libère l'emplacement

  5. Confirmé : appointment_confirmed

    Modification : « appointment_change » et une tâche

Acme PhysioCompte professionnel
Données d’exemple

Aujourd’hui

Daniel Price+44 7700 900427
Données d’exemple

Propriétés

booking_source
hubspot_meetingsRéservation effectuée via un lien « Réunions »
appointment_response
Aucune valeur
reminder_on_the_day
Aucune valeur
appointment_status
booked

Activité

    2 propriétés écrites sur 4

    Les déclencheurs et les actions de workflow nécessitent HubSpot Professional ou Enterprise. Guide des actions de workflow

    Essayez un vrai Flow

    Scannez le code avec votre téléphone pour en ouvrir un dans WhatsApp. C’est le propre Flow de Flowella, pas ce playbook.

    L’ouvrir dans WhatsApp (s’ouvre dans un nouvel onglet)

    Le modèle de rappel de rendez-vous.

    Une prise de rendez-vous, un rappel la veille et un Flow en un clic, puis une branche : les rendez-vous confirmés sont accompagnés d'un itinéraire, et les modifications sont transmises à l'équipe en temps voulu. Vous le créez dans un workflow HubSpot, à partir des déclencheurs et des actions WhatsApp de Flowella.

    • Déclencheur
    • Envoyer un WhatsApp
    • Délai
    • Branche
    • Objectif
    • Note numérotée
    1. Déclencheur d'inscriptionUne réservation dans HubSpot

      À partir du lien « Réunions », d'un appel enregistré par votre équipe ou de votre propre système de prise de rendez-vous.

      Une seule réservation, un seul processus

      Si l'heure figure dans la fiche HubSpot, le rappel est envoyé, quel que soit le canal utilisé pour la réservation.

    2. RetardJusqu'à la veille

      La date est calculée à partir de celle du rendez-vous, de sorte que le rappel soit envoyé la veille.

    3. Envoyer un modèle WhatsAppLe rappel

      appointment_reminder (rappel de rendez-vous), avec les options « Confirmer ou modifier » et les indications.

      Uniquement l'heure et le lieu

      Indiquez qui, quand et où. Ne mentionnez pas la raison de la visite sur WhatsApp.

    4. Attendre que l'événement se produiseFormulaire rempli, dans un délai de 18 heures

      Les réponses sont enregistrées sous les noms « appointment_response » et « reminder_on_the_day ».

      Pas de réponse au lever du jour : un petit rappel, puis comme prévu.

    5. AgenceLa appointment_response est-elle confirmed ?

      « Oui, je serai là » dans un cas ; un changement d'horaire ou une annulation dans l'autre.

      Facilitez votre déménagement

      Mieux vaut reporter un rendez-vous que de le manquer : il suffit d'un simple clic pour fixer la nouvelle heure.

    6. Oui
      Envoyer un modèle WhatsAppLa confirmation

      appointment_confirmed (rendez-vous confirmé), avec l'itinéraire

      RetardJusqu'à 2 heures avant

      Uniquement pour les personnes qui ont demandé à recevoir un rappel ce jour-là

      Envoyer un modèle WhatsAppLe coup de pouce

      appointment_nudge, avec l'adresse

      ObjectifConservé

      Le créneau horaire est utilisé, avec une certitude d'une journée

      Non
      Envoyer un modèle WhatsAppLe lien « Modifier »

      appointment_change (Modification de rendez-vous), avec « Choisir un nouvel horaire »

      Modifier l'enregistrementappointment_status: change_requested

      Et une tâche à confier à la réception pour déplacer ou libérer l'emplacement

      ObjectifDéplacé à temps

      Un préavis d'un jour, pour permettre à quelqu'un d'autre de prendre la place

      Demandez avant de donner un petit coup de coude

      Le rappel le jour même n'est envoyé qu'aux personnes qui en ont fait la demande dans Flow.

    Les déclencheurs et les actions de workflow nécessitent HubSpot Professional ou Enterprise. Les réponses arrivent dans les propriétés de contact sur toutes les offres HubSpot, y compris la version gratuite. Guide des actions de workflow

    Copie qui enregistre l'emplacement.

    Le rappel, le flux qu'il ouvre et les deux réponses font avancer le processus, avec un petit rappel pour toute personne qui en fait la demande ou qui ne répond pas. Chacun d'entre eux est un modèle utilitaire lié à une réservation, et toutes les variables proviennent de l'enregistrement HubSpot.

    Afficher les messages comme

    • appointment_reminderUtilitaireFrançaisDonnées d’exemple

      Envoie la veille du rendez-vous

      Votre rendez-vous de demainBonjour {{first_name}}, je te rappelle que tu as rendez-vous avec {{staff_name}} demain à {{appointment_time}}, à notre clinique {{location_name}}. Tu peux toujours venir ?Tu as besoin d'autre chose ? Il suffit de répondre ici.Confirmer ou modifierObtenir l'itinéraire
      Votre rendez-vous de demainBonjour Daniel, je te rappelle que tu as rendez-vous avec Hannah demain à 10 h 30, à notre clinique de Park Row. Tu peux toujours venir ?Tu as besoin d'autre chose ? Il suffit de répondre ici.Confirmer ou modifierObtenir l'itinéraire

      Qui, quand et où, puis un simple clic pour confirmer ou modifier. Jamais la raison de la visite.

