Ein Interessent tippt auf Ihren WhatsApp-Button, erkundigt sich nach den Preisen und gibt seinen Vornamen an. Ihr Team antwortet innerhalb weniger Minuten, und dann passiert nichts mehr. Es ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, kein Budgetfeld ausgefüllt und es gibt nichts, worauf ein HubSpot-Workflow reagieren könnte. Wenn Sie WhatsApp-Leads mit HubSpot-Workflows synchronisieren möchten, ist der Chat selbst das Problem: Er speichert die Antworten als Text, wo Ihre Nurture-E-Mails, Lead-Scores und Vertriebsaufgaben sie nicht erreichen können.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie jeden WhatsApp-Lead als saubere Kontaktdaten in HubSpot und in den richtigen Workflow einbinden können. Er behandelt, woher WhatsApp-Leads stammen, warum strukturierte Antworten synchronisiert werden, während Chats dies nicht tun, einen schrittweisen Workflow zur Lead-Erfassung, was in den HubSpot-Tarifen „Free“ und „Starter“ funktioniert und wie Sie jeden Lead zuordnen, weiterleiten und messen können.
Die kurze Antwort: Erfassen Sie die Daten jedes Leads in einem WhatsApp Flow, der auf einem HubSpot-Formular basiert. Flowella sendet jeden abgeschlossenen Flow als native Übermittlung dieses Formulars an HubSpot, sodass Formularübermittlungs-Trigger, Lead-Scoring und Listen ihn wie einen Website-Lead behandeln. Die Trigger „Form Completed“ und „Text Reply“ von Flowella decken alles ab, was im Chat geschieht.
WhatsApp-Leads erreichen Sie auf drei verschiedene Arten, und jede davon leitet die Konversation auf unterschiedliche Weise ein.
| Quelle | So beginnt der Chat | Was gelangt zu HubSpot |
|---|---|---|
| „Click-to-Chat“-Links und QR-Codes | Der Interessent tippt auf einen WhatsApp-Link oder scannt einen QR-Code auf Ihrer Website, in E-Mails, Signaturen oder auf gedruckten Materialien und sendet anschließend eine vorausgefüllte Nachricht. | Die erste Nachricht, die in der Kontakteigenschaft[1] „Letzte WhatsApp-Antwort“ gespeichert ist. |
| „Click-to-WhatsApp“-Anzeigen | Der Interessent tippt auf eine Facebook- oder Instagram-Anzeige und sendet die vorformulierte Nachricht der Anzeige. | Die Nachricht sowie die Klick-ID Meta Meta, die Anzeigen-ID und die Quell-URL der Anzeige werden im Kontakt[2] gespeichert. |
| Antworten auf Ihre Vorlagen | Sie senden zunächst eine Nachricht an einen Kontakt, der dem Versand zugestimmt hat, entweder über einen Workflow oder einen Massenversand, und dieser antwortet, tippt auf eine Schaltfläche oder öffnet einen Flow. | Ein „Text Reply“-Ereignis auf der Kontakt-Timeline und die Antwort in der „Letzte WhatsApp-Antwortnachricht“. |
Jedes dieser Ereignisse öffnet das 24-Stunden-Kundenservicefenster Meta Meta. Wenn ein WhatsApp-Nutzer Ihnen eine Nachricht sendet, „startet ein 24-Stunden-Timer, der als Kundenservicefenster bezeichnet wird“, und solange dieses geöffnet ist, können Sie beliebige Nachrichten senden; sobald es geschlossen ist, sind nur noch genehmigte Vorlagen[3] zulässig. Anzeigen bieten einen zusätzlichen Vorteil: Wenn Sie innerhalb dieses Zeitfensters jemandem antworten, der über eine Click-to-WhatsApp-Anzeige auf Android oder iOS zu Ihnen gekommen ist, öffnet Meta ein kostenloses Einstiegsfenster, das „bis zu 7 Tage offen bleiben kann“; während dieser Zeit erhebt Meta keine Gebühren für Ihre Vorlagen oder Servicemeldungen[4].
