Was sind WhatsApp-Flows? Ein umfassender Leitfaden

WhatsApp hat sich über das einfache Messaging hinaus zu einem leistungsstarken Geschäftskanal entwickelt. Eine der neuesten Innovationen ist WhatsApp Flows - eine Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, interaktive, mehrstufige Erlebnisse innerhalb eines WhatsApp-Chats zu schaffen. In diesem ausführlichen Leitfaden erklären wir, was WhatsApp Flows sind, warum sie für Unternehmen und Marketer wichtig sind, wie Sie sie über den offiziellen Weg von Meta implementieren können und wie Tools wie Flowella es viel einfacher machen, diese Funktion zu nutzen.

Einführung in WhatsApp Flows

Mit WhatsApp Flows (auch als WhatsApp-Formulare bekannt) können Sie eine strukturierte, interaktive Reise direkt innerhalb einer WhatsApp-Konversation aufbauen[1][2]. Anstatt Nutzer auf eine externe Webseite oder App zu schicken, bleibt die gesamte Interaktion innerhalb des Chats. Das bedeutet, dass Kunden direkt in WhatsApp nach Produkten suchen, Formulare ausfüllen, Bestellungen aufgeben oder Feedback abgeben können , ohne jemals die Plattform wechseln zu müssen[1]. Meta führte WhatsApp Flows Ende 2023 als Teil der WhatsApp Business Platform ein, mit dem Ziel, gängige geschäftliche Interaktionen schneller und nahtloser innerhalb der Chat-App zu gestalten[3].

Im Kern ist ein WhatsApp-Flow wie eine Mini-App oder ein Formular, das im Chat läuft. Er besteht aus einer Reihe von Bildschirmen und Eingabeelementen, die den Nutzer Schritt für Schritt durch eine Aufgabe oder ein Formular führen. Flows unterstützen vertraute Formularkomponenten wie Textfelder, Schaltflächen, Menüs, Daten und Datei-Uploads, die alle nativ in WhatsApp dargestellt werden[4][5]. Ein Flow kann zum Beispiel enthalten:

• Texteingabe: Der Benutzer tippt eine Freiform-Antwort in eine Sprechblase (z. B. seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse)[5].
• Mehrfach-Auswahl/Dropdown: Dem Benutzer wird eine Liste von Optionen in Form von antippbaren Schaltflächen oder eines Dropdown-Menüs angezeigt, aus denen er eine vordefinierte Antwort auswählen kann (z. B. die Auswahl eines Produkts oder die Auswahl von "Ja/Nein")[5].
• Datum-Auswahl: Über eine Mini-Kalenderschnittstelle kann der Benutzer ein Datum auswählen (für die Planung von Terminen oder Buchungen), ohne das Datum manuell eingeben zu müssen[5].
• Datei-Upload: Der Benutzer kann ein Foto/Dokument (z. B. ein Ausweisbild oder eine PDF-Datei) direkt im Chat als Teil des Ablaufs anhängen oder aufnehmen[6].

Jeder Bildschirm kann eine oder mehrere Eingabekomponenten haben, und der Flow kann die Eingaben validieren und Pflichtfelder verlangen, bevor er zum nächsten Schritt übergeht. WhatsApp-Flows stellen in Echtzeit sicher, dass die erforderlichen Felder ausgefüllt sind und die Eingaben das richtige Format haben - keine "Ups, falsches Format"-Fehler mehr im Nachhinein[7][8]. Die Schaltfläche "Weiter" oder "Abschicken" in einem Flow kann deaktiviert werden, bis alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, sodass Kunden nicht versehentlich wichtige Informationen überspringen können[8]. Diese Echtzeit-Validierung bedeutet, dass Sie saubere, strukturierte Daten (z. B. gültige E-Mail-Adressen, richtig formatierte Daten) aus der Chat-Interaktion erhalten, ohne dass Nachbesserungen erforderlich sind[7].

Warum WhatsApp-Flows für Unternehmen wichtig sind

Für Unternehmen und Vermarkter stellen WhatsApp Flows eine neue, äußerst ansprechende Möglichkeit dar, mit Kunden zu interagieren. Betrachten Sie einige der wichtigsten Vorteile:

