Was sind WhatsApp-Flows? Ein umfassender Leitfaden

WhatsApp hat sich von einem einfachen Messaging-Dienst zu einem leistungsstarken Geschäftskanal entwickelt. Eine der neuesten Innovationen ist WhatsApp Flows – eine Funktion, mit der Unternehmen interaktive, mehrstufige Erlebnisse innerhalb eines WhatsApp-Chats erstellen können. In diesem ausführlichen Leitfaden erklären wir, was WhatsApp Flows sind, warum sie für Unternehmer und Vermarkter wichtig sind, wie Sie sie über den offiziellen Weg von Meta implementieren können und wie Tools wie Flowella die Nutzung dieser Funktion erheblich vereinfachen.

Einführung in WhatsApp Flows

Mit WhatsApp Flows (auch bekannt als WhatsApp Forms) können Sie direkt innerhalb einer WhatsApp-Konversation eine strukturierte, interaktive Customer Journey aufbauen[1][2]. Anstatt Nutzer auf eine externe Webseite oder App weiterzuleiten, bleibt die gesamte Interaktion innerhalb des Chats. Das bedeutet, dass Kunden direkt in WhatsApp Produkte durchsuchen, Formulare ausfüllen, Bestellungen aufgeben oder Feedback geben können, ohne jemals die Plattform wechseln zu müssen[1]. Meta hat WhatsApp Flows Ende 2023 als Teil der WhatsApp Business Platform eingeführt, um gängige Geschäftsinteraktionen innerhalb der Chat-App schneller und nahtloser zu gestalten[3].

Im Kern ist ein WhatsApp Flow wie eine Mini-App oder ein Formular, das im Chat ausgeführt wird. Es besteht aus einer Reihe von Bildschirmen und Eingabeelementen, die den Nutzer Schritt für Schritt durch eine Aufgabe oder ein Formular führen. Flows unterstützen bekannte Formularelemente wie Textfelder, Schaltflächen, Menüs, Datumsangaben und Datei-Uploads, die alle nativ in WhatsApp dargestellt werden [4][5]. Ein Flow kann beispielsweise Folgendes umfassen:

• Texteingabe: Der Benutzer gibt eine frei formulierte Antwort in eine Chat-Blase ein (z. B. seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse)[5].
• Multiple-Choice/Dropdown: Dem Benutzer wird eine Liste mit Optionen in Form von anklickbaren Schaltflächen oder einem Dropdown-Menü angezeigt, aus der er eine vordefinierte Antwort auswählen kann (z. B. ein Produkt auswählen oder „Ja/Nein“ wählen) [5].
• Datumsauswahl: Über eine Mini-Kalender-Oberfläche kann der Benutzer ein Datum auswählen (für die Terminplanung oder Buchungen), ohne das Datum manuell eingeben zu müssen[5].
• Datei-Upload: Der Benutzer kann direkt im Chat als Teil des Ablaufs ein Foto/Dokument (z. B. ein Ausweisfoto oder ein PDF) anhängen oder aufnehmen[6].

Jeder Bildschirm kann eine oder mehrere Eingabekomponenten enthalten, und der Ablauf kann die Eingaben validieren und Pflichtfelder verlangen, bevor zum nächsten Schritt übergegangen wird. Tatsächlich stellen WhatsApp Flows in Echtzeit sicher, dass Pflichtfelder ausgefüllt werden und die Eingaben das richtige Format haben – keine „Ups, falsches Format”-Fehler mehr im Nachhinein[7][8]. Die Schaltfläche „Weiter“ oder „Senden“ in einem Flow kann deaktiviert werden, bis alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, sodass Kunden nicht versehentlich wichtige Informationen überspringen können[8]. Durch diese Echtzeit-Validierung erhalten Sie saubere, strukturierte Daten (z. B. gültige E-Mail-Adressen, korrekt formatierte Datumsangaben) aus der Chat-Interaktion, ohne dass nachträgliche Korrekturen erforderlich sind[7].

