Flowella startet mit zwei bahnbrechenden Updates ins Jahr 2026 🎉

Wenn Sie schon einmal versucht haben, WhatsApp in Ihren Marketing- oder Vertriebsprozess zu integrieren, kennen Sie sicher die beiden größten Stolpersteine:

1. „Müssen wir unsere WhatsApp-Nummer ändern?“
2. „Wie können wir eigentlich sehen, was in HubSpot passiert – und darauf aufbauend automatisieren?“

Zum Start ins Jahr 2026 haben wir zwei neue Funktionen veröffentlicht, die beide Hindernisse beseitigen und eine völlig neue Ebene der WhatsApp-gestützten Automatisierung in HubSpot ermöglichen:

• Koexistenz: Verwenden Sie Ihre bestehende WhatsApp Business App-Nummer mit Flowella – eine Nummernmigration ist nicht erforderlich – und lassen Sie Unterhaltungen sowohl im HubSpot-Posteingang als auch in der WhatsApp Business App anzeigen.
• App-Ereignisse: Flowella-Aktivitäten werden nun direkt im HubSpot-Kontaktdatensatz angezeigt (Nachricht gesendet, Antwort erhalten, Formular ausgefüllt, Lesebestätigung) … und Sie können diese Ereignisse als Workflow-Auslöser nutzen, einschließlich der „Verzögerung bis“-Logik.

Schauen wir uns einmal genauer an, warum dies so wichtig ist – und holen wir uns dann drei praktische Workflow-Ideen aus der Praxis, die Sie sofort umsetzen können.

1) Koexistenz: Behalten Sie Ihre bestehende WhatsApp Business-Nummer (und profitieren Sie von den Vorteilen beider Systeme)

In der Vergangenheit hatten „WhatsApp-Integrationsprojekte“ oft versteckte Kosten: Betriebsstörungen.

Teams machen sich Sorgen um:

• Die Änderung einer Nummer, die Kunden bereits kennen und der sie vertrauen
• Den Schwung zu verlieren (oder Nachrichten zu verpassen) während der Umstellung
• Alle dazu zu zwingen, über Nacht auf ein neues Tool umzusteigen
• Außendienstteams benötigen weiterhin die WhatsApp Business App auf ihren Handys

Die Koexistenz ist unsere Lösung.

Mit der Flowella-Koexistenz können Sie Ihre bestehende Nummer aus der WhatsApp Business App verbinden und Flowella weiterhin nutzen – während die WhatsApp Business App weiterhin im Einsatz bleibt.

Warum das eine großartige Sache ist

Weil dadurch die größten Hindernisse für die Einführung beseitigt werden:

• Kein Drama
  bei der Nummernmigration Sie behalten die Nummer, die auf Ihrer Website, Ihren Firmenfahrzeugen, Ihrer Beschilderung, Ihren Anzeigen, Ihrem Google-Business-Profil … einfach überall zu finden ist.
• Keine „Alles-oder-nichts“-Einführung
  Teams können noch heute mit Flowella und HubSpot beginnen, während andere während der Übergangsphase (oder dauerhaft) weiterhin die WhatsApp Business App nutzen.
• Unterhaltungen erscheinen an zwei Orten
  : Ihr Team kann in HubSpot Inbox auf Unterhaltungen antworten und diese verwalten und sieht sie dennoch in der WhatsApp Business App – so hat niemand das Gefühl, den Zugriff verloren zu haben.
• Bessere Kontinuität + weniger Risiko
  : Wer unterwegs ist, kann weiterhin die WhatsApp Business App nutzen. Am Schreibtisch ist der HubSpot-Posteingang die Schaltzentrale. Dieselbe Unterhaltung. Derselbe Kunde. Mehr Flexibilität.

Kurz gesagt: Sie müssen sich nicht zwischen der „Vertrautheit mit WhatsApp“ und der „Leistungsstärke von HubSpot“ entscheiden. Sie bekommen beides.

