Μπορεί το HubSpot να στείλει επιβεβαίωση μέσω WhatsApp μετά τη συμπλήρωση μιας φόρμας;

Κάποιος συμπληρώνει τη φόρμα επικοινωνίας σας στις εννιά το βράδυ. Λαμβάνει ένα αυτοματοποιημένο email που καταλήγει στην καρτέλα «Προωθητικές ενέργειες», και στη συνέχεια δεν συμβαίνει τίποτα μέχρι να αναλάβει τον υποψήφιο πελάτη ένας εκπρόσωπος την επόμενη εργάσιμη ημέρα. Μια έρευνα που κάλυψε 1,25 εκατομμύρια δυνητικούς πελάτες σε 2.241 εταιρείες διαπίστωσε ότι ο μέσος χρόνος απόκρισης ήταν 42 ώρες^[1]. Μέχρι τότε, οι περισσότεροι έχουν ήδη επικοινωνήσει με κάποιον ανταγωνιστή.

Μια αυτόματη επιβεβαίωση μέσω WhatsApp από το HubSpot καλύπτει αυτό το κενό. Τη στιγμή που υποβάλλεται η φόρμα, η απάντησή σας φτάνει στην εφαρμογή που ο πελάτης σας ελέγχει δεκάδες φορές την ημέρα, αντί για ένα φάκελο εισερχομένων που αδειάζει κάθε Παρασκευή.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει πώς λειτουργεί η αυτοματοποίηση στην πράξη, τα τέσσερα στοιχεία που χρειάζεται η HubSpot πριν στείλει οτιδήποτε, το όριο όγκου που προκαλεί προβλήματα στις περισσότερες ομάδες, καθώς και πώς να μετατρέψετε μια μονόδρομη επιβεβαίωση σε αμφίδρομη συνομιλία που εμπλουτίζει το CRM σας.

Πώς μοιάζει μια άμεση επιβεβαίωση μέσω WhatsApp από το HubSpot

Ένας επισκέπτης συμπληρώνει μια φόρμα για να ζητήσει ένα φυλλάδιο, να κλείσει ραντεβού για συμβουλευτική ή να εγγραφεί σε μια εκδήλωση. Μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, λαμβάνει το εξής μήνυμα στο κινητό του:

Γεια σου, Σάρα, ευχαριστούμε που επικοινώνησες με την Northgate Interiors. Λάβαμε το αίτημά σου σχετικά με τη σειρά κουζινών και ο Ντάνιελ θα σε καλέσει πριν τις 4 μ.μ. σήμερα. Το φυλλάδιό σου επισυνάπτεται παρακάτω.

Τρία πράγματα συμβαίνουν ταυτόχρονα. Ο πελάτης νιώθει σιγουριά, η επιχείρησή σας λαμβάνει επιβεβαίωση ανάγνωσης και ανοίγει ένα αμφίδρομο κανάλι επικοινωνίας που δεν υπήρχε πριν από λίγο.

Αν η Σάρα απαντήσει, κερδίζετε ένα χρονικό περιθώριο 24 ωρών κατά το οποίο η ομάδα σας μπορεί να της στέλνει μηνύματα ελεύθερα, χωρίς να χρησιμοποιεί πρότυπο. Αυτή η λεπτομέρεια έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι φαίνεται, και θα επανέλθουμε σε αυτήν παρακάτω.

Πού το χρησιμοποιούν περισσότερο οι επιχειρήσεις

Φόρμες επικοινωνίας – επικοινωνήστε μαζί μας, ερωτήσεις για προϊόντα, γενικές ερωτήσεις
Αιτήματα ραντεβού – επισκέψεις, συμβουλευτικές συναντήσεις, κρατήσεις υπηρεσιών
Εγγραφές σε εκδηλώσεις και διαδικτυακά σεμινάρια – με τα στοιχεία συμμετοχής να αποστέλλονται απευθείας στο κινητό
Αιτήματα προσφοράς – επιβεβαίωση λήψης και καθορισμός αναμενόμενου χρόνου ανταπόκρισης
Λήψεις περιεχομένου – αποστολή του φυλλαδίου ή του οδηγού μέσα στο ίδιο το μήνυμα
Αιτήματα υποστήριξης - επιβεβαίωση του αριθμού αιτήματος και του αναμενόμενου χρόνου απάντησης

