Dies ist Teil 6 einer sechsteiligen Serie, in der die Ergebnisse des Berichts „State of Business Messaging 2026“ von Meta beleuchtet werden und was diese für Unternehmen bedeuten, die HubSpot und WhatsApp nutzen.
Im Laufe dieser Serie haben wir untersucht, warum Verbraucher Messaging bevorzugen, warum Massen-Nachrichten nicht funktionieren, wie strukturierte Flows die Customer Journey verändern, wann Flows und wann Chatbots eingesetzt werden sollten und wie Vertrauen und strukturierte Daten den gesamten Kundenlebenszyklus vorantreiben.
Nun wollen wir etwas umsetzen.
In diesem abschließenden Artikel führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihres ersten automatisierten WhatsApp-Workflows mit Flowella und HubSpot. Das Ziel: ein funktionierender WhatsApp Flow, der strukturierte Daten erfasst und eine automatisierte Antwort auslöst – live und einsatzbereit in weniger als 30 Minuten.
Als Beispiel verwenden wir ein Feedback-Formular nach einem Besuch, doch derselbe Prozess lässt sich auf jeden Anwendungsfall anwenden: Buchungsbestätigungen, Umfrageformulare, Verlängerungserinnerungen, Datenanreicherung, KYC-Prüfungen und vieles mehr.
Bevor wir beginnen, stellen Sie bitte sicher, dass Folgendes vorhanden ist:
Alles klar? Dann legen wir los.
Dauer: ca. 10 Minuten
Beginnen Sie in HubSpot damit, das Formular zu erstellen, das Ihre Kunden über WhatsApp ausfüllen sollen. Der Vorgang ist genau derselbe wie bei einem Webformular – und genau darum geht es. Sie nutzen die Tools, mit denen Sie bereits vertraut sind.
Dieser Schritt ist wichtiger, als man denkt, denn das HubSpot-Formular ist die zentrale Informationsquelle für den gesamten Flow. Feldbezeichnungen, Hilfetexte, Feldtypen und die Angabe, welche Felder Pflichtfelder sind, werden direkt in WhatsApp übernommen. Wenn das Formular stimmt, stimmt auch der Flow.
Erstellen Sie für unser Feedback-Beispiel ein neues HubSpot-Formular mit den folgenden Feldern:
Gesamterlebnis (Dropdown-Menü oder Zahlenfeld): Eine Bewertungsskala. Du könntest ein Dropdown-Menü mit den Optionen 1 bis 10 verwenden oder eine einfachere Auswahl wie „Schlecht / Durchschnittlich / Gut / Ausgezeichnet“. Entscheidend ist, dass dies einer Kontakt-Eigenschaft zugeordnet ist, anhand derer du in einem Workflow verzweigen kannst.
Was ist besonders aufgefallen? (Mehrfachauswahl): Optionen wie „Qualität des Essens“, „Service“, „Atmosphäre“, „Preis-Leistungs-Verhältnis“. So erhalten Sie strukturierte Einblicke in die Faktoren, die zur Zufriedenheit (oder Unzufriedenheit) beitragen.
Gibt es Anmerkungen? (einzeiliger oder mehrzeiliger Text): Ein optionales Freitextfeld für alles, was der Kunde hinzufügen möchte. Halten Sie es optional; die oben genannten strukturierten Felder sind die Grundlage für Ihre Automatisierung.
Tipps zur Gestaltung Ihres Formulars:
Speichern und veröffentlichen Sie Ihr Formular. Sie müssen es nicht auf einer Seite einbetten; Flowella verwendet es direkt.
Dauer: ca. 5 Minuten
Verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto, falls Sie dies noch nicht getan haben. Flowella nutzt OAuth, daher müssen keine API-Schlüssel verwaltet werden. Überprüfen Sie die angeforderten Zugriffsbereiche und klicken Sie auf „App verbinden“.
Öffnen Sie den Bereich „Formulare“. Melden Sie sich bei Flowella an und wählen Sie in der linken Navigation „Formulare“ aus. Hier werden alle HubSpot-Formulare aufgelistet, die Flowella synchronisiert, zusammen mit dem jeweiligen WhatsApp Flow-Status.