Warum WhatsApp Flows für Unternehmen wichtig sind

Für Unternehmer und Vermarkter stellen WhatsApp Flows eine neue, äußerst ansprechende Möglichkeit dar, mit Kunden zu interagieren. Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Reibungsloses Kundenerlebnis: Flows reduzieren die Reibung, die normalerweise entsteht, wenn Kunden dazu gebracht werden sollen, Aktionen auszuführen. Benutzer müssen nicht auf einen Link klicken und auf eine mobile Webseite oder App warten; alles geschieht innerhalb des Chats, an dem sie bereits beteiligt sind. Dieser In-App-Ansatz ermöglicht app-ähnliche Interaktionen innerhalb von WhatsApp und führt die Nutzer Schritt für Schritt durch maßgeschneiderte Abläufe[9]. Durch den Wegfall zusätzlicher Schritte (wie das Einloggen auf einer Website oder das Ausfüllen eines Formulars auf einem kleinen Bildschirm) helfen Flows den Kunden, Aufgaben mit weitaus weniger Aufwand zu erledigen[10]. Kurz gesagt, es fühlt sich eher wie ein natürliches Gespräch als wie ein formelles Formular an.
• Höhere Interaktions- und Abschlussraten: Da WhatsApp ein Kanal ist, auf dem die Menschen sehr aktiv und reaktionsfreudig sind, können Flows die Antwortraten drastisch verbessern. WhatsApp-Nachrichten erreichen fast die Reichweite von E-Mails, weisen jedoch ein viel höheres Engagement auf – etwa 98 % der WhatsApp-Nachrichten werden geöffnet und 40–60 % erhalten eine Antwort, was einer 2–3-mal höheren Antwortrate als bei E-Mails oder SMS entspricht[11]. Indem sie Kunden dort abholen, wo diese bereits Zeit verbringen (WhatsApp hat weltweit über 2,5 Milliarden Nutzer), können Unternehmen davon ausgehen, dass mehr Formulare ausgefüllt, mehr Anmeldungen abgeschlossen und weniger Abbrüche verzeichnet werden. Tatsächlich zeigen erste Ergebnisse, dass strukturierte In-Chat-Erlebnisse zu einer besseren Aufgabenausführung und weniger Abbruchraten führen als das Weiterleiten von Nutzern an externe Kanäle[12]. Kunden schließen einen Vorgang einfach eher ab, wenn er in einer freundlichen Chat-Umgebung stattfindet, der sie vertrauen, als wenn sie ein umständliches Webformular in einem mobilen Browser ausfüllen müssen.
• Persönliche Interaktion in Echtzeit: WhatsApp ist von Natur aus dialogorientiert und unmittelbar. Ein Ablauf innerhalb von WhatsApp fühlt sich wie ein persönlicher Chat an, nicht wie ein langwieriges Formular. Kunden können bei Bedarf in Echtzeit Fragen stellen oder Klarstellungen einholen (sogar neben einem Chatbot oder Live-Agenten), was die Entfremdung durch ein einseitiges Formular eliminiert und die Kundenzufriedenheit erhöht[13]. Darüber hinaus wissen Nutzer bei der Verwendung von WhatsApp, dass sie mit einem Konto interagieren, das verifiziert werden kann (grünes Häkchen für offizielle Geschäftskonten), was das Vertrauen stärkt. All dies trägt zu einer positiveren Kundenerfahrung bei, was wiederum die Konversionsrate und die Markenwahrnehmung steigern kann.
• Nahtlose Datenerfassung: Jede Antwort, die der Kunde in einem Flow gibt, wird sofort als strukturierte Daten erfasst. Mit Flows müssen Formularantworten nicht manuell exportiert oder bereinigt werden – die Daten werden in einem Format erfasst, das in Echtzeit in Ihre Systeme eingespeist werden kann[14]. Das bedeutet, dass Marketing- und Vertriebsteams sofort nutzbare Daten (Leads, Feedback, Bestellungen usw.) erhalten, ohne warten oder zusätzliche Arbeit leisten zu müssen. Integrationen können Nutzer anhand ihrer Antworten automatisch taggen oder segmentieren, was eine schnellere Nachverfolgung und Personalisierung ermöglicht[15].

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass WhatsApp Flows die Bequemlichkeit des Chats mit der Struktur von Formularen kombinieren und Unternehmen damit ein leistungsstarkes Tool an die Hand geben, um Nutzer zu binden und Aktionen anzustoßen. Unternehmen, die traditionell mit niedrigen Formularausfüllraten oder unbeantworteten E-Mails zu kämpfen haben, können durch die Verlagerung dieser Interaktionen auf WhatsApp Flows eine deutliche Steigerung erzielen[16][17].

Wichtige Anwendungsfälle für WhatsApp Flows

Welche Arten von Geschäftsaufgaben können Sie mit WhatsApp Flows bewältigen? Die kurze Antwort: alles, was mit einem strukturierten Informationsaustausch zu tun hat. WhatsApp Flows eignen sich ideal für formularähnliche Anwendungsfälle entlang der Customer Journey. Hier sind einige beliebte Beispiele:

• Lead-Generierung und Anmeldungen: Verwenden Sie Flows, um neue Leads oder Registrierungen nahtlos im Chat zu erfassen. Sie können beispielsweise einen interaktiven Anmelde-Flow für einen Newsletter, eine Veranstaltung oder eine Werbeaktion während einer Marketingkampagne erstellen[18]. Anstatt auf einen Link zu einer Landing Page zu klicken, erhält der Nutzer eine WhatsApp-Nachricht mit einigen Fragen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Präferenzen) direkt in der Unterhaltung. Dies senkt die Einstiegshürde und kann die Lead-Erfassungsraten erheblich steigern[19].
• Terminbuchung: Ermöglichen Sie Kunden, Termine oder Reservierungen über WhatsApp zu vereinbaren. Ein Flow kann den Nutzer durch die Auswahl einer Dienstleistung, die Auswahl eines verfügbaren Datums/einer verfügbaren Uhrzeit (mit einem Datumswähler) und die Bestätigung der Buchung führen – alles im Chat[19]. Dies eignet sich hervorragend für Salons, Kliniken, Berater, Testfahrtbuchungen und vieles mehr. Der interaktive Flow stellt sicher, dass die Termindetails korrekt erfasst werden, und bestätigt diese sofort, ohne dass mehrere Anrufe oder E-Mails hin und her gehen müssen.
• Kundenfeedback und Umfragen: Sammeln Sie Feedback oder führen Sie Umfragen durch, bei denen Kunden eher bereit sind, zu antworten. Nach einem Kauf oder einer Support-Interaktion können Sie beispielsweise einen WhatsApp Flow senden, der eine NPS-Frage (Net Promoter Score) stellt, eine Bewertung und einen optionalen Kommentar sammelt[20]. Da es sich nur um eine kurze Chat-Interaktion handelt, sind die Antwortraten viel höher als bei herkömmlichen E-Mail-Umfragen. Unternehmen nutzen Flows für Produktfeedback, Servicebewertungen oder Umfragen nach Veranstaltungen, um in Echtzeit Einblicke zu erhalten[21]. Alle Antworten können direkt in Ihr Umfrage-Tool oder CRM zur Analyse eingespeist werden.
• Produktsuche und Bestellungen: WhatsApp Flows können sogar E-Commerce-Aktionen erleichtern. Sie können einen Minikatalog oder ein geführtes Einkaufserlebnis innerhalb von WhatsApp erstellen – zum Beispiel, um Produktoptionen anzuzeigen und eine Bestellung oder Vorbestellung aufzunehmen. Benutzer können Produkte durchsuchen, ihre Auswahl konfigurieren und Bestellungen direkt in WhatsApp aufgeben[1]. Das ist so, als hätte man eine vereinfachte App oder einen Website-Shop in den Chat eingebettet. Für Unternehmen bedeutet dies weniger abgebrochene Warenkörbe, da die Kunden den Chat nie verlassen. Die Bestätigung und Zahlung (falls erforderlich) kann in den Flow integriert oder von einem Mitarbeiter nachverfolgt werden.
• Onboarding & KYC (Know Your Customer): Für Unternehmen, die Kundendaten oder Dokumente erfassen müssen (üblich bei Finanzdienstleistungen, Telekommunikation oder jedem Nutzer-Onboarding), sind WhatsApp Flows eine bahnbrechende Neuerung. Sie können einen Onboarding-Flow entwerfen, der Schritt für Schritt Informationen abfragt – z. B. persönliche Daten, Adresse – und den Nutzer dann auffordert, ein Foto seines Ausweises oder anderer Dokumente hochzuladen – alles sicher im Chat[22].[6]. Der eigene Anwendungsfall von Flowella zeigt einen KYC-Flow, bei dem Bildschirme wie „Identitätsdaten → Adresse → Dokument hochladen → Einwilligung” alle Daten erfassen und direkt in ein CRM einspeisen (z. B. durch Erstellen eines Kontakts und eines angehängten KYC-Datensatzes in HubSpot)[23][24]. Kunden finden dies viel einfacher als die Navigation durch ein komplexes Formular oder Portal. Außerdem werden Fehler reduziert, da jede Eingabe validiert werden kann (z. B. das Format einer Ausweisnummer) und die erforderlichen Dokumente sofort erfasst werden.
• Kundensupport-Workflows: Über den proaktiven Einsatz hinaus können Flows auch vom Kunden initiierte Prozesse unterstützen. Beispielsweise kann ein Support-Chatbot oder -Agent einen Flow auslösen, um strukturierte Informationen für ein Support-Ticket zu sammeln („Beschreiben Sie Ihr Problem – wählen Sie aus dieser Liste aus, geben Sie Details an usw.“) oder um die Fehlerbehebung zu leiten. Ebenso können Flows Dinge wie die Aktualisierung von Kontoinformationen (Änderung der Adresse oder Telefonnummer) übernehmen, indem sie den Benutzer durch die Verifizierungs- und Eingabemasken führen[25]. Durch den Einsatz von Flows im Support stellen Unternehmen sicher, dass sie alle notwendigen Informationen in einer einzigen Sitzung erhalten, und Kunden können ihre Probleme schneller lösen.