Tipp: Weisen Sie jeder Platzierung eine eigene, vorab ausgefüllte Nachricht zu, beispielsweise „Hallo, ich habe den Frühjahrsflyer gescannt“, damit ein Workflow die Quellen unterscheiden kann. Unser WhatsApp-Link-Generator erstellt diese Links für Sie.
HubSpot-Workflows reagieren auf Eigenschaften: einen Dropdown-Wert, ein Datum, eine Lebenszyklusphase. Ein Chat ist eine Abfolge von Nachrichten. „Etwa 10.000, wahrscheinlich nach Weihnachten, kann mich jemand anrufen?“ ist eine vollkommen angemessene Antwort für eine Person, aber völlig nutzlos für einen Zweig, der prüft, ob das Budget „über 15.000 £“ beträgt.
Freitext verursacht in HubSpot drei Probleme:
Strukturierte Antworten beheben alle drei Probleme. Ein WhatsApp Flow ist ein Formular, das sich innerhalb des Chats öffnet und über Dropdown-Menüs, Datumsauswahlfelder, Kontrollkästchen sowie Pflichtfelder verfügt. Meta beschreibt Flows als eine Möglichkeit, „Termine zu vereinbaren, Produkte zu durchsuchen, Kundenfeedback zu sammeln, neue Vertriebsleads zu gewinnen oder vieles mehr“.[3] Wenn ein Lead eine Option auswählt, entspricht der Wert genau dem, den Ihre HubSpot-Eigenschaft erwartet. Für eine ausführlichere Erläuterung lesen Sie bitte den Artikel über das eigentliche Problem mit WhatsApp-Chatbots.
Flowella verbindet beide Teile miteinander: den WhatsApp Flow, den Ihr Interessent ausfüllt, und das HubSpot-Formular, das Ihre Workflows bereits verstehen.
Sie wählen ein HubSpot-Marketingformular aus, und Flowella erstellt den passenden WhatsApp Flow mit denselben Feldern, Optionen und erforderlichen Einstellungen. Wenn ein Lead das Formular absendet, gleicht Flowella die Antworten mit dem Live-Formular ab und sendet sie als Absendung desselben Formulars an HubSpot[6]. HubSpot listet den Eintrag unter dem Seitennamen „WhatsApp Flow · Formularname“ auf, und die Antworten werden in den Eigenschaften des Kontakts gespeichert: „gleiche Eigenschaften, gleiche Workflows, gleiche Berichterstellung“.[7]
Da es sich um eine echte Formularübermittlung handelt, reagiert der Rest von HubSpot genauso wie bei einem Website-Lead:
Wie die Synchronisierung von Formularen mit Flows im Detail funktioniert, erfahren Sie unter „Vom Chat zum CRM“.
Manche Ereignisse finden ausschließlich im Chat statt; daher protokolliert Flowella WhatsApp-Ereignisse in der Kontakt-Timeline und bietet jedes davon als Workflow-Trigger[9] an. Für Leads sind zwei davon besonders wichtig:
Flowella fügt außerdem fünf Workflow-Aktionen hinzu: Send WhatsApp Template“, Send WhatsApp Message“, Send WhatsApp Reply“, „KI-Dokumentenleser“ und „Dokument[10] erstellen“.