2) App-Ereignisse: Flowella-Aktivitäten werden nun in der HubSpot-Kontakt-Timeline angezeigt (und lösen Workflows aus)

Beim zweiten Update geht es um Transparenz und Automatisierung – die beiden Faktoren, die WhatsApp von „Nachrichten“ zu einem Umsatzsystem machen.

Flowella protokolliert nun wichtige WhatsApp-Ereignisse in HubSpot als Kontaktaktivitäten, darunter:

• Nachricht gesendet
• Antwort erhalten
• Flowella-Formular ausgefüllt
• Lesebestätigung

Warum das so toll ist

Weil damit der Kreislauf innerhalb von HubSpot geschlossen wird:

• Jeder sieht den gesamten Verlauf
  . Vertrieb, Marketing und Kundenservice können den Kontaktdatensatz öffnen und sofort nachvollziehen, was passiert ist – ohne in verschiedenen Tools suchen oder nachfragen zu müssen.
• Sie können messen, was funktioniert: „Wurde
  es zugestellt?“ → „Wurde es gelesen?“ → „Hat der Empfänger geantwortet?“ → „Hat er das Formular ausgefüllt?“
  Das ist der Trichter, der nun bei jedem Kontakt sichtbar ist.
• Sie können anhand des tatsächlichen WhatsApp-Verhaltens
  automatisieren Das ist der entscheidende Punkt: App-Ereignisse dienen nicht nur der Berichterstellung. Sie können sie nutzen, um Kontakte in HubSpot-Workflows einzubinden, Verzweigungslogik zu erstellen und sogar Sequenzen nach dem Prinzip „Verzögerung, bis X eintritt“ zu erstellen.

Anstatt also auf der Grundlage von Vermutungen zu automatisieren („2 Tage warten und hoffen“), kannst du auf der Grundlage von Absichts-Signalen automatisieren („sie haben es vor 2 Minuten gelesen – jetzt nachfassen“).

3 Workflow-Ideen, die Sie noch heute übernehmen können (mit Auslösern + „Verzögerung, bis“-Kreativität)

Im Folgenden finden Sie drei praxisnahe Workflows aus verschiedenen Branchen. Jeder nutzt Flowella-App-Ereignisse als Auslöser und kombiniert diese mit einer Logik im Stil von „Verzögerung bis“, um Erlebnisse zu schaffen, die persönlich wirken – sich aber wie eine Automatisierung skalieren lassen.

Workflow Nr. 1: Autohaus – „Lesebestätigung → sofortige Terminvereinbarung für eine Probefahrt“

Branche: Automobil (Autohäuser, Gebrauchtwagenhändler, Elektroauto-Händler)
Ziel: Inbound-Leads schneller in gebuchte Probefahrten umwandeln – ohne jeden Lead manuell nachverfolgen zu müssen.

Auslöser

• Flowella-Ereignis: Antwort erhalten (oder „Nachricht gesendet“, wenn Sie die Kontaktaufnahme automatisch starten, sobald ein Lead erstellt wurde)

Was passiert

1. Senden Sie eine WhatsApp-Vorlage: „Vielen Dank
   für Ihr Interesse am [Modell]. Möchten Sie eine Probefahrt buchen? Tippen Sie hier, um einen Termin auszuwählen.“

2. Öffnen Sie ein Flowella-Formular, um folgende Angaben zu erfassen:

   • Bevorzugtes Modell/Ausstattungsvariante

   • Zeitfenster (heute / morgen / Wochenende)

   • Inzahlungnahme? (ja/nein)

   • Budgetrahmen (optional)

3. Warten Sie, bis die „Lesebestätigung“ vorliegt (oder warten Sie eine kurze Zeit, z. B. 10–15 Minuten), und gehen Sie dann wie folgt vor:

   • Wenn gelesen, aber noch keine Antwort: Senden Sie eine kurze „One-Tap“-Erinnerung: „Soll
     ich einen Termin für Sie reservieren? Antworten Sie mit 1) Heute 2) Morgen 3) Wochenende“

   • Falls nicht gelesen: länger warten, dann einen anderen Ansatz versuchen (z. B. eine wertorientierte Nachricht wie Verfügbarkeit, Anreiz, Inzahlungnahme-Schätzung)

4. Warte, bis das „Flowella-Formular ausgefüllt“ ist (oder bis zum Ablauf eines maximalen Zeitfensters), dann verzweige:

   • Wenn ausgefüllt:

     • Erstelle/aktualisiere ein Geschäft in HubSpot

     • Dem am besten geeigneten Vertriebsmitarbeiter zuweisen (basierend auf Modellwahl oder Postleitzahl)

     • Erstelle automatisch einen Termin/eine Aufgabe: „Probefahrt bestätigen + Fahrzeug vorbereiten“

   • Falls nicht ausgefüllt:

     • Eine Aufgabe für einen Vertriebsmitarbeiter erstellen, damit dieser anruft

     • Eine abschließende WhatsApp-Nachricht senden: „Soll ich stattdessen lieber hier zwei kurze Fragen stellen?“

Warum das funktioniert

Mit Lesebestätigungen können Sie Ihre Nachfassaktion zeitlich so abstimmen, wie es ein Mensch tun würde – genau dann, wenn das Interesse am größten ist –, während das Flowella-Formular strukturierte Informationen erfasst, die den Mitarbeitern mehr Zeit und Sicherheit geben.

Workflow Nr. 2: Gesundheitsklinik – „Vorab-Erfassung vor dem Termin, die Terminausfälle reduziert“

Branche: Gesundheitswesen (Zahnmedizin, Physiotherapie, Privatkliniken, Ästhetik)
Ziel: Informationen vor dem Termin erfassen und Terminausfälle reduzieren, ohne die Rezeption zu belasten.

Auslöser

• Flowella-Ereignis: Nachricht gesendet (nach der Terminbuchung)
  oder Antwort erhalten (wenn Patienten den Kontakt zuerst initiieren)

Was passiert

1. Eine WhatsApp-Nachricht senden: „Hallo
   [Name] – bitte fülle vor deinem Termin diesen kurzen Fragebogen aus (2 Minuten).“

2. Öffnen Sie ein Flowella-Formular für:

   • Bestätigung der Terminzeit

   • Symptome/Grund für den Besuch

   • Einverständniserklärung (Checkbox)

   • Optional: Anweisungen zum Hochladen von Fotos (falls relevant)

3. Verzögerung bis „Flowella-Formular ausgefüllt“ mit einer Frist (z. B. „bis zu 24 Stunden vor dem Termin“), dann Verzweigung:

   • Wenn ausgefüllt:

     • Eigenschaften des Hauptkontakts aktualisieren (Grund für den Besuch, Einwilligung)

     • Den Arzt mit einer Zusammenfassung benachrichtigen

     • Bestätigung senden: „Alles klar ✅ Wir sehen uns um 15:30 Uhr“

   • Falls nicht ausgefüllt:

     • Auf einen bestimmten Zeitpunkt verschieben (z. B. 16:00 Uhr am Vortag) und eine Erinnerung senden

     • Falls immer noch nicht erledigt: Eine Aufgabe für die Rezeption erstellen, damit diese anruft

4. Fügen Sie einen „intelligenten“ Interaktionsschritt mithilfe von Lesebestätigungen hinzu:

   • Wenn Lesebestätigung vorliegt, aber nach 2 Stunden noch keine Erledigung:
     Sende eine beruhigende Nachricht: „Kein
     Stress – wenn du beschäftigt bist, antworte einfach mit ‚ANRUF‘ und wir erledigen das gemeinsam.“

Warum das funktioniert

Sie erinnern die Leute nicht nur – Sie passen sich an das tatsächliche Verhalten an:

• Gelesen, aber nicht gehandelt → sanfte Unterstützung
• Nicht gelesen → später versuchen oder einen anderen Kanal nutzen
• Abgeschlossen → Bestätigung + interne Bereitschaft

So reduzieren Sie Nichterscheinen, ohne dabei roboterhaft zu wirken.

