Des rappels d'événements que les gens voient vraiment. De l'invitation au lien de participation sur WhatsApp.

Transformez un formulaire, une image numérisée d'une affiche ou une invitation en une réservation grâce à un WhatsApp Flow en trois clics, puis envoyez des rappels et les informations de participation là où les gens les verront, tout en conservant chaque réponse dans HubSpot.

Commencer gratuitement Essayez un vrai Flow sur WhatsApp (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Comment l'Oaklands College a augmenté de 160 % le nombre d'inscriptions le jour même
Flo, la mascotte de Flowella, montre un organigramme simple dans un classeur à anneaux ouvert aux intercalaires colorés
Déclencheur
Un formulaire, un QR code sur une affiche ou une liste d'invités
Canal
WhatsApp : toutes les réponses sur HubSpot
Workflow
3 modèles, 1 flux, 1 branche, puis des rappels
Prérequis
Workflows HubSpot, dans les formules Professional ou Enterprise

Suivez le déroulement de la pièce en vous mettant dans la peau du spectateur.

Ella prend connaissance de votre soirée portes ouvertes grâce à un formulaire, une affiche ou une invitation. Chaque étape montre ce qu'elle voit sur WhatsApp et ce qui est enregistré dans son dossier HubSpot, de l'invitation à la réservation d'une place. Vos réponses dans le flux déterminent la branche à suivre. Les cinq propriétés sont toutes personnalisées et créées par le scénario.

Flo désigne l'une des trois flèches du panneau indicateur, la façon dont la bifurcation oriente chaque visiteur vers un chemin différent
Rappels concernant les événements et les webinairesÉtape 1 sur 5
  1. D’où vient Ella

  4. Oui ou peut-être : réserver le lieu, programmer des rappels

    Non : prévoyez plutôt l'enregistrement

  5. Réservé : « event_booked » et les rappels

    Pas cette fois-ci : « event_recording » et une liste

Acme InstituteCompte professionnel
Données d’exemple

Aujourd’hui

Ella Hughes+44 7700 900457
Données d’exemple

Propriétés

registration_source
website_formEnvoyez-moi le formulaire de renseignements
attendance_intent
Aucune valeur
attendance_mode
Aucune valeur
access_needs
Aucune valeur
registration_status
invited

Activité

    2 propriétés écrites sur 5

    Les déclencheurs et les actions de workflow nécessitent HubSpot Professional ou Enterprise. Guide des actions de workflow

    Essayez un vrai Flow

    Scannez le code avec votre téléphone pour en ouvrir un dans WhatsApp. C’est le propre Flow de Flowella, pas ce playbook.

    L’ouvrir dans WhatsApp (s’ouvre dans un nouvel onglet)

    Le modèle de rappel d'événement.

    Une invitation, un Flow en trois questions, puis une branche : les personnes qui viennent sont inscrites et reçoivent un rappel, tandis que les autres reçoivent l'enregistrement. Vous le créez dans un workflow HubSpot, à partir des déclencheurs et des actions WhatsApp de Flowella.

    • Déclencheur
    • Envoyer un WhatsApp
    • Délai
    • Branche
    • Objectif
    • Note numérotée
    1. Déclencheur d'inscriptionUn formulaire, un QR code sur une affiche ou une liste d'invités

      Un formulaire HubSpot, le premier message WhatsApp généré par votre code ou l'appartenance à une liste.

    2. Retard5 minutes pour remplir les formulaires d'inscription

      Les codes QR sont d'abord envoyés par message, et la liste d'invités est diffusée à l'heure que vous choisissez.

    3. Envoyer un modèle WhatsAppL'invitation

      event_invite, avec la date et le bouton Flow « Réserver ma place ».

      Posez vos questions dans un seul message

      La date et le « Flow » sont liés ; ainsi, pour répondre « oui », il faut trois clics, tandis que pour répondre « non », il suffit d'un seul.

    4. Attendre que l'événement se produiseFormulaire rempli, délai maximal de 3 jours

      Les réponses sont enregistrées sous les noms « attendance_intent », « attendance_mode » et « access_needs ».

      Pas de réponse dans les 3 jours : le processus prend fin. Pas de relance.

