Un cliente potencial pulsa tu botón de WhatsApp, pregunta por los precios y te da su nombre de pila. Tu equipo responde en cuestión de minutos y, después, no pasa nada. No hay ninguna dirección de correo electrónico en el expediente, no se ha rellenado el campo de presupuesto y no hay nada sobre lo que pueda actuar un flujo de trabajo de HubSpot. Si quieres sincronizar los clientes potenciales de WhatsApp con los flujos de trabajo de HubSpot, el problema es el propio chat: contiene las respuestas en forma de texto, donde tus correos de seguimiento, puntuaciones de clientes potenciales y tareas de ventas no pueden acceder a ellas.
Esta guía te muestra cómo introducir cada cliente potencial de WhatsApp en HubSpot como datos de contacto limpios y en el flujo de trabajo adecuado. Abarca de dónde vienen los clientes potenciales de WhatsApp, por qué las respuestas estructuradas se sincronizan mientras que los chats no, un flujo de trabajo paso a paso para la captura de clientes potenciales, qué funciona en HubSpot Free y Starter, y cómo emparejar, derivar y medir cada cliente potencial.
La respuesta corta: recopila los datos de cada cliente potencial en un WhatsApp Flow creado a partir de un formulario de HubSpot. Flowella envía cada Flow completado a HubSpot como un envío nativo de ese formulario, por lo que los desencadenantes de envío de formularios, la puntuación de clientes potenciales y las listas lo tratan como un cliente potencial de la web. Los desencadenantes «Form Completed» y «Text Reply» de Flowella cubren todo lo que ocurre en el chat.
Los clientes potenciales de WhatsApp llegan a ti de tres formas, y cada una inicia la conversación de manera diferente.
| Fuente | Cómo empieza el chat | Lo que llega a HubSpot |
|---|---|---|
| Enlaces «clic para chatear» y códigos QR | El cliente potencial pulsa un enlace de WhatsApp o escanea un código QR en tu página web, correos electrónicos, firmas o material impreso, y luego envía un mensaje ya rellenado. | El primer mensaje, en la propiedad[1] de contacto «Último mensaje de respuesta de WhatsApp». |
| Anuncios «Click-to-WhatsApp» | El cliente potencial pulsa un anuncio de Facebook o Instagram y envía el mensaje ya rellenado del anuncio. | El mensaje, junto con el ID de clic Meta Meta, el ID del anuncio y la URL de origen del anuncio, se guardan en el contacto[2]. |
| Respuestas a tus plantillas | Envías primero un mensaje a un contacto que se ha dado de alta, desde un flujo de trabajo o un envío masivo, y este responde, pulsa un botón o abre un Flow. | Aparece un evento de «Text Reply» en la cronología del contacto, y la respuesta se muestra en el «Último mensaje de respuesta de WhatsApp». |
Cada una de estas acciones abre la ventana de atención al cliente de 24 horas Meta Meta. Cuando un usuario de WhatsApp te envía un mensaje, «se inicia un temporizador de 24 horas llamado ventana de atención al cliente», y mientras esté abierta puedes enviar cualquier mensaje; una vez que se cierre, solo plantillas[3] aprobadas. Los anuncios aportan una ventaja adicional: si respondes dentro de esa ventana a alguien que ha llegado desde un anuncio «Click-to-WhatsApp» en Android o iOS, Meta abre una ventana de acceso gratuito que «puede permanecer abierta hasta 7 días», durante los cuales Meta no te cobra por tus plantillas ni por los mensajes[4] de servicio.
Consejo: asigna a cada ubicación su propio mensaje predefinido, como «Hola, he escaneado el folleto de primavera», para que el flujo de trabajo pueda distinguir las fuentes. Nuestro generador de enlaces de WhatsApp crea estos enlaces por ti.
Los flujos de trabajo de HubSpot actúan sobre propiedades: un valor de un menú desplegable, una fecha, una etapa del ciclo de vida. Un chat es una secuencia de mensajes. «Unos 10 000, probablemente después de Navidad, ¿alguien puede llamarme?» es una respuesta perfectamente válida para una persona, pero no sirve de nada para una rama que comprueba si el presupuesto es «superior a 15 000 £».