• Reibungslose Kundenerfahrung: Flows reduzieren die Reibung, die typischerweise entsteht, wenn man Kunden dazu bringt, Aktionen auszuführen. Die Nutzer müssen nicht auf einen Link klicken und auf eine mobile Webseite oder App warten; alles geschieht innerhalb des Chats, in dem sie sich bereits befinden. Dieser In-App-Ansatz bietet App-ähnliche Interaktionen innerhalb von WhatsApp und führt die Nutzer Schritt für Schritt durch eine maßgeschneiderte Customer Journey[9]. Durch den Wegfall zusätzlicher Schritte (wie z. B. die Anmeldung auf einer Website oder die Navigation in einem Formular auf einem winzigen Bildschirm) helfen die Flows den Kunden, Aufgaben mit weit weniger Aufwand zu erledigen[10]. Kurz gesagt, es fühlt sich eher wie ein natürliches Gespräch an als ein formelles Formular.
• Höheres Engagement und höhere Erledigungsraten: Da WhatsApp ein Kanal ist, in dem die Menschen sehr aktiv und reaktionsfreudig sind, können Flows die Antwortquoten drastisch verbessern. WhatsApp-Nachrichten haben eine ähnliche Reichweite wie E-Mail-Nachrichten und weisen eine viel höhere Beteiligung auf - etwa 98 % der WhatsApp-Nachrichten werden geöffnet, und 40-60 % erhalten eine Antwort, was eine 2-3-fach höhere Antwortquote als bei E-Mail oder SMS bedeutet[11]. Indem sie die Kunden dort treffen, wo sie sich bereits aufhalten (WhatsApp hat weltweit über 2,5 Milliarden Nutzer), können Unternehmen damit rechnen, dass mehr Formulare ausgefüllt werden, mehr Anmeldungen abgeschlossen werden und weniger Abbrüche erfolgen. Tatsächlich zeigen erste Ergebnisse, dass strukturierte Chat-Erlebnisse zu einer besseren Erledigung von Aufgaben und weniger Abbrüchen führen, als wenn Nutzer auf externe Kanäle verwiesen werden[12]. Es ist einfach wahrscheinlicher, dass Kunden den Prozess abschließen, wenn er in einer freundlichen Chat-Umgebung abläuft, der sie vertrauen, als in einem klobigen Webformular in einem mobilen Browser.
• Persönliche Interaktion in Echtzeit: WhatsApp ist von Natur aus gesprächig und unmittelbar. Ein Vorgang in WhatsApp fühlt sich wie ein persönlicher Chat-Austausch an, nicht wie ein langweiliges Formular. Kunden können bei Bedarf in Echtzeit Fragen stellen oder Erklärungen erhalten (sogar zusammen mit einem Chatbot oder Live-Agenten), was die Unterbrechung einer einseitigen Formularübermittlung beseitigt und die Kundenzufriedenheit erhöht[13]. Außerdem wissen die Nutzer bei der Verwendung von WhatsApp, dass sie mit einem Konto interagieren, das verifiziert werden kann (grünes Häkchen für offizielle Geschäftskonten), was das Vertrauen erhöht. All dies trägt zu einer positiveren Kundenerfahrung bei, was wiederum die Konversionen und die Markenwahrnehmung steigern kann.
• Nahtlose Datenerfassung: Jede Antwort, die der Kunde in einem Flow gibt, wird sofort als strukturierte Daten erfasst. Mit Flows müssen Formularantworten nicht mehr manuell exportiert oder bereinigt werden - die Daten werden in einem Format erfasst, das in Echtzeit in Ihre Systeme eingespeist werden kann[14]. Das bedeutet, dass Marketing- und Vertriebsteams sofort verwertbare Daten (Leads, Feedback, Bestellungen usw.) erhalten, ohne warten oder zusätzliche Arbeit leisten zu müssen. Integrationen können Nutzer auf der Grundlage ihrer Antworten automatisch markieren oder segmentieren, was eine schnellere Weiterverfolgung und Personalisierung in der Folge ermöglicht[15].

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass WhatsApp Flows die Bequemlichkeit von Chats mit der Struktur von Formularen kombinieren und Unternehmen damit ein leistungsfähiges Instrument zur Verfügung stellen, um Nutzer einzubinden und zu Aktionen zu bewegen. Unternehmen, die traditionell mit niedrigen Ausfüllraten von Formularen oder unbeantworteten E-Mails zu kämpfen haben, können durch die Verlagerung dieser Interaktionen auf WhatsApp-Flows[16][17]einen deutlichen Aufschwung erleben.

Wichtige Anwendungsfälle für WhatsApp-Flows

Welche Arten von Geschäftsaufgaben können Sie mit WhatsApp Flows abwickeln? Die kurze Antwort: alles, was einen strukturierten Informationsaustausch beinhaltet. Flows sind ideal für formularähnliche Anwendungsfälle entlang der Customer Journey. Hier sind einige beliebte Beispiele:

