Prenez rendez-vous tant qu'ils en ont encore envie. De la demande à l'agenda, tout se passe sur WhatsApp.

Un WhatsApp Flow en deux clics leur demande de quel sujet ils souhaitent discuter et quel moment leur convient, puis envoie un lien HubSpot Meetings qui s'ouvre directement sur les disponibilités du commercial concerné, dans la même conversation. Aucun lien vers un agenda ne se perd dans la boîte de réception.

Commencer gratuitement Essayez un vrai Flow sur WhatsApp (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Flo, la mascotte de Flowella, montre un organigramme simple dans un classeur à anneaux ouvert aux intercalaires colorés
Déclencheur
Un formulaire « Prendre rendez-vous par téléphone », une annonce ou un lien vers un chat
Canal
WhatsApp, avec la prise de rendez-vous dans HubSpot
Workflow
3 modèles, 1 flux, 1 branche
Prérequis
Workflows HubSpot, dans les formules Professional ou Enterprise

Suivez le scénario en vous mettant à la place du prospect.

Leah, une prospect, demande à être rappelée via votre formulaire, une annonce ou le lien vers le chat sur votre site. Chaque étape montre ce qu'elle voit sur WhatsApp et ce qui est enregistré dans sa fiche HubSpot, de la demande au lien vers les réunions. Vos réponses dans le flux déterminent la direction que prendra la branche.

Flo désigne l'une des trois flèches du panneau indicateur, à l'image de la façon dont la branche oriente chaque prospect vers un chemin particulier
Processus de réservation de réunionsÉtape 1 sur 5
  1. D’où vient Leah

  4. Oui, 40 ou plus : envoyez-les dès maintenant

    Non, si vous avez moins de 40 ans : gardez le lien ouvert

  5. Réservez dès maintenant : meeting_link et un propriétaire

    À plus tard : meeting_later, pas de pression

Acme CloudCompte professionnel
Données d’exemple

Aujourd’hui

Leah MorganFernhill, +44 7700 900214
Données d’exemple

Propriétés

flowella_entry_point
Aucune valeurFormulaire de prise de rendez-vous téléphonique
meeting_topic
Aucune valeur
meeting_timing
Aucune valeur
meeting_notes
Aucune valeur
booking_score
Aucune valeur
hs_lead_status
NEW
hubspot_owner_id
Aucune valeur

Activité

    1 propriétés écrites sur 7

    Les déclencheurs et les actions de workflow nécessitent HubSpot Professional ou Enterprise. Guide des actions de workflow

    Essayez un vrai Flow

    Scannez le code avec votre téléphone pour en ouvrir un dans WhatsApp. C’est le propre Flow de Flowella, pas ce playbook.

    L’ouvrir dans WhatsApp (s’ouvre dans un nouvel onglet)

    Le guide pratique pour l'organisation de réunions.

    Une demande, une phrase d'accroche, un Flow en deux étapes, puis une branche : les prospects prêts à passer à l'action reçoivent les horaires du commercial qui leur convient, tandis que les autres conservent le lien pour plus tard. Vous pouvez le créer dès aujourd'hui dans un workflow HubSpot ; le modèle de prise de rendez-vous propre à Flowella sera bientôt disponible.

    • Déclencheur
    • Envoyer un WhatsApp
    • Délai
    • Branche
    • Objectif
    • Note numérotée
    1. Déclencheur d'inscriptionUn formulaire, une annonce ou un lien vers un chat

      Une soumission de formulaire HubSpot, ou le premier message WhatsApp provenant de votre publicité ou du lien de chat de votre site.

    2. Retard5 minutes, pour les prospects issus du formulaire

      Les prospects issus des publicités et des liens de chat ont envoyé un message en premier, leur message d'introduction est donc envoyé immédiatement.

    3. Envoyer un modèle WhatsAppLe premier match

      meeting_opener, avec le bouton Flow « Commencer la réservation ».

    4. Attendre que l'événement se produiseFormulaire rempli, délai maximal de 2 jours

      Les réponses sont enregistrées sous les noms « meeting_topic », « meeting_timing » et « meeting_notes ».

      Pas de réponse en deux jours : à confier à un conseiller, pas de deuxième message.

