Αυτό είναι το 6ο μέρος μιας σειράς έξι μερών που εξετάζει τα ευρήματα της έκθεσης «State of Business Messaging 2026» της Meta και τι σημαίνουν αυτά για τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το HubSpot και το WhatsApp.
Κατά τη διάρκεια αυτής της σειράς, εξετάσαμε τους λόγους για τους οποίους οι καταναλωτές προτιμούν τα μηνύματα, γιατί οι μαζικές αποστολές μηνυμάτων δεν αποδίδουν, πώς τα δομημένα Flows μεταμορφώνουν την πορεία των πελατών, πότε πρέπει να χρησιμοποιούμε τα Flows και πότε τα chatbots, καθώς και πώς η εμπιστοσύνη και τα δομημένα δεδομένα ενισχύουν ολόκληρο τον κύκλο ζωής του πελάτη.
Τώρα ας δημιουργήσουμε κάτι.
Σε αυτό το τελευταίο άρθρο, θα ακολουθήσουμε έναν πρακτικό, βήμα προς βήμα οδηγό για τη δημιουργία της πρώτης σας αυτοματοποιημένης ροής εργασίας στο WhatsApp χρησιμοποιώντας το Flowella και το HubSpot. Ο στόχος: μια λειτουργική WhatsApp Flow που συλλέγει δομημένα δεδομένα και ενεργοποιεί μια αυτοματοποιημένη απάντηση, έτοιμη για χρήση σε λιγότερο από 30 λεπτά.
Θα χρησιμοποιήσουμε ως παράδειγμα μια φόρμα ανατροφοδότησης μετά την επίσκεψη, αλλά η ίδια διαδικασία ισχύει για οποιαδήποτε περίπτωση χρήσης: επιβεβαιώσεις κρατήσεων, φόρμες ερευνών, υπενθυμίσεις ανανέωσης, εμπλουτισμός δεδομένων, έλεγχοι KYC και άλλα.
Πριν ξεκινήσουμε, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τα εξής:
Τα καταλάβατε όλα; Ας ξεκινήσουμε.
Διάρκεια: περίπου 10 λεπτά
Ξεκινήστε στο HubSpot δημιουργώντας τη φόρμα που θέλετε να συμπληρώσουν οι πελάτες σας μέσω WhatsApp. Αυτή είναι ακριβώς η ίδια διαδικασία που θα ακολουθούσατε για μια φόρμα ιστού, γιατί αυτός είναι ο σκοπός. Χρησιμοποιείτε τα εργαλεία που ήδη γνωρίζετε.
Αυτό το βήμα έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι πιστεύουν οι περισσότεροι, καθώς η φόρμα του HubSpot αποτελεί τη μοναδική πηγή πληροφοριών για ολόκληρο το Flow. Οι ετικέτες πεδίων, το κείμενο βοήθειας, οι τύποι πεδίων και τα υποχρεωτικά πεδία μεταφέρονται αυτούσια στο WhatsApp. Αν η φόρμα είναι σωστή, το Flow θα είναι επίσης σωστό.
Για το παράδειγμά μας με τα σχόλια, δημιουργήστε μια νέα φόρμα στο HubSpot με τα ακόλουθα πεδία:
Συνολική εμπειρία (αναπτυσσόμενο μενού ή πεδίο αριθμού): Μια κλίμακα αξιολόγησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού με επιλογές από το 1 έως το 10 ή ένα απλούστερο σύνολο επιλογών όπως «Κακή / Μέτρια / Καλή / Άριστη». Το βασικό είναι ότι αυτό αντιστοιχεί σε μια ιδιότητα επαφής στην οποία μπορείτε να βασίσετε τη διακλάδωση σε μια ροή εργασίας.
Τι ξεχώρισε; (πολλαπλά πλαίσια επιλογής): Επιλογές όπως «Ποιότητα φαγητού», «Εξυπηρέτηση», «Ατμόσφαιρα», «Σχέση ποιότητας-τιμής». Αυτό σας παρέχει δομημένη εικόνα για το τι οδηγεί στην ικανοποίηση (ή τη δυσαρέσκεια).
Έχετε σχόλια; (κείμενο μίας ή περισσότερων γραμμών): Ένα προαιρετικό πεδίο ελεύθερου κειμένου για οτιδήποτε θέλει να προσθέσει ο πελάτης. Διατηρήστε το προαιρετικό· τα δομημένα πεδία που αναφέρονται παραπάνω είναι αυτά που τροφοδοτούν την αυτοματοποίησή σας.