Dies sind nur einige Beispiele – WhatsApp Flows sind vielseitig einsetzbar und können an viele Szenarien angepasst werden, von der Erfassung von Veranstaltungsanmeldungen bis zur Bearbeitung von Versicherungsangeboten[26][19]. Meta erweitert kontinuierlich die Möglichkeiten von WhatsApp Flows, sodass wir mit der Weiterentwicklung der Funktion noch mehr Anwendungsfälle erwarten können[27].

(Hinweis: WhatsApp Flows sind derzeit nur über die WhatsApp Business Platform/API verfügbar, nicht in der regulären WhatsApp Business App[28]. Das bedeutet, dass Unternehmen in der Regel über eine API-Integration oder einen Lösungsanbieter auf Flows zugreifen – mehr dazu weiter unten.

Der DIY-Ansatz: Entwicklung von WhatsApp Flows mit den Tools von Meta

Wenn Sie WhatsApp Flows mit den offiziellen Ressourcen von Meta selbst implementieren möchten, ist dies durchaus möglich – aber stellen Sie sich auf einen gewissen technischen Aufwand ein. Hier ist, was der offizielle Weg beinhaltet:

• WhatsApp Business-Konto und API-Zugang: Zunächst muss Ihr Unternehmen auf der WhatsApp Business Platform registriert sein. Flows sind für WhatsApp Business API-Konten (Cloud API oder über einen offiziellen Anbieter) aktiviert[28]. Sie müssen ein WhatsApp Business-Konto (WABA) und eine für die API registrierte Telefonnummer einrichten.
• Flow Builder oder API-Codierung: Meta bietet zwei Möglichkeiten, Flows zu erstellen:

• • Verwendung der Meta Flow Builder-Benutzeroberfläche: Im WhatsApp Manager (der Weboberfläche zur Verwaltung Ihres WhatsApp Business-Kontos) gibt es unter „Account Tools” ein Flow Builder-Tool, mit dem Sie Flows visuell gestalten können[29]. Sie können Bildschirme erstellen, Fragen und Eingabefelder hinzufügen und den Ablauf des Flows festlegen. Dies ist ein No-Code-Ansatz, der sich für die Erstellung einfacher statischer Flows (z. B. ein festes Formular) und zum schnellen Testen eignet.

• • Verwendung der API/programmatischer Ansatz: Für komplexere Anforderungen oder zur Automatisierung können Sie Flows definieren, indem Sie JSON-Definitionen über die WhatsApp-API senden. Meta hat neue API-Endpunkte für die Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Flows eingeführt[30]. Bei diesem Ansatz schreiben Sie eine JSON-Struktur, die die Bildschirme, Komponenten und Logik des Ablaufs beschreibt, und verwenden dann die API (oder die API eines Anbieters, z. B. Infobip oder 360dialog), um diesen Ablauf hochzuladen und zu senden. Diese Methode ist flexibel und für dynamische Abläufe (Abläufe, die Ihr Backend abfragen oder sich basierend auf Benutzereingaben ändern) erforderlich, erfordert jedoch Entwicklerressourcen.
• Auslösen des Flows in Unterhaltungen: WhatsApp Flows sind keine eigenständigen Apps – sie müssen als Teil einer Nachricht an die Benutzer gesendet werden. In der Regel verwenden Sie eine spezielle interaktive Nachricht mit einem Call-to-Action, der den Flow startet. Sie könnten beispielsweise eine Vorlagen-Nachricht mit dem Text „Hallo, bitte geben Sie Ihre Daten ein“ senden, die einen Button enthält, der den Flow öffnet, wenn er angetippt wird[31]. Flows können in zwei Kontexten initiiert werden:

• • Von Unternehmen initiierte (ausgehende) Nachrichten, bei denen eine vorgefertigte Massen-Nachricht mit einem „Formular ausfüllen”-Button versendet wird, der den Flow startet[32].
  • Innerhalb einer Sitzung sendet ein Kunde Ihnen eine Nachricht und Ihr Chatbot/Agent antwortet mit einem Ablauf-CTA als Teil der Konversation. In beiden Fällen müssen Sie die entsprechende Vorlage genehmigen lassen (wenn sie außerhalb der 24-Stunden-Sitzung liegt) und sicherstellen, dass der Benutzer sich für den Empfang von WhatsApp-Nachrichten angemeldet hat[33]. All dies ist Teil der Nachrichtenrichtlinie von WhatsApp, die das Vertrauen der Benutzer hoch hält.

