Bir potansiyel müşteri WhatsApp düğmenize dokunur, fiyatlar hakkında soru sorar ve adını verir. Ekibiniz dakikalar içinde yanıt verir, ancak sonra hiçbir şey olmaz. Kayıtlarda e-posta adresi yok, bütçe alanı doldurulmamış ve HubSpot iş akışının üzerinde işlem yapabileceği hiçbir bilgi yok. WhatsApp potansiyel müşterilerini HubSpot iş akışlarıyla senkronize etmek istiyorsanız, asıl sorun sohbetin kendisidir: cevaplar metin olarak saklanır ve bu nedenle potansiyel müşteri besleme e-postalarınız, potansiyel müşteri puanlarınız ve satış görevleriniz bu bilgilere erişemez.
Bu kılavuz, her WhatsApp potansiyel müşterisini HubSpot'a temiz kişi verisi olarak ve doğru iş akışına nasıl aktaracağınızı gösterir. Kılavuzda WhatsApp potansiyel müşterilerinin nereden geldiği, sohbetler senkronize edilmezken yapılandırılmış yanıtların neden senkronize edildiği, adım adım potansiyel müşteri yakalama iş akışı, HubSpot Free ve Starter sürümlerinde nelerin işe yaradığı ve her bir potansiyel müşteriyi nasıl eşleştireceğiniz, yönlendireceğiniz ve ölçeceğiniz anlatılmaktadır.
Kısa cevap: Her potansiyel müşterinin ayrıntılarını, bir HubSpot formundan oluşturulan bir WhatsApp Flow’da toplayın. Flowella, tamamlanan her Flow o formun yerel bir gönderimi olarak HubSpot’a gönderir; böylece form gönderimi tetikleyicileri, potansiyel müşteri puanlaması ve listeler bunu bir web sitesi potansiyel müşterisi gibi değerlendirir. Flowella’nın “Form Completed” ve “Text Reply” tetikleyicileri, sohbette gerçekleşen her şeyi kapsar.
WhatsApp potansiyel müşterileri size üç yolla ulaşır ve her biri sohbeti farklı bir şekilde başlatır.
| Kaynak | Sohbetin nasıl başladığı | HubSpot'a ne ulaşır |
|---|---|---|
| Tıkla ve sohbet et bağlantıları ve QR kodları | Potansiyel müşteri, web sitenizdeki, e-postalarınızdaki, imzalarınızda veya basılı materyallerinizdeki bir WhatsApp bağlantısına dokunur veya bir QR kodunu tarar, ardından önceden doldurulmuş bir mesaj gönderir. | İlk mesaj, "Son WhatsApp yanıtı" iletişim özelliğinde[1] yer alır. |
| Click-to-WhatsApp reklamlarına tıklama | Potansiyel müşteri bir Facebook veya Instagram reklamına dokunur ve reklamın önceden doldurulmuş mesajını gönderir. | Mesajın yanı sıra Meta'nın tıklama kimliği, reklam kimliği ve reklamın kaynak URL'si de kişiye[2] eklenir. |
| Şablonlarınıza verilen yanıtlar | Öncelikle, bir iş akışından veya toplu gönderimden, onay vermiş bir kişiye mesaj gönderirsiniz ve bu kişi yanıt verir, bir düğmeye dokunur veya bir Flow açar. | Kişinin zaman çizelgesinde bir "Text Reply" olayı ve "Son WhatsApp yanıt mesajı"nda yanıt yer alır. |
Bunların her biri, Meta’nın 24 saatlik müşteri hizmetleri penceresini açar. Bir WhatsApp kullanıcısı size mesaj gönderdiğinde, “müşteri hizmetleri penceresi olarak adlandırılan 24 saatlik bir zamanlayıcı başlar” ve bu pencere açıkken herhangi bir mesaj gönderebilirsiniz; kapandığında ise yalnızca onaylanmış şablonlar[3] gönderilebilir. Reklamlar bir avantaj daha sunar: Android veya iOS’ta “Click-to-WhatsApp” reklamından gelen birine bu pencere süresi içinde yanıt verirseniz, Meta “7 güne kadar açık kalabilen” ücretsiz bir giriş noktası penceresi açar; bu süre boyunca Meta, şablonlarınız veya hizmet mesajlarınız[4] için ücret almaz.