• Lead-Generierung & Anmeldungen: Verwenden Sie Flows, um neue Leads oder Registrierungen nahtlos im Chat zu erfassen. Sie können zum Beispiel einen interaktiven Anmeldefluss für einen Newsletter, eine Veranstaltung oder eine Werbeaktion während einer Marketingkampagne erstellen[18]. Anstatt dass ein Benutzer auf einen Link zu einer Landing Page klickt, erhält er eine WhatsApp-Nachricht, in der ihm direkt in der Konversation ein paar Fragen gestellt werden (z. B. Name, E-Mail, Präferenzen). Dies senkt die Einstiegshürde und kann die Lead-Capture-Raten erheblich steigern[19].
• Terminbuchung: Ermöglichen Sie es Kunden, Termine oder Reservierungen über WhatsApp zu vereinbaren. Ein Ablauf kann den Nutzer durch die Auswahl einer Dienstleistung, die Auswahl eines verfügbaren Datums/einer Uhrzeit (mit einem Datumspicker) und die Bestätigung der Buchung führen - alles im Chat[19]. Dies ist ideal für Salons, Kliniken, Berater, Testbuchungen und mehr. Der interaktive Ablauf stellt sicher, dass die Termindetails korrekt erfasst und sofort bestätigt werden, ohne dass Anrufe oder E-Mails hin und her gehen müssen.
• Kundenfeedback und Umfragen: Sammeln Sie Feedback oder führen Sie Umfragen dort durch, wo die Kunden am ehesten antworten. So können Sie beispielsweise nach einem Kauf oder einer Support-Interaktion einen WhatsApp-Flow senden, in dem eine NPS-Frage (Net Promoter Score) gestellt, eine Bewertung und ein optionaler Kommentar erfasst werden[20]. Da es sich nur um eine kurze Chat-Interaktion handelt, sind die Antwortraten viel höher als bei herkömmlichen E-Mail-Umfragen. Unternehmen nutzen Flows für Produktfeedback, Servicebewertungen oder Umfragen nach Veranstaltungen, um Erkenntnisse in Echtzeit zu erhalten[21]. Alle Antworten können direkt in Ihr Umfragetool oder CRM zur Analyse eingespeist werden.
• Produktdurchsuchung und -bestellung: Flows können sogar E-Commerce-Aktionen erleichtern. Sie können einen Mini-Katalog oder ein geführtes Einkaufserlebnis in WhatsApp erstellen - zum Beispiel, um Produktoptionen zu zeigen und eine Bestellung oder Vorbestellung zu erfassen. Die Nutzer können Produkte durchsuchen, ihre Auswahl konfigurieren und Bestellungen nativ in WhatsApp aufgeben[1]. Dies ist wie ein vereinfachter App- oder Webshop, der in den Chat eingebettet ist. Für Unternehmen bedeutet dies, dass weniger Bestellungen abgebrochen werden, da die Kunden die Konversation nie verlassen. Bestätigung und Bezahlung (falls erforderlich) können in den Ablauf integriert oder von einem Agenten nachbearbeitet werden.
• Onboarding & KYC (Kenne deinen Kunden): Für Unternehmen, die Kundendaten oder -dokumente erfassen müssen (häufig bei Finanzdienstleistungen, Telekommunikation oder beim Onboarding von Nutzern), sind WhatsApp Flows ein entscheidender Vorteil. Sie können einen Onboarding-Flow entwerfen, der Schritt für Schritt Informationen abfragt - z. B. persönliche Daten, Adresse, und dann den Nutzer auffordert, ein Foto seines Ausweises oder andere Dokumente hochzuladen - alles sicher im Chat[22][6]. Flowellas eigener Anwendungsfall zeigt einen KYC-Fluss, bei dem Bildschirme wie "Identitätsinfo → Adresse → Dokumenten-Upload → Zustimmung" alles erfassen und direkt in ein CRM einspeisen (wie das Erstellen eines Kontakts und eines angehängten KYC-Datensatzes in HubSpot)[23][24]. Für die Kunden ist dies viel einfacher als die Navigation in einem komplexen Formular oder Portal. Außerdem werden dadurch Fehler reduziert, da jede Eingabe validiert werden kann (z. B. das Format einer ID-Nummer) und erforderliche Dokumente sofort erfasst werden.
• Workflows für die Kundenbetreuung: Neben der proaktiven Nutzung können Workflows auch kundeninitiierte Prozesse unterstützen. So kann ein Support-Chatbot oder -Agent einen Workflow auslösen, um strukturierte Informationen für ein Support-Ticket zu sammeln ("Nennen Sie uns Ihr Problem - wählen Sie aus dieser Liste aus, geben Sie Details an, usw.") oder um die Fehlerbehebung zu unterstützen. Auf ähnliche Weise können Abläufe Dinge wie die Aktualisierung von Kontoinformationen (Änderung der Adresse oder Telefonnummer) handhaben, indem sie den Benutzer durch Verifizierungs- und Eingabebildschirme führen[25]. Durch den Einsatz von Abläufen im Support können Unternehmen sicherstellen, dass sie alle erforderlichen Informationen in einer einzigen Sitzung erhalten und Kunden ihre Probleme schneller lösen können.