Γιατί τα πρώτα πέντε λεπτά είναι καθοριστικά για τη σύναψη της συμφωνίας

Η ταχύτητα είναι το βασικό επιχείρημα υπέρ των αυτοματοποιημένων επιβεβαιώσεων, και η σχετική έρευνα είναι εξαιρετικά συνεπής.

42 ώρες – ο μέσος χρόνος απόκρισης σε ένα εισερχόμενο διαδικτυακό lead, σύμφωνα με τη μελέτη του Harvard Business Review. Οι εταιρείες που απάντησαν εντός μίας ώρας είχαν σχεδόν επτά φορές περισσότερες πιθανότητες να αξιολογήσουν το lead ως κατάλληλο και πάνω από 60 φορές περισσότερες πιθανότητες από εκείνες που περίμεναν μια ολόκληρη ημέρα^[1].
7% – το ποσοστό των 433 εταιρειών B2B που απάντησαν σε μια πραγματική υποβολή φόρμας εντός πέντε λεπτών, σύμφωνα με μια μελέτη μυστικού πελάτη. Περισσότερες από τις μισές δεν απάντησαν καθόλου εντός πέντε εργάσιμων ημερών^[3].
8 φορές – η αύξηση του ποσοστού μετατροπής όταν η πρώτη επαφή πραγματοποιείται εντός των πρώτων πέντε λεπτών, όπως μετρήθηκε σε 55 εκατομμύρια αλληλεπιδράσεις^[4] πωλήσεων.

Μια αυτοματοποιημένη επιβεβαίωση δεν αντικαθιστά έναν πωλητή. Ανακτά την καλή θέληση που καταστρέφει μια σιωπή 42 ωρών, και το κάνει χωρίς οριακό κόστος ανά δυνητικό πελάτη.

Και οι πελάτες το περιμένουν. Έρευνα της Kantar που ανατέθηκε από τη Meta σε 22 αγορές διαπίστωσε ότι το 73,3% των καταναλωτών προτιμά τα μηνύματα όταν επικοινωνεί με μια επιχείρηση^[2]. Αναλύσαμε τι σημαίνει αυτή η προτίμηση για τη στρατηγική CRM στην ανάλυσή μας σχετικά με τους λόγους για τους οποίους οι καταναλωτές προτιμούν τα μηνύματα από το email.

Τι χρειάζεστε πριν το HubSpot στείλει μια επιβεβαίωση μέσω WhatsApp

Εδώ είναι που οι περισσότεροι οδηγοί σταματούν. Το WhatsApp δεν λειτουργεί όπως το email και δεν μπορείτε απλά να προσθέσετε ένα πλαίσιο κειμένου σε μια ροή εργασιών και να πατήσετε «εκκίνηση». Πρέπει πρώτα να υπάρχουν τέσσερα πράγματα.

1. Ένα συνδεδεμένο κανάλι WhatsApp σε κατάλληλο πακέτο

Το εγγενές κανάλι WhatsApp της HubSpot απαιτεί το Marketing Hub ή το Service Hub Professional ή Enterprise. Τα πακέτα Starter δεν μπορούν να συνδεθούν με αυτό^[5]. Χρειάζεστε επίσης έναν λογαριασμό WhatsApp Business με έναν αριθμό τηλεφώνου που δεν είναι ήδη συνδεδεμένος με την εφαρμογή WhatsApp για καταναλωτές.

