المادة 6 - أول سير عمل لك على «واتساب» في 30 دقيقة

هذا هو الجزء السادس من سلسلة مكونة من ستة أجزاء تستكشف نتائج تقرير «حالة المراسلة التجارية لعام 2026» الصادر عن Meta وما تعنيه هذه النتائج للشركات التي تستخدم HubSpot وWhatsApp.

خلال هذه السلسلة، استكشفنا أسباب تفضيل المستهلكين للرسائل النصية، وأسباب فشل الرسائل الجماعية، وكيف تعمل "Flows" المنظمة على تحويل مسارات العملاء، ومتى يجب استخدام "Flows" مقابل روبوتات الدردشة، وكيف تعزز الثقة والبيانات المنظمة دورة حياة العميل بأكملها.

والآن، دعونا نبني شيئًا.

في هذا المقال الأخير، سنتناول دليلًا عمليًّا تفصيليًّا لإنشاء أول سير عمل آلي على WhatsApp باستخدام Flowella وHubSpot. الهدف: إنشاء سير عمل فعال على WhatsApp يجمع البيانات المنظمة ويُطلق استجابة آلية، ويكون جاهزًا للاستخدام في أقل من 30 دقيقة.

سنستخدم نموذج ملاحظات ما بعد الزيارة كمثال، لكن نفس العملية تنطبق على أي حالة استخدام: تأكيدات الحجز، ونماذج الاستبيانات، وتذكيرات التجديد، وإثراء البيانات، وفحوصات «اعرف عميلك» (KYC)، والمزيد.

ما ستحتاج إليه قبل بدء سير العمل الأول على WhatsApp

قبل أن نبدأ، تأكد من توفر ما يلي:

حساب HubSpot (فئة Professional أو Enterprise، للوصول إلى تدفقات العمل القائمة على جهات الاتصال)
حساب Flowella – قم بالتسجيل هنا إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل. يتم توفير نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا تلقائيًا، مع حد أقصى يبلغ 5,000 رسالة صادرة وعلامة مائية "Powered by Flowella.io" طوال فترة النسخة التجريبية. راجع الخطط والحدود للحصول على التفاصيل.
رقم من منصة WhatsApp Business متصل عبر Flowella (يرشدك دليل الإعداد إلى كيفية إجراء الاتصال بين Meta وHubSpot)
جهات اتصال في HubSpot بأرقام هواتف محمولة صالحة بتنسيق E.164 (على سبيل المثال: +447700900123)

هل فهمت كل ذلك؟ هيا بنا.

الخطوة 1: أنشئ نموذجك في HubSpot

المدة: حوالي 10 دقائق

ابدأ في HubSpot بإنشاء النموذج الذي تريد أن يملأه عملاؤك عبر WhatsApp. هذه هي بالضبط نفس العملية التي تتبعها لإنشاء نموذج ويب، لأن هذا هو الهدف. فأنت تستخدم الأدوات التي تعرفها بالفعل.

هذه الخطوة أكثر أهمية مما يتوقعه الناس، لأن نموذج HubSpot هو المصدر الوحيد للمعلومات الصحيحة لـ Flow بأكمله. تنتقل تسميات الحقول ونصوص المساعدة وأنواع الحقول والحقول المطلوبة مباشرةً إلى WhatsApp. إذا كان النموذج صحيحًا، فسيكون Flow صحيحًا أيضًا.

بالنسبة لمثال التعليقات الخاص بنا، قم بإنشاء نموذج HubSpot جديد يحتوي على الحقول التالية:

التجربة الإجمالية (قائمة منسدلة أو حقل رقمي): مقياس تقييم. يمكنك استخدام قائمة منسدلة تحتوي على خيارات من 1 إلى 10، أو مجموعة أبسط مثل «ضعيف / متوسط / جيد / ممتاز». المهم هو أن هذا يرتبط بخاصية جهة اتصال يمكنك التفرع بناءً عليها في سير العمل.