Dies sind nur einige Beispiele - WhatsApp Flows sind vielseitig und können auf viele Szenarien zugeschnitten werden, von der Erfassung von Veranstaltungs-RSVPs bis zur Bearbeitung von Versicherungsangeboten[26][19]. Meta ist dabei, die Möglichkeiten von Flows weiter auszubauen, so dass wir erwarten können, dass mit der Weiterentwicklung der Funktion noch mehr Anwendungsfälle auftauchen werden[27].

(Hinweis: WhatsApp Flows sind derzeit nur über die WhatsApp Business Platform/API verfügbar , nicht in der regulären WhatsApp Business App[28]. Das bedeutet, dass Unternehmen in der Regel über eine API-Integration oder einen Lösungsanbieter auf Flows zugreifen - mehr dazu weiter unten).

Der DIY-Ansatz: Entwickeln von WhatsApp-Flows mit Metas Tools

Wenn Sie WhatsApp Flows mit den offiziellen Ressourcen von Meta selbst implementieren möchten, ist dies durchaus möglich - stellen Sie sich jedoch auf einen gewissen technischen Aufwand ein. Der offizielle Weg sieht folgendermaßen aus:

• WhatsApp Business Account & API-Zugang: Zunächst muss Ihr Unternehmen auf der WhatsApp Business Plattform sein. Flows sind für WhatsApp Business API-Konten aktiviert (Cloud API oder über einen offiziellen Anbieter)[28]. Sie müssen einen WhatsApp Business Account (WABA) einrichten und eine Telefonnummer angeben, die für die API registriert ist.
• Flow Builder oder API-Codierung: Meta bietet zwei Möglichkeiten zur Erstellung von Flows:

• • Mit dem Meta Flow Builder UI: Im WhatsApp Manager (der Weboberfläche zur Verwaltung Ihres WhatsApp Business-Kontos) gibt es unter "Konto-Tools" ein Flow Builder-Tool, mit dem Sie Abläufe visuell gestalten können[29]. Sie können Bildschirme erstellen, Fragen und Eingabefelder hinzufügen und festlegen, wie der Ablauf abläuft. Dies ist ein No-Code-Ansatz, der für die Erstellung einfacher statischer Abläufe (z. B. eines festen Formulars) und zum schnellen Testen von Dingen praktisch ist.

• • Verwendung des API/Programmatik-Ansatzes: Für komplexere Anforderungen oder zur Automatisierung können Sie Abläufe definieren, indem Sie JSON-Definitionen über die WhatsApp-API senden. Meta hat neue API-Endpunkte für die Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Flows eingeführt[30]. Bei diesem Ansatz schreiben Sie eine JSON-Struktur, die die Bildschirme, Komponenten und die Logik des Ablaufs beschreibt, und verwenden dann die API (oder die API eines Anbieters, z. B. Infobip oder 360dialog), um diesen Ablauf hochzuladen und zu senden. Diese Methode ist flexibel und notwendig für dynamische Abläufe (Abläufe, die Ihr Backend abfragen oder sich aufgrund von Benutzereingaben ändern), erfordert aber Entwicklerressourcen.
• Auslösen des Flows in Konversationen: WhatsApp-Flows sind keine eigenständigen Anwendungen - sie müssen als Teil einer Nachricht an die Benutzer gesendet werden. Normalerweise verwenden Sie eine spezielle interaktive Nachricht mit einer Handlungsaufforderung, die den Flow startet. Sie könnten zum Beispiel eine Vorlagenachricht mit dem Text "Hallo, bitte füllen Sie Ihre Daten aus" mit einer Schaltfläche senden, die den Flow öffnet, wenn Sie darauf tippen[31]. Flows können in zwei Kontexten initiiert werden:

• • Von Unternehmen initiierte (ausgehende) Nachrichten, bei denen eine Schablone mit einer Schaltfläche "Formular ausfüllen" gesendet wird, die den Ablauf startet[32].
  • Innerhalb einer Sitzung sendet ein Kunde eine Nachricht an Sie und Ihr Chatbot/Agent antwortet mit einem CTA als Teil der Konversation. In beiden Fällen müssen Sie die entsprechende Vorlage genehmigen lassen (wenn sie außerhalb der 24-Stunden-Sitzung liegt) und sicherstellen, dass der Nutzer für den Empfang von WhatsApp-Nachrichten freigeschaltet ist[33]. Dies alles ist Teil der WhatsApp-Nachrichtenpolitik, die das Vertrauen der Nutzer hoch hält.

