Wenn Sie schon einmal versucht haben, WhatsApp in Ihren Marketing- oder Vertriebsprozess zu integrieren, kennen Sie sicher die beiden größten Stolpersteine:
Zum Start ins Jahr 2026 haben wir zwei neue Funktionen veröffentlicht, die beide Hindernisse beseitigen und eine völlig neue Ebene der WhatsApp-gestützten Automatisierung in HubSpot ermöglichen:
Schauen wir uns einmal genauer an, warum dies so wichtig ist – und holen wir uns dann drei praktische Workflow-Ideen aus der Praxis, die Sie sofort umsetzen können.
In der Vergangenheit hatten „WhatsApp-Integrationsprojekte“ oft versteckte Kosten: Betriebsstörungen.
Teams machen sich Sorgen um:
Die Koexistenz ist unsere Lösung.
Mit der Flowella-Koexistenz können Sie Ihre bestehende Nummer aus der WhatsApp Business App verbinden und Flowella weiterhin nutzen – während die WhatsApp Business App weiterhin im Einsatz bleibt.
Weil dadurch die größten Hindernisse für die Einführung beseitigt werden:
Kurz gesagt: Sie müssen sich nicht zwischen der „Vertrautheit mit WhatsApp“ und der „Leistungsstärke von HubSpot“ entscheiden. Sie bekommen beides.
Beim zweiten Update geht es um Transparenz und Automatisierung – die beiden Faktoren, die WhatsApp von „Nachrichten“ zu einem Umsatzsystem machen.
Flowella protokolliert nun wichtige WhatsApp-Ereignisse in HubSpot als Kontaktaktivitäten, darunter:
Weil damit der Kreislauf innerhalb von HubSpot geschlossen wird:
Anstatt also auf der Grundlage von Vermutungen zu automatisieren („2 Tage warten und hoffen“), kannst du auf der Grundlage von Absichts-Signalen automatisieren („sie haben es vor 2 Minuten gelesen – jetzt nachfassen“).
Im Folgenden finden Sie drei praxisnahe Workflows aus verschiedenen Branchen. Jeder nutzt Flowella-App-Ereignisse als Auslöser und kombiniert diese mit einer Logik im Stil von „Verzögerung bis“, um Erlebnisse zu schaffen, die persönlich wirken – sich aber wie eine Automatisierung skalieren lassen.
Branche: Automobil (Autohäuser, Gebrauchtwagenhändler, Elektroauto-Händler)
Ziel: Inbound-Leads schneller in gebuchte Probefahrten umwandeln – ohne jeden Lead manuell nachverfolgen zu müssen.
Flowella-Ereignis: Antwort erhalten (oder „Nachricht gesendet“, wenn Sie die Kontaktaufnahme automatisch starten, sobald ein Lead erstellt wurde)
Senden Sie eine WhatsApp-Vorlage: „Vielen Dank
für Ihr Interesse am [Modell]. Möchten Sie eine Probefahrt buchen? Tippen Sie hier, um einen Termin auszuwählen.“
Öffnen Sie ein Flowella-Formular, um folgende Angaben zu erfassen:
Bevorzugtes Modell/Ausstattungsvariante
Zeitfenster (heute / morgen / Wochenende)
Inzahlungnahme? (ja/nein)
Budgetrahmen (optional)
Warten Sie, bis die „Lesebestätigung“ vorliegt (oder warten Sie eine kurze Zeit, z. B. 10–15 Minuten), und gehen Sie dann wie folgt vor:
Wenn gelesen, aber noch keine Antwort: Senden Sie eine kurze „One-Tap“-Erinnerung: „Soll
ich einen Termin für Sie reservieren? Antworten Sie mit 1) Heute 2) Morgen 3) Wochenende“
Falls nicht gelesen: länger warten, dann einen anderen Ansatz versuchen (z. B. eine wertorientierte Nachricht wie Verfügbarkeit, Anreiz, Inzahlungnahme-Schätzung)
Warte, bis das „Flowella-Formular ausgefüllt“ ist (oder bis zum Ablauf eines maximalen Zeitfensters), dann verzweige:
Wenn ausgefüllt:
Erstelle/aktualisiere ein Geschäft in HubSpot
Dem am besten geeigneten Vertriebsmitarbeiter zuweisen (basierend auf Modellwahl oder Postleitzahl)
Erstelle automatisch einen Termin/eine Aufgabe: „Probefahrt bestätigen + Fahrzeug vorbereiten“
Falls nicht ausgefüllt:
Eine Aufgabe für einen Vertriebsmitarbeiter erstellen, damit dieser anruft
Eine abschließende WhatsApp-Nachricht senden: „Soll ich stattdessen lieber hier zwei kurze Fragen stellen?“
Mit Lesebestätigungen können Sie Ihre Nachfassaktion zeitlich so abstimmen, wie es ein Mensch tun würde – genau dann, wenn das Interesse am größten ist –, während das Flowella-Formular strukturierte Informationen erfasst, die den Mitarbeitern mehr Zeit und Sicherheit geben.
