Flowella startet ins Jahr 2026 mit zwei bahnbrechenden Updates: Koexistenz + HubSpot App Events 🎉

Wenn Sie schon einmal versucht haben, WhatsApp in Ihren Marketing- oder Vertriebsprozess zu integrieren, kennen Sie die beiden größten Reibungspunkte:

1. „Müssen wir unsere WhatsApp-Nummer ändern?“
2. „Wie können wir tatsächlich sehen, was in HubSpot passiert – und davon ausgehend automatisieren?“

Zu Beginn des Jahres 2026 haben wir zwei neue Funktionen veröffentlicht, die beide Hindernisse beseitigen und eine völlig neue Ebene der WhatsApp-gestützten Automatisierung innerhalb von HubSpot erschließen:

• Koexistenz: Verwenden Sie Ihre bestehende WhatsApp Business App-Nummer mit Flowella – keine Nummernübertragung erforderlich – und lassen Sie Unterhaltungen sowohl im HubSpot-Posteingang als auch in der WhatsApp Business App anzeigen.
• App-Ereignisse: Flowella-Aktivitäten werden jetzt direkt im HubSpot-Kontaktdatensatz angezeigt (gesendete Nachricht, erhaltene Antwort, ausgefülltes Formular, Lesebestätigung) ... und Sie können diese Ereignisse als Workflow-Trigger verwenden, einschließlich der Logik „Verzögerung bis“.

Lassen Sie uns einmal genauer betrachten, warum dies so wichtig ist – und dann drei Ideen für Workflows aus der Praxis vorstellen, die Sie sofort umsetzen können.

1) Koexistenz: Behalten Sie Ihre bestehende WhatsApp Business-Nummer (und profitieren Sie von den Vorteilen beider Systeme)

In der Vergangenheit hatten „Integrationsprojekte“ für WhatsApp versteckte Kosten: Betriebsstörungen.

Teams machen sich Sorgen um:

• Änderung einer Nummer, die Kunden bereits kennen und der sie vertrauen
• Verlust des Momentums (oder fehlende Nachrichten) während der Migration
• Die Verpflichtung aller, über Nacht zu einem anderen Tool zu wechseln
• Außendienstteams benötigen weiterhin die WhatsApp Business App auf ihren Smartphones

Koexistenz ist unsere Antwort.

Mit der Koexistenz von Flowella können Sie Ihre bestehende WhatsApp Business App-Nummer verbinden und Flowella weiterhin nutzen – während die WhatsApp Business App weiterhin im Einsatz bleibt.

Warum das eine großartige Sache ist

Weil es die größten Hindernisse für die Einführung beseitigt:

• Kein Drama bei der
  Nummernübertragung Sie behalten die Nummer, die auf Ihrer Website, Ihren Lieferwagen, Ihren Schildern, Ihren Anzeigen, Ihrem Google-Business-Profil ... einfach überall steht.
• Keine „Alles-oder-nichts”-Einführung
  Teams können Flowella und HubSpot noch heute nutzen, während andere während der Umstellung (oder dauerhaft) weiterhin die WhatsApp Business App verwenden.
• Konversationen erscheinen an zwei Stellen
  Ihr Team kann Konversationen in HubSpot Inbox beantworten und verwalten und sie weiterhin in der WhatsApp Business App sehen – so hat niemand das Gefühl, den Zugriff verloren zu haben.
• Bessere Kontinuität + weniger Risiko
  Wenn jemand unterwegs ist, kann er weiterhin die WhatsApp Business App nutzen. Wenn er an seinem Schreibtisch sitzt, ist der HubSpot-Posteingang die Kommandozentrale. Gleiche Konversation. Gleicher Kunde. Mehr Flexibilität.

Kurz gesagt: Sie müssen sich nicht zwischen der „Vertrautheit von WhatsApp“ und der „Leistung von HubSpot“ entscheiden. Sie bekommen beides.

2) App-Ereignisse: Flowella-Aktivitäten werden jetzt in der HubSpot-Kontakt-Timeline angezeigt (und lösen Workflows aus)

Das zweite Update betrifft die Sichtbarkeit und Automatisierung – die beiden Dinge, die WhatsApp von einem „Nachrichtendienst“ zu einem Umsatzsystem machen.

Flowella protokolliert nun wichtige WhatsApp-Ereignisse in HubSpot als Kontaktaktivitäten, darunter:

• Gesendete Nachricht
• Erhaltene Antwort
• Ausgefülltes Flowella-Formular
• Lesebestätigung

Warum das so toll ist

Weil es den Kreis innerhalb von HubSpot schließt:

• Jeder sieht den gesamten Verlauf
  Vertrieb, Marketing und Service können den Kontaktdatensatz öffnen und sofort nachvollziehen, was passiert ist – ohne verschiedene Tools durchsuchen oder herumfragen zu müssen.
• Sie können messen, was funktioniert
  : „Wurde es zugestellt?“ → „Wurde es gelesen?“ → „Haben sie geantwortet?“ → „Haben sie das Formular ausgefüllt?“
  Das ist der Trichter, der jetzt für jeden Kontakt sichtbar ist.
• Sie können anhand des tatsächlichen WhatsApp-Verhaltens automatisieren
  Das ist das Wichtigste: App-Ereignisse dienen nicht nur der Berichterstellung. Sie können sie verwenden, um Kontakte in HubSpot-Workflows und Verzweigungslogik einzubinden und sogar Sequenzen mit der Verzögerung „bis X eintritt“ zu erstellen.