İpucu: Her reklam yerleşimine “Merhaba, bahar broşürünü taradım” gibi önceden doldurulmuş kendi mesajını atayın, böylece iş akışı kaynakları birbirinden ayırt edebilir. WhatsApp bağlantı oluşturucumuz bu bağlantıları sizin için oluşturur.
HubSpot iş akışları, açılır menü değeri, tarih veya yaşam döngüsü aşaması gibi özelliklere göre hareket eder. Sohbet ise bir dizi mesajdan oluşur. "Yaklaşık 10 bin, muhtemelen Noel'den sonra, biri beni arayabilir mi?" bir kişi için gayet iyi bir cevaptır, ancak "Bütçe 15.000 £'un üzerinde mi" diye kontrol eden bir dal için hiçbir işe yaramaz.
Serbest metin, HubSpot’ta üç soruna neden olur:
Yapılandırılmış yanıtlar bu üç sorunu da çözer. WhatsApp Flow, sohbetin içinde açılan, açılır menüler, tarih seçiciler, onay kutuları ve zorunlu alanlar içeren bir formdur. Meta, Flows'u “randevu almak, ürünlere göz atmak, müşteri geri bildirimi toplamak, yeni satış fırsatları elde etmek veya başka herhangi bir şey yapmak” için bir yol olarak tanımlar.[3] Bir potansiyel müşteri bir seçenek seçtiğinde, elde edilen değer tam olarak HubSpot özelliğinizin beklediği değer olur. Daha ayrıntılı bir açıklama için WhatsApp sohbet robotlarının gerçek sorununu okuyun.
Flowella, potansiyel müşterinizin doldurduğu WhatsApp Flow ile iş akışlarınızın zaten tanıdığı HubSpot formu olmak üzere bu iki parçayı birbirine bağlar.
Bir HubSpot pazarlama formu seçtiğinizde, Flowella aynı alanlar, seçenekler ve gerekli ayarlarla eşleşen WhatsApp Flow’unu oluşturur. Bir potansiyel müşteri formu gönderdiğinde, Flowella cevapları canlı formla karşılaştırır ve bunları aynı formun bir gönderimi olarak HubSpot'a gönderir[6]. HubSpot bunu "WhatsApp Flow · form adı" şeklinde listeler ve cevaplar kişinin özelliklerine eklenir: "aynı özellikler, aynı iş akışları, aynı raporlama".[7]
Bu, gerçek bir form gönderimi olduğu için HubSpot'un geri kalanı, bir web sitesi potansiyel müşterisine tepki vereceği gibi tepki verir:
Form-to-Flow senkronizasyonunun ayrıntılı olarak nasıl çalıştığı hakkında bilgi için Sohbetten CRM’ye bölümüne bakın.
Bazı durumlar yalnızca sohbet içinde gerçekleşir; bu nedenle Flowella, WhatsApp olaylarını kişi zaman çizelgesine kaydeder ve her birini bir iş akışı tetikleyicisi[9] olarak sunar. Potansiyel müşteriler için en önemli iki durum şunlardır:
Flowella ayrıca beş iş akışı eylemi ekler: Send WhatsApp Template, Send WhatsApp Message, Send WhatsApp Reply, AI Belge Okuyucu ve Belge[10] Oluştur.