| Wenn Sie Maßnahmen ergreifen möchten | Verwenden Sie dies |
|---|---|
| Eine Formularübermittlung über einen beliebigen Kanal, eine Website oder WhatsApp | den HubSpot-eigenen Auslöser für die Formularübermittlung dieses Formulars |
| Ausschließlich WhatsApp Flow-Übermittlungen | „Form Completed“, gefiltert nach Formularname |
| Ein neuer Chat über einen Link, einen QR-Code oder eine Anzeige | Text Reply, anschließend Verzweigung anhand der letzten WhatsApp-Antwortnachricht |
| Warten darauf, dass ein Lead einen von Ihnen gesendeten Flow abschließt | HubSpot-Schritt „Verzögerung bis zum Ereignis“, eingestellt auf „Form Completed“ |
Flowella hält zwei Kontaktmerkmale auf dem neuesten Stand: „Letzte WhatsApp-Antwortnachricht“ und „Letzte WhatsApp-Antwort um“. Diese werden geschrieben, bevor das Ereignis „Text Reply“ ausgelöst wird, sodass ein Workflow sofort anhand der Antwort verzweigen kann. In der Wissensdatenbank von Flowella wird erläutert, warum dies wichtig ist:
„HubSpot wertet Ereignisfilter wie ‚Text Reply → Nachricht enthält‘ anhand aller bisherigen Text Reply-Ereignisse des Kontakts aus, nicht nur anhand des neuesten. Sobald ein Kontakt jemals eine passende Antwort gesendet hat, trifft der Filter dauerhaft zu.“
Registrieren Sie sich also für Text Reply „Text Reply“ und verzweigen Sie dann anhand der „LWhatsApp WhatsApp-Antwortnachricht“ mit exakten Übereinstimmungen für festgelegte Auswahlmöglichkeiten wie „Buchung“ oder „Preise“.
Dieser Workflow qualifiziert jeden neuen Lead anhand von vier Fragen, sortiert ihn in Stufen ein und leitet die vielversprechendsten Leads innerhalb einer Stunde an den Vertrieb weiter. Er folgt dem Rezept von Flowella zur Lead-Erfassung und -Qualifizierung[11]. Falls dies Ihr erster WhatsApp-Workflow ist, vermittelt Ihnen unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung die Grundlagen.
Möchten Sie Ihr Website-Formular lieber auf einen Namen und eine Nummer beschränken? Das Web-Kontakt-Nachfass-Rezept von Flowella versendet die verbleibenden Fragen innerhalb weniger Minuten nach dem Absenden des Formulars über WhatsApp und erstellt anschließend eine Vertriebsaufgabe für Leads, die kaufbereit sind.
Das Workflow-Tool von HubSpot ist in den Tarifen „Professional“ und „Enterprise“ enthalten, daher sind für die Trigger und die fünf Aktionen von Flowella diese Tarife erforderlich. Teams mit HubSpot Free oder Starter können dennoch den Großteil der Lead-Erfassung nutzen:
| HubSpot-Abonnement | Einfache Workflows pro Formular | Aktionen in jedem |
|---|---|---|
| Kostenlosen Tools von HubSpot | Ein Workflow „E-Mail nach Formularabsendung senden“ | Ein |
| Starter-, Professional- oder Enterprise-Paket ohne Marketing Hub | Ein | Drei |
| Marketing Hub Starter | Eins | Bis zu 10 |
| Marketing Hub Professional oder Enterprise | So viele, wie Sie benötigen | So viele, wie Sie benötigen |
Quelle: HubSpot, „Formularübermittlungsaktionen automatisieren“, zuletzt aktualisiert am 28. September 2026[12].
Zu den Aktionen gehören eine interne Benachrichtigungs-E-Mail, das Anlegen einer Aufgabe, die Zuweisung des Kontakts an ein Teammitglied (nur für zahlende Nutzer), das Hinzufügen des Kontakts zu einer statischen Liste sowie das Versenden einer Marketing-E-Mail. Im Starter-Tarif kann ein einfacher Workflow einen Vertriebsmitarbeiter über jeden WhatsApp-Lead benachrichtigen und ihm eine Aufgabe zuweisen. Was diese Tarife jedoch nicht bieten, sind Wartezeiten, Verzweigungen oder das Versenden von WhatsApp-Nachrichten aus einem Workflow heraus; stattdessen[13] versenden Sie diese über Flowella.
Duplikate entstehen, wenn eine Person Sie über zwei Kanäle kontaktiert. Wenn Sie wissen, wie die einzelnen Systeme Datensätze abgleichen, lassen sich die meisten davon vermeiden.