ما الذي لفت انتباهك؟ (خيارات متعددة): خيارات مثل «جودة الطعام»، «الخدمة»، «الأجواء»، «القيمة مقابل المال». يمنحك هذا نظرة منظمة حول العوامل التي تؤدي إلى الرضا (أو عدم الرضا).

هل من تعليقات؟ (نص من سطر واحد أو عدة أسطر): حقل نص حر اختياري لأي شيء يرغب العميل في إضافته. اجعله اختياريًا؛ فالحقول المنظمة المذكورة أعلاه هي التي تدعم الأتمتة.

نصائح لتصميم النموذج الخاص بك:

اجعله قصيرًا. من ثلاثة إلى خمسة حقول هو العدد المثالي لـ WhatsApp. يقوم العملاء بملء هذا النموذج على شاشة الهاتف؛ احترم وقتهم.
استخدم القوائم المنسدلة ومربعات الاختيار حيثما أمكن. فهذه العناصر تُترجم بوضوح إلى مكونات WhatsApp Flow وتضمن الحصول على بيانات منظمة.
اكتب التسميات بالطريقة التي تريد أن يقرأها العميل. فعبارة "كيف كانت زيارتك؟" أفضل من "التجربة العامة" بمجرد ظهورها في نافذة الدردشة.
اجعل حقل التقييم إلزاميًا. فهذه هي الخاصية التي سيتفرع عليها سير العمل الخاص بك، لذا فأنت بحاجة إليها في كل مرة.
اجعل حقل التعليقات اختياريًا. فأنت تريد الحصول على رؤى، لا إثارة التوتر.

احفظ النموذج وانشره. لا تحتاج إلى تضمينه في صفحة؛ ستستخدمه Flowella مباشرةً.

الخطوة 2: إنشاء تدفق WhatsApp الخاص بك في Flowella

المدة: حوالي 5 دقائق

قم بربط حساب HubSpot الخاص بك إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل. تستخدم Flowella بروتوكول OAuth، لذا لا توجد مفاتيح API لتديرها. راجع النطاقات المطلوبة وانقر على «ربط التطبيق».

افتح قسم "النماذج". سجّل الدخول إلى Flowella واختر "النماذج" في شريط التنقل الأيسر. يعرض هذا القسم قائمة بجميع نماذج HubSpot التي تقوم Flowella بمزامنتها، إلى جانب حالة تدفق WhatsApp لكل منها.

قم بإنشاء التدفق. انقر على النموذج الذي أنشأته للتو، ثم انقر على "إنشاء تدفق WhatsApp". تقوم Flowella بإجراء فحص مسبق يشمل اتصال HubSpot الخاص بك، والقناة النشطة، وأنواع الحقول المدعومة، والفوترة النشطة، وتقرأ أحدث تعريف للنموذج، وتقوم بإنشاء تدفق WhatsApp المكافئ وتحميله إلى Meta على القناة التي اخترتها. تكتمل معظم عمليات المزامنة في غضون ثوانٍ.

تحقق من نتيجة المزامنة. تعرض صفحة تفاصيل النموذج تعيين الحقول وسجل المزامنة الكامل. إذا كان نوع الحقل غير مدعوم، فقم بتعديله في HubSpot أو تجاهله، ثم قم بتشغيل المزامنة مرة أخرى.

هناك أمر واحد يستحق معرفته مسبقًا، لأنه يربك المستخدمين: الصياغة موجودة في HubSpot، وليست في Flowella. لا توجد خطوة منفصلة لكتابة نصوص تدفق WhatsApp. إذا كنت ترغب في تغيير تسمية، أو إعادة ترتيب سؤال، أو جعل حقلًا إلزاميًا، فقم بتعديل نموذج HubSpot وأعد المزامنة. هذا قرار تصميمي متعمد، ويعني أن نموذج الويب الخاص بك وتدفق WhatsApp الخاص بك لن ينفصلا أبدًا.

تتولى Flowella معالجة JSON الخاص بـ Flow، والتحميل إلى Meta، واستضافة نقطة النهاية. ولا يحتاج أي من ذلك إلى اهتمامك. توجد التفاصيل الكاملة في وثائق النماذج.