| Harekete geçmek istediğinizde | Bunu şu durumlarda kullanın |
|---|---|
| Herhangi bir kanaldan, web sitesinden veya WhatsApp'tan gelen bir form gönderimi | HubSpot'un o form için kendi form gönderimi tetikleyicisi |
| Yalnızca WhatsApp Flow gönderimleri | Form Completed, filtrelenmiş Form Adı'na göre |
| Bir bağlantı, QR kodu veya reklamdan gelen yeni bir sohbet | Text Reply, ardından Son WhatsApp yanıt mesajına göre dallanma |
| Gönderdiğiniz bir Flow'u bir potansiyel müşterinin tamamlamasını bekleme | HubSpot’un “Olay gerçekleşene kadar bekle” adımı, “Form Completed” olarak ayarlanmış |
Flowella, iki kişi özelliğini güncel tutar: "Son WhatsApp yanıt mesajı" ve "Son WhatsApp yanıt saati". Bunları "Text Reply" olayı tetiklenmeden önce kaydeder, böylece iş akışı yanıt üzerinden hemen dallanabilir. Flowella'nın bilgi bankası bunun neden önemli olduğunu şöyle açıklar:
“HubSpot, ‘Text Reply → Mesajda şunlar bulunur’ gibi olay filtrelerini, yalnızca en yeni olanı değil, kişiye ait tüm geçmiş Text Reply olaylarına göre değerlendirir. Bir kişi daha önce eşleşen bir yanıt gönderdiyse, filtre sonsuza kadar eşleşir.”
Bu nedenle, “Text Reply” olayına kaydolun, ardından “Son WhatsApp yanıt mesajı” olayına göre dallanma yapın ve “Rezervasyon” veya “Fiyatlandırma” gibi sabit seçenekler için tam eşleşmeler kullanın.
Bu iş akışı, her yeni potansiyel müşteriyi dört soru ile değerlendirir, kademelere ayırır ve en umut vaat edenleri bir saat içinde satış ekibine yönlendirir. Flowella’nın potansiyel müşteri yakalama ve değerlendirme reçetesini[11] takip eder. Bu, ilk WhatsApp iş akışınızsa, adım adım kılavuzumuz temel bilgileri içerir.
Web sitesi formunuzu sadece bir isim ve numara ile sınırlı tutmayı mı tercih edersiniz? Flowella’nın web irtibat kişisi takip reçetesi, formun gönderilmesinden birkaç dakika sonra kalan soruları WhatsApp üzerinden gönderir, ardından satın almaya hazır potansiyel müşteriler için bir satış görevi oluşturur.
HubSpot’un iş akışı aracı Professional ve Enterprise planlarıyla birlikte gelir; bu nedenle Flowella’nın tetikleyicileri ve beş eylemi bu planlara ihtiyaç duyar. HubSpot Free veya Starter planlarını kullanan ekipler de potansiyel müşteri yakalama işlevlerinin çoğundan yararlanabilir:
| HubSpot aboneliği | Form başına basit iş akışları | Her birindeki eylemler |
|---|---|---|
| HubSpot’un ücretsiz araçları | "Form gönderildikten sonra e-posta gönder" iş akışı | Bir |
| Starter, Professional veya Enterprise (Marketing Hub hariç) | Bir | Üç |
| Marketing Hub Starter | Bir | En fazla 10 |
| Marketing Hub Professional veya Enterprise | İhtiyacınız kadar | İhtiyacınız kadar |
Kaynak: HubSpot, Form gönderim eylemlerini otomatikleştirin, son güncelleme tarihi 28 Eylül 2026[12].
Bu eylemler arasında dahili bildirim e-postası gönderme, görev oluşturma, kişiyi bir ekip üyesine atama (yalnızca ücretli kullanıcılar için), kişiyi statik bir listeye ekleme ve pazarlama e-postası gönderme yer alır. Starter planında, basit bir iş akışı, bir satış temsilcisini her WhatsApp potansiyel müşterisi hakkında uyarabilir ve ona bir görev atayabilir. Bu planların size sunmadığı özellikler ise iş akışından WhatsApp mesajlarını bekletme, dallandırma veya gönderme; bunun yerine[13] Flowella'dan gönderirsiniz.
