WhatsApp è uno dei modi più semplici con cui i clienti possono contattare un’azienda. Eppure, un numero sorprendente di aziende non riesce mai a muovere i primi passi, e raramente è la tecnologia a frenarle. La questione è molto più semplice: quale numero di telefono useremo?
Nessuno vuole fornire ai clienti il proprio numero di cellulare personale. Nessuno vuole nemmeno confondere i clienti affezionati con un numero nuovo e sconosciuto. La buona notizia è che nella maggior parte dei casi è possibile utilizzare il proprio numero di telefono aziendale esistente con WhatsApp Business, mantenendo così il numero che i clienti già riconoscono.
Questo articolo spiega quali numeri sono idonei, cosa succede con i numeri fissi, cosa fare se il numero è già presente su WhatsApp e come il tuo team gestisce le conversazioni una volta che iniziano ad arrivare.
È possibile registrare un numero di telefono aziendale esistente sulla piattaforma WhatsApp Business, a condizione che sia di proprietà della propria azienda, che abbia un prefisso nazionale e locale e che possa ricevere un SMS o una chiamata vocale per completare la verifica. Sono idonei sia i numeri di cellulare che quelli fissi. I numeri abbreviati non lo sono.[1]
C’è un dettaglio importante da sapere prima di procedere. Una volta che un numero è registrato sulla piattaforma, continua a funzionare normalmente per le normali chiamate telefoniche e i messaggi di testo, ma non può più essere utilizzato con l’app WhatsApp per i consumatori su un dispositivo mobile.[1]
In pratica, questo è esattamente ciò che desidera la maggior parte delle aziende. Il numero continua a squillare in ufficio. Le conversazioni su WhatsApp arrivano in un luogo ben più utile di un singolo telefono cellulare.
Questo è probabilmente il malinteso più diffuso riguardo a WhatsApp per le aziende.
Quando le persone pensano a WhatsApp, immaginano l’app sul proprio telefono. Quindi la prima preoccupazione è comprensibile: questo significa fornire il proprio numero di cellulare personale?
No. Una corretta configurazione di WhatsApp Business mantiene le conversazioni aziendali completamente separate dall’account WhatsApp personale di chiunque. Nessuno sta seduto con il proprio cellulare a rispondere ai messaggi dei clienti.
Con una piattaforma come Flowella, le conversazioni arrivano invece nella Posta in arrivo di Flowella, dove tutto il tuo team può vederle e rispondere. La posta in arrivo condivisa permette a tutti di lavorare dalla stessa schermata, quindi una volta che un collega apre una conversazione, questa smette di apparire come non letta per tutti gli altri.
Questa è l’altra metà del problema.
Immagina di gestire la tua attività da dieci anni. Il tuo numero di telefono compare su:
I tuoi clienti lo riconoscono. Poi qualcuno ti dice che WhatsApp richiede un numero completamente diverso e, all’improvviso, si crea un problema di fiducia.
I clienti iniziano a porsi le domande ovvie. È davvero la stessa azienda? Perché il numero è diverso? Sto scrivendo alle persone giuste?
Per i settori in cui la fiducia è fondamentale, come studi legali, servizi finanziari, operatori sanitari e servizi professionali, quell’esitazione costa cara. Le persone sono già diffidenti nei confronti di messaggi inaspettati provenienti da numeri che non conoscono.
Utilizzare il numero che chiamano da anni elimina completamente ogni dubbio. Stessa azienda. Stesso numero. Nuovo canale.
Meta pubblica una serie chiara di regole di idoneità, e il tipo di numero è importante soprattutto perché determina come avviene la verifica.
| Tipo di numero | Idoneo? | Cosa tenere presente |
|---|---|---|
| Cellulare | Sì, consigliato | Verifica tramite SMS o chiamata vocale. La soluzione più semplice. |
| Telefono fisso | Sì | Verifica tramite chiamata vocale. Gli SMS non sono affidabili sulle linee fisse. |
| VoIP | Di solito | Verifica che il tuo operatore accetti chiamate internazionali per il codice di verifica. |
| Numero verde con sistema IVR | Difficile | Una chiamata di verifica non può navigare in un menu. È necessaria una lista di numeri autorizzati o un reindirizzamento temporaneo. |
| Codice breve | No | Non supportato. Il numero deve includere il prefisso internazionale e quello locale. |
La verifica in sé è rapida. Meta invia un codice a sei cifre, solitamente tramite SMS, e ricorre a una chiamata vocale automatizzata dopo tre tentativi falliti di invio dell’SMS.[3]
Un aspetto da tenere in considerazione che spesso coglie di sorpresa le aziende in crescita: i nuovi profili aziendali partono con un limite massimo di due numeri di telefono aziendali registrati. Tale limite sale automaticamente a 20 una volta che la tua azienda completa la verifica o raggiunge un limite di 2.000 messaggi.[1] Se stai valutando di utilizzare numeri separati per le vendite e l’assistenza, tienine conto sin dall’inizio. La nostra guida su come ottenere un account WhatsApp Business verificato illustra in dettaglio cosa comporta la verifica.