الخطوة 3: إنشاء سير العمل الخاص بك في HubSpot

المدة: حوالي 10 دقائق

بالعودة إلى HubSpot، قم بإنشاء سير عمل جديد. يعتمد التكوين على حالة الاستخدام الخاصة بك، ولكن بالنسبة لمثال التعليقات الخاص بنا:

اضبط المشغل. يمكن أن يكون هذا مشغلًا قائمًا على التاريخ (مثل "كان تاريخ الحجز بالأمس")، أو مشغل عضوية في قائمة، أو تسجيل يدوي للاختبار. بالنسبة لسيناريو التعليقات على مطعم، عادةً ما تستخدم خاصية تاريخ مثل "وقت انتهاء الحجز" مع تأخير مدته ساعتان.

أضف إجراء Flowella. يضيف تكامل Flowella مع HubSpot إجراءاته إلى محرر سير العمل جنبًا إلى جنب مع إجراءات HubSpot الخاصة. أضف إجراء «إرسال قالب WhatsApp» وحدد القالب الذي يحتوي على تدفقك. يوفر لك التكامل أيضًا إجراء «إرسال رسالة WhatsApp» للردود النصية الحرة داخل نافذة محادثة مفتوحة، وإجراء «تعيين إلى وكيل خدمة العملاء» لتحويل المحادثة إلى وكيل Breeze.

أضف تأخيرًا حتى اكتمال التدفق. اتبع الإرسال بخطوة «التأخير حتى وقوع الحدث» التي تستمع لحدث «اكتمال نموذج Flowella»، مع مهلة زمنية حتى لا يتوقف سير العمل إلى الأبد. نمط «الإرسال والانتظار» هذا هو ما يجعل الأتمتة المنظمة تعمل: يتوقف سير العمل مؤقتًا حتى يحصل فعليًّا على البيانات، ثم يتفرع بناءً عليها. تُصدر Flowella أيضًا أحداث «قراءة الرسالة» و«إرسال الرسالة» و«الرد النصي»، ويمكن للأخير تصفية محتوى الرسالة.

أضف منطق التفرع. بعد خطوة التأخير، أضف تفرعًا من نوع «إذا/إذن» استنادًا إلى خاصية التقييم:

إذا كانت النتيجة 9 أو 10: أرسل رسالة شكر عبر WhatsApp مع رابط للتقييم (Google أو TripAdvisor أو المنصة التي تفضلها)
إذا كانت النتيجة 5 أو أقل: أرسل رسالة متابعة تعاطفية، وأنشئ تذكرة HubSpot لمتابعة المدير، وقم اختياريًا بتشغيل تدفق استرداد لجمع المزيد من التفاصيل
إذا كانت النتيجة من 6 إلى 8: أرسل رسالة شكر عامة وأضف جهة الاتصال إلى قائمة التفاعل

قم بتنشيط سير العمل. راجع إعداداتك، وتأكد من صحة معايير التسجيل، ثم قم بتشغيله.

هذا كل شيء. أصبح أول سير عمل آلي لـ WhatsApp الخاص بك قيد التشغيل.

ماذا يحدث عندما يكمل العميل مسار العمل

دعونا نتتبع التسلسل الكامل:

يتم تشغيل سير العمل في HubSpot (بناءً على شرط التشغيل الخاص بك) ويرسل للعميل رسالة عبر WhatsApp باستخدام Flowella. تتضمن الرسالة زرًا يفتح مسار التغذية الراجعة.
ينقر العميل على الزر، ويملأ النموذج القصير في WhatsApp (بضع نقرات، في أقل من 30 ثانية)، ثم يرسله.
تستقبل Flowella الإرسال، وتربط الإجابات بحقول HubSpot الخاصة بك، وتسجل نشاطًا زمنيًا في سجل جهة الاتصال تحت عنوان "Flowella: تكامل نماذج WhatsApp". يعرض النشاط اسم النموذج ويوفر رابطًا للإرسال الكامل. خلف الكواليس، يُعد هذا حدثًا زمنيًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) يحمل المعرّف flowella-form-completed.
وهذا الحدث نفسه هو ما كانت تنتظره خطوة «التأخير حتى وقوع الحدث». يستأنف سير العمل تقييم شروط التفرع، وينفذ الخطوة التالية المناسبة: رسالة شكر، أو طلب مراجعة، أو إجراء استرداد، أو تسجيل في برنامج رعاية العملاء.
يحتوي سجل جهة الاتصال الآن على سجل كامل ومنظم للتفاعل، يمكن رؤيته على الخط الزمني واستخدامه في التقارير ولوحات المعلومات.