El texto libre causa tres problemas en HubSpot:
Las respuestas estructuradas solucionan los tres problemas. Un WhatsApp Flow es un formulario que se abre dentro del chat, con menús desplegables, selectores de fecha, casillas de verificación y campos obligatorios. Meta describe los Flows como una forma de «concertar citas, explorar productos, recopilar opiniones de clientes, conseguir nuevos clientes potenciales o cualquier otra cosa».[3] Cuando un cliente potencial elige una opción, el valor es exactamente el que espera tu propiedad de HubSpot. Si quieres saber más, lee sobre el verdadero problema de los chatbots de WhatsApp.
Flowella conecta las dos partes: el WhatsApp Flow que rellena tu cliente potencial y el formulario de HubSpot que tus flujos de trabajo ya reconocen.
Eliges un formulario de marketing de HubSpot y Flowella crea el WhatsApp Flow correspondiente, con los mismos campos, opciones y ajustes necesarios. Cuando un cliente potencial lo envía, Flowella compara las respuestas con el formulario activo y las envía a HubSpot como un envío de ese mismo formulario[6]. HubSpot lo muestra con el nombre de la página «WhatsApp Flow · nombre del formulario», y las respuestas se guardan en las propiedades del contacto: «las mismas propiedades, los mismos flujos de trabajo, los mismos informes».[7]
Como se trata de un envío real de formulario, el resto de HubSpot reacciona igual que lo haría ante un cliente potencial de la web:
Para saber cómo funciona en detalle la sincronización de «Forms to Flows», consulta «Del chat al CRM».
Hay momentos que solo ocurren en el chat, por lo que Flowella registra los eventos de WhatsApp en la cronología del contacto y ofrece cada uno de ellos como desencadenante[9] de un flujo de trabajo. Hay dos que son los más importantes para los clientes potenciales:
Flowella también añade cinco acciones de flujo de trabajo: «Send WhatsApp Template», «Send WhatsApp Message», «Send WhatsApp Reply», «Lector de documentos con IA» y «Generar documento[10]».
| Cuando quieras actuar sobre | Usa esto |
|---|---|
| Un envío de formulario desde cualquier canal, página web o WhatsApp | El propio desencadenante de envío de formularios de HubSpot para ese formulario |
| Solo envíos a través de WhatsApp Flows | Form Completed, filtrado por nombre del formulario |
| Un nuevo chat desde un enlace, un código QR o un anuncio | Text Reply, y luego ramificación según el último mensaje de respuesta de WhatsApp |
| A la espera de que un cliente potencial termine un Flow que le has enviado | El paso «Retraso hasta el evento» de HubSpot, configurado en «Form Completed» |
Flowella mantiene actualizadas dos propiedades del contacto: «Último mensaje de respuesta de WhatsApp» y «Última respuesta de WhatsApp a». Las registra antes de que se active el evento «Text Reply», para que un flujo de trabajo pueda ramificarse en función de la respuesta de inmediato. La base de conocimientos de Flowella explica por qué es importante:
«HubSpot evalúa los filtros de eventos, como “Text Reply → El mensaje contiene”, comparando todos los eventos históricos de Text Reply del contacto, no solo el más reciente. Una vez que un contacto ha enviado alguna vez una respuesta que coincida, el filtro seguirá coincidiendo para siempre».
Fuente: Base de conocimientos de Flowella, actividad del contacto
Así que configura el filtro en «Text Reply» y, a continuación, ramifica el flujo en «Último mensaje de respuesta de WhatsApp», con coincidencias exactas para opciones fijas como «Reservar» o «Precios».
Este flujo de trabajo califica cada nuevo cliente potencial con cuatro preguntas, los clasifica por niveles y envía los más prometedores al equipo de ventas en menos de una hora. Sigue la receta de captura y calificación de clientes potenciales de Flowella[11]. Si es tu primer flujo de trabajo de WhatsApp, nuestra guía paso a paso te explica lo básico.