Nun ist es eine Sache, den Ablauf über die offiziellen Methoden zu erstellen – aber ihn in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren, ist eine andere. Viele Teams beginnen mit dem Flow Builder oder der API von Meta, stoßen jedoch bald auf technische Hindernisse, wenn sie von einer Pilotphase zu einer vollständig integrierten Lösung übergehen. Zu den Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen, wenn Sie den DIY-Weg gehen, gehören:

1. Verschlüsselung und Sicherheitseinrichtung: Für jeden Ablauf, bei dem sensible oder dynamische Daten mit Ihrem Backend ausgetauscht werden, verlangt Meta die Einrichtung eines Verschlüsselungsschlüsselpaars und die Verarbeitung verschlüsselter Nutzdaten[34]. In der Praxis müssen Sie ein öffentliches-privates Schlüsselpaar generieren, den öffentlichen Schlüssel bei WhatsApp registrieren und dann die eingehenden Ablaufdaten auf Ihrem Server entschlüsseln. Dadurch wird sichergestellt, dass die während des Flows ausgetauschten Daten (z. B. die Eingaben eines Benutzers, die zur Validierung oder für die Logik des nächsten Schritts an Ihren Server gesendet werden) sicher sind. Dies ist ein wichtiger Schritt, der jedoch die Komplexität erhöht und Entwicklerkenntnisse in Kryptografie erfordert. Wie in einem Leitfaden erwähnt, handelt es sich hierbei nicht nur um eine Checkbox, sondern um eine Voraussetzung für die sichere Verarbeitung dynamischer Bildschirme[35].
2. Erstellen und Hosten eines Endpunkts für den „Datenaustausch”: Wenn Ihr Ablauf dynamisch ist – wenn er beispielsweise Live-Informationen (Produktverfügbarkeit, Kundendaten usw.) abrufen muss oder Sie möchten, dass er Eingaben automatisch in Ihre Datenbank überträgt –, müssen Sie einen Backend-Service-Endpunkt erstellen, um mit dem Ablauf zu interagieren. Der Ablauf ruft diesen Endpunkt während der Navigation auf (z. B. beim Wechsel von einem Bildschirm zum nächsten), um Daten abzurufen oder die Eingaben des Benutzers zu übermitteln. Dieser Endpunkt muss robust sein – Meta erwartet, dass er sicher ist, Verschlüsselung unterstützt, schnell reagiert (geringe Latenz) und hochverfügbar ist[36]. Im Wesentlichen richten Sie einen Mini-API-Dienst ein, der rund um die Uhr verfügbar sein muss, um den Ablauf zu unterstützen. Viele Anbieter und Dokumente bezeichnen dies als Datenaustausch oder Flow-Backend-Dienst. Die Implementierung ist nicht trivial: Sie benötigen eine Serverinfrastruktur, Datenbankintegration und Fehlerbehandlung, um sicherzustellen, dass der Ablauf nicht unterbrochen wird. In der Dokumentation von Infobip wird beispielsweise darauf hingewiesen, dass erweiterte (dynamische) Abläufe eine Verbindung zu einem Backend über den WhatsApp Business Manager erfordern, um die volle Funktionalität zu gewährleisten[37] – was bedeutet, dass Sie Anpassungen vornehmen müssen.
3. Laufende Wartung (Schlüssel, Überwachung, Updates): Jedes WhatsApp Business-Konto (und jede Telefonnummer), das Sie verwenden, verfügt über eigene Verschlüsselungsschlüssel und Einstellungen für Flows. Sie müssen den Zustand Ihrer Flow-Konfiguration überwachen – Schlüssel aktualisieren, überprüfen, ob Ihr Endpunkt immer verfügbar ist, Wiederholungsversuche oder Fehler behandeln usw.[38]. Tatsächlich müssen Sie zusätzlich zu Ihrem Kernprodukt eine kleine „Flow-Infrastruktur” pflegen. Im Laufe der Zeit, wenn Meta die API aktualisiert oder sich Ihre Geschäftslogik ändert, müssen Sie möglicherweise Ihre Flow-Definitionen und Ihren Backend-Code aktualisieren. Außerdem müssen Sie die Flow-Interaktionen protokollieren und überprüfen, insbesondere wenn Sie die Übermittlung von Daten verfolgen oder Fehler beheben möchten. All dies muss erledigt werden, bevor Sie die gesammelten Daten an den richtigen Stellen in Ihrem CRM oder Ihrer Datenbank zuordnen können!
4. Datenintegration und CRM-Zuordnung: Nachdem ein Benutzer einen WhatsApp Flow abgeschlossen hat, erhalten Sie schließlich seine Antworten (entweder über einen Webhook aus der WhatsApp-API oder durch Parsen der Daten aus Ihrem Flow-Endpunkt). Anschließend müssen Sie diese Daten Ihren Systemen zuordnen – beispielsweise indem Sie einen neuen Lead in Ihrem CRM erstellen, einen Kundendatensatz aktualisieren oder die Antworten in einer Tabelle speichern. Dies erfordert oft das Schreiben von zusätzlichem Integrationscode oder die Verwendung eines Tools wie einer Middleware. Es läuft nicht automatisch, es sei denn, Sie richten es so ein. Wie das Flowella-Team es ausdrückt: „Noch bevor Sie die Daten wieder in Ihr CRM zuordnen, müssen Sie sich um die Verschlüsselung, die Infrastruktur und die Schema-Validierung kümmern“ – was erklärt, warum viele Teams Flows testen, aber vor der reibungslosen End-to-End-Bereitstellung scheitern[39].

