Questa è la sesta parte di una serie in sei puntate dedicata all’analisi dei risultati del rapporto “State of Business Messaging 2026” di Meta e al loro significato per le aziende che utilizzano HubSpot e WhatsApp.
Nel corso di questa serie, abbiamo approfondito i motivi per cui i consumatori preferiscono la messaggistica, perché le comunicazioni di massa non funzionano, come i Flows strutturati trasformano il percorso dei clienti, quando utilizzare i Flows rispetto ai chatbot e in che modo la fiducia e i dati strutturati alimentano l’intero ciclo di vita del cliente.
Ora mettiamoci all’opera.
In questo articolo conclusivo, vi guideremo passo dopo passo nella creazione del vostro primo flusso di lavoro automatizzato su WhatsApp utilizzando Flowella e HubSpot. L’obiettivo: un WhatsApp Flow funzionante che raccolga dati strutturati e attivi una risposta automatica, attivo e pronto all’uso in meno di 30 minuti.
Useremo come esempio un modulo di feedback post-visita, ma lo stesso processo si applica a qualsiasi caso d’uso: conferme di prenotazione, moduli di sondaggio, promemoria di rinnovo, arricchimento dei dati, controlli KYC e altro ancora.
Prima di iniziare, assicurati di disporre di quanto segue:
Tutto chiaro? Allora cominciamo.
Tempo richiesto: circa 10 minuti
Inizia in HubSpot creando il modulo che desideri che i tuoi clienti compilino tramite WhatsApp. Si tratta esattamente della stessa procedura che seguiresti per un modulo web, perché è proprio questo il punto: stai utilizzando gli strumenti che già conosci.
Questo passaggio è più importante di quanto si pensi, perché il modulo HubSpot è l’unica fonte di verità per l’intero flusso. Le etichette dei campi, il testo di aiuto, i tipi di campo e quali campi sono obbligatori vengono trasferiti direttamente su WhatsApp. Se il modulo è corretto, anche il flusso lo sarà.
Per il nostro esempio di feedback, crea un nuovo modulo HubSpot con i seguenti campi:
Esperienza complessiva (menu a tendina o campo numerico): una scala di valutazione. Potresti utilizzare un menu a tendina con opzioni da 1 a 10, oppure una serie più semplice del tipo “Scadente / Discreto / Buono / Eccellente”. L’importante è che questo campo sia associato a una proprietà del contatto su cui puoi basare un ramo nel flusso di lavoro.
Cosa ti ha colpito di più? (caselle di selezione multiple): opzioni come “Qualità del cibo”, “Servizio”, “Atmosfera”, “Rapporto qualità-prezzo”. Questo ti offre una visione strutturata di ciò che determina la soddisfazione (o l’insoddisfazione).
Commenti? (testo a riga singola o multipla): un campo di testo libero facoltativo per qualsiasi cosa il cliente voglia aggiungere. Mantienilo facoltativo; sono i campi strutturati sopra indicati a guidare la tua automazione.
Suggerimenti per la progettazione del modulo:
Salva e pubblica il tuo modulo. Non è necessario incorporarlo in una pagina; Flowella lo utilizzerà direttamente.
Tempo: circa 5 minuti
Collega il tuo account HubSpot se non l’hai già fatto. Flowella utilizza OAuth, quindi non ci sono chiavi API da gestire. Esamina gli ambiti richiesti e clicca su “Collega app”.
Apri la sezione Moduli. Accedi a Flowella e seleziona Moduli nel menu di navigazione a sinistra. Qui sono elencati tutti i moduli HubSpot con cui Flowella è sincronizzata, insieme allo stato del WhatsApp Flow di ciascuno.
Crea il flusso. Clicca sul modulo che hai appena creato, quindi su "Crea WhatsApp Flow". Flowella esegue un controllo preliminare che verifica la connessione a HubSpot, la presenza di un canale attivo, i tipi di campo supportati e la fatturazione attiva; legge l’ultima definizione del modulo, genera l’WhatsApp Flow corrispondente e lo carica su Meta sul canale selezionato. La maggior parte delle sincronizzazioni si completa in pochi secondi.
Controlla il risultato della sincronizzazione. La pagina dei dettagli del modulo mostra la mappatura dei campi e la cronologia completa della sincronizzazione. Se un tipo di campo non è supportato, modificalo in HubSpot o omettilo, quindi esegui nuovamente la sincronizzazione.
Una cosa che vale la pena sapere fin dall’inizio, perché spesso coglie di sorpresa: il testo risiede in HubSpot, non in Flowella. Non esiste una fase separata di scrittura del testo per il flusso. Se desideri modificare un'etichetta, riordinare una domanda o rendere obbligatorio un campo, devi modificare il modulo HubSpot ed eseguire nuovamente la sincronizzazione. Si tratta di una scelta progettuale deliberata, che garantisce che il tuo modulo web e il tuo WhatsApp Flow non possano mai divergere.
Flowella gestisce il JSON del Flow, il caricamento su Meta e l’hosting dell’endpoint. Non devi occuparti di nulla di tutto ciò. Trovi tutti i dettagli nella documentazione sui moduli.
Tempo: circa 10 minuti
Torna su HubSpot e crea un nuovo flusso di lavoro. La configurazione dipende dal tuo caso d’uso, ma per il nostro esempio di feedback:
Imposta il trigger. Potrebbe trattarsi di un trigger basato sulla data (ad es. “la data della prenotazione era ieri”), di un trigger di appartenenza a una lista o di un’iscrizione manuale a scopo di test. Per uno scenario di feedback su un ristorante, in genere si utilizzerebbe una proprietà di data come “ora di fine della prenotazione” con un ritardo di 2 ore.
Aggiungi l’azione Flowella. L’integrazione di Flowella con HubSpot aggiunge le proprie azioni all’editor del flusso di lavoro accanto a quelle di HubSpot. Aggiungi l’azione “Invia modello WhatsApp” e seleziona il modello che contiene il tuo flusso. L’integrazione offre anche le azioni “Invia messaggio WhatsApp” per risposte in testo libero all’interno di una finestra di conversazione aperta e “Assegna a un agente del servizio clienti” per trasferire una conversazione a un agente di Breeze.
Aggiungi un ritardo fino al completamento del Flow. Dopo l’invio, inserisci il passaggio “Ritarda fino al verificarsi dell’evento” che ascolta l’evento “Modulo Flowella completato”, con un timeout affinché il flusso di lavoro non rimanga bloccato all’infinito. Questo modello “invia e attendi” è ciò che rende possibile l’automazione strutturata: il flusso di lavoro si mette in pausa finché non dispone effettivamente dei dati, quindi si ramifica in base a essi. Flowella emette anche eventi "Messaggio letto", "Messaggio inviato" e "Risposta di testo", l’ultimo dei quali può filtrare in base al contenuto del messaggio.
Aggiungi la logica di ramificazione. Dopo il passo di ritardo, aggiungi una ramificazione if/then basata sulla proprietà "rating":
Attiva il flusso di lavoro. Controlla le impostazioni, assicurati che i criteri di inclusione siano corretti e attivalo.
Ecco fatto. Il tuo primo flusso di lavoro automatizzato su WhatsApp è attivo.
Ripercorriamo l’intera sequenza:
Il flusso di lavoro di HubSpot si attiva (in base alla condizione di trigger) e invia al cliente un messaggio WhatsApp tramite Flowella. Il messaggio include un pulsante che apre il flusso di feedback.
Il cliente tocca il pulsante, compila il breve modulo su WhatsApp (bastano pochi tocchi, meno di 30 secondi) e lo invia.
Flowella riceve l’invio, associa le risposte ai tuoi campi HubSpot e registra un’attività nella cronologia del contatto sotto la voce “Flowella: Integrazione moduli WhatsApp”. L’attività mostra il nome del modulo e rimanda all’invio completo. Dietro le quinte, si tratta di un evento della cronologia CRM con l’identificatore flowella-form-completed.
È proprio quell’evento che il tuo passaggio “Attendi fino a quando non si verifica l’evento” stava aspettando. Il flusso di lavoro riprende, valuta le condizioni di ramificazione ed esegue il passaggio successivo appropriato: messaggio di ringraziamento, richiesta di recensione, azione di recupero o iscrizione a una campagna di nurturing.
La scheda del contatto ora contiene una registrazione completa e strutturata dell’interazione, visibile nella cronologia e utilizzabile nei report e nei dashboard.
Nessuna lettura manuale dei messaggi. Nessuna copia di dati tra sistemi. Nessuna analisi ambigua del testo libero. Solo dati puliti che guidano un’automazione affidabile.
Vale la pena crearne uno da zero, perché ti mostra come si incastrano i vari elementi. Dopodiché, c’è una strada più veloce.
La knowledge base di Flowella mette a disposizione 20 modelli di flussi di lavoro HubSpot già pronti, ciascuno con trigger, azioni e ramificazioni già definiti. L’esempio di feedback che abbiamo appena creato ha un proprio modello nella sezione “Feedback nel settore dell’ospitalità”, e la stessa libreria copre l’acquisizione e la qualificazione dei lead, i sondaggi NPS e CSAT, i promemoria per gli appuntamenti, il recupero dei carrelli abbandonati, l’autenticazione e l’OTP, l’onboarding KYC e altro ancora.
Tre dei flussi di lavoro riportati di seguito dispongono di modelli dedicati, quindi puoi partire dalla versione già documentata anziché da una tela vuota.
Una volta creato il tuo primo flusso, il procedimento diventerà un'abitudine. Ecco altri tre flussi di lavoro che puoi configurare utilizzando esattamente lo stesso processo in tre fasi.
Crea un modulo HubSpot con campi per lo stato di conferma (menu a tendina: Confermato / Da modificare / Annulla), esigenze alimentari (caselle di selezione multiple), occasione speciale (menu a tendina) e note aggiuntive (testo facoltativo). Crea un flusso di lavoro attivato da una proprietà "data" 24 ore prima della prenotazione. Dividi il flusso in base allo stato di conferma: se confermato, informa il team delle esigenze; se viene richiesta la cancellazione, avvia una sequenza di riprenotazione. Consulta il modello di prenotazione di riunioni.
Crea un modulo semplice con i campi mancanti: titolo di lavoro, nome dell’azienda, metodo di contatto preferito, preferenze di comunicazione. Crea un flusso di lavoro mirato ai contatti in cui questi campi sono vuoti, magari filtrando per fase del ciclo di vita o data dell’ultima attività. Invia il Flow come un messaggio cordiale del tipo “Aiutaci a mantenere aggiornati i tuoi dati”. Ogni invio colma le lacune nei dati del tuo CRM, senza necessità di interventi manuali. Consulta il modello di aggiornamento dei dati di contatto.
Crea un modulo con campi relativi alla decisione di rinnovo (menu a tendina: Sì, rinnovo / No, desidero annullare / Ho delle domande), al metodo di pagamento preferito (menu a tendina) e ai dati di contatto aggiornati (campi facoltativi). Attiva il flusso di lavoro 30 giorni prima della data di rinnovo. Se il cliente rinnova, elabora il rinnovo e invia la conferma. Se ha domande, inoltra la richiesta a un operatore. Se desidera annullare, attiva un flusso di fidelizzazione con un’offerta speciale o una raccolta di feedback. Consulta il modello per i rinnovi dell’iscrizione.
Mantieni i flussi brevi. L’ideale è da tre a cinque campi per flusso. Se hai bisogno di ulteriori informazioni, valuta la possibilità di suddividerle in due flussi in punti diversi del percorso.
Utilizza il modello “ritardo fino all’evento”. La possibilità di inviare un flusso e poi attendere la risposta prima di procedere alla ramificazione è ciò che rende i tuoi flussi di lavoro realmente reattivi anziché semplicemente sequenziali. Imposta sempre un timeout in modo che i contatti che non rispondono mai seguano un percorso di fallback ragionevole.
Esegui prima dei test con numeri interni. Prima di attivare un flusso di lavoro per l’intero elenco dei contatti, testalo con un piccolo gruppo. Verifica che il Flow venga visualizzato correttamente sia su iOS che su Android, che i dati siano associati alle proprietà HubSpot corrette e che la logica di ramificazione funzioni come previsto. I Flow ora vengono visualizzati anche su WhatsApp Web e Desktop, quindi vale la pena controllare anche lì.
Tieni d’occhio le metriche relative ai messaggi. Le analisi di Flowella coprono il tasso di consegna, il tasso di lettura e il tasso di errore, oltre alle conversazioni, alle disiscrizioni e all’utilizzo nel tempo, nonché alle prestazioni per singolo modello. Se un flusso non sta funzionando, questi numeri di solito ti diranno se il problema è l’invio o il messaggio stesso.
Rispetta le regole di opt-in. WhatsApp ha regole rigide riguardo ai messaggi inviati dalle aziende. Assicurati che i tuoi contatti abbiano acconsentito a ricevere messaggi e offri sempre un modo semplice per annullare l’iscrizione. Flowella tiene traccia dello stato di opt-out per ogni canale e lo rispetta automaticamente, quindi un contatto che si disiscrive non riceverà più messaggi da quel canale. Consulta la sezione sulla gestione delle disiscrizioni e del consenso.
Nel corso di questa serie, abbiamo seguito i dati del rapporto “State of Business Messaging 2026” di Meta fino alla loro conclusione logica: i consumatori preferiscono in modo schiacciante la messaggistica, apprezzano le interazioni transazionali strutturate, si fidano dei marchi con cui possono comunicare direttamente e desiderano che tali interazioni siano pertinenti e personali.[1]
L’opportunità è chiara. Gli strumenti sono disponibili. E, come abbiamo appena dimostrato, puoi avere il tuo primo flusso di lavoro automatizzato su WhatsApp attivo in meno di 30 minuti.
La differenza tra la messaggistica e l’automazione è la differenza tra creare lavoro ed eliminarlo. Ovunque si faccia affidamento su moduli, promemoria, conferme, sondaggi o rinnovi, Flowella aiuta a trasferire quel flusso di lavoro su WhatsApp, dove è più veloce, più personale e ha molte più probabilità di ottenere una risposta.
Sei pronto a trasformare le conversazioni in conversioni? Inizia oggi stesso la tua prova gratuita di Flowella.