Συμβουλές για το σχεδιασμό της φόρμας σας:
Αποθηκεύστε και δημοσιεύστε τη φόρμα σας. Δεν χρειάζεται να την ενσωματώσετε σε μια σελίδα· Flowella θα τη χρησιμοποιήσει απευθείας.
Διάρκεια: περίπου 5 λεπτά
Συνδέστε τον λογαριασμό σας στο HubSpot, αν δεν το έχετε κάνει ήδη. Το Flowella χρησιμοποιεί OAuth, οπότε δεν χρειάζεται να διαχειριστείτε κλειδιά API. Ελέγξτε τα ζητούμενα πεδία και κάντε κλικ στο «Σύνδεση εφαρμογής».
Ανοίξτε την ενότητα «Φόρμες». Συνδεθείτε στο Flowella και επιλέξτε «Φόρμες» στο μενού πλοήγησης αριστερά. Εδώ εμφανίζονται όλες οι φόρμες του HubSpot που συγχρονίζει το Flowella, μαζί με την κατάσταση της ροής WhatsApp Flow για κάθε μία.
Δημιουργήστε τη ροή. Κάντε κλικ στη φόρμα που μόλις δημιουργήσατε και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Δημιουργία WhatsApp Flow». Το Flowella εκτελεί έναν έλεγχο πριν από τη συγχρονισμό που καλύπτει τη σύνδεσή σας με το HubSpot, ένα ενεργό κανάλι, τους υποστηριζόμενους τύπους πεδίων και την ενεργή χρέωση, διαβάζει τον πιο πρόσφατο ορισμό της φόρμας, δημιουργεί την αντίστοιχη WhatsApp Flow και την ανεβάζει στο Meta στο κανάλι που έχετε επιλέξει. Οι περισσότεροι συγχρονισμοί ολοκληρώνονται μέσα σε δευτερόλεπτα.
Ελέγξτε το αποτέλεσμα του συγχρονισμού. Η σελίδα λεπτομερειών της φόρμας εμφανίζει την αντιστοίχιση πεδίων και το πλήρες ιστορικό συγχρονισμού. Εάν ένας τύπος πεδίου δεν υποστηρίζεται, προσαρμόστε τον στο HubSpot ή παραλείψτε τον και, στη συνέχεια, εκτελέστε ξανά τον συγχρονισμό.
Ένα πράγμα που αξίζει να γνωρίζετε εκ των προτέρων, επειδή συχνά προκαλεί σύγχυση: η διατύπωση βρίσκεται στο HubSpot, όχι στο Flowella. Δεν υπάρχει ξεχωριστό βήμα σύνταξης κειμένου για το Flow. Αν θέλετε να αλλάξετε μια ετικέτα, να αναδιατάξετε μια ερώτηση ή να ορίσετε ένα πεδίο ως υποχρεωτικό, πρέπει να επεξεργαστείτε τη φόρμα του HubSpot και να εκτελέσετε εκ νέου τον συγχρονισμό. Αυτή είναι μια σκόπιμη σχεδιαστική απόφαση, η οποία σημαίνει ότι η διαδικτυακή φόρμα και το WhatsApp Flow σας δεν μπορούν ποτέ να αποκλίνουν μεταξύ τους.
Το Flowella διαχειρίζεται το JSON του Flow, τη μεταφόρτωση στο Meta και τη φιλοξενία του τελικού σημείου. Δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με τίποτα από αυτά. Πλήρεις λεπτομέρειες θα βρείτε στην τεκμηρίωση για τις Φόρμες.
Διάρκεια: περίπου 10 λεπτά
Επιστρέψτε στο HubSpot και δημιουργήστε μια νέα ροή εργασίας. Η διαμόρφωση εξαρτάται από την περίπτωσή σας, αλλά για το παράδειγμά μας με τα σχόλια:
Ορίστε το ερέθισμα. Αυτό μπορεί να είναι ένα ερέθισμα βάσει ημερομηνίας (π.χ. «η ημερομηνία κράτησης ήταν χθες»), ένα ερέθισμα συμμετοχής σε λίστα ή μια χειροκίνητη εγγραφή για δοκιμές. Για ένα σενάριο ανατροφοδότησης εστιατορίου, συνήθως θα χρησιμοποιούσατε μια ιδιότητα ημερομηνίας όπως «ώρα