Nun ist es eine Sache, den Flow mit den offiziellen Methoden zu erstellen, aber die Integration in Ihre Geschäftsprozesse ist eine andere. Viele Teams beginnen mit dem Flow Builder oder der API von Meta, stoßen aber bald an technische Grenzen, wenn sie von einer Pilotlösung zu einer vollständig integrierten Lösung übergehen. Einige der Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen, wenn Sie die DIY-Route wählen, sind:

1. Verschlüsselung und Sicherheitseinrichtung: Für jeden Datenfluss, der sensible oder dynamische Daten mit Ihrem Backend austauscht, muss Meta ein Verschlüsselungsschlüsselpaar einrichten und verschlüsselte Nutzdaten verarbeiten[34]. In der Praxis müssen Sie ein öffentlich-privates Schlüsselpaar generieren, den öffentlichen Schlüssel bei WhatsApp registrieren und dann die eingehenden Daten auf Ihrem Server entschlüsseln. Dadurch wird sichergestellt, dass die während des Datenflusses ausgetauschten Daten (z. B. die Eingaben eines Benutzers, die zur Validierung oder für die Logik des nächsten Schritts an Ihren Server gesendet werden) sicher sind. Dies ist ein wichtiger Schritt, der jedoch die Komplexität erhöht und Kenntnisse der Entwickler in der Kryptografie erfordert. In einem Leitfaden wird darauf hingewiesen, dass es sich hierbei nicht nur um ein Kontrollkästchen handelt, sondern um eine Grundvoraussetzung für die sichere Verarbeitung dynamischer Bildschirme[35].
2. Erstellen und Hosten eines "Datenaustausch"-Endpunkts: Wenn Ihr Ablauf dynamisch ist - z. B. wenn er aktuelle Informationen abrufen muss (Produktverfügbarkeit, Kundendatensätze usw.) oder wenn Sie möchten, dass er automatisch Eingaben in Ihre Datenbank überträgt - müssen Sie einen Backend-Service-Endpunkt erstellen, der mit dem Ablauf interagiert. Der Ablauf ruft diesen Endpunkt während der Navigation auf (z. B. beim Wechsel von einem Bildschirm zum nächsten), um Daten abzurufen oder die Eingaben des Benutzers zu übermitteln. Dieser Endpunkt muss robust sein - Meta erwartet, dass sie sicher ist, mit Verschlüsselung umgehen kann, schnell reagiert (niedrige Latenzzeit) und hochverfügbar ist[36]. Im Wesentlichen richten Sie einen Mini-API-Dienst ein, der rund um die Uhr verfügbar sein muss, um den Flow zu unterstützen. Viele Anbieter und Dokumentationen bezeichnen dies als Datenaustausch- oder Flow-Backend-Service. Die Implementierung dieses Dienstes ist nicht trivial: Sie benötigen eine Serverinfrastruktur, Datenbankintegration und Fehlerbehandlung, um sicherzustellen, dass der Datenfluss nicht auf halbem Weg abbricht. In der Infobip-Dokumentation wird zum Beispiel darauf hingewiesen, dass fortgeschrittene (dynamische) Flows eine Verbindung zu einem Backend über den WhatsApp Business Manager erfordern, um die volle Funktionalität zu erhalten[37] - was bedeutet, dass Sie selbst Hand anlegen müssen.
3. Laufende Wartung (Schlüssel, Überwachung, Updates): Jedes WhatsApp Business-Konto (und jede Telefonnummer), das Sie verwenden, hat seine eigenen Verschlüsselungsschlüssel und Einstellungen für Flows. Sie müssen den Zustand Ihres Flow-Setups überwachen - Schlüssel auf dem neuesten Stand halten, überprüfen, ob Ihr Endpunkt immer erreichbar ist, Wiederholungsversuche oder Fehler behandeln usw.[38]. Im Endeffekt müssen Sie zusätzlich zu Ihrem Kernprodukt eine kleine "Flow-Infrastruktur" unterhalten. Im Laufe der Zeit, wenn Meta die API aktualisiert oder Ihre Geschäftslogik ändert, müssen Sie möglicherweise Ihre Ablaufdefinitionen und Ihren Backend-Code aktualisieren. Außerdem müssen Sie die Interaktionen mit den Abläufen protokollieren und prüfen, insbesondere, wenn Sie Übermittlungen verfolgen oder Fehler beheben möchten. Und das alles , bevor Sie sich mit dem Mapping der gesammelten Daten an den richtigen Stellen in Ihrem CRM oder Ihrer Datenbank beschäftigen!
4. Datenintegration und CRM-Mapping: Nachdem ein Nutzer einen WhatsApp-Flow abgeschlossen hat, erhalten Sie seine Antworten (entweder über einen Webhook von der WhatsApp-API oder durch Parsen der Daten von Ihrem Flow-Endpunkt). Es liegt dann an Ihnen, diese Daten in Ihren Systemen abzubilden - zum Beispiel, indem Sie einen neuen Lead in Ihrem CRM erstellen, einen Kundendatensatz aktualisieren oder die Antworten in einer Tabelle speichern. Dazu müssen Sie oft zusätzlichen Integrationscode schreiben oder ein Tool wie eine Middleware verwenden. Es geschieht nicht automatisch, es sei denn, Sie bauen es so auf. Das Flowella-Team drückt es so aus : "Noch bevor Sie die Daten in Ihr CRM zurückführen, müssen Sie die Verschlüsselungsroutinen, die Infrastruktur und die Schemavalidierung pflegen " - was erklärt, warum viele Teams die Datenflüsse testen, aber vor einer reibungslosen End-to-End-Bereitstellung wieder aufgeben[39].