Bir kişi size iki farklı kanaldan ulaştığında, kayıtlarda çakışmalar ortaya çıkabilir. Her sistemin kayıtları nasıl eşleştirdiğini bilmek, bu çakışmaların çoğunu önler.
“HubSpot, e-posta adreslerini kullanarak kişilerdeki yinelenenleri otomatik olarak ortadan kaldırır; şirketler ise alan adlarını kullanır.”
Kaynak: HubSpot, HubSpot’ta kayıtlardaki yinelenenleri temizleme (son güncelleme tarihi: 2 Ekim 2026)
Telefon numarası, HubSpot’un yinelenen kayıtları ayıklarken kullandığı[5] özelliklerden biri değildir. WhatsApp sohbetinden oluşturulan bir kişi kaydı, telefon numarasıyla başlar ve e-posta adresi içermez; bu nedenle, aynı kişi daha sonra web sitenizdeki formu doldurursa, HubSpot’un eşleştirebileceği bir e-posta adresi olmaz ve sonuçta tek bir kişi için iki kayıt oluşabilir.
Bir potansiyel müşteri bir Flow gönderdiğinde, Flowella cevapları şu sırayla[6] bir HubSpot kişisine ekler:
Professional iş akışında, her kademenin dalı içinde bir sorumlu atayın. Satış temsilcileriniz kendi WhatsApp bağlantılarını paylaşıyorsa, önceden doldurulmuş mesaja temsilcinin adını ekleyin (“Merhaba Sam, bir görüşme ayarlamak istiyorum”), Text ReplyReply’e kaydolun ve Son WhatsApp yanıt mesajı[1] dalına göre bir sorumlu belirleyin. Free veya Starter planlarında, bir form otomasyonu yerine kişiyi atayabilir.
Düz metin, potansiyel müşteriye yalnızca 24 saatlik süre içinde ulaşır. Daha sonra gerçekleştirilebilecek takipler için, bir hatırlatma şablonu içeren Send WhatsApp Template seçeneğini veya pencere açıkken düz metin gönderen ve pencere kapandığında[10] mesajınızı onaylanmış bir Hizmet şablonuna yerleştiren Send WhatsApp Reply seçeneğini kullanın. Formu doldurduktan hemen sonra anında onay almak için, HubSpot'un form gönderildikten sonra WhatsApp onayı gönderip gönderemeyeceğini kontrol edin.
HubSpot’un AI Müşteri Temsilcisi’ni kullanıyorsanız, HubSpot’un kendi "Müşteri Temsilcisine Atama" eylemi, sohbetler gelen kutusundaki Flowella kanalı aracılığıyla WhatsApp sohbetini bu temsilciye devredebilir. Bu kanal için Sales Hub veya Service Hub (Professional veya Enterprise) gereklidir; ayrıca HubSpot Credits de gerekebilir[15]. Temsilci, düz metin olarak ve yalnızca 24 saatlik süre içinde yanıt verir; bu nedenle, iki günlük bir gecikmeden sonra değil, "Text Reply" tetikleyicisinden hemen sonra atama yapın.
STOP, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END veya QUIT şeklinde bir yanıt, kişinin o numaradan gelen mesajları almamayı tercih ettiğini gösterir; bu nedenle, hızlı yanıt düğmesine asla "İptal" veya "Durdur" gibi bir etiket koymayın. Flowella, abonelik onaylarını değil, abonelikten çıkma taleplerini kaydeder; bu nedenle, her bir potansiyel müşterinin onayıyla[16] ilgili kendi kayıtlarınızı tutun. Potansiyel müşteriler geldiğinde çalıştırılacak daha fazla otomasyon için HubSpot Ekipleri için 9 Kodsuz WhatsApp Otomasyonu başlıklı makaleye bakın.
