Um potencial cliente toca no seu botão do WhatsApp, pergunta sobre preços e indica o seu primeiro nome. A sua equipa responde em poucos minutos e, depois, nada acontece. Não há qualquer endereço de e-mail registado, nenhum campo de orçamento preenchido e nada sobre o qual um fluxo de trabalho da HubSpot possa agir. Se pretender sincronizar os leads do WhatsApp com os fluxos de trabalho da HubSpot, o próprio chat é o problema: contém as respostas na forma de texto, onde os seus e-mails de nutrição, pontuações de leads e tarefas de vendas não conseguem aceder às mesmas.
Este guia mostra como transferir todos os leads do WhatsApp para a HubSpot como dados de contacto organizados e para o fluxo de trabalho adequado. Aborda a origem dos leads do WhatsApp, a razão pela qual as respostas estruturadas são sincronizadas enquanto as conversas não o são, um fluxo de trabalho passo a passo para a captura de leads, o que funciona nas versões HubSpot Free e Starter, e como corresponder, encaminhar e avaliar cada lead.
A resposta curta: recolha os detalhes de cada lead num WhatsApp Flow criado a partir de um formulário da HubSpot. A Flowella envia cada Flow concluído para a HubSpot como um envio nativo desse formulário, pelo que os gatilhos de envio de formulário, a pontuação de leads e as listas tratam-no como um lead de um site. Os gatilhos «Form Completed» e «Text Reply» da Flowella abrangem tudo o que acontece no chat.
Os leads do WhatsApp chegam até si de três formas, e cada uma delas inicia a conversa de maneira diferente.
| Fonte | Como o chat começa | O que chega à HubSpot |
|---|---|---|
| Links «clicar para conversar» e códigos QR | O potencial cliente clica num link do WhatsApp ou digitaliza um código QR no seu site, e-mails, assinaturas ou material impresso e, em seguida, envia uma mensagem pré-preenchida. | A primeira mensagem, na propriedade[1] de contacto «Última mensagem de resposta do WhatsApp». |
| Anúncios «Click-to-WhatsApp» | O potencial cliente clica num anúncio do Facebook ou do Instagram e envia a mensagem pré-preenchida do anúncio. | A mensagem, juntamente com o ID de clique Meta Meta, o ID do anúncio e o URL de origem do anúncio, constam no contacto[2]. |
| Respostas aos seus modelos | Envia primeiro uma mensagem a um contacto que tenha dado o seu consentimento, a partir de um fluxo de trabalho ou de um envio em massa, e este responde, clica num botão ou abre um Flow. | Um evento «Text Reply» na cronologia do contacto e a resposta na mensagem «Última resposta do WhatsApp». |
Cada uma destas ações abre a janela de atendimento ao cliente de 24 horas Meta Meta. Quando um utilizador do WhatsApp lhe envia uma mensagem, «inicia-se um temporizador de 24 horas denominado janela de atendimento ao cliente» e, enquanto estiver aberta, pode enviar qualquer mensagem; assim que fechar, apenas modelos[3] aprovados. Os anúncios oferecem uma vantagem adicional: se responder dentro dessa janela a alguém que chegou através de um anúncio «Click-to-WhatsApp» no Android ou iOS, a Meta abre uma janela de ponto de entrada gratuita que «pode permanecer aberta até 7 dias», durante a qual a Meta não cobra pelas suas mensagens[4] de modelo ou de serviço.
Dica: atribua a cada colocação a sua própria mensagem pré-preenchida, como «Olá, digitalizei o folheto da primavera», para que um fluxo de trabalho possa distinguir as fontes. O nosso gerador de links do WhatsApp cria estes links por si.
Os fluxos de trabalho da HubSpot atuam com base em propriedades: um valor de um menu suspenso, uma data, uma fase do ciclo de vida. Um chat é uma sequência de mensagens. «Cerca de 10 mil, provavelmente depois do Natal, alguém me pode ligar?» é uma resposta perfeitamente válida para uma pessoa, mas não serve de nada para um ramo que verifica se o Orçamento é «Superior a 15 000 £».
O texto livre causa três problemas na HubSpot:
As respostas estruturadas resolvem estes três problemas. Um WhatsApp Flow é um formulário que se abre dentro do chat, com menus suspensos, seletores de data, caixas de seleção e campos obrigatórios. A Meta descreve os Flows como uma forma de «marcar consultas, explorar produtos, recolher feedback dos clientes, obter novos leads de vendas ou qualquer outra coisa».[3] Quando um lead seleciona uma opção, o valor é exatamente aquele que a sua propriedade da HubSpot espera. Para uma análise mais aprofundada, leia o artigo sobre o verdadeiro problema dos chatbots do WhatsApp.
A Flowella liga as duas partes: o WhatsApp Flow que o seu potencial cliente preenche e o formulário da HubSpot que os seus fluxos de trabalho já compreendem.
Escolha um formulário de marketing da HubSpot e a Flowella cria o WhatsApp Flow correspondente, com os mesmos campos, opções e configurações necessárias. Quando um potencial cliente o submete, a Flowella compara as respostas com o formulário ativo e envia-as para a HubSpot como um envio desse mesmo formulário[6]. A HubSpot lista-o com o nome da página «WhatsApp Flow · nome do formulário», e as respostas são registadas nas propriedades do contacto: «mesmas propriedades, mesmos fluxos de trabalho, mesmos relatórios».[7]
Por se tratar de um envio de formulário efetivo, o resto do HubSpot reage tal como reagiria a um potencial cliente do site:
Para saber como funciona, em pormenor, a sincronização entre formulários e o Flow, consulte «Do Chat ao CRM».
Alguns momentos ocorrem apenas no chat, pelo que a Flowella regista os eventos do WhatsApp na cronologia do contacto e disponibiliza cada um deles como um gatilho[9] de fluxo de trabalho. Dois são os mais importantes para os leads:
A Flowella adiciona ainda cinco ações de fluxo de trabalho: «Send WhatsApp Template», «Send WhatsApp Message», «Send WhatsApp Reply», «Leitor de documentos com IA» e «Gerar documento[10]».
| Quando pretender agir com base em | Utilize isto |
|---|---|
| Um envio de formulário a partir de qualquer canal, site ou WhatsApp | O próprio gatilho de envio de formulário da HubSpot para esse formulário |
| Apenas envios do WhatsApp Flow | Form Completed, filtrado por nome do formulário |
| Uma nova conversa a partir de um link, código QR ou anúncio | Text Reply, seguida de ramificação com base na última mensagem de resposta do WhatsApp |
| À espera que um potencial cliente conclua um Flow que enviou | Etapa «Atrasar até ao evento» da HubSpot, definida para «Form Completed» |
A Flowella mantém duas propriedades do contacto atualizadas: «Última mensagem de resposta no WhatsApp» e «Última resposta no WhatsApp às». Regista-as antes de o evento «Text Reply» ser acionado, para que um fluxo de trabalho possa ramificar com base na resposta imediatamente. A base de conhecimento da Flowella explica por que razão isso é importante:
«A HubSpot avalia filtros de eventos, tais como “Text Reply” → “Mensagem contém”, em relação a todos os eventos históricos de “Text Reply” do contacto, e não apenas ao mais recente. Assim que um contacto tiver enviado, pelo menos uma vez, uma resposta que corresponda ao filtro, este continuará a corresponder para sempre.»
Fonte: Base de conhecimento da Flowella, atividade do contacto
Por isso, inscreva-se no evento «Text Reply» e, em seguida, ramifique com base na «Última mensagem de resposta do WhatsApp», com correspondências exatas para opções fixas, como «Reserva» ou «Preços».
Este fluxo de trabalho qualifica cada novo lead com quatro perguntas, classifica-os em níveis e encaminha os mais promissores para a equipa de vendas no prazo de uma hora. Segue a receita de captura e qualificação de leads da Flowella[11]. Se este for o seu primeiro fluxo de trabalho do WhatsApp, o nosso guia passo a passo aborda os conceitos básicos.
Prefere limitar o formulário do seu site a um nome e um número? A receita de acompanhamento de contactos web da Flowella envia as restantes perguntas pelo WhatsApp poucos minutos após o preenchimento do formulário e, em seguida, cria uma tarefa de vendas para os leads que estão prontos para comprar.
A ferramenta de fluxos de trabalho da HubSpot está incluída nos planos Professional e Enterprise, pelo que os gatilhos e as cinco ações da Flowella requerem esses planos. As equipas que utilizam o HubSpot Free ou Starter continuam a ter acesso à maior parte da captura de leads:
| Subscrição da HubSpot | Fluxos de trabalho simples por formulário | Ações em cada um |
|---|---|---|
| ferramentas gratuitas da HubSpot | Um fluxo de trabalho «Enviar um e-mail após o envio do formulário» | Um |
| plano Starter, Professional ou Enterprise sem o Marketing Hub | Um | Três |
| Marketing Hub Starter | Um | Até 10 |
| Marketing Hub Professional ou Enterprise | Tantas quantas precisar | Tantas quantas precisar |
Fonte: HubSpot, Automatizar ações de envio de formulários, última atualização a 28 de setembro de 2026[12].
As ações incluem um e-mail de notificação interna, a criação de uma tarefa, a atribuição do contacto a um membro da equipa (apenas para utilizadores pagantes), a sua adição a uma lista estática e o envio de um e-mail de marketing. No plano Starter, um fluxo de trabalho simples pode alertar um comercial sobre cada lead do WhatsApp e atribuir-lhe uma tarefa. O que estes planos não lhe oferecem é a possibilidade de aguardar, ramificar ou enviar mensagens do WhatsApp a partir de um fluxo de trabalho; em[13] vez disso, o envio é feito a partir do Flowella.
As duplicatas surgem quando uma pessoa o contacta através de dois canais. Saber como cada sistema faz a correspondência de registos evita a maioria delas.
«A HubSpot deduplica automaticamente os contactos utilizando endereços de e-mail e, no caso das empresas, utilizando nomes de domínio.»
Fonte: HubSpot, Eliminar duplicados na HubSpot (última atualização a 2 de outubro de 2026)
O número de telefone não é uma das propriedades com base[5] nas quais o HubSpot elimina duplicados. Um contacto criado a partir de uma conversa no WhatsApp começa com um número de telefone e sem e-mail; por isso, se a mesma pessoa preencher posteriormente o formulário do seu site, o HubSpot não terá nenhum e-mail para associar e poderá acabar por ter dois registos para uma única pessoa.
Quando um potencial cliente submete um Flow, a Flowella associa as respostas a um contacto do HubSpot nesta ordem[6]:
Num fluxo de trabalho «Professional», atribua o responsável dentro da ramificação de cada nível. Se os seus representantes de vendas partilharem os seus próprios links do WhatsApp, coloque o nome do representante na mensagem pré-preenchida («Olá, Sam, gostaria de marcar uma chamada»), inscreva-o na «Text Reply» e defina o responsável através de uma ramificação com base na «Última mensagem de resposta do WhatsApp»[1]. Nos planos Free ou Starter, uma automatização de formulário pode atribuir o contacto em vez disso.
O texto simples só chega a um potencial cliente dentro do período de 24 horas. Para acompanhamentos que possam ocorrer mais tarde, utilize a funcionalidade «Send WhatsApp Template» com um modelo de lembrete ou a funcionalidade «Send WhatsApp Reply», que envia texto simples enquanto a janela de 24 horas estiver aberta e envolve a sua mensagem num modelo de serviço aprovado assim que esta se fechar[10]. Para confirmações imediatas logo após o preenchimento de um formulário, verifique se a HubSpot pode enviar uma confirmação pelo WhatsApp após o envio do formulário.
Se utilizar o Agente de Apoio ao Cliente com IA da HubSpot, a própria ação «Atribuir ao Agente de Apoio ao Cliente» da HubSpot pode encaminhar-lhe uma conversa do WhatsApp através do canal Flowella na caixa de entrada de conversas. Esse canal requer o Sales Hub ou o Service Hub, nas versões Professional ou Enterprise, podendo também ser necessários[15] HubSpot Credits. O agente responde em texto simples e apenas dentro do intervalo de 24 horas; por isso, atribua-o imediatamente após um gatilho de «Text Reply», em vez de o fazer após um atraso de dois dias.
Uma resposta com «STOP», «UNSUBSCRIBE», «CANCEL», «END» ou «QUIT» exclui um contacto das mensagens enviadas a partir desse número; por isso, nunca denomine um botão de resposta rápida como «Cancelar» ou «Parar». A Flowella regista as recusas, não as aceitações; por isso, mantenha o seu próprio registo do consentimento[16] de cada lead. Para conhecer mais automações a executar assim que os leads forem captados, consulte «9 automações do WhatsApp sem código para equipas da HubSpot».
A Flowella envia dados suficientes para a HubSpot para apresentar relatórios sobre os leads do WhatsApp a par de todos os outros canais[17]:
A rapidez também merece atenção. Em toda a Flowella, o tempo mediano da primeira resposta é de 3 minutos, e já foram concluídos[7] mais de 100 000 WhatsApp Flows. O Oaklands College, que utiliza a Flowella para o recrutamento de estudantes, descreve o resultado da seguinte forma:
«Uma plataforma de interação excecional que transformou a nossa conversão de estudantes, com um aumento de 160% nas candidaturas no mesmo dia e taxas de resposta no WhatsApp de 90%.»
Peter Hudson, Diretor de Admissões, Marca e Inovação do Cliente, Oaklands College. Leia a história do Oaklands College
Flowella não é a única opção, e a escolha certa depende da forma como a sua equipa trabalha.
Para os comparar lado a lado, veja como o Flowella se destaca.
Os leads do WhatsApp só ajudam o seu pipeline quando a HubSpot os consegue ler. Registe os detalhes num WhatsApp Flow criado a partir de um formulário da HubSpot, faça com que cada Flow concluído chegue como um envio de formulário e ramifique com base nas propriedades que este grava. Utilize Text Reply para conversas que comecem sem um formulário e mantenha os números de telefone e endereços de e-mail organizados, para que cada resposta seja direcionada para o contacto correto.
O Flowella funciona em todos os planos da HubSpot, incluindo Free e o Starter, e é desenvolvido pela equipa da Discover Digital, um Parceiro Platina da HubSpot. Inicie um período de teste gratuito de 14 dias sem necessidade de cartão de crédito, veja como funciona a integração com a HubSpot ou marque uma demonstração.
Sim. Com o Flowella ligado, a «Text Reply» regista um contacto quando este lhe envia uma mensagem, clica num botão ou submete um Flow, e a opção «Form Completed» regista-o quando conclui um WhatsApp Flow. Ambas as funcionalidades requerem fluxos de trabalho da HubSpot, que estão incluídos nos planos Professional e Enterprise.
Sim, quando a Flowella criou o Flow a partir de um formulário da HubSpot. Cada Flow concluído é registado como um envio desse formulário, listado como «WhatsApp Flow · nome do formulário», com as respostas nas propriedades do contacto.
Sim. A funcionalidade «Forms to Flows», a cronologia do contacto, as propriedades «Última resposta do WhatsApp» e a caixa de entrada da Flowella funcionam em todos os planos da HubSpot, e as automatizações de formulários da HubSpot podem ser executadas em cada envio do WhatsApp. Os gatilhos e ações do fluxo de trabalho da Flowella requerem o plano Professional ou Enterprise.
Solicite um endereço de e-mail no Flow, armazene os números do WhatsApp no formato internacional, como +447700900123, e envie Flows a partir de fluxos de trabalho sempre que possível. A HubSpot elimina as duplicatas com base no e-mail, e não no número de telefone.
Sim, podem, e assim um único fluxo de trabalho de envio de formulário abrange ambos os canais. Poderá preferir uma versão WhatsApp para o WhatsApp, uma vez que cada sincronização da Flowella é publicada imediatamente e as alterações num formulário partilhado também afetam o formulário[6] do seu site.