    • appointment_confirmWhatsApp Flow1 écranDonnées d’exemple

      S'ouvre à partir du bouton de lancement, synchronisé depuis votre formulaire HubSpot

      The Flow, votre rendez-vous : pouvez-vous y assister (oui, j'y serai ; j'ai besoin d'une autre heure ; veuillez l'annuler) et un rappel le jour même (oui, merci ; non, merci).

      « Daniel’s Flow », avec les options « Oui, j’y serai » et « Oui, s’il vous plaît » sélectionnées.

      La date prévue, un changement d'horaire ou une annulation, ainsi que la possibilité de recevoir un rappel le jour même.

    • appointment_confirmedUtilitaireFrançaisDonnées d’exemple

      Envoyé lorsque la réponse à la appointment_response est confirmed

      Merci, {{first_name}}. Ton rendez-vous avec {{staff_name}} est confirmé pour demain à {{appointment_time}}. Si tu en as fait la demande, tu recevras un petit rappel deux heures avant.Obtenir l'itinéraire
      Merci, Daniel. Ton rendez-vous avec Hannah est confirmé pour demain à 10 h 30. Si tu en as fait la demande, tu recevras un petit rappel deux heures avant.Obtenir l'itinéraire

      Il s'installe dans la fente un jour à l'avance et ne promet que le petit coup de pouce que les gens ont demandé.

    • appointment_changeUtilitaireFrançaisDonnées d’exemple

      Envoie un message lorsque « appointment_response » correspond à un nouveau rendez-vous ou à une annulation

      Merci de nous l'avoir signalé, {{first_name}}. Choisis un nouveau créneau horaire à l'aide du bouton ci-dessous, ou réponds à ce message et notre équipe t'aidera. Si tu nous as demandé d'annuler, tu n'as rien d'autre à faire.Choisissez une nouvelle heure
      Merci de nous l'avoir signalé, Daniel. Choisis un nouveau créneau horaire à l'aide du bouton ci-dessous, ou réponds à ce message et notre équipe t'aidera. Si tu nous as demandé d'annuler, tu n'as rien d'autre à faire.Choisissez une nouvelle heure

      Il suffit d'un simple clic pour la déplacer ; ainsi, le créneau est réactivé un jour plus tôt, sans être considéré comme un « no-show ».

    • appointment_nudgeUtilitaireFrançaisDonnées d’exemple

      L'envoie deux heures avant s'ils l'ont demandé, ou le matin même s'ils n'ont pas répondu

      Votre rendez-vous d'aujourd'huiBonjour {{first_name}}, je te rappelle que tu as rendez-vous avec {{staff_name}} aujourd'hui à {{appointment_time}}, au 2{{location_address}}. Si quelque chose a changé, réponds simplement à ce message.
      Votre rendez-vous d'aujourd'huiBonjour Daniel, je te rappelle que tu as rendez-vous avec Hannah aujourd'hui à 10 h 30, au 2 Park Row. Si quelque chose a changé, réponds simplement à ce message.

      En bref, ce jour-là, concernant l'adresse : uniquement pour les personnes qui l'ont demandée ou qui n'ont pas répondu.

    Modèles d’exemple. Meta approuve chaque modèle avant son envoi, et l’action Send WhatsApp Template associe les propriétés HubSpot à ses variables.

    Cinq signes qui indiquent qu'une machine à sous présente un risque.

    Cette fonctionnalité prend en compte ces cinq éléments, et chacun d'entre eux est enregistré dans HubSpot sous une forme exploitable par un workflow, et non sous la forme d'une note que quelqu'un doit interpréter.

    5 signaux, à quoi ressemble chacun et où chacun arrive dans HubSpot
    SignalTout va bienÀ traiterArrive dans HubSpot comme
    Qu'ils viennentUn « oui » dit la veille vaut mieux qu'un espoir le matin même. Oui, je serai là J'ai besoin d'un nouveau rendez-vous appointment_response
    À quelle vitesse l'ouvrent-ils ?Flowella enregistre le temps qu'il a fallu pour lire le rappel. S'il n'est toujours pas lu le soir venu, cela peut poser un risque. À lire en quelques minutes Toujours non lu timeToReadSecondsLors de l'événement « Message read »
    Qu'ils répondent ou nonSeul un Flow terminé déclenche l'événement « Form Completed » ; il est donc facile de repérer les cas où rien ne se passe et d'intervenir. Répondu Toujours pas de réponse au lever du jour Form CompletedLa gâchette Flowella
    Ce qu'ils souhaitent pour ce jour-làRappelle-le à ceux qui ont posé la question, et laisse les autres tranquilles. Non, merci Oui, s'il vous plaît reminder_on_the_day
    Ce qu'ils répondentUne réponse rédigée à l'ordinateur nécessite l'intervention d'une personne, pas un modèle. Redirigez-la vers votre boîte de réception. Pas de réponse « Je suis en retard » flowella_last_reply_messageMise à jour à chaque réponse par SMS

    Pourquoi les rappels de rendez-vous sur WhatsApp sont efficaces.