2. Ένα εγκεκριμένο πρότυπο χρησιμότητας

Η Meta επιτρέπει συνομιλίες που ξεκινούν από την επιχείρηση εκτός του 24ωρου παραθύρου εξυπηρέτησης πελατών μόνο μέσω προ-εγκεκριμένων προτύπων^[6] μηνυμάτων. Μια επιβεβαίωση φόρμας ξεκινά από την επιχείρηση, οπότε πρέπει να είναι πρότυπο και εμπίπτει στην κατηγορία «υπηρεσίες» και όχι στο μάρκετινγκ.

Στο HubSpot υπάρχει ένα επιπλέον βήμα που συχνά παραβλέπεται: επιλέξτε «Δημοσίευση για αυτοματοποίηση» κατά τη δημιουργία του προτύπου, διαφορετικά δεν θα εμφανιστεί ποτέ στη δράση^[7] της ροής εργασίας.

3. Ένας αριθμός τηλεφώνου στη σωστή ιδιότητα και τη σωστή μορφή

Η εγγραφή επαφής πρέπει να έχει συμπληρωμένο το πεδίο «Αριθμός τηλεφώνου WhatsApp», με το σύμβολο «+» στην αρχή και τον κωδικό^[7] χώρας. Αυτός είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος για τον οποίο οι επιβεβαιώσεις αποτυγχάνουν αθόρυβα: η φόρμα κατέγραψε το «07700 900123», ενώ το WhatsApp απαιτεί το «+447700900123». Ο οδηγός μας για τη μορφή των αριθμών κινητών τηλεφώνων στο HubSpot εξηγεί πώς να τυποποιείτε τους αριθμούς κατά τη στιγμή της καταχώρησης.

4. Καταγεγραμμένη συγκατάθεση

Το HubSpot ελέγχει την κατάσταση συνδρομής της επαφής στο WhatsApp Transactional πριν από την αποστολή ενός προτύπου^[8] χρησιμότητας. Χρειάζεστε επαληθεύσιμη συγκατάθεση και πρέπει να την αποθηκεύσετε στην εγγραφή της επαφής. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ένα πλαίσιο συγκατάθεσης με σαφή διατύπωση στη φόρμα και ένα βήμα ροής εργασίας που ορίζει τη συνδρομή πριν από την εκτέλεση του βήματος αποστολής.

Τα όρια που πρέπει να γνωρίζετε πριν από τη δημιουργία

Περιορισμός	Τι σημαίνει στην πράξη
Επίπεδο συνδρομής	Marketing Hub ή Service Hub Professional ή Enterprise. Δεν υπάρχει επιλογή Starter.
Τύπος μηνύματος	Μόνο προ-εγκεκριμένα πρότυπα. Τα μηνύματα ελεύθερου κειμένου δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν.
Μηνιαίος όγκος	1.000 μηνύματα προτύπων ανά μήνα, που μοιράζονται μεταξύ όλων των συνδεδεμένων λογαριασμών WhatsApp.
Καθημερινές συνομιλίες	50 συνομιλίες που ξεκινούν από την επιχείρηση ανά ημέρα, έως ότου ολοκληρωθεί η επαλήθευση από το Meta Business.
Εξατομίκευση	Μόνο διακριτικά επαφών και εταιρειών. Τα διακριτικά συναλλαγών, αιτημάτων υποστήριξης και προσαρμοσμένων αντικειμένων δεν υποστηρίζονται.

Αυτό το ανώτατο όριο των 1.000 μηνυμάτων ανά μήνα είναι αυτό που εκπλήσσει τους χρήστες^[5]. Είναι γενναιόδωρο για μια εξειδικευμένη φόρμα ερωτήσεων και περιοριστικό για έναν πολυσύχναστο ιστότοπο δημιουργίας δυνητικών πελατών, οπότε ελέγξτε τον μηνιαίο όγκο υποβολών σας πριν σχεδιάσετε τη λειτουργία σας με βάση αυτό.