Erstellen Sie den Flow. Klicken Sie auf das soeben erstellte Formular und dann auf „WhatsApp Flow erstellen“. Flowella führt eine Vorabprüfung durch, die Ihre HubSpot-Verbindung, einen aktiven Kanal, unterstützte Feldtypen und eine aktive Abrechnung umfasst, liest die aktuelle Formulardefinition ein, generiert den entsprechenden WhatsApp Flow und lädt ihn auf Ihrem ausgewählten Kanal bei Meta hoch. Die meisten Synchronisierungen sind innerhalb von Sekunden abgeschlossen.
Überprüfen Sie das Synchronisierungsergebnis. Auf der Formular-Detailseite werden die Feldzuordnung und der vollständige Synchronisierungsverlauf angezeigt. Wenn ein Feldtyp nicht unterstützt wird, passen Sie ihn in HubSpot an oder lassen Sie ihn weg und führen Sie die Synchronisierung anschließend erneut durch.
Eine Sache, die man im Voraus wissen sollte, da sie viele Nutzer überrascht: Der Text befindet sich in HubSpot, nicht in Flowella. Es gibt keinen separaten Schritt zum Verfassen des Textes für den Flow. Wenn du eine Bezeichnung ändern, eine Frage neu anordnen oder ein Feld als Pflichtfeld festlegen möchtest, bearbeitest du das HubSpot-Formular und führst eine erneute Synchronisierung durch. Das ist eine bewusste Designentscheidung, die sicherstellt, dass dein Webformular und dein WhatsApp Flow niemals voneinander abweichen können.
Flowella kümmert sich um das Flow-JSON, den Upload zu Meta und das Hosting des Endpunkts. Du musst dich um nichts davon kümmern. Ausführliche Informationen findest du in der Dokumentation zu Formularen.
Dauer: ca. 10 Minuten
Erstellen Sie zurück in HubSpot einen neuen Workflow. Die Konfiguration hängt von Ihrem Anwendungsfall ab, aber für unser Feedback-Beispiel gilt:
Legen Sie den Auslöser fest. Dies kann ein datumsbasierter Auslöser sein (z. B. „Reservierungsdatum war gestern“), ein Auslöser für die Zugehörigkeit zu einer Liste oder eine manuelle Registrierung zu Testzwecken. Für ein Feedback-Szenario in einem Restaurant würden Sie typischerweise eine Datums-Eigenschaft wie „Reservierungsendzeit“ mit einer Verzögerung von 2 Stunden verwenden.
Fügen Sie die Flowella-Aktion hinzu. Die HubSpot-Integration von Flowella fügt ihre Aktionen neben den HubSpot-eigenen Aktionen in den Workflow-Editor ein. Fügen Sie die Aktion „WhatsApp-Vorlage senden“ hinzu und wählen Sie die Vorlage aus, die Ihren Flow enthält. Die Integration bietet Ihnen außerdem die Aktion „WhatsApp-Nachricht senden“ für Freitext-Antworten in einem geöffneten Konversationsfenster sowie die Aktion „Kundenbetreuer zuweisen“, um eine Konversation an einen Breeze-Mitarbeiter weiterzuleiten.
Fügen Sie eine Verzögerung hinzu, bis der Flow abgeschlossen ist. Lassen Sie auf den Sendevorgang den Schritt „Verzögerung, bis ein Ereignis eintritt“ folgen, der auf das Ereignis „Flowella-Formular ausgefüllt“ wartet, mit einem Timeout, damit der Workflow nicht endlos hängen bleibt. Dieses „Senden-und-Warten“-Muster ist das, was strukturierte Automatisierung ausmacht: Der Workflow pausiert, bis er tatsächlich über die Daten verfügt, und verzweigt sich dann entsprechend. Flowella löst außerdem die Ereignisse „Nachricht gelesen“, „Nachricht gesendet“ und „Textantwort“ aus, wobei letzteres nach dem Inhalt der Nachricht filtern kann.
Fügen Sie Verzweigungslogik hinzu. Fügen Sie nach dem Verzögerungsschritt eine „Wenn-Dann“-Verzweigung basierend auf der Eigenschaft „Bewertung“ hinzu:
Aktivieren Sie den Workflow. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen, stellen Sie sicher, dass die Teilnahmekriterien korrekt sind, und schalten Sie ihn ein.
Das war’s schon. Ihr erster automatisierter WhatsApp-Workflow ist live.
Lassen Sie uns den gesamten Ablauf nachverfolgen:
Der HubSpot-Workflow wird (basierend auf Ihrer Auslösebedingung) ausgelöst und sendet dem Kunden über Flowella eine WhatsApp-Nachricht. Die Nachricht enthält eine Schaltfläche, die den Feedback-Flow öffnet.