Branche: Gesundheitswesen (Zahnmedizin, Physiotherapie, Privatkliniken, Ästhetik)
Ziel: Informationen vor dem Termin erfassen und Terminausfälle reduzieren, ohne die Rezeption zu belasten.
Flowella-Ereignis: Nachricht gesendet (nach der Terminbuchung)
oder Antwort erhalten (wenn Patienten den Kontakt zuerst initiieren)
Eine WhatsApp-Nachricht senden: „Hallo
[Name] – bitte fülle vor deinem Termin diesen kurzen Fragebogen aus (2 Minuten).“
Öffnen Sie ein Flowella-Formular für:
Bestätigung der Terminzeit
Symptome/Grund für den Besuch
Einverständniserklärung (Checkbox)
Optional: Anweisungen zum Hochladen von Fotos (falls relevant)
Verzögerung bis „Flowella-Formular ausgefüllt“ mit einer Frist (z. B. „bis zu 24 Stunden vor dem Termin“), dann Verzweigung:
Wenn ausgefüllt:
Eigenschaften des Hauptkontakts aktualisieren (Grund für den Besuch, Einwilligung)
Den Arzt mit einer Zusammenfassung benachrichtigen
Bestätigung senden: „Alles klar ✅ Wir sehen uns um 15:30 Uhr“
Falls nicht ausgefüllt:
Auf einen bestimmten Zeitpunkt verschieben (z. B. 16:00 Uhr am Vortag) und eine Erinnerung senden
Falls immer noch nicht erledigt: Eine Aufgabe für die Rezeption erstellen, damit diese anruft
Fügen Sie einen „intelligenten“ Interaktionsschritt mithilfe von Lesebestätigungen hinzu:
Wenn Lesebestätigung vorliegt, aber nach 2 Stunden noch keine Erledigung:
Sende eine beruhigende Nachricht: „Kein
Stress – wenn du beschäftigt bist, antworte einfach mit ‚ANRUF‘ und wir erledigen das gemeinsam.“
Sie erinnern die Leute nicht nur – Sie passen sich an das tatsächliche Verhalten an:
So reduzieren Sie Nichterscheinen, ohne dabei roboterhaft zu wirken.
Branche: E-Commerce (DTC-Marken, Abo-Boxen, hochpreisige Produkte)
Ziel: WhatsApp als Instrument zur Kundenbindung nutzen – Bewertungen erfassen, Kundenabwanderung verhindern und unzufriedene Kunden schnell zurückgewinnen.
Flowella-Ereignis: Nachricht gesendet (Check-in nach der Lieferung)
ODER Lesebestätigung (um den Zeitpunkt der Anfrage zu bestimmen)
ODER Antwort erhalten (Support-Absicht)
Nach der Lieferung senden: „Wir hoffen
, es gefällt dir! Möchtest du 10 % Rabatt auf deine nächste Bestellung? Ein kurzer Check-in mit 3 Fragen.“
Flowella-Formular starten:
Zufriedenheitsbewertung (1–5)
„Was könnte besser sein?“ (optional)
„Brauchst du Hilfe?“ (Ja/Nein)
„Eine Bewertung hinterlassen?“ (Ja/Nein)
Warten, bis das „Flowella-Formular ausgefüllt“ ist (oder 24 Stunden), dann verzweigen:
Wenn die Bewertung 4–5 beträgt:
Einen Link zur Bewertung oder eine Aufforderung zur Weiterempfehlung senden
Den Kontakt zur Liste „VIPs/Botschafter“ hinzufügen
Eine Folgekampagne auslösen (UGC-Anfrage, Abonnementangebot)
Wenn die Punktzahl 1–3 beträgt oder „Brauche Hilfe“ = ja:
Erstellen Sie ein HubSpot-Ticket
Benachrichtigen Sie den Support sofort
Senden Sie eine beruhigende WhatsApp-Nachricht: „Wir kümmern uns darum – jemand wird Ihnen in Kürze helfen.“
Nutzen Sie Lesebestätigungen, um die Abschlussrate zu erhöhen:
Warte, bis die Lesebestätigung vorliegt, und sende dann (falls nicht innerhalb von 2 Stunden abgeschlossen): „Soll
ich dir stattdessen die 3 Fragen direkt hier als Antwort stellen?“
Dieser Workflow verwandelt WhatsApp von einem „Rundschreiben“ in eine Feedback- und Hilfsschleife. Das Beste daran: Unzufriedene Kunden bleiben nicht unbemerkt. Sobald sie eine niedrige Bewertung abgeben, erhält HubSpot das Signal und das Team wird aktiv.
Diese beiden Funktionen – Koexistenz und App-Ereignisse – ergeben zusammen etwas Leistungsstarkes:
Ergebnis: WhatsApp wird zu einem echten, HubSpot-nativen Wachstumskanal – wo jede Nachricht, jede Antwort, jede Lesebestätigung und jeder abgeschlossene Flow automatisch die nächstbeste Aktion auslösen kann.