      Ne cherchez pas le silence à tout prix

      Si je n'ai pas de réponse d'ici trois jours, c'est qu'il n'y en a pas. Une seule invitation suffit.

    5. Agence« attendance_intent » correspond-il à « yes » ou à « maybe » ?

      Un « oui » ou un « peut-être » permet de réserver la salle ; un « non » entraîne l'annulation de l'enregistrement.

    6. Oui
      Envoyer un modèle WhatsAppLa réservation

      « event_booked », avec l'option « Ajouter au calendrier »

      RetardJusqu'à la veille

      Une réponse du type « Changement de programme » les ajoute à la liste d'enregistrement

      Envoyer un modèle WhatsAppLes rappels

      La veille, puis les indications ou le lien d'accès le matin même

      ObjectifA assisté à

      Les données de participation sont importées dans HubSpot à partir de votre propre liste d'enregistrements ou de webinaires

      Non
      Envoyer un modèle WhatsAppLe programme d'enregistrement

      event_recording : laisser la porte ouverte

      Ajouter au segment statiqueListe des enregistrements

      Récupère l'enregistrement après l'événement

      ObjectifPas cette fois-ci

      Encore tout chaud pour le prochain rendez-vous

      Confirmez tout de suite

      Une réservation associée à un lien vers un calendrier déclenche tous les rappels qui s'ensuivent.

      Envoie le lien demain matin

      Insérez le lien d'inscription dans le texte du message du matin, à partir de l'enregistrement, afin que le lien de chaque invité fonctionne.

    Les déclencheurs et les actions de workflow nécessitent HubSpot Professional ou Enterprise. Les réponses arrivent dans les propriétés de contact sur toutes les offres HubSpot, y compris la version gratuite. Guide des actions de workflow

    Un texte qui les incite à venir.

    Les trois modèles WhatsApp et le flux qu'ils ouvrent contiennent les informations relatives à la réservation, et les rappels de la veille et du matin suivent le même style. Toutes les données variables proviennent de l'enregistrement HubSpot.

    Afficher les messages comme

    • event_inviteMarketingFrançaisDonnées d’exemple

      Envoie 5 minutes après le formulaire, directement vers un code QR à scanner ou vers la liste

      Réservez votre placeSalut {{first_name}}, notre {{event_name}} aura lieu {{event_date}}, ici à l'Institut et en ligne. Réserve ta place en trois clics et on t'enverra toutes les informations nécessaires ici.Répondez « STOP » pour vous désabonnerMémoriser ma position
      Réservez votre placeSalut Ella, notre soirée portes ouvertes aura lieu jeudi à 18 h, ici à l'Institut et en ligne. Réserve ta place en trois clics et on t'enverra toutes les informations nécessaires ici.Répondez « STOP » pour vous désabonnerMémoriser ma position

      La date et le « Flow » sont regroupés dans un seul message ; il faut donc trois clics pour accepter.

    • event_placeWhatsApp Flow1 écranDonnées d’exemple

      S'ouvre à partir du bouton de l'invitation, synchronisé depuis votre formulaire HubSpot

      The Flow, Réservez votre place : comptez-vous vous joindre à nous (oui, je serai là ; peut-être, rappelez-le-moi ; je ne pourrai pas venir), comment comptez-vous participer (en présentiel, en ligne) et, question facultative, avez-vous des besoins particuliers en matière d'accessibilité ou d'alimentation ?

      « Ella’s Flow », avec « oui, j’y serai » et « en personne » cochés, et la question facultative laissée vide.

      Que vous veniez ou non, en personne ou en ligne, et quels que soient vos besoins. Chaque réponse reste votre propriété.

    • event_bookedUtilitaireFrançaisDonnées d’exemple

      Envoie un message lorsque « attendance_intent » est défini sur « yes » ou « maybe »

      Votre réservation est confirméeMerci, {{first_name}}. Ta place pour la {{event_name}} de {{event_date}} est réservée. Nous te le rappellerons la veille et t'enverrons l'itinéraire ou le lien pour te connecter le matin même.Ajouter au calendrierLes plans ont changé
      Votre réservation est confirméeMerci, Ella. Ta place pour la soirée portes ouvertes de jeudi à 18 h est réservée. Nous te le rappellerons la veille et t'enverrons l'itinéraire ou le lien pour te connecter le matin même.Ajouter au calendrierLes plans ont changé

      Il confirme le lieu et indique précisément quand les prochains messages arriveront.