Anstatt also auf der Grundlage von Vermutungen zu automatisieren („2 Tage warten und hoffen“), können Sie auf der Grundlage von Absichtssignalen automatisieren („sie haben es vor 2 Minuten gelesen – jetzt nachfassen“).

3 Workflow-Ideen, die Sie noch heute umsetzen können (mit Triggern + „Verzögerung bis”-Kreativität)

Im Folgenden finden Sie drei reale Workflows aus verschiedenen Branchen. Jeder verwendet Flowella App Events als Auslöser und kombiniert sie mit einer Logik vom Typ „Verzögerung bis“, um Erlebnisse zu schaffen, die sich persönlich anfühlen – aber wie Automatisierung skalierbar sind.

Workflow Nr. 1: Autohaus – „Lesebestätigung → sofortige Terminvereinbarung für eine Probefahrt“

Branche: Automobil (Autohäuser, Gebrauchtwagen, EV-Händler)
Ziel: Inbound-Leads schneller in gebuchte Probefahrten umwandeln – ohne jeden Lead manuell zu verfolgen.

Auslöser

• Flowella-Ereignis: Antwort erhalten (oder Nachricht gesendet, wenn Sie die Kontaktaufnahme automatisch starten, nachdem ein Lead erstellt wurde)

Was passiert

1. Senden Sie eine WhatsApp-Vorlage:
   „Vielen Dank für Ihr Interesse am [Modell]. Möchten Sie eine Probefahrt buchen? Tippen Sie hier, um einen Termin auszuwählen.“

2. Öffnen Sie ein Flowella-Formular, um folgende Informationen zu erfassen:

   • Bevorzugtes Modell/Ausstattung

   • Zeitfenster (heute / morgen / Wochenende)

   • Inzahlungnahme? (ja/nein)

   • Budgetrahmen (optional)

3. Warten Sie, bis die „Lesebestätigung” vorliegt (oder warten Sie kurz, z. B. 10–15 Minuten), und fahren Sie dann fort:

   • Wenn gelesen, aber noch keine Antwort: Senden Sie eine kurze „One-Tap“-Nachricht: „Soll
     ich Ihnen einen Platz reservieren? Antworten Sie mit 1) Heute 2) Morgen 3) Wochenende“.

   • Wenn nicht gelesen: länger warten, dann einen anderen Ansatz versuchen (z. B. eine wertorientierte Nachricht wie Verfügbarkeit, Anreiz, Schätzung des Eintauschwerts)

4. Verzögerung bis „Flowella-Formular ausgefüllt“ (oder ein maximales Zeitfenster), dann Verzweigung:

   • Wenn ausgefüllt:

     • Erstellen/aktualisieren Sie einen Deal in HubSpot

     • Weisen Sie den am besten geeigneten Vertriebsmitarbeiter zu (basierend auf der Modellauswahl oder der Postleitzahl).

     • Erstellen Sie automatisch ein Meeting/eine Aufgabe: „Probefahrt bestätigen + Fahrzeug vorbereiten”

   • Wenn nicht ausgefüllt:

     • Erstellen Sie eine Aufgabe für einen Vertriebsmitarbeiter, der anrufen soll

     • Senden Sie eine letzte WhatsApp-Nachricht: „Möchten Sie lieber, dass ich Ihnen hier zwei kurze Fragen stelle?“

Warum es funktioniert

Lesebestätigungen ermöglichen es Ihnen, Ihre Nachfassaktion wie ein Mensch zu timen – genau dann, wenn das Interesse am größten ist –, während das Flowella-Formular strukturierte Informationen erfasst, die den Vertriebsmitarbeitern mehr Schnelligkeit und Sicherheit verleihen.

Workflow Nr. 2: Gesundheitsklinik – „Vorab-Anmeldung, die Nichterscheinen reduziert“

Branche: Gesundheitswesen (Zahnmedizin, Physiotherapie, Privatkliniken, Ästhetik)
Ziel: Sammeln von Informationen vor dem Termin und Reduzieren von Nichterscheinen, ohne die Rezeption zu belasten.

Auslöser

• Flowella-Ereignis: Nachricht gesendet (nach der Terminbuchung)
  oder Antwort erhalten (wenn Patienten zuerst Kontakt aufnehmen)

Was passiert

1. Senden Sie eine WhatsApp-Nachricht: „Hallo [Name], bitte füllen Sie vor Ihrem Termin
   diesen kurzen Fragebogen aus (Dauer: 2 Minuten).“

2. Öffnen Sie ein Flowella-Formular für:

   • Bestätigung des Termins

   • Symptome/Grund für den Besuch

   • Einverständniserklärung

   • Optional: Anweisungen zum Hochladen von Fotos (falls relevant)

3. Verzögerung bis „Flowella-Formular ausgefüllt” mit einer Frist (z. B. „bis zu 24 Stunden vor dem Termin”), dann Verzweigung:

   • Wenn ausgefüllt:

     • Aktualisieren Sie die wichtigsten Kontaktdaten (Grund für den Besuch, Einwilligung).