    Les gens manquent leurs rendez-vous lorsque le rappel est difficile à trouver ou qu'il est compliqué de le déplacer. WhatsApp regroupe le rappel et la modification dans un seul fil de discussion, la veille.

    • Pourquoi les absences sans préavis se produisent-elles ?

      Il arrive que les gens oublient, perdent l'e-mail de confirmation ou n'aient pas envie de faire la queue au téléphone pour reporter leur rendez-vous. Un rappel qu'ils lisent, avec la possibilité de modifier leur rendez-vous d'un simple clic, transforme une absence en un rendez-vous reporté.

    • Comment l'améliorer

      Ajoutez un message de préparation une semaine à l'avance, un lien vers un formulaire ou un paiement si nécessaire, une tâche à l'intention de l'hôte à chaque modification, ainsi qu'un message invitant à réserver à nouveau après une visite manquée.

    • Pièges à éviter

      Respectez les heures de silence, arrêtez les rappels une fois que l'élément a été déplacé et conservez les modifications dans le flux : un simple bouton « Annuler » permet à quelqu'un de se désinscrire. Représentez l'heure sous forme de texte : une propriété de date est fournie en UTC, par exemple 22.10.2026 09:30.

    En résumé : le meilleur rappel est celui qui propose aux gens une action utile, et pas seulement une heure.

    Tous les plays, dans un seul playbook.

    The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, consacre une double page à chaque play : pourquoi et quand il fonctionne à gauche, le schéma à droite, et les messages WhatsApp prêts à coller. Rappels de rendez-vous en fait partie.

    1. Laissez votre numéro WhatsApp. Quatre champs, sans appel commercial.
    2. Un court Flow arrive. C’est un vrai Flow Flowella : vous en voyez un en action.
    3. Le playbook arrive dans la même discussion.
    Obtenir le playbook

    Gratuit. Répondez STOP à tout moment pour ne plus recevoir les messages.

    Vol. 01

    The HubSpot + WhatsApp Playbook

    Des workflows qui convertissent vraiment.

    • Chaque play sur une double page
    • Les messages WhatsApp, prêts à coller
    • Des schémas à créer dans HubSpot

    flowella.ioManuel de terrain

    Page 1 sur 3La couverture

    Parcourez les playbooks selon votre métier.

    Vingt pièces de théâtre, chacune constituant un modèle de travail. Ces six-là s'apparentent le plus à des rappels de rendez-vous.

    Voir tous les playbooks

    Ce play est classé dans Ventes Support Santé Services professionnels B2B SaaS Éducation Hôtellerie

    • Processus de réservation de réunions

      Organisez davantage de réunions : un WhatsApp Flow demande le sujet et l'horaire, puis envoie, dans la même conversation, un lien HubSpot Meetings indiquant les disponibilités du commercial concerné.

      • Ventes

    • Rappels concernant les événements et les webinaires

      Organisez vos événements et webinaires grâce à une invitation WhatsApp, un processus d'inscription en trois clics, des rappels programmés et l'enregistrement mis à disposition de tous ceux qui ne peuvent pas y assister.

      • Ventes
      • Marketing

    • Commentaires sur l'accueil

      Posez deux questions rapides aux clients sur WhatsApp après leur visite ou leur séjour, invitez-les à laisser un avis, signalez immédiatement au responsable les clients mécontents et enregistrez chaque réponse dans HubSpot.

      • Support
      • Succès client

    • NPS / CSAT

      Recueillez les réponses au questionnaire CSAT ou NPS en deux clics sur WhatsApp, remerciez les clients satisfaits et redirigez chaque client insatisfait vers un interlocuteur et un ticket HubSpot.

      • Support
      • Succès client

    • Triage intelligent des avis

      Commencez par prendre contact en privé sur WhatsApp, invitez le client à laisser un avis public tant que son sentiment positif est encore présent, et mettez d'abord les clients mécontents en relation avec un responsable, tout en leur laissant l'accès au lien vers l'avis.

      • Marketing
      • Support

    • Mise à jour des coordonnées

      Actualisez les fiches CRM obsolètes grâce à des confirmations via WhatsApp, des corrections structurées, un rappel et un indicateur de validité clair.

      • Support
      • Succès client
    Flo saute de joie, le poing levé et un téléphone à la main

    Envoyez d'abord le rappel de rendez-vous.

    Transformez vos rendez-vous dans HubSpot en rappels d'un simple clic. Commencez gratuitement dès aujourd'hui, ou réservez une démonstration de 30 minutes : nous adapterons cette fonctionnalité à votre agenda.

    Commencer gratuitement Essayer sur WhatsApp (s’ouvre dans un nouvel onglet)
    Ou réservez une démo de 30 minutes