All diese Anforderungen bedeuten, dass die Einführung eines produktionsreifen WhatsApp Flows über den nativen Ansatz ein umfangreiches Projekt sein kann. In der Regel sind daran nicht nur Marketingfachleute, sondern auch Softwareentwickler oder IT-Ressourcen beteiligt. Tatsächlich ist die Komplexität der „Eigenentwicklung“ für die meisten Marketingteams eine Hürde, es sei denn, sie verfügen über ein technisches Team oder eine Drittanbieterplattform, die sich darum kümmert[40][41]. Hier kommen Lösungen von Drittanbietern ins Spiel, die die Arbeit vereinfachen oder übernehmen.

Wie Flowella WhatsApp Flows vereinfacht (kein Code erforderlich)

Hier kommt die gute Nachricht ins Spiel. Flowella ist eine Plattform, die entwickelt wurde, um die technischen Hürden zu beseitigen und Geschäftsanwendern die Vorteile von WhatsApp Flows zu ermöglichen, ohne dass sie Code schreiben oder die Infrastruktur verwalten müssen. Mit anderen Worten: Flowella bietet einen No-Code-Formular-Builder für WhatsApp, der in die Tools integriert ist, die Sie bereits verwenden.

Was ist Flowella? Kurz gesagt ist Flowella eine Integrationsplattform ohne Programmieraufwand, die WhatsApp mit Ihren bestehenden Formularen und CRM-Systemen verbindet. Es nimmt die Formulare oder Umfragen, die Sie in Tools wie HubSpot, Google Forms, Typeform, SurveyMonkey usw. haben, und wandelt sie in interaktive WhatsApp Flows um[42]. Wenn Kunden diese Flows in WhatsApp ausfüllen, sendet Flowella die Ergebnisse direkt an Ihr ursprüngliches System zurück, als hätte der Benutzer das Standard-Webformular ausgefüllt – ohne dass ein benutzerdefiniertes Backend oder eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist[43].

So funktioniert Flowella im Wesentlichen:

1. Verbinden Sie Ihr Formular-/CRM-Tool: Zunächst verbinden Sie Flowella mit dem System, in dem sich Ihr Formular oder Ihre Daten befinden. Dies kann ein CRM wie HubSpot oder ein Formularservice wie Google Forms oder Typeform sein. Flowella verwendet einen sicheren Zugriff (OAuth oder API-Schlüssel), um die Formularfelder und Validierungsregeln zu lesen, die Sie bereits in diesem Tool haben[44]. Wenn Sie beispielsweise ein HubSpot-Kontaktformular mit den Feldern „Name“, „E-Mail“ und „Unternehmen“ haben, ruft Flowella diese Struktur ab.
2. WhatsApp-Flow generieren: Flowella generiert dann automatisch einen WhatsApp-Flow aus Ihrem Formular, der diese Eingaben, Bezeichnungen, erforderlichen/optionalen Einstellungen und sogar Verzweigungslogik widerspiegelt, wenn Ihr Formular bedingte Felder enthält[44]. Im Wesentlichen erstellt es die JSON-Flow-Definition für Sie – Sie müssen keinen der WhatsApp-Flow-Bildschirme von Hand programmieren. Wenn Ihr Formular 5 Fragen enthält, hat der Flow 5 Bildschirme oder einen Bildschirm mit mehreren Feldern, die entsprechend strukturiert sind. Sie können natürlich den Text und die Reihenfolge nach Bedarf anpassen, aber die mühsame Arbeit der Erstellung der Flow-Benutzeroberfläche übernimmt der Builder von Flowella.
3. Veröffentlichen und teilen Sie den Flow: Wenn Sie mit dem Flow zufrieden sind, können Sie ihn über mehrere Kanäle bereitstellen. Mit Flowella können Sie den Flow über verschiedene Einstiegspunkte an Benutzer senden – Sie können ihn beispielsweise an eine Liste von WhatsApp-Kontakten senden (unter Verwendung einer genehmigten Vorlagen-Nachricht, die den Flow enthält), ihn von einem Kundendienstmitarbeiter in einem 1:1-Chat auslösen lassen, einen QR-Code oder Link für den Flow generieren oder sogar eine Click-to-WhatsApp-Anzeige verwenden, die den Flow beim Klicken startet[45]. Dank dieser Flexibilität können Sie Flows in Marketingkampagnen, auf Ihrer Website (z. B. QR-Code „Chatten Sie mit uns auf WhatsApp”) oder als Antwort auf eingehende Anfragen nutzen.
4. Erhalten Sie strukturierte Daten zurück: Während die Benutzer den WhatsApp Flow durchlaufen und ihre Antworten übermitteln, erfasst Flowella die Daten und sendet sie direkt an Ihr ursprüngliches Formular oder Ihre Datenbank[46]. Handelt es sich beispielsweise um ein HubSpot-Formular, erstellen die WhatsApp-Antworten eine neue Übermittlung in HubSpot (mit allen Feldern und sogar Metadaten wie Übermittlungszeit oder Quelle). Bei einem Google-Formular oder einer SurveyMonkey-Umfrage würden Sie einen neuen Eintrag in diesen Tools sehen. Im Falle von CRM-Integrationen kann Flowella auch Kontakteigenschaften aktualisieren oder direkt Datensätze erstellen. Der entscheidende Punkt ist, dass es für Ihre Backend-Systeme so aussieht, als wäre ein normales Formular ausgefüllt worden – nur dass dies alles über WhatsApp geschehen ist. Sie müssen keine benutzerdefinierte Integration erstellen; Flowella übernimmt die Zuordnung jeder WhatsApp-Antwort zum richtigen Feld in Ihrem System, und zwar sicher und in Echtzeit[43]. Ihr Team muss keine separaten Datenbanken, Endpunkte oder sogar Tabellenkalkulationen einrichten, um die Eingaben zu erfassen.