     • Benachrichtigen Sie den Arzt mit einer Zusammenfassung

     • Bestätigung senden: „Alles bereit ✅ Wir sehen uns um 15:30 Uhr“

   • Wenn nicht ausgefüllt:

     • Bis zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. 16:00 Uhr am Vortag) warten und eine Erinnerung senden

     • Wenn immer noch nicht abgeschlossen: Aufgabe für die Rezeption erstellen, anzurufen

4. Fügen Sie einen „intelligenten“ Interaktionsschritt mit Lesebestätigungen hinzu:

   • Wenn Lesebestätigung, aber keine Fertigstellung nach 2 Stunden:
     Senden Sie eine beruhigende Nachricht:
     „Kein Stress – wenn Sie beschäftigt sind, antworten Sie einfach mit „CALL“ und wir erledigen das gemeinsam.“

Warum das funktioniert

Sie erinnern die Leute nicht nur daran, sondern passen sich an das tatsächliche Verhalten an:

• Gelesen, aber nicht reagiert → sanfte Unterstützung
• Nicht gelesen → später erneut versuchen oder alternativen Kanal nutzen
• Abgeschlossen → Bestätigung + interne Bereitschaft

So reduzieren Sie Nichterscheinen, ohne roboterhaft zu klingen.

Workflow Nr. 3: E-Commerce – „Kundendienst nach dem Kauf + Sammeln von Bewertungen (mit sofortiger Eskalation)“

Branche: E-Commerce (DTC-Marken, Abo-Boxen, hochpreisige Produkte)
Ziel: WhatsApp zu einem Instrument zur Kundenbindung machen – Bewertungen erfassen, Abwanderung verhindern und unzufriedene Kunden schnell zurückgewinnen.

Auslöser

• Flowella-Ereignis: Nachricht gesendet (Check-in nach Lieferung)
  ODER Lesebestätigung (um den Zeitpunkt der Anfrage zu bestimmen)
  ODER Antwort erhalten (Support-Absicht)

Was

1. Nach der Lieferung senden
   :„Wir hoffen, es gefällt Ihnen! Möchten Sie 10 % Rabatt auf Ihre nächste Bestellung? Kurzer Check-in mit 3 Fragen.“

2. Flowella-Formular starten:

   • Zufriedenheitsbewertung (1–5)

   • „Was könnte besser sein?“ (optional)

   • „Benötigen Sie Hilfe?“ (ja/nein)

   • „Eine Bewertung hinterlassen?“ (ja/nein)

3. Verzögern Sie bis „Flowella-Formular ausgefüllt“ (oder 24 Stunden) und verzweigen Sie dann:

   • Wenn die Bewertung 4–5 beträgt:

     • Senden Sie einen Bewertungslink oder eine Empfehlungsaufforderung

     • Fügen Sie den Kontakt zu einer „VIP-/Befürworter“-Liste hinzu

     • Follow-up-Kampagne auslösen (UGC-Anfrage, Abonnementangebot)

   • Wenn die Punktzahl 1–3 oder „Hilfe gewünscht“ = ja lautet:

     • Erstellen Sie ein HubSpot-Ticket

     • Benachrichtigen Sie sofort den Support

     • Senden Sie eine WhatsApp-Nachricht zur Beruhigung: „Wir kümmern uns darum – jemand wird Ihnen in Kürze helfen.“

4. Verwenden Sie Lesebestätigungen, um die Abschlussrate zu erhöhen:

   • Warten Sie, bis die Lesebestätigung vorliegt, und senden Sie dann (wenn die Aufgabe nicht innerhalb von 2 Stunden abgeschlossen wurde) folgende Nachricht
     :„Soll ich die 3 Fragen stattdessen hier als Antwort stellen?“

Warum das funktioniert

Dieser Workflow verwandelt WhatsApp von einem „Broadcast“-Dienst in einen Feedback- und Rettungsdienst. Das Beste daran: Unzufriedene Kunden bleiben nicht unbemerkt. Sobald sie eine niedrige Bewertung abgeben, erhält HubSpot eine Benachrichtigung und das Team wird aktiv.

Das Gesamtbild: WhatsApp-Automatisierung, die sich immer noch menschlich anfühlt

Diese beiden Funktionen – Koexistenz und App-Ereignisse – verbinden sich zu etwas Leistungsstarkem:

• Koexistenz beseitigt operative Reibungsverluste („wir können unsere Nummer nicht ändern“)
• App-Events beseitigen die Sichtbarkeitslücke („Wir können dies nicht richtig verfolgen oder automatisieren“)

Ergebnis: WhatsApp wird zu einem echten HubSpot-nativen Wachstumskanal, bei dem jede Nachricht, jede Antwort, jede Lesebestätigung und jeder abgeschlossene Flow automatisch die nächstbeste Maßnahme auslösen kann.