Πώς λειτουργεί η ροή εργασίας, βήμα προς βήμα

Ο επισκέπτης υποβάλλει τη φόρμα HubSpot, η οποία περιλαμβάνει ένα πεδίο για τον αριθμό κινητού τηλεφώνου και ένα πλαίσιο επιλογής συγκατάθεσης.
Το HubSpot δημιουργεί ή ενημερώνει την εγγραφή επαφής και καταχωρεί τον αριθμό στην ιδιότητα «Αριθμός τηλεφώνου WhatsApp» σε πλήρη διεθνή μορφή.
Μια ροή εργασιών τους εγγράφει, η οποία ενεργοποιείται από την υποβολή της φόρμας.
Ένα βήμα εγγραφής καταγράφει τη συγκατάθεση, ορίζοντας την κατάσταση «Συναλλακτική» στο WhatsApp με βάση τη συγκατάθεση που δόθηκε στη φόρμα.
Εκτελείται η ενέργεια «Αποστολή μηνύματος WhatsApp», χρησιμοποιώντας το εγκεκριμένο πρότυπο βοηθητικού προγράμματος και ενσωματώνοντας το όνομα του χρήστη, τον πόρο που ζήτησε και τον εκπρόσωπο^[9] που του έχει ανατεθεί.
Η συνομιλία ξεκινά. Εάν απαντήσουν, η συνομιλία καταλήγει στο εισερχόμενό σας και ξεκινά το χρονικό περιθώριο των 24 ωρών.

Από την αρχή έως το τέλος, η αποστολή διαρκεί λίγα δευτερόλεπτα και δεν απαιτεί καμία χειροκίνητη παρέμβαση. Η δημιουργία της διαδικασίας διαρκεί περίπου ένα απόγευμα, το μεγαλύτερο μέρος του οποίου αφιερώνετε στην αναμονή για την έγκριση του προτύπου από τη Meta.

WhatsApp ή email; Χρησιμοποιήστε το καθένα για τη δουλειά που κάνει καλύτερα

Δεν πρόκειται για απόφαση αντικατάστασης. Τα δύο κανάλια είναι καλά σε διαφορετικά πράγματα, και οι πιο αποτελεσματικές ρυθμίσεις χρησιμοποιούν και τα δύο.

Η εργασία	Καλύτερο κανάλι	Γιατί
Άμεση διαβεβαίωση μετά την υποβολή φόρμας	WhatsApp	Εμφανίζεται στην οθόνη κλειδώματος και διαβάζεται μέσα σε λίγα λεπτά
Συνημμένα, τιμολόγια, συμβόλαια	Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο	Κατάλληλο για έγγραφα και επίσημη τήρηση αρχείων
Έναρξη αμφίδρομης συνομιλίας	WhatsApp	Ο πελάτης μπορεί να απαντήσει με ένα μόνο πάτημα
Μακροσκελείς ακολουθίες καλλιέργειας πελατών	Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο	Φθηνότερο για μεγάλους όγκους, χωρίς κόστος ανά μήνυμα
Ενημερώσεις που απαιτούν άμεση ανταπόκριση	WhatsApp	Υπενθυμίσεις ραντεβού, αλλαγές στην παράδοση, θέση στην ουρά
Επίσημο ιστορικό ελέγχου	Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο	Γνωστό στις ομάδες συμμόρφωσης και νομικών

Μια προειδοποίηση σχετικά με τους αριθμούς που θα δείτε να αναφέρονται αλλού. Τα δημοσιευμένα ποσοστά ανοίγματος email κυμαίνονται μεταξύ 35% και 43%, αλλά η Προστασία Απορρήτου Αλληλογραφίας της Apple τα διογκώνει ενεργοποιώντας αυτόματα τα pixel παρακολούθησης. Τα ποσοστά κλικ, που κυμαίνονται περίπου στο 2% έως 3%, παρέχουν μια πολύ πιο ειλικρινή σύγκριση. Να είστε εξίσου επιφυλακτικοί όσον αφορά το ποσοστό «98% ανοίγματος» που αναφέρεται στα μηνύματα, το οποίο δεν υποστηρίζεται από καμία πρωτογενή μελέτη.