لا حاجة لقراءة الرسائل يدويًّا. لا حاجة لنسخ البيانات بين الأنظمة. لا حاجة لتحليل النصوص الحرة الغامضة. مجرد بيانات نظيفة تدفع الأتمتة الموثوقة.

ابدأ بدلاً من ذلك باستخدام قالب سير عمل

يستحق الأمر بناء أول نموذج من الصفر، لأنه يوضح لك كيف تتكامل الأجزاء معًا. بعد ذلك، هناك مسار أسرع.

تنشر قاعدة المعرفة الخاصة بـ Flowella 20 نموذجًا جاهزًا لسير العمل في HubSpot، كل منها يحتوي على المشغل والإجراءات والتفرعات المحددة مسبقًا. يحتوي مثال التعليقات الذي أنشأناه للتو على قالب خاص به في قسم «ملاحظات الضيافة»، وتغطي المكتبة نفسها جمع العملاء المحتملين وتقييمهم، واستطلاعات NPS وCSAT، وتذكيرات المواعيد، واستعادة سلة التسوق المهجورة، والمصادقة و OTP، وإجراءات «اعرف عميلك» (KYC) عند التسجيل، والمزيد.

تحتوي ثلاثة من سير العمل أدناه على قوالب خاصة بها، لذا يمكنك البدء من النسخة الموثقة بدلاً من لوحة فارغة.

ثلاثة مسارات عمل أخرى يمكنك إنشاؤها اليوم

بمجرد إنشاء أول «تدفق» لك، سيصبح هذا النمط أمرًا بديهيًا. فيما يلي ثلاثة تدفقات عمل أخرى يمكنك إعدادها باستخدام نفس العملية المكونة من ثلاث خطوات بالضبط.

تأكيد الحجز وتسجيل المتطلبات

أنشئ نموذج HubSpot يحتوي على حقول لحالة التأكيد (قائمة منسدلة: مؤكد / يحتاج إلى تغيير / إلغاء)، والمتطلبات الغذائية (مربعات اختيار متعددة)، والمناسبة الخاصة (قائمة منسدلة)، والملاحظات الإضافية (نص اختياري). أنشئ سير عمل يتم تشغيله بواسطة خاصية التاريخ قبل 24 ساعة من الحجز. قم بتفرع السير العمل بناءً على حالة التأكيد: إذا تم التأكيد، أبلغ الفريق بالمتطلبات؛ وإذا تم طلب الإلغاء، قم بتشغيل تسلسل إعادة الحجز. انظر نموذج حجز الاجتماع.

إثراء بيانات جهات الاتصال

أنشئ نموذجًا بسيطًا يحتوي على الحقول التي تفتقدها: المسمى الوظيفي، واسم الشركة، وطريقة الاتصال المفضلة، وتفضيلات الاتصال. أنشئ سير عمل يستهدف جهات الاتصال التي تكون هذه الحقول فيها فارغة، ربما عن طريق التصفية حسب مرحلة دورة الحياة أو تاريخ آخر نشاط. أرسل «Flow» كرسالة ودية تقول «ساعدنا في تحديث بياناتك». كل إرسال يملأ الفجوات في بيانات CRM الخاصة بك، دون الحاجة إلى التواصل اليدوي. انظر نموذج تحديث بيانات جهة الاتصال.