      Demandez des précisions, pas un créneau horaire

      Le sujet et la date vous indiquent quel représentant et quels liens vers les réunions envoyer.

    5. AgenceLa valeur de « booking_score » est-elle égale ou supérieure à 40 ?

      Uniquement les notes de timing : cette semaine, c'est 60 ; la semaine prochaine, 40 ; pour celle dont je ne suis pas encore sûr, c'est 0.

      C'est le timing qui donne le rythme

      Cette semaine ou la semaine prochaine, on aura les horaires. Je ne sais pas encore si j'aurai le lien sans être pressé.

    6. Oui
      Transférer l'enregistrement au propriétaireLe bon commercial

      Par thème : les démos à l'équipe chargée des démonstrations, les tarifs à l'équipe commerciale

      Envoyer un modèle WhatsAppLe lien vers les réunions

      meeting_link, avec votre lien vers les réunions en round robin dans la rubrique « Choisissez une date et une heure »

      Attendre que l'événement se produiseUne réunion programmée, jusqu'à 2 jours

      HubSpot enregistre la réservation à partir du lien « Réunions » figurant dans la fiche

      Si aucune réservation n'est effectuée dans les 2 jours : renvoyez le même lien une dernière fois, puis arrêtez.

      ObjectifUn rendez-vous à noter dans l'agenda

      Statut de la piste : En cours ; le commercial prend le relais à partir de là

      Non
      Envoyer un modèle WhatsAppLa porte ouverte

      meeting_later : le même lien pour plus tard

      Modifier l'enregistrementStatut de la piste : Mauvais timing

      hs_lead_status : cela permet à l'équipe commerciale de comprendre pourquoi aucun rendez-vous n'a encore été fixé

      ObjectifRéservé dès qu'ils seront prêts

      Une réservation effectuée ultérieurement à partir de ce lien renvoie à la même fiche

      Faites pivoter l'image avant de l'envoyer

      Définissez d'abord le propriétaire, afin que le champ « rep_name » soit renseigné avec le nom d'une personne réelle.

      Un lien : les temps du propriétaire

      Un lien par prospect, configuré pour donner la priorité au responsable du contact, afin que chacun puisse voir les disponibilités de son propre commercial.

    Les déclencheurs et les actions de workflow nécessitent HubSpot Professional ou Enterprise. Les réponses arrivent dans les propriétés de contact sur toutes les offres HubSpot, y compris la version gratuite. Guide des actions de workflow

    Texte permettant de réserver l'appel.

    Trois modèles WhatsApp et le flux qu'ils déclenchent mènent la danse. La prise de rendez-vous s'effectue via votre lien HubSpot Meetings, ce qui permet à HubSpot d'enregistrer la réunion dans le dossier.

    Afficher les messages comme

    • meeting_openerUtilitaireFrançaisDonnées d’exemple

      Envoie un message 5 minutes après l'envoi du formulaire, ou immédiatement dès la première réponse

      Trouvons un momentBonjour {{first_name}}, merci de nous avoir demandé de t'appeler. Il suffit de deux clics pour nous indiquer les sujets que tu souhaites aborder et le moment qui te convient, et nous te proposerons des créneaux horaires avec la personne appropriée.Répondez « STOP » pour vous désabonnerCommencez à réserver
      Trouvons un momentBonjour Leah, merci de nous avoir demandé de t'appeler. Il suffit de deux clics pour nous indiquer les sujets que tu souhaites aborder et le moment qui te convient, et nous te proposerons des créneaux horaires avec la personne appropriée.Répondez « STOP » pour vous désabonnerCommencez à réserver

      Répond à la demande en quelques minutes, sur le canal qu'ils consultent, en deux clics seulement, plutôt que par un échange d'e-mails.

    • meeting_detailsWhatsApp Flow1 écranDonnées d’exemple

      S'ouvre à partir du bouton de lancement, synchronisé depuis votre formulaire HubSpot

      The Flow, prenez rendez-vous pour un entretien téléphonique : quels sont les points que vous souhaitez aborder (une démonstration du produit, les tarifs pour mon équipe, autre chose), quand cela vous convient (cette semaine, la semaine prochaine, je ne sais pas encore) et, si vous le souhaitez, indiquez-nous s'il y a quelque chose que nous devrions préparer.