All diese Anforderungen bedeuten, dass die Einführung eines produktionsreifen WhatsApp-Flows über den nativen Ansatz ein umfangreiches Projekt sein kann. In der Regel sind daran Softwareentwickler oder IT-Ressourcen beteiligt, nicht nur Marketer. In der Tat ist die "DIY"-Komplexität für die meisten Marketingteams ein Hindernis, es sei denn, Sie haben ein technisches Team oder eine Drittanbieterplattform, die sich darum kümmert[40][41]. Hier kommen die Lösungen von Drittanbietern ins Spiel, um die Arbeit zu vereinfachen oder abzunehmen.

Wie Flowella die WhatsApp-Flows vereinfacht (kein Code erforderlich)

An dieser Stelle kommen die guten Nachrichten ins Spiel. Flowella ist eine Plattform, die entwickelt wurde, um die technischen Hürden zu beseitigen und es Geschäftsanwendern zu ermöglichen, die Vorteile von WhatsApp Flows zu nutzen , ohne Code schreiben oder die Infrastruktur verwalten zu müssen. Mit anderen Worten: Flowella bietet einen WhatsApp-Formularersteller ohne Code, der in die Tools integriert ist, die Sie bereits verwenden.

Was ist Flowella? Kurz gesagt, Flowella ist eine No-Code-Integrationsplattform, die WhatsApp mit Ihren bestehenden Formularen und CRM-Systemen verbindet. Es nimmt die Formulare oder Umfragen, die Sie in Tools wie HubSpot, Google Forms, Typeform, SurveyMonkey usw. haben, und wandelt sie in interaktive WhatsApp-Flows[42] um. Wenn Kunden diese Flows in WhatsApp ausfüllen, sendet Flowella die Ergebnisse direkt zurück in Ihr ursprüngliches System, als ob der Benutzer das Standard-Webformular ausgefüllt hätte - kein benutzerdefiniertes Backend oder manuelle Dateneingabe erforderlich[43].

So funktioniert Flowella - auf hohem Niveau:

1. Verbinden Sie Ihr Formular/CRM-Tool: Sie beginnen damit, Flowella mit dem System zu verbinden, in dem Ihr Formular oder Ihre Daten gespeichert sind. Das kann ein CRM wie HubSpot oder ein Formularservice wie Google Forms oder Typeform sein. Flowella verwendet einen sicheren Zugang (OAuth oder API-Schlüssel), um die Formularfelder und Validierungsregeln zu lesen, die Sie bereits in diesem Tool haben[44]. Wenn Sie beispielsweise ein HubSpot-Kontaktformular mit Feldern für "Name", "E-Mail" und "Unternehmen" haben, wird Flowella diese Struktur abrufen.
2. Generieren eines WhatsApp-Flows: Flowella generiert dann automatisch einen WhatsApp-Flow aus Ihrem Formular, der diese Eingaben, Beschriftungen, erforderlichen/optionalen Einstellungen und sogar die Verzweigungslogik widerspiegelt, wenn Ihr Formular bedingte Felder hat[44]. Im Wesentlichen wird die JSON-Flow-Definition für Sie erstellt - Sie müssen keinen der WhatsApp-Flow-Bildschirme von Hand programmieren. Wenn Ihr Formular 5 Fragen hat, wird der Fluss 5 Bildschirme oder einen Bildschirm mit mehreren Feldern haben, die entsprechend strukturiert sind. Natürlich können Sie den Text und die Reihenfolge nach Bedarf anpassen, aber die Hauptarbeit bei der Erstellung der Flow-Oberfläche übernimmt der Flowella-Builder.
3. Veröffentlichen und teilen Sie den Flow: Sobald Sie mit dem Flow zufrieden sind, können Sie ihn über verschiedene Kanäle bereitstellen. Mit Flowella können Sie den Flow über verschiedene Eingangspunkte an die Nutzer senden - zum Beispiel können Sie ihn an eine Liste von WhatsApp-Kontakten senden (unter Verwendung einer genehmigten Vorlagenachricht, die den Flow enthält), ihn von einem Kundendienstmitarbeiter in einem 1:1-Chat auslösen lassen, einen QR-Code oder Link für den Flow generieren oder sogar eine Click-to-WhatsApp-Anzeige verwenden, die den Flow startet, wenn er angeklickt wird[45]. Dank dieser Flexibilität können Sie Flows in Marketingkampagnen, auf Ihrer Website (z. B. QR-Code "Chatten Sie mit uns auf WhatsApp") oder als Antwort auf eingehende Anfragen nutzen.
4. Strukturierte Daten zurückerhalten: Wenn Nutzer den WhatsApp-Flow durchlaufen und ihre Antworten übermitteln, erfasst Flowella die Daten und sendet sie direkt in Ihr ursprüngliches Formular oder Ihre Datenbank[46]. Handelt es sich beispielsweise um ein HubSpot-Formular, erstellen die WhatsApp-Antworten eine neue Übermittlung in HubSpot (komplett mit allen Feldern und sogar Metadaten wie Übermittlungszeit oder Quelle). Wäre es ein Google-Formular oder eine SurveyMonkey-Umfrage, würden Sie einen neuen Eintrag in diesen Tools sehen. Im Falle von CRM-Integrationen kann Flowella auch Kontakteigenschaften aktualisieren oder direkt Datensätze erstellen. Der springende Punkt ist, dass es für Ihre Backend-Systeme so aussieht, als wäre ein normales Formular ausgefüllt worden - nur, dass das alles über WhatsApp passiert ist. Sie brauchen keine benutzerdefinierte Integration zu erstellen; Flowella übernimmt die Zuordnung jeder WhatsApp-Antwort zum richtigen Feld in Ihrem System, und zwar sicher und in Echtzeit[43]. Ihr Team muss keine separaten Datenbanken, Endpunkte oder sogar Tabellenkalkulationen einrichten, um die Eingaben zu erfassen.