¿Prefieres que el formulario de tu web solo pida un nombre y un número? La receta de seguimiento de contactos web de Flowella envía las preguntas restantes por WhatsApp a los pocos minutos de rellenar el formulario y, a continuación, crea una tarea de ventas para los clientes potenciales que estén listos para comprar.
La herramienta de flujos de trabajo de HubSpot viene incluida en los planes Professional y Enterprise, así que los desencadenantes y las cinco acciones de Flowella requieren esos planes. Los equipos que usan HubSpot Free o Starter siguen pudiendo aprovechar la mayor parte de la captación de clientes potenciales:
| Suscripción a HubSpot | Flujos de trabajo sencillos por formulario | Acciones en cada uno |
|---|---|---|
| Herramientas gratuitas de HubSpot | Un flujo de trabajo de «Enviar un correo electrónico tras el envío del formulario» | Un |
| plan Starter, Professional o Enterprise sin Marketing Hub | Uno | Tres |
| Marketing Hub Starter | Uno | Hasta 10 |
| Marketing Hub Professional o Enterprise | Tantos como necesites | Tantos como necesites |
Fuente: HubSpot, «Automatizar acciones tras el envío de formularios», última actualización: 28 de septiembre de 2026[12].
Las acciones incluyen un correo electrónico de notificación interna, crear una tarea, asignar el contacto a un miembro del equipo (solo para usuarios de pago), añadirlo a una lista estática y enviar un correo electrónico de marketing. En el plan Starter, un flujo de trabajo sencillo puede avisar a un comercial de cada cliente potencial de WhatsApp y asignarle una tarea. Lo que estos planes no te ofrecen es la posibilidad de poner en espera, ramificar o enviar mensajes de WhatsApp desde un flujo de trabajo; en[13] su lugar, los envías desde Flowella.
Los duplicados surgen cuando una misma persona se pone en contacto contigo a través de dos canales. Saber cómo cada sistema empareja los registros evita la mayoría de ellos.
«HubSpot deduplica automáticamente los contactos utilizando direcciones de correo electrónico y, en el caso de las empresas, los nombres de dominio».
Fuente: HubSpot, Eliminar duplicados en HubSpot (última actualización: 2 de octubre de 2026)
El número de teléfono no es una de las propiedades que HubSpot utiliza para[5] eliminar duplicados. Un contacto creado a partir de un chat de WhatsApp empieza con un número de teléfono y sin correo electrónico, así que si esa misma persona rellena más tarde el formulario de tu web, HubSpot no tiene ningún correo electrónico con el que emparejarlo y puedes acabar teniendo dos registros para una misma persona.
Cuando un cliente potencial envía un Flow, Flowella vincula las respuestas a un contacto de HubSpot en este orden[6]:
En un flujo de trabajo «Professional», asigna el responsable dentro de la rama de cada nivel. Si tus comerciales comparten sus propios enlaces de WhatsApp, pon el nombre del comercial en el mensaje prellenado («Hola, Sam, me gustaría concertar una llamada»), inscríbelo en «Text Reply» y establece el responsable mediante una rama basada en el último mensaje de respuesta de WhatsApp[1]. En los planes Free o Starter, una automatización de formularios puede asignar el contacto en su lugar.
El texto sin formato solo llega a un cliente potencial dentro del plazo de 24 horas. Para los seguimientos que puedan realizarse más tarde, usa «Send WhatsApp Template» con una plantilla de recordatorio, o «Send WhatsApp Reply», que envía texto sin formato mientras el plazo está abierto y envuelve tu mensaje en una plantilla de servicio aprobada una vez que se haya cerrado[10]. Para confirmaciones instantáneas justo después de un formulario, comprueba si HubSpot puede enviar una confirmación por WhatsApp tras el envío del formulario.