Was macht Flowella möglich? Im Wesentlichen abstrahiert es alle komplizierten Aspekte der nativen Implementierung von WhatsApp Flows. Laut der Dokumentation von Flowella übernimmt die Plattform folgende Aufgaben:

• Verschlüsselung und Datensicherheit: Flowella verwaltet für Sie die Verschlüsselungsschlüssel und den sicheren Datenaustausch zwischen WhatsApp und der Flowella-Plattform[47]. Sie müssen die Verschlüsselungsschlüssel nicht manuell konfigurieren oder rotieren; Flowella stellt sicher, dass jede Übertragung sensibler Daten (für dynamische Flows oder Datei-Uploads) hinter den Kulissen den Anforderungen von Meta entspricht.
• Backend-Endpunkt und Zuverlässigkeit: Anstatt einen benutzerdefinierten Endpunkt für den Flow zu hosten, ist der Cloud-Dienst von Flowella der Endpunkt. Er verarbeitet alle Anfragen aus dem Flow (z. B. das Abrufen dynamischer Dropdown-Optionen oder die Validierung von Eingaben auf Serverseite) mit geringer Latenz. Die Plattform ist auf Zuverlässigkeit ausgelegt und verfügt über eine ordnungsgemäße Behandlung von Wiederholungsversuchen, Zeitüberschreitungen und Überwachung. Kurz gesagt: Flowella betreibt den Server, sodass Sie dies nicht tun müssen[47].
• Datenvalidierung und Feldzuordnung: Flowella wendet automatisch die gleichen Validierungsregeln an wie Ihr ursprüngliches Formular (wenn beispielsweise ein E-Mail-Feld erforderlich ist und einem bestimmten Muster entsprechen muss, spiegelt der WhatsApp Flow dies wider). Außerdem ordnet es die Antwort jedes Feldes der richtigen Stelle in Ihrem verbundenen System zu[48]. Das bedeutet, dass Sie keine manuellen CSV-Importe oder Skripte benötigen, um Daten in Ihr CRM zu übertragen – dies geschieht sofort und ist von Grund auf korrekt. Wenn ein Benutzer eine Option auswählt oder einen Tippfehler macht, kann Flowella ihn wie Ihr Webformular auffordern, diesen zu korrigieren, um die Qualität der Daten zu gewährleisten.
• Fehlerbehandlung und Warnmeldungen: Wenn während eines Flows etwas schief geht (z. B. ein Netzwerkproblem oder ein Integrationsfehler), behandelt Flowella den Fehler elegant und kann Sie benachrichtigen[49]. Ihr Team muss kein komplettes Überwachungssystem für Flows aufbauen; Flowella übernimmt die Überwachung (z. B. Benachrichtigung, wenn eine Übermittlung nicht im CRM gepostet wurde, sodass Sie es erneut versuchen oder beheben können).

Durch die Abdeckung dieser Aspekte sorgt Flowella dafür, dass sich ein WhatsApp Flow wie ein weiteres Frontend für Ihre bestehenden Formulare verhält. Aus betrieblicher und analytischer Sicht ändert sich nichts – Sie erhalten weiterhin alle Ihre Daten an einem Ort, können die Konversionsraten messen und die Daten wie gewohnt verwalten[50]. Aus Sicht der Kunden haben Sie ihnen nun jedoch eine weitaus bessere Möglichkeit zur Interaktion (über WhatsApp) geboten.