„HubSpot entfernt automatisch Duplikate bei Kontakten anhand von E-Mail-Adressen und bei Unternehmen anhand von Domainnamen.“
Quelle: HubSpot, Datensätze in HubSpot deduplizieren (zuletzt aktualisiert am 2. Oktober 2026)
Die Telefonnummer gehört nicht zu den Merkmalen, anhand[5] derer HubSpot Duplikate entfernt. Ein aus einem WhatsApp-Chat erstellter Kontakt beginnt mit einer Telefonnummer und ohne E-Mail-Adresse. Wenn dieselbe Person später das Formular auf Ihrer Website ausfüllt, hat HubSpot keine E-Mail-Adresse zum Abgleichen, sodass Sie am Ende zwei Datensätze für eine Person erhalten können.
Wenn ein Lead einen Flow absendet, verknüpft Flowella die Antworten in folgender Reihenfolge[6] mit einem HubSpot-Kontakt:
Weisen Sie in einem „Professional“-Workflow den Verantwortlichen innerhalb der Verzweigung jeder Ebene zu. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre eigenen WhatsApp-Links teilen, fügen Sie den Namen des Mitarbeiters in die vorformulierte Nachricht ein („Hallo Sam, ich möchte gerne einen Termin für ein Gespräch vereinbaren“), registrieren Sie den Kontakt über „Text Reply“ und legen Sie den Verantwortlichen fest, indem Sie anhand der letzten WhatsApp-Antwortnachricht[1] verzweigen. Bei den Tarifen „Free“ oder „Starter“ kann stattdessen eine Formularautomatisierung den Ansprechpartner zuweisen.
Reiner Text erreicht einen Lead nur innerhalb des 24-Stunden-Fensters. Für Folgeaktionen, die möglicherweise später stattfinden, verwenden Sie „Send WhatsApp Template“ mit einer Erinnerungsvorlage oder „Send WhatsApp Reply“, wodurch während des Zeitfensters Klartext versendet wird und Ihre Nachricht nach Ablauf[10] des Zeitfensters in eine genehmigte Service-Vorlage eingebettet wird. Für sofortige Bestätigungen direkt nach dem Ausfüllen eines Formulars prüfen Sie, ob HubSpot nach dem Absenden eines Formulars eine WhatsApp-Bestätigung versenden kann.
Wenn Sie den KI-Kundenbetreuer von HubSpot nutzen, kann die HubSpot-eigene Aktion „An Kundenbetreuer zuweisen“ eine WhatsApp-Konversation über den Flowella-Kanal im Konversations-Posteingang an diesen weiterleiten. Für diesen Kanal sind Sales Hub oder Service Hub (Professional oder Enterprise) erforderlich; möglicherweise werden zudem HubSpot Credits benötigt[15]. Der Agent antwortet im Klartext und ausschließlich innerhalb des 24-Stunden-Fensters; weisen Sie den Chat daher direkt nach einem Text Reply-Trigger zu und nicht erst nach einer zweitägigen Verzögerung.
Eine Antwort mit „STOP“, „UNSUBSCRIBE“, „CANCEL“, „END“ oder „QUIT“ führt dazu, dass ein Kontakt keine Nachrichten mehr von dieser Nummer erhält; bezeichnen Sie eine Schnellantwort-Schaltfläche daher niemals als „Abbrechen“ oder „Stopp“. Flowella erfasst Abmeldungen, nicht Anmeldungen; führen Sie daher Ihre eigenen Aufzeichnungen über die Einwilligung[16] jedes einzelnen Leads. Weitere Automatisierungen, die ausgeführt werden können, sobald Leads vorliegen, finden Sie unter „9 No-Code-WhatsApp-Automatisierungen für HubSpot-Teams“.