      « Leah’s Flow », avec une démonstration du produit sélectionné cette semaine, et la question facultative laissée en blanc.

      Sujet et moment comme des « taps » ; les notes sont facultatives. Chaque réponse est enregistrée comme une propriété distincte.

    • meeting_linkUtilitaireFrançaisDonnées d’exemple

      Envoie un message lorsque la valeur de « booking_score » est égale ou supérieure à 40

      Voici quelques horairesMerci, {{first_name}}. {{rep_name}} est la personne idéale pour cela et il a des créneaux disponibles cette semaine et la semaine prochaine. Choisis celui qui te convient, et tu recevras l'invitation par e-mail.Choisissez une heure
      Voici quelques horairesMerci, Leah. Sam est la personne idéale pour cela et il a des créneaux disponibles cette semaine et la semaine prochaine. Choisis celui qui te convient, et tu recevras l'invitation par e-mail.Choisissez une heure

      Un lien de type « round-robin » pour chaque prospect, configuré pour donner la priorité au responsable du contact, de sorte que les horaires de Sam s'affichent en premier.

    • meeting_laterUtilitaireFrançaisDonnées d’exemple

      Envoie un message lorsque la note de booking_score est inférieure à 40

      Pas de précipitation, {{first_name}}. Voici le lien : tu pourras y accéder quand ça t'arrangera, afin de choisir un moment où tu seras prête. Réponds ici si tu as une question avant.Répondez « STOP » pour vous désabonnerVoir les créneaux horaires disponibles
      Pas de précipitation, Leah. Voici le lien : tu pourras y accéder quand ça t'arrangera, afin de choisir un moment où tu seras prête. Réponds ici si tu as une question avant.Répondez « STOP » pour vous désabonnerVoir les créneaux horaires disponibles

      Pas de pression : le lien reste dans la conversation, et la porte reste ouverte.

    Modèles d’exemple. Meta approuve chaque modèle avant son envoi, et l’action Send WhatsApp Template associe les propriétés HubSpot à ses variables.

    Cinq indices qui vous permettent de savoir qui est prêt à faire connaissance.

    La pièce de code prend en charge ces cinq éléments. Les réponses sont stockées dans des propriétés personnalisées créées par la pièce de code, aux côtés des événements propres à Flowella, afin qu’un workflow puisse les lire.

    5 signaux, à quoi ressemblent le bruit et la vraie demande pour chacun, et où chacun arrive dans HubSpot
    SignalBruitVraie demandeArrive dans HubSpot comme
    Ce qu'ils souhaitent aborderLe sujet permet de sélectionner le commercial et la réunion avant même que quiconque n'ouvre son agenda. Autre chose Une démonstration du produit meeting_topic
    Quand ça leur convient« Cette semaine » signifie « à envoyer tout de suite ». « Je ne sais pas encore » signifie « attendre sans insister ». Je ne sais pas encore Cette semaine meeting_timing
    Ce qu'ils souhaitent que l'on prépareUne note préparatoire avant l'appel permet au commercial de mieux gérer les cinq premières minutes. Laissé vide Une question avec un titre meeting_notes
    À quelle vitesse l'ouvrent-ils ?Flowella enregistre le temps que l'ouvreur a mis à lire le texte. Les minutes l'emportent sur les jours. À lire quelques jours plus tard À lire en quelques minutes timeToReadSecondsLors de l'événement « Message read »
    Qu'ils terminent ou nonSeul un « Flow » terminé déclenche l'événement « Form Completed » ; ainsi, un clic timide ne génère jamais de lien vers les réunions. Ouvert, puis quitté Toutes les questions ont été traitées Form CompletedLa gâchette Flowella

    Pourquoi la prise de rendez-vous via WhatsApp fonctionne.

    Une demande de réunion reste sans suite dans une boîte de réception. WhatsApp y répond en quelques minutes, demande l'objet de la réunion en deux clics et indique les disponibilités de la bonne personne dans la même conversation.

    • Pourquoi la vitesse est-elle importante ?

      Une personne qui demande un rendez-vous téléphonique a à la fois le temps et l'intention de le faire dès maintenant. Une réponse sur le canal qu'elle consulte, accompagnée d'horaires proposés, permet de fixer le rendez-vous avant que son agenda ne soit complet.