Was bringt Flowella auf den Tisch, um dies zu ermöglichen? Im Wesentlichen abstrahiert es alle unübersichtlichen Teile der nativen Implementierung von WhatsApp Flows. Laut der Dokumentation von Flowella kümmert sich die Plattform um folgende Punkte:

• Verschlüsselung und Datensicherheit: Flowella verwaltet die Verschlüsselungsschlüssel und den sicheren Datenaustausch zwischen WhatsApp und der Flowella-Plattform für Sie[47]. Sie müssen die Verschlüsselungsschlüssel nicht manuell konfigurieren oder rotieren; Flowella stellt im Hintergrund sicher, dass jede Übertragung sensibler Daten (für dynamische Flows oder Datei-Uploads) die Anforderungen von Meta erfüllt.
• Backend-Endpunkt & Zuverlässigkeit: Anstatt dass Sie einen benutzerdefinierten Endpunkt für den Datenfluss hosten, ist der Cloud-Service von Flowella der Endpunkt. Er verarbeitet alle Anfragen aus dem Flow (z. B. das Abrufen dynamischer Dropdown-Optionen oder die serverseitige Validierung von Eingaben) mit geringer Latenz. Die Plattform ist so aufgebaut, dass sie zuverlässig ist und Wiederholungsversuche, Zeitüberschreitungen und Überwachung ordnungsgemäß handhabt. Kurz gesagt: Flowella betreibt den Server, damit Sie es nicht tun müssen[47].
• Datenvalidierung und Feldzuordnung: Flowella erzwingt automatisch dieselben Validierungsregeln wie Ihr ursprüngliches Formular (wenn z. B. ein E-Mail-Feld erforderlich ist und einem bestimmten Muster entsprechen muss, spiegelt der WhatsApp Flow dies wider). Außerdem wird die Antwort jedes Feldes der richtigen Stelle in Ihrem verbundenen System zugeordnet[48]. Das bedeutet, dass keine manuellen CSV-Importe oder Skripte erforderlich sind, um Daten in Ihr CRM-System zu übertragen - die Daten werden sofort und korrekt übertragen. Wenn ein Benutzer eine Option auswählt oder einen Tippfehler macht, kann Flowella ihn auffordern, dies zu korrigieren, genau wie bei einem Webformular, um die Qualität der Daten sicherzustellen.
• Fehlerbehandlung und Warnungen: Wenn während eines Datenflusses etwas schief geht (z. B. ein Netzwerkproblem oder ein Integrationsfehler), kann Flowella den Fehler auf elegante Weise behandeln und Sie warnen[49]. Ihr Team muss kein komplettes Überwachungssystem für Datenflüsse aufbauen; Flowella sorgt für die Überwachung (z. B. Benachrichtigung, wenn eine Übermittlung an das CRM fehlgeschlagen ist, damit Sie es erneut versuchen oder beheben können).

Da Flowella diese Aspekte abdeckt, verhält sich ein WhatsApp-Flow wie ein weiteres Front-End für Ihre bestehenden Formulare. Aus betrieblicher und analytischer Sicht bleibt alles beim Alten - Sie erhalten nach wie vor alle Daten an einem Ort, können Konversionsraten messen und die Daten wie gewohnt verwalten[50]. Aber vom Standpunkt des Kunden aus gesehen haben Sie ihm jetzt eine viel bessere Möglichkeit gegeben, sich zu engagieren (über WhatsApp).