Der Kunde tippt auf die Schaltfläche, füllt das kurze Formular in WhatsApp aus (ein paar Tippen, weniger als 30 Sekunden) und sendet es ab.
Flowella empfängt die Übermittlung, ordnet die Antworten Ihren HubSpot-Feldern zu und protokolliert eine Zeitachsenaktivität im Kontaktdatensatz unter „Flowella: WhatsApp-Formular-Integration“. Die Aktivität zeigt den Formularnamen an und enthält einen Link zur vollständigen Übermittlung. Hinter den Kulissen handelt es sich hierbei um ein CRM-Zeitachsenereignis mit der Kennung flowella-form-completed.
Genau auf dieses Ereignis hat Ihr Schritt „Verzögern, bis das Ereignis eintritt“ gewartet. Der Workflow wird fortgesetzt, die Verzweigungsbedingungen werden ausgewertet und der entsprechende nächste Schritt wird ausgeführt: Dankesnachricht, Bewertungsanfrage, Wiedergewinnungsmaßnahme oder Aufnahme in die Nurture-Kampagne.
Der Kontaktdatensatz enthält nun eine vollständige, strukturierte Aufzeichnung der Interaktion, die in der Zeitleiste sichtbar ist und in Berichten und Dashboards verwendet werden kann.
Kein manuelles Auswerten von Nachrichten. Kein Kopieren von Daten zwischen Systemen. Keine mehrdeutige Freitext-Analyse. Nur saubere Daten, die eine zuverlässige Automatisierung ermöglichen.
Es lohnt sich, den ersten Workflow von Grund auf selbst zu erstellen, da Sie so sehen, wie die einzelnen Teile zusammenpassen. Danach gibt es einen schnelleren Weg.
Die Flowella-Wissensdatenbank stellt 20 vorgefertigte HubSpot-Workflow-Vorlagen zur Verfügung, bei denen jeweils der Auslöser, die Aktionen und die Verzweigungen bereits festgelegt sind. Das soeben erstellte Feedback-Beispiel verfügt über eine eigene Vorlage unter „Hospitality Feedback“, und dieselbe Bibliothek deckt Themen wie Lead-Erfassung und -Qualifizierung, NPS- und CSAT-Umfragen, Terminerinnerungen, Wiedergewinnung abgebrochener Warenkörbe, Authentifizierung und OTP, KYC-Onboarding und vieles mehr ab.
Drei der unten aufgeführten Workflows verfügen über eigene Vorlagen, sodass Sie direkt mit der dokumentierten Version beginnen können, anstatt bei Null anzufangen.
Sobald Sie Ihren ersten Flow erstellt haben, geht Ihnen das Verfahren wie von selbst von der Hand. Hier sind drei weitere Workflows, die Sie mit genau demselben dreistufigen Prozess einrichten können.
Erstellen Sie ein HubSpot-Formular mit Feldern für den Bestätigungsstatus (Dropdown: Bestätigt / Änderung erforderlich / Stornieren), Ernährungswünsche (Mehrfachauswahl), besonderen Anlass (Dropdown) und zusätzliche Anmerkungen (optionaler Text). Erstellen Sie einen Workflow, der 24 Stunden vor der Buchung durch eine Datumsangabe ausgelöst wird. Verzweigen Sie je nach Bestätigungsstatus: Bei Bestätigung benachrichtigen Sie das Team mit den Anforderungen; bei Stornierungswunsch lösen Sie eine Umbuchungssequenz aus. Siehe die Vorlage für Terminbuchungen.
Erstellen Sie ein einfaches Formular mit den Feldern, die Ihnen noch fehlen: Berufsbezeichnung, Firmenname, bevorzugte Kontaktmethode, Kommunikationspräferenzen. Erstellen Sie einen Workflow, der Kontakte anspricht, bei denen diese Felder leer sind, und filtern Sie dabei beispielsweise nach Lebenszyklusphase oder Datum der letzten Aktivität. Versenden Sie den Flow als freundliche Nachricht mit dem Inhalt „Helfen Sie uns, Ihre Daten auf dem neuesten Stand zu halten“. Jede Übermittlung füllt die Lücken in Ihren CRM-Daten – eine manuelle Kontaktaufnahme ist nicht erforderlich. Siehe die Vorlage zur Aktualisierung von Kontaktdaten.