Workflow Nr. 3: E-Commerce – „Kundensupport nach dem Kauf + Einholung von Bewertungen (mit sofortiger Eskalation)“

Branche: E-Commerce (DTC-Marken, Abo-Boxen, hochpreisige Produkte)
Ziel: WhatsApp als Instrument zur Kundenbindung nutzen – Bewertungen erfassen, Kundenabwanderung verhindern und unzufriedene Kunden schnell zurückgewinnen.

Auslöser

• Flowella-Ereignis: Nachricht gesendet (Check-in nach der Lieferung)
  ODER Lesebestätigung (um den Zeitpunkt der Anfrage zu bestimmen)
  ODER Antwort erhalten (Support-Absicht)

Was passiert

1. Nach der Lieferung senden: „Wir hoffen
   , es gefällt dir! Möchtest du 10 % Rabatt auf deine nächste Bestellung? Ein kurzer Check-in mit 3 Fragen.“

2. Flowella-Formular starten:

   • Zufriedenheitsbewertung (1–5)

   • „Was könnte besser sein?“ (optional)

   • „Brauchst du Hilfe?“ (Ja/Nein)

   • „Eine Bewertung hinterlassen?“ (Ja/Nein)

3. Warten, bis das „Flowella-Formular ausgefüllt“ ist (oder 24 Stunden), dann verzweigen:

   • Wenn die Bewertung 4–5 beträgt:

     • Einen Link zur Bewertung oder eine Aufforderung zur Weiterempfehlung senden

     • Den Kontakt zur Liste „VIPs/Botschafter“ hinzufügen

     • Eine Folgekampagne auslösen (UGC-Anfrage, Abonnementangebot)

   • Wenn die Punktzahl 1–3 beträgt oder „Brauche Hilfe“ = ja:

     • Erstellen Sie ein HubSpot-Ticket

     • Benachrichtigen Sie den Support sofort

     • Senden Sie eine beruhigende WhatsApp-Nachricht: „Wir kümmern uns darum – jemand wird Ihnen in Kürze helfen.“

4. Nutzen Sie Lesebestätigungen, um die Abschlussrate zu erhöhen:

   • Warte, bis die Lesebestätigung vorliegt, und sende dann (falls nicht innerhalb von 2 Stunden abgeschlossen): „Soll
     ich dir stattdessen die 3 Fragen direkt hier als Antwort stellen?“

Warum das funktioniert

Dieser Workflow verwandelt WhatsApp von einem „Rundschreiben“ in eine Feedback- und Hilfsschleife. Das Beste daran: Unzufriedene Kunden bleiben nicht unbemerkt. Sobald sie eine niedrige Bewertung abgeben, erhält HubSpot das Signal und das Team wird aktiv.

Das große Ganze: WhatsApp-Automatisierung, die sich dennoch menschlich anfühlt

Diese beiden Funktionen – Koexistenz und App-Ereignisse – ergeben zusammen etwas Leistungsstarkes:

• „Co-Existence“ beseitigt operative Reibungsverluste („Wir können unsere Nummer nicht ändern“)
• App-Ereignisse beseitigen die Transparenzlücke („wir können das nicht richtig nachverfolgen oder automatisieren“)

Ergebnis: WhatsApp wird zu einem echten, HubSpot-nativen Wachstumskanal – wo jede Nachricht, jede Antwort, jede Lesebestätigung und jeder abgeschlossene Flow automatisch die nächstbeste Aktion auslösen kann.