تجديد الاشتراك أو العضوية

أنشئ نموذجًا يحتوي على حقول لقرار التجديد (قائمة منسدلة: نعم، أرغب في التجديد / لا، أرغب في الإلغاء / لدي أسئلة)، وطريقة الدفع المفضلة (قائمة منسدلة)، وتفاصيل الاتصال المحدثة (حقول اختيارية). قم بتشغيل سير العمل قبل 30 يومًا من تاريخ التجديد. إذا قام العميل بالتجديد، فقم بمعالجة التجديد وإرسال تأكيد. إذا كانت لديه أسئلة، فقم بتوجيهه إلى أحد الموظفين. إذا أراد الإلغاء، فقم بتشغيل تدفق للاحتفاظ بالعملاء مع عرض خاص أو جمع ملاحظات. راجع نموذج تجديد العضوية.

نصائح للاستفادة القصوى من تدفقاتك

اجعل مسارات العمل قصيرة. يُعد وجود ثلاثة إلى خمسة حقول لكل مسار عمل هو الأمثل. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات، ففكر في تقسيمها على مسارين في نقاط مختلفة من الرحلة.

استخدم نمط «التأخير حتى وقوع الحدث». إن القدرة على إرسال تدفق ثم انتظار الرد قبل التفرع هي ما يجعل تدفقات العمل لديك سريعة الاستجابة حقًا بدلاً من أن تكون مجرد تدفقات متسلسلة. احرص دائمًا على تعيين مهلة زمنية حتى يتخذ جهات الاتصال التي لا ترد أبدًا مسارًا بديلاً معقولاً.

اختبرها مع أرقام داخلية أولاً. قبل تفعيل مسار عمل لقائمة جهات الاتصال الكاملة، اختبره مع مجموعة صغيرة. تأكد من عرض التدفق بشكل صحيح على كل من iOS وAndroid، ومن أن البيانات ترتبط بخصائص HubSpot الصحيحة، وأن منطق التفرع يعمل كما هو متوقع. يتم الآن عرض التدفقات على WhatsApp Web وDesktop أيضًا، لذا يجدر بك التحقق من ذلك هناك أيضًا.

راقب مقاييس الرسائل الخاصة بك. تغطي تحليلات Flowella معدل التسليم ومعدل القراءة ومعدل الفشل، إلى جانب المحادثات وحالات إلغاء الاشتراك والاستخدام بمرور الوقت، وأداء كل قالب على حدة. إذا لم يحقق التدفق النتائج المرجوة، فستخبرك هذه الأرقام عادةً ما إذا كانت المشكلة تكمن في عملية الإرسال أم في الرسالة نفسها.

احترم قواعد الاشتراك. لدى WhatsApp قواعد صارمة بشأن الرسائل التي تبادر بها الشركات. تأكد من أن جهات الاتصال الخاصة بك قد اشتركت، ووفر دائمًا طريقة سهلة للانسحاب. تتعقب Flowella حالة إلغاء الاشتراك لكل قناة وتحترمها تلقائيًا، لذا لن تتلقى جهة الاتصال التي ألغت اشتراكها أي رسائل مرة أخرى عبر تلك القناة. انظر إدارة حالات إلغاء الاشتراك والموافقة.

ماذا بعد ذلك

طوال هذه السلسلة، تابعنا البيانات الواردة في تقرير Meta «حالة الرسائل التجارية لعام 2026» حتى استنتاجها المنطقي: يفضل المستهلكون الرسائل بشكل ساحق، ويستمتعون بالتفاعلات المعاملاتية المنظمة، ويثقون في العلامات التجارية التي يمكنهم مراسلتها مباشرةً، ويريدون أن تكون تلك التفاعلات ذات صلة وشخصية.^[1]

الفرصة واضحة. والأدوات متاحة. وكما أوضحنا للتو، يمكنك تشغيل أول سير عمل آلي على WhatsApp في أقل من 30 دقيقة.

الفرق بين المراسلة والأتمتة هو الفرق بين خلق العمل وإزالته. في أي مكان تعتمد فيه على النماذج أو التذكيرات أو التأكيدات أو الاستطلاعات أو التجديدات، تساعدك Flowella على نقل سير العمل هذا إلى WhatsApp، حيث يكون أسرع وأكثر شخصية وأكثر احتمالًا للحصول على رد.