Erstellen Sie ein Formular mit Feldern für die Verlängerungsentscheidung (Dropdown: Ja, verlängern / Nein, ich möchte kündigen / Ich habe Fragen), die bevorzugte Zahlungsmethode (Dropdown) und aktualisierte Kontaktdaten (optionale Felder). Lösen Sie den Workflow 30 Tage vor dem Verlängerungsdatum aus. Wenn der Kunde verlängert, wickeln Sie die Verlängerung ab und senden Sie eine Bestätigung. Wenn er Fragen hat, leiten Sie ihn an einen Mitarbeiter weiter. Wenn er kündigen möchte, lösen Sie einen Kundenbindungs-Flow mit einem Sonderangebot oder einer Feedback-Abfrage aus. Siehe die Vorlage für Mitgliedschaftsverlängerungen.
Halten Sie Flows kurz. Ideal sind drei bis fünf Felder pro Flow. Wenn Sie mehr Informationen benötigen, sollten Sie in Erwägung ziehen, diese auf zwei Flows an verschiedenen Punkten der Customer Journey aufzuteilen.
Nutzen Sie das Muster „Verzögerung bis zum Ereignis“. Die Möglichkeit, einen Flow zu versenden und dann auf die Antwort zu warten, bevor eine Verzweigung erfolgt, macht Ihre Workflows wirklich reaktionsfähig und nicht nur sequenziell. Legen Sie immer ein Timeout fest, damit Kontakte, die nie antworten, einen sinnvollen Fallback-Pfad nehmen.
Testen Sie zunächst mit internen Nummern. Bevor Sie einen Workflow für Ihre gesamte Kontaktliste aktivieren, testen Sie ihn mit einer kleinen Gruppe. Stellen Sie sicher, dass der Flow sowohl auf iOS als auch auf Android korrekt dargestellt wird, dass die Daten den richtigen HubSpot-Eigenschaften zugeordnet werden und dass sich die Verzweigungslogik wie erwartet verhält. Flows werden nun auch auf WhatsApp Web und Desktop angezeigt, daher lohnt es sich, dies ebenfalls zu überprüfen.
Behalten Sie Ihre Messwerte im Blick. Die Analysen von Flowella umfassen Zustellungs-, Lese- und Fehlerraten sowie Konversationen, Abmeldungen und die Nutzung im Zeitverlauf sowie die Leistung pro Vorlage. Wenn ein Flow nicht ankommt, zeigen Ihnen diese Zahlen in der Regel, ob das Problem beim Versand oder bei der Nachricht selbst liegt.
Beachten Sie die Opt-in-Regeln. WhatsApp hat strenge Vorschriften für von Unternehmen initiierte Nachrichten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakte dem Erhalt von Nachrichten zugestimmt haben, und bieten Sie immer eine einfache Abmeldemöglichkeit an. Flowella verfolgt den Abmeldestatus pro Kanal und berücksichtigt diesen automatisch, sodass ein Kontakt, der sich abmeldet, über diesen Kanal keine Nachrichten mehr erhält. Siehe „Abmeldungen und Einwilligungen verwalten“.
In dieser Serie haben wir die Daten aus dem Bericht „State of Business Messaging 2026“ von Meta bis zu ihrer logischen Schlussfolgerung verfolgt: Verbraucher bevorzugen überwiegend den Nachrichtenaustausch, sie schätzen strukturierte Transaktionsinteraktionen, sie vertrauen Marken, denen sie direkt Nachrichten senden können, und sie möchten, dass diese Interaktionen relevant und persönlich sind.[1]
Die Chance liegt auf der Hand. Die Tools stehen zur Verfügung. Und wie wir gerade gezeigt haben, können Sie Ihren ersten automatisierten WhatsApp-Workflow in weniger als 30 Minuten zum Laufen bringen.
Der Unterschied zwischen Messaging und Automatisierung ist der Unterschied zwischen der Schaffung von Arbeit und deren Eliminierung. Überall dort, wo Sie auf Formulare, Erinnerungen, Bestätigungen, Umfragen oder Verlängerungen angewiesen sind, hilft Ihnen Flowella dabei, diesen Workflow in WhatsApp zu verlagern, wo er schneller, persönlicher und mit weitaus höherer Wahrscheinlichkeit eine Antwort erhält.
Sind Sie bereit, Gespräche in Conversions zu verwandeln? Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Flowella-Testversion.