    • event_recordingMarketingFrançaisDonnées d’exemple

      Envoie un message lorsque « attendance_intent » est no

      Pas de problème, {{first_name}}. On t'enverra l'enregistrement ici après la {{event_name}}, et tu pourras répondre quand tu veux pour réserver ta place pour la prochaine.Répondez « STOP » pour vous désabonner
      Pas de problème, Ella. On t'enverra l'enregistrement ici après la soirée portes ouvertes, et tu pourras répondre quand tu veux pour réserver ta place pour la prochaine.Répondez « STOP » pour vous désabonner

      Ça permet de garder la porte ouverte sans se sentir coupable, et l'enregistrement passe quand même.

    Modèles d’exemple. Meta approuve chaque modèle avant son envoi, et l’action Send WhatsApp Template associe les propriétés HubSpot à ses variables.

    Cinq indices qui vous permettent de savoir qui sera présent.

    Cette stratégie prend en compte ces cinq éléments, et chacun d’entre eux est enregistré dans HubSpot sous une forme exploitable par un workflow, et non pas comme une simple estimation faite à la va-vite.

    5 signaux, à quoi ressemble chacun et où chacun arrive dans HubSpot
    SignalIl se peut qu'il ne vienne pasIl va se présenterArrive dans HubSpot comme
    Qu'ils viennentUne réponse claire (« oui », « peut-être » ou « non ») vous permet de savoir combien de chaises il vous faut et à qui vous devez le rappeler. Pas de réponse Oui, je serai là attendance_intent
    Comment ils vont s'inscrireSelon qu'ils participent en présentiel ou en ligne, ils auront besoin d'indications ou d'un lien pour se connecter. Non demandé En personne, sélectionné attendance_mode
    Ce qu'ils attendent de vousLes besoins en matière d'accessibilité et d'alimentation doivent être signalés avant la soirée, et non à l'entrée. Entendu cette nuit-là Je te l'avais dit à l'avance access_needs
    À quelle vitesse l'ouvrent-ils ?Flowella enregistre le temps qu'il a fallu pour lire l'invitation. Un rapide coup d'œil suffit pour constater que le chiffre est bien à jour. À lire quelques jours plus tard À lire en quelques minutes timeToReadSecondsLors de l'événement « Message lu »
    Qu'ils terminent ou nonSeul un « Flow » terminé déclenche l'événement « Form Completed » ; ainsi, une invitation à moitié remplie ne génère aucune action. Ouvert, puis quitté Toutes les questions ont été traitées Form CompletedLa gâchette Flowella

    Pourquoi les rappels d'événements sur WhatsApp fonctionnent.

    On oublie facilement les inscriptions et on passe souvent à côté des e-mails. WhatsApp affiche la date et le lien d'inscription là où les utilisateurs ont l'habitude de regarder.

    • Pourquoi le taux de fréquentation baisse-t-il ?

      Les gens oublient, perdent le lien ou se disent que ça peut attendre. Un rappel la veille et les détails le matin même permettent de remettre le plan sur les rails sans avoir à envoyer un nouvel e-mail à toute la liste.

    • Comment l'améliorer

      Ajoutez un lien vers le calendrier, regroupez les sessions par thème, redirigez les personnes qui posent des questions vers le service commercial et envoyez aux participants un bref questionnaire de satisfaction via Flow après l'événement.

    • Pièges à éviter

      Tenez compte des fuseaux horaires, supprimez les événements annulés, n'envoyez jamais de lien d'inscription périmé et veillez à ce que le message d'enregistrement soit utile plutôt que culpabilisant.

    En résumé : une inscription est une promesse, et WhatsApp aide les utilisateurs à la tenir.

    Code-barres scanné lors d'un événement grand public, réponse donnée sur WhatsApp.

    L'Oaklands College propose « Future You », un quiz sur les métiers accessible via WhatsApp, sur Flowella et HubSpot. Les élèves peuvent y accéder en scannant un code QR lors des journées portes ouvertes et des visites de l'établissement.