Flowella, diğer tüm kanalların[17] yanında WhatsApp potansiyel müşterileri hakkında rapor verebilmek için HubSpot’a yeterli veriyi aktarır:
Hız da dikkat çekicidir. Flowella genelinde, ilk yanıt süresinin medyan değeri 3 dakikadır ve 100.000’den fazla WhatsApp Flows tamamlanmıştır[7]. Öğrenci alımı için Flowella’yı kullanan Oaklands College, sonucu şu şekilde ifade ediyor:
“Aynı gün yapılan başvuruları %160 artırarak ve WhatsApp yanıt oranlarını %90’a çıkararak öğrenci dönüşümümüzü dönüştüren olağanüstü bir etkileşim platformu.”
Peter Hudson, Oaklands College Kabul, Marka ve Müşteri İnovasyonu Direktörü. Oaklands College’ın hikayesini okuyun
Flowella tek seçenek değildir ve doğru seçimin ne olacağı, ekibinizin çalışma şekline bağlıdır.
Bu uygulamaları yan yana karşılaştırmak için Flowella’nın nasıl bir performans gösterdiğine bakın.
WhatsApp potansiyel müşterileri, yalnızca HubSpot bunları okuyabildiğinde satış boru hattınıza katkı sağlar. Ayrıntıları, bir HubSpot formundan oluşturulan bir WhatsApp Flow'da yakalayın, tamamlanan her Flow'un bir form gönderimi olarak gelmesini sağlayın ve yazdığı özelliklere göre dallandırın. Form olmadan başlayan sohbetler için Text Reply'i kullanın ve her yanıtın doğru kişiye ulaşması için telefon numaralarını ve e-posta adreslerini temiz tutun.
Flowella, Free ve Starter planları da dahil olmak üzere tüm HubSpot planlarında çalışır ve HubSpot Platin İş Ortağı olan Discover Digital ekibi tarafından sunulur. Kredi kartı gerekmeden 14 günlük ücretsiz denemeyi başlatın, HubSpot entegrasyonunun nasıl çalıştığını görün veya bir demo randevusu alın.
Evet. Flowella bağlandığında, bir kişi size mesaj gönderdiğinde, bir düğmeye dokunduğunda veya bir Flow gönderdiğinde "Text Reply" özelliği bu kişiyi kaydeder; WhatsApp Flows'u tamamladığında ise "Form Completed" özelliği bu kişiyi kaydeder. Her ikisi de Professional ve Enterprise planlarında bulunan HubSpot iş akışlarına ihtiyaç duyar.
Evet, Flowella bu Flow bir HubSpot formundan oluşturmuşsa. Tamamlanan her Flow, o formun bir gönderimi olarak gelir ve "WhatsApp Flow · form adı" şeklinde listelenir; yanıtlar ise kişi özelliklerinde yer alır.
Evet. "Forms to Flows" özelliği, kişi zaman çizelgesi, "Son WhatsApp yanıtı" özellikleri ve Flowella gelen kutusu tüm HubSpot planlarında çalışır; ayrıca HubSpot'un form otomasyonları her WhatsApp gönderimi üzerinde çalıştırılabilir. Flowella'nın iş akışı tetikleyicileri ve eylemleri için Professional veya Enterprise planı gereklidir.
Flow bir e-posta adresi isteyin, WhatsApp numaralarını +447700900123 gibi uluslararası biçimde saklayın ve mümkün olduğunda iş akışlarından Flows gönderin. HubSpot, telefon numarası değil e-posta adresi üzerinden yinelenen kayıtları temizler.
Kullanabilirler; bu durumda tek bir form gönderimi iş akışı her iki kanalı da kapsar. Her Flowella senkronizasyonu anında yayınlandığından ve paylaşılan formda yapılan düzenlemeler web sitenizdeki formu[6] da değiştirdiğinden, WhatsApp WhatsApp'a özel bir kopyayı tercih edebilirsiniz.