Flowella übermittelt ausreichend Daten an HubSpot, um über WhatsApp-Leads neben allen anderen Kanälen[17] zu berichten:
Auch die Geschwindigkeit ist beachtenswert. Bei Flowella beträgt die mittlere Zeit bis zur ersten Antwort 3 Minuten, und es wurden bereits mehr als 100.000 WhatsApp Flows abgeschlossen[7]. Das Oaklands College, das Flowella für die Studentenrekrutierung nutzt, fasst das Ergebnis wie folgt zusammen:
„Eine außergewöhnliche Interaktionsplattform, die unsere Studienbewerber-Konversionsrate durch einen Anstieg der Bewerbungen am selben Tag um 160 % und WhatsApp-Antwortquoten von 90 % grundlegend verändert hat.“
Peter Hudson, Leiter für Zulassungen, Marken- und Kundeninnovation, Oaklands College. Lesen Sie die Geschichte des Oaklands College
Flowella ist nicht der einzige Weg, und welcher der richtige ist, hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet.
Um die Dienste nebeneinander zu vergleichen, sehen Sie sich an, wie Flowella im Vergleich abschneidet.
WhatsApp-Leads unterstützen Ihre Pipeline nur dann, wenn HubSpot sie auswerten kann. Erfassen Sie die Details in einem WhatsApp Flow, der auf einem HubSpot-Formular basiert, lassen Sie jeden abgeschlossenen Flow als Formularübermittlung eintreffen und verzweigen Sie anhand der darin enthaltenen Eigenschaften. Verwenden Sie „Text Reply“ für Chats, die ohne Formular beginnen, und halten Sie Telefonnummern und E-Mail-Adressen sauber, damit jede Antwort beim richtigen Kontakt landet.
Flowella funktioniert mit jedem HubSpot-Tarif, einschließlich „Free“ und „Starter“, und stammt vom Team von Discover Digital, einem HubSpot-Platinum-Partner. Starten Sie eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne Angabe einer Kreditkartennummer, sehen Sie sich an, wie die HubSpot-Integration funktioniert, oder vereinbaren Sie eine Demo.
Ja. Wenn Flowella verbunden ist, registriert „Text Reply“ einen Kontakt, sobald dieser Ihnen eine Nachricht sendet, auf eine Schaltfläche tippt oder einen Flow absendet, und „Form Completed“ registriert ihn, sobald er einen WhatsApp Flow abgeschlossen hat. Für beide Funktionen sind HubSpot-Workflows erforderlich, die in den Tarifen „Professional“ und „Enterprise“ enthalten sind.
Ja, sofern Flowella den Flow auf Basis eines HubSpot-Formulars erstellt hat. Jeder abgeschlossene Flow wird als Absendung dieses Formulars erfasst und unter „WhatsApp Flow · Formularname“ aufgeführt, wobei die Antworten in den Kontakteigenschaften gespeichert werden.
Ja. „Forms to Flows“, die Kontakt-Timeline, die Eigenschaften zur letzten WhatsApp-Antwort und der Flowella-Posteingang funktionieren in jedem HubSpot-Tarif, und die Formularautomatisierungen von HubSpot können bei jeder WhatsApp-Übermittlung ausgeführt werden. Die Workflow-Auslöser und -Aktionen von Flowella erfordern den Professional- oder Enterprise-Tarif.
Fragen Sie im Flow nach einer E-Mail-Adresse, speichern Sie WhatsApp-Nummern im internationalen Format (z. B. +447700900123) und versenden Sie Flows nach Möglichkeit über Workflows. HubSpot führt die Dublettenbereinigung anhand der E-Mail-Adresse durch, nicht anhand der Telefonnummer.
Das ist möglich, und dann deckt ein einziger Workflow für Formularübermittlungen beide Kanäle ab. Möglicherweise bevorzugen Sie eine WhatsApp WhatsApp-Version, da jede Flowella-Synchronisierung sofort veröffentlicht wird und Änderungen an einem gemeinsam genutzten Formular auch Ihr Website-Formular[6] beeinflussen.