    Une plateforme d'engagement exceptionnelle qui a révolutionné notre taux de conversion des étudiants, avec une augmentation de 160 % des candidatures déposées le jour même et un taux de réponse sur WhatsApp de 90 %.

    Peter Hudson Peter HudsonDirecteur des admissions, de l'image de marque et de l'innovation client, Oaklands CollegeIntégration de la HubSpot Marketplace Oaklands College
    • 160 %augmentation du nombre de demandes déposées le jour mêmeOaklands College
    • 90 %Taux de réponse sur WhatsAppOaklands College
    Découvrez l'histoire de l'Oaklands College Voir tous les avis sur la HubSpot Marketplace (s’ouvre dans un nouvel onglet) Avis sur G2 (s’ouvre dans un nouvel onglet)

    Tous les plays, dans un seul playbook.

    The HubSpot + WhatsApp Playbook, Vol. 01, consacre une double page à chaque play : pourquoi et quand il fonctionne à gauche, le schéma à droite, et les messages WhatsApp prêts à coller. Rappels concernant les événements et les webinaires en fait partie.

    1. Laissez votre numéro WhatsApp. Quatre champs, sans appel commercial.
    2. Un court Flow arrive. C’est un vrai Flow Flowella : vous en voyez un en action.
    3. Le playbook arrive dans la même discussion.
    Obtenir le playbook

    Gratuit. Répondez STOP à tout moment pour ne plus recevoir les messages.

    Vol. 01

    The HubSpot + WhatsApp Playbook

    Des workflows qui convertissent vraiment.

    • Chaque play sur une double page
    • Les messages WhatsApp, prêts à coller
    • Des schémas à créer dans HubSpot

    flowella.ioManuel de terrain

    Page 1 sur 3La couverture

    Parcourez les playbooks selon votre métier.

    Vingt pièces de théâtre, chacune constituant un modèle de travail. Ces six-là sont celles qui se rapprochent le plus de remplir la salle.

    Voir tous les playbooks

    Ce play est classé dans Ventes Marketing Services professionnels B2B SaaS Agences Associations & ONG Éducation

    • Rappels de rendez-vous

      Réduisez le nombre de rendez-vous manqués grâce aux confirmations de rendez-vous par WhatsApp, aux rappels programmés, aux demandes de préparation, à la modification des rendez-vous en libre-service et au suivi des présences.

      • Ventes
      • Support

    • Processus de réservation de réunions

      Organisez davantage de réunions : un WhatsApp Flow demande le sujet et l'horaire, puis envoie, dans la même conversation, un lien HubSpot Meetings indiquant les disponibilités du commercial concerné.

      • Ventes

    • Capture et qualification des prospects

      Qualifiez les prospects capturés à l'aide de questions sur WhatsApp, d'un système de notation, d'un acheminement des ventes vers les commerciaux les plus adaptés et d'un suivi pour les contacts peu urgents.

      • Ventes
      • Marketing

    • NPS / CSAT

      Recueillez les réponses au questionnaire CSAT ou NPS en deux clics sur WhatsApp, remerciez les clients satisfaits et redirigez chaque client insatisfait vers un interlocuteur et un ticket HubSpot.

      • Support
      • Succès client

    • Réengagement

      Réactivez vos contacts inactifs grâce à une notification de préférences WhatsApp, avec des options pour manifester son intérêt, mettre en attente ou se désabonner, et nettoyez automatiquement votre HubSpot.

      • Marketing
      • Succès client

    • Suivi des contacts via le site web

      Convertissez davantage de demandes en ligne : un formulaire à deux champs, puis des questions via WhatsApp, répondues d'un simple clic, qui enrichissent HubSpot et permettent de qualifier le prospect avant qu'un SDR ne l'appelle.

      • Marketing
    Flo saute de joie, le poing levé et un téléphone à la main

    Envoyez d'abord les rappels d'événement.

    Transformez vos invitations, formulaires et scans d'affiches en réservations et en rappels ponctuels dans HubSpot. Commencez gratuitement dès aujourd'hui, ou réservez une démonstration de 30 minutes : nous adapterons cette stratégie à votre événement.

    Commencer gratuitement Essayer sur WhatsApp (s’ouvre dans un nouvel onglet)
    Ou réservez une démo de 30 minutes