    • Comment l'améliorer

      Envoyez un lien de réunion différent selon le sujet ou l'équipe, transférez les comptes les plus importants à un commercial senior et ajoutez un rappel WhatsApp avant l'appel grâce à la fonctionnalité de rappels de rendez-vous.

    • Pièges à éviter

      Définissez le destinataire avant l'envoi du lien, n'envoyez qu'un seul rappel au maximum, respectez les réponses « STOP » et ne contactez pas les personnes qui ont déjà une réunion prévue.

    En résumé : la demande lance la conversation ; WhatsApp l'ajoute à l'agenda.

    Tous les plays, dans un seul playbook.

    The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, consacre une double page à chaque play : pourquoi et quand il fonctionne à gauche, le schéma à droite, et les messages WhatsApp prêts à coller. Processus de réservation de réunions en fait partie.

    1. Laissez votre numéro WhatsApp. Quatre champs, sans appel commercial.
    2. Un court Flow arrive. C’est un vrai Flow Flowella : vous en voyez un en action.
    3. Le playbook arrive dans la même discussion.
    Obtenir le playbook

    Gratuit. Répondez STOP à tout moment pour ne plus recevoir les messages.

    Vol. 01

    The HubSpot + WhatsApp Playbook

    Des workflows qui convertissent vraiment.

    • Chaque play sur une double page
    • Les messages WhatsApp, prêts à coller
    • Des schémas à créer dans HubSpot

    flowella.ioManuel de terrain

    Page 1 sur 3La couverture

    Parcourez les playbooks selon votre métier.

    Vingt pièces, chacune constituant un modèle de travail. Ces six-là sont celles qui se rapprochent le plus d'une programmation effective.

    Voir tous les playbooks

    Ce play est classé dans Ventes Réserver et rappeler Services professionnels B2B SaaS Agences Hôtellerie

    • Rappels de rendez-vous

      Réduisez le nombre de rendez-vous manqués grâce aux confirmations de rendez-vous par WhatsApp, aux rappels programmés, aux demandes de préparation, à la modification des rendez-vous en libre-service et au suivi des présences.

      • Ventes
      • Support

    • Capture et qualification des prospects

      Qualifiez les prospects capturés à l'aide de questions sur WhatsApp, d'un système de notation, d'un acheminement des ventes vers les commerciaux les plus adaptés et d'un suivi pour les contacts peu urgents.

      • Ventes
      • Marketing

    • Suivi des contacts via le site web

      Convertissez davantage de demandes en ligne : un formulaire à deux champs, puis des questions via WhatsApp, répondues d'un simple clic, qui enrichissent HubSpot et permettent de qualifier le prospect avant qu'un SDR ne l'appelle.

      • Marketing

    • Rappels concernant les événements et les webinaires

      Organisez vos événements et webinaires grâce à une invitation WhatsApp, un processus d'inscription en trois clics, des rappels programmés et l'enregistrement mis à disposition de tous ceux qui ne peuvent pas y assister.

      • Ventes
      • Marketing

    • Statut du candidat

      Améliorez l'expérience des candidats grâce aux confirmations via l'application WhatsApp, aux mises à jour sur l'avancement du processus, à la prise de rendez-vous pour les entretiens, aux messages d'acceptation ou de refus, ainsi qu'au suivi des résultats du recrutement.

      • Ventes
      • Support

    • SaaS : de la version d'essai à la version payante

      Convertissez les essais SaaS grâce à des rappels d'activation via WhatsApp, des parcours personnalisés en fonction de l'utilisation, une intervention du service client, des appels à l'action pour passer à un forfait supérieur et des options de sortie des forfaits payants.

      • Ventes
      • Succès client
    Flo saute de joie, le poing levé et un téléphone à la main

    Ajoute ton lien de réservation sur WhatsApp.

    Transformez chaque demande de « prise de rendez-vous téléphonique » en un WhatsApp Flow et en un lien vers HubSpot Meetings. Commencez gratuitement dès aujourd’hui, ou réservez une démonstration de 30 minutes : nous adapterons ce processus à votre propre formulaire.

    Commencer gratuitement Essayer sur WhatsApp (s’ouvre dans un nouvel onglet)
    Ou réservez une démo de 30 minutes