Ein weiterer großer Vorteil von Flowella ist die native Integration mit HubSpot (und anderen CRM-Tools). HubSpot-Benutzer können beispielsweise Flowella nutzen, um jedes HubSpot-Formular oder Marketingformular in einen WhatsApp-Flow umzuwandeln, wobei die Antworten automatisch in HubSpot eingespeist werden. Das bedeutet, dass neue Leads, die über eine WhatsApp-Konversation gesammelt wurden, sofort in HubSpot mit allen Eigenschaften angezeigt werden und Ihre bestehenden HubSpot-Workflows genau wie eine normale Formularübermittlung auslösen können[51][14]. Die Integration von WhatsApp Flows in HubSpot schafft einen nahtlosen Trichter: Ein Kontakt kann von einem WhatsApp-Chat in Ihr CRM überführt werden, ohne dass ein Kopieren oder Entwickeln erforderlich ist, und ermöglicht sofort automatisierte Follow-ups oder Vertriebsaktionen[52][53]. Für Marketing-Teams ist die Bereitstellung von Konversationsformularen auf WhatsApp ohne eine einzige Zeile Code ein großer Gewinn[14].

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der No-Code-Builder von Flowella die Einstiegshürde für WhatsApp Flows drastisch senkt. Er ermöglicht es geschäftsorientierten Teams, nicht nur Entwicklern, Flows innerhalb von Stunden, nicht Wochen, zu entwerfen und zu starten. Wenn Sie wissen, wie man ein Formular erstellt, können Sie mit Flowella[4]einen WhatsApp-Flow erstellen. Durch die Begegnung mit Kunden auf WhatsApp, wo die Öffnungsraten bei 98 % liegen[54], und die Beseitigung der üblichen Abbruchpunkte (externe Links, Logins usw.) hilft Flowella Unternehmen, mit minimalem Aufwand viel höhere Abschluss- und Engagement-Raten zu erzielen[55][16].

Fazit

WhatsApp Flows stehen für eine neue Ära der Konversationsinteraktion in der weltweit beliebtesten Messaging-App. Sie ermöglichen es Unternehmen, reichhaltige, App-ähnliche Erlebnisse zu liefern - von der Gewinnung von Leads bis zur Kundenbetreuung - in einem Kanal, der sich persönlich und unmittelbar anfühlt. Für Unternehmen und Vermarkter eröffnet dies spannende Möglichkeiten zur Steigerung des Engagements und der Konversionen: Stellen Sie sich vor, langwierige Anmeldeformulare oder Feedback-Umfragen in kurze Chats zu verwandeln, die Kunden tatsächlich abschließen.

Während die Implementierung von WhatsApp Flows direkt über die API von Meta komplex sein kann (mit Verschlüsselung, benutzerdefinierten Endpunkten und erheblicher Entwicklungsarbeit), sind Lösungen wie Flowella entstanden, um die Lücke zu schließen. Flowella ermöglicht einen geschäftsorientierten, codefreien Ansatz für WhatsApp Flows, der Ihre bestehenden Formulare in interaktive Chats umwandelt und die Ergebnisse direkt mit Ihrem CRM oder Ihrer Datenbank synchronisiert. Auf diese Weise entfällt der Bedarf an spezialisierter Entwicklung und Sie können sich auf die Gestaltung großartiger Customer Journeys und Fragen konzentrieren, anstatt auf Klempnerarbeiten und Code.

Wenn Sie Ihre Marketing- und Kundenbindungsstrategien für 2025 und darüber hinaus planen, sind WhatsApp Flows - oder WhatsApp-Formulare - definitiv ein Trend, den Sie in Betracht ziehen sollten. Erste Anwender verzeichnen höhere Antwortquoten, eine umfangreichere Datenerfassung und schnellere Kundenaktionen durch die Nutzung von Flows in Szenarien wie Lead-Generierung, Buchungen und Kunden-Onboarding. Und mit Tools wie Flowella, die die Bereitstellung von Flows einfach machen (und sich sogar mit HubSpot und anderen Systemen integrieren lassen), gibt es immer weniger Gründe, nicht mit diesem Kanal zu experimentieren.

Letztendlich läuft es auf eine einfache Idee hinaus: Treffen Sie Ihre Kunden dort, wo sie bereits sind. Sie sind auf WhatsApp - und dank WhatsApp Flows können Ihre Formulare jetzt auch dort sein und auf einen schnellen Tipp oder eine Antwort warten. Mit WhatsApp Flows können Unternehmen einst statische Prozesse in dynamische Konversationen umwandeln und so ein reibungsloseres Erlebnis für Kunden und bessere Ergebnisse für sich selbst schaffen. Es ist eine Win-Win-Situation, die in einem WhatsApp-Chat-Thread vermittelt wird. 🚀