Ein weiterer großer Vorteil von Flowella ist die native Integration mit HubSpot (und anderen CRM/Tools). HubSpot-Benutzer können beispielsweise Flowella nutzen, um jedes HubSpot-Formular oder Marketingformular in einen WhatsApp Flow umzuwandeln, wobei die Antworten automatisch in HubSpot eingespeist werden. Das bedeutet, dass neue Leads, die über eine WhatsApp-Konversation gesammelt wurden, sofort in HubSpot angezeigt werden, komplett mit allen Eigenschaften, und Ihre bestehenden HubSpot-Workflows genau wie eine normale Formularübermittlung auslösen können[51][14]. Die Integration von WhatsApp Flows in HubSpot schafft einen nahtlosen Trichter: Ein Kontakt kann ohne Kopieren und Einfügen oder Entwicklerarbeit aus einem WhatsApp-Chat in Ihr CRM gelangen, wodurch sofort automatisierte Follow-ups oder Vertriebsmaßnahmen möglich sind[52][53]. Für Marketingteams ist die Bereitstellung von Konversationsformularen auf WhatsApp ohne eine einzige Zeile Code ein großer Gewinn[14].

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der No-Code-Builder von Flowella die Einstiegshürde für WhatsApp Flows drastisch senkt. Er ermöglicht es nicht nur Entwicklern, sondern auch geschäftsorientierten Teams, Flows innerhalb von Stunden statt Wochen zu entwerfen und zu starten. Wenn Sie wissen, wie man ein Formular erstellt, können Sie mit Flowella einen WhatsApp Flow erstellen[4]. Durch die Kontaktaufnahme mit Kunden über WhatsApp, wo die Öffnungsraten bei fast 98 % liegen[54], und die Beseitigung der üblichen Abbruchpunkte (externe Links, Logins usw.) hilft Flowella Unternehmen, mit minimalem Aufwand viel höhere Abschluss- und Interaktionsraten zu erzielen[55][16].

Fazit

WhatsApp Flows läuten eine neue Ära der dialogorientierten Interaktion in der weltweit beliebtesten Messaging-App ein. Sie ermöglichen es Unternehmen, reichhaltige, app-ähnliche Erlebnisse zu bieten – von der Erfassung von Leads bis zum Kundenservice – in einem Kanal, der persönlich und unmittelbar wirkt. Für Unternehmer und Vermarkter eröffnet dies spannende Möglichkeiten, das Engagement und die Konversionsraten zu steigern: Stellen Sie sich vor, Sie könnten langwierige Anmeldeformulare oder Feedback-Umfragen in kurze Chats verwandeln, die Kunden tatsächlich ausfüllen.

Während die Implementierung von WhatsApp Flows direkt über die API von Meta komplex sein kann (mit Verschlüsselung, benutzerdefinierten Endpunkten und erheblichem Entwicklungsaufwand), gibt es mittlerweile Lösungen wie Flowella, die diese Lücke schließen. Flowella ermöglicht einen geschäftsorientierten, no-code-Ansatz für WhatsApp Flows, indem es Ihre bestehenden Formulare in interaktive Chats umwandelt und die Ergebnisse direkt mit Ihrem CRM oder Ihrer Datenbank synchronisiert. Auf diese Weise entfällt die Notwendigkeit einer speziellen Entwicklung und Sie können sich auf die Gestaltung großartiger Customer Journeys und Fragen konzentrieren, anstatt sich mit Technik und Code zu beschäftigen.

Wenn Sie Ihre Marketing- und Kundenbindungsstrategien für 2025 und darüber hinaus planen, sind WhatsApp Flows – oder WhatsApp Forms – definitiv ein Trend, den Sie berücksichtigen sollten. Frühe Anwender verzeichnen höhere Antwortraten, eine reichhaltigere Datenerfassung und schnellere Kundenaktionen, indem sie Flows in Szenarien wie Lead-Generierung, Buchungen und Kunden-Onboarding nutzen. Und mit Tools wie Flowella, die die Bereitstellung von Flows vereinfachen (sogar die Integration mit HubSpot und anderen Systemen ist sofort möglich), gibt es immer weniger Gründe, diesen Kanal nicht auszuprobieren.

Letztendlich läuft es auf eine einfache Idee hinaus: Begegnen Sie Ihren Kunden dort, wo sie sich bereits befinden. Sie sind auf WhatsApp – und dank WhatsApp Flows können Ihre Formulare jetzt auch dort sein und auf einen schnellen Fingertipp oder eine Antwort warten. Durch die Nutzung von WhatsApp Flows können Unternehmen einst statische Prozesse in dynamische Konversationen verwandeln und so ein reibungsloseres Erlebnis für Kunden und bessere Ergebnisse für sich selbst schaffen. Es ist eine Win-Win-Situation, die in einem WhatsApp-Chat-Thread umgesetzt wird. 🚀