Questa è la domanda che ci viene posta più spesso. “Il nostro numero aziendale principale non è un cellulare. Possiamo comunque utilizzarlo?”
Sì. Le linee fisse sono esplicitamente supportate e la verifica avviene tramite chiamata vocale anziché tramite SMS.[1] Una chiamata automatizzata legge il codice a sei cifre e qualcuno dalla vostra parte lo digita.
Due consigli pratici per garantire che tutto proceda senza intoppi:
I numeri verdi protetti da un menu telefonico rappresentano il caso davvero complicato. A volte è possibile registrarli, ma solo se la linea accetta le chiamate internazionali e le inoltra a una persona reale o a una casella vocale in grado di acquisire il codice. Meta condividerà i numeri da cui proviene la chiamata di verifica, in modo che possiate aggiungerli a una lista di numeri consentiti.[1]
Vale la pena ribadire il concetto generale: controllate il vostro numero attuale prima di acquistarne uno nuovo. Molte aziende acquistano una SIM per cellulare di cui non hanno mai avuto bisogno.
È qui che conviene informarsi bene prima di agire, perché la risposta dipende interamente da come il numero viene utilizzato attualmente.
Un numero in uso con l’app WhatsApp per consumatori non può essere registrato sulla piattaforma finché l’account non viene prima eliminato.[1] L’eliminazione dell’account comporta la perdita della cronologia delle chat, quindi esporta in anticipo tutto ciò di cui hai bisogno.
Questo è lo scenario ideale, ed è quello in cui si trovano la maggior parte delle piccole imprese. I numeri già attivi sull’app WhatsApp Business possono essere collegati, utilizzando un approccio chiamato “Coesistenza”.[2]
La “coesistenza” consente al tuo team di continuare a utilizzare l’app WhatsApp Business su un dispositivo per le chat individuali, mentre Flowella gestisce contemporaneamente l’automazione, i modelli e gli WhatsApp Flows sullo stesso numero. Mantieni il numero, le relazioni con i clienti e la cronologia delle chat.
Prima di procedere alla configurazione, è bene conoscere alcuni dettagli:[4]
Abbiamo trattato il lancio di questa funzionalità in modo più dettagliato quando Flowella ha aggiunto la coesistenza e gli eventi dell’app HubSpot.
Se il numero è attivo con un altro provider, è necessario effettuare la migrazione anziché la registrazione. Si tratta di un processo definito, non di un’operazione del tipo “disconnetti e spera per il meglio”. Non eliminare nulla prima che sia stato concordato il percorso di migrazione.
No. Questo mito è incredibilmente persistente e costa denaro alle aziende.
Le regole di idoneità non fanno riferimento a un paese specifico. Un numero deve semplicemente essere di proprietà della vostra azienda, avere un prefisso nazionale e locale ed essere in grado di ricevere un codice di verifica.[1] Le aziende nel Regno Unito, in tutta Europa e altrove utilizzano ogni giorno i propri numeri locali.
Se qualcuno vi dice il contrario, sta descrivendo i propri limiti di configurazione piuttosto che quelli della piattaforma.
La scelta del numero rappresenta solo la prima parte della decisione. La destinazione delle conversazioni è l’elemento che determina se il sistema funziona su larga scala.
Immaginate cinque persone che gestiscono le richieste dei clienti. Non vorrete certo che cinque dipendenti forniscano cinque diversi numeri WhatsApp personali. E quando qualcuno se ne va, non vorrete certamente che le conversazioni con i clienti se ne vadano insieme a lui.
Un unico numero aziendale collegato a una casella di posta condivisa crea un modello molto più chiaro:
Cliente → Il tuo numero aziendale → Casella di posta Flowella → Il tuo team
Il cliente interagisce con la tua azienda, non con l’account personale di un singolo individuo. Dietro le quinte, le conversazioni si collegano al tuo CRM, attivano follow-up e passano in modo fluido dall’automazione alle persone in carne e ossa. Il tuo cliente non ha mai bisogno di sapere che tutto questo esiste. Ha semplicemente a disposizione un modo veloce e comodo per comunicare con te.
Verifica quanto segue prima di apportare qualsiasi modifica:
La nostra guida completa su come ottenere un numero WhatsApp Business copre l’intera sequenza di onboarding, mentre la guida ai numeri di telefono di Flowella contiene la checklist dettagliata pre-verifica.
Se hai rimandato l’uso di WhatsApp perché non volevi condividere un numero personale o non volevi che i clienti vedessero un numero sconosciuto, in realtà non stavi mai scegliendo tra queste due opzioni.
Il tuo numero aziendale esistente può quasi certamente diventare il tuo numero WhatsApp Business. Abbinato a una casella di posta condivisa, ti offre la tua identità aziendale consolidata, un canale che i tuoi clienti utilizzano già ogni giorno, un unico posto in cui il tuo team può lavorare e nessun numero personale che passa di mano in mano.
È un modo molto più semplice di quanto la maggior parte delle persone pensi per integrare WhatsApp nella tua attività.
Inizia una prova gratuita di Flowella e scopri se il tuo numero è idoneo, oppure contatta il nostro team se la tua configurazione è più complessa del solito.