Όπου οι περισσότερες επιβεβαιώσεις σταματούν πολύ νωρίς

Μια επιβεβαίωση που λέει απλώς «ευχαριστούμε, θα επικοινωνήσουμε μαζί σας» σπαταλά την πιο πολύτιμη στιγμή που θα έχετε ποτέ με αυτόν τον υποψήφιο πελάτη. Μόλις έδειξαν ενδιαφέρον. Η προσοχή τους είναι στραμμένη σε εσάς αυτή τη στιγμή και κρατούν το τηλέφωνό τους.

Αυτή είναι η στιγμή να ζητήσετε τις λεπτομέρειες που η φόρμα σας στο διαδίκτυο παρέλειψε σκόπιμα. Κάθε επιπλέον πεδίο σε μια φόρμα στο διαδίκτυο σας κοστίζει υποβολές, οπότε οι περισσότερες φόρμες συλλέγουν ένα όνομα, μια διεύθυνση email και ελάχιστα άλλα στοιχεία. Στη συνέχεια, η ομάδα πωλήσεών σας περνά τις επόμενες δύο ημέρες προσπαθώντας να μάθει τον προϋπολογισμό, το χρονοδιάγραμμα και τη διεύθυνση του χώρου εργασίας.

Οι WhatsApp Flows λύνουν αυτό το πρόβλημα. Μόλις ο πελάτης απαντήσει στην επιβεβαίωσή σας, μπορείτε να στείλετε μια καθοδηγούμενη, δομημένη φόρμα που ανοίγει μέσα στο WhatsApp, πλήρης με αναπτυσσόμενα μενού, επιλογές ημερομηνίας, επικύρωση και λογική διακλάδωσης. Χωρίς εικασίες από chatbot ελεύθερου κειμένου και χωρίς να χρειάζεται να βγείτε από την εφαρμογή.

Οι απαντήσεις επιστρέφουν στο HubSpot ως καθαρά, δομημένα δεδομένα στην εγγραφή επαφής, έτοιμα για επεξεργασία από τους κανόνες βαθμολόγησης και δρομολόγησης των δυνητικών πελατών σας. Η επιβεβαίωση παύει να είναι απλή αναγνώριση και μετατρέπεται σε βήμα αξιολόγησης.

Ο οδηγός μας για εννέα αυτοματοποιήσεις WhatsApp χωρίς κώδικα για ομάδες HubSpot καλύπτει διάφορες παραλλαγές αυτού του προτύπου, ενώ η τεκμηρίωση για τις ενσωματώσεις της Flowella εξηγεί πώς λειτουργεί η αντιστοίχιση δεδομένων.

Αναφορές

Συμπέρασμα

Ναι, το HubSpot μπορεί να στείλει μια αυτόματη επιβεβαίωση μέσω WhatsApp τη στιγμή που κάποιος υποβάλλει μια φόρμα. Χρειάζεστε ένα πακέτο Professional ή Enterprise, ένα εγκεκριμένο πρότυπο χρησιμότητας, έναν αριθμό με σωστή μορφοποίηση και μια καταγεγραμμένη συγκατάθεση, ενώ πρέπει να προσέχετε το μηνιαίο όριο των 1.000 μηνυμάτων. Αν τα κάνετε όλα αυτά σωστά, αντικαθιστάτε μια σιωπή 42 ωρών με μια απάντηση που φτάνει πριν ο επισκέπτης σας κλείσει την καρτέλα.

Το Flowella πηγαίνει ένα βήμα παραπέρα, μετατρέποντας αυτή την επιβεβαίωση σε ένα WhatsApp Flow που αξιολογεί τον υποψήφιο πελάτη και στέλνει δομημένες απαντήσεις απευθείας πίσω στο HubSpot. Δείτε πώς λειτουργεί η ενσωμάτωση με το HubSpot ή ξεκινήστε με τον οδηγό μας για αρχάριους.