Si usas el agente de atención al cliente con IA de HubSpot, la propia acción «Asignar al agente de atención al cliente» de HubSpot puede pasarle una conversación de WhatsApp a través del canal Flowella en la bandeja de entrada de conversaciones. Ese canal requiere Sales Hub o Service Hub, en las versiones Professional o Enterprise, y es posible que también se necesiten[15] HubSpot Credits. El agente responde en texto sin formato y solo dentro del plazo de 24 horas, así que asígnaselo justo después de un desencadenante de «Text Reply», en lugar de esperar dos días.
Una respuesta con «STOP», «UNSUBSCRIBE», «CANCEL», «END» o «QUIT» hace que un contacto deje de recibir mensajes de ese número, así que nunca pongas «Cancelar» o «Detener» en un botón de respuesta rápida. Flowella registra las bajas, no las altas, así que lleva tu propio registro del consentimiento[16] de cada cliente potencial. Si quieres ver más automatizaciones que se ejecutan una vez que los clientes potenciales están en tu sistema, echa un vistazo a «9 automatizaciones de WhatsApp sin código para equipos de HubSpot».
Flowella envía a HubSpot la información necesaria para generar informes sobre los clientes potenciales de WhatsApp junto con los de cualquier otro canal[17]:
También vale la pena fijarse en la rapidez. En todo Flowella, el tiempo medio de primera respuesta es de 3 minutos, y se han completado[7] más de 100 000 WhatsApp Flows. Oaklands College, que usa Flowella para la captación de estudiantes, describe el resultado así:
«Una plataforma de interacción excepcional que ha transformado nuestra conversión de estudiantes, con un aumento del 160 % en las solicitudes realizadas el mismo día y unas tasas de respuesta en WhatsApp del 90 %».
Peter Hudson, director de admisiones, marca e innovación de clientes, Oaklands College. Lee la historia de Oaklands College
Flowella no es la única opción, y la más adecuada depende de cómo trabaje tu equipo.
Para compararlas directamente, echa un vistazo a cómo se compara Flowella.
Los contactos de WhatsApp solo te ayudan en tu proceso de ventas cuando HubSpot puede leerlos. Captura los datos en un WhatsApp Flow creado a partir de un formulario de HubSpot, haz que cada Flow completado llegue como un envío de formulario y ramifica según las propiedades que registre. Usa «Text Reply» para los chats que empiecen sin un formulario, y mantén los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico bien organizados para que cada respuesta llegue al contacto correcto.
Flowella funciona con todos los planes de HubSpot, incluidos Free y el Starter, y es una creación del equipo de Discover Digital, un socio Platinum de HubSpot. Empieza una prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito, comprueba cómo funciona la integración con HubSpot o reserva una demostración.
Sí. Con Flowella conectado, «Text Reply» registra a un contacto cuando te envía un mensaje, pulsa un botón o envía un Flow, y «Form Completed» lo registra cuando termina un WhatsApp Flow. Ambos requieren flujos de trabajo de HubSpot, que vienen incluidos en los planes Professional y Enterprise.
Sí, cuando Flowella ha creado el Flow a partir de un formulario de HubSpot. Cada Flow completado se registra como un envío de ese formulario, aparece como «WhatsApp Flow · nombre del formulario», y las respuestas se guardan en las propiedades del contacto.
Sí. «Forms to Flows», la cronología de contactos, las propiedades de «Última respuesta de WhatsApp» y la bandeja de entrada de Flowella funcionan en todos los planes de HubSpot, y las automatizaciones de formularios de HubSpot se pueden ejecutar con cada envío de WhatsApp. Los desencadenantes y acciones de los flujos de trabajo de Flowella requieren el plan Professional o Enterprise.
Pide una dirección de correo electrónico en el Flow, guarda los números de WhatsApp en formato internacional (por ejemplo, +447700900123) y envía los Flows desde flujos de trabajo siempre que puedas. HubSpot elimina los duplicados por correo electrónico, no por número de teléfono.
Sí, pueden, y así un solo flujo de trabajo para el envío de formularios cubrirá ambos canales. Quizá prefieras una versión WhatsApp para WhatsApp, ya que cada sincronización de Flowella se publica al instante y los cambios que hagas en un formulario compartido también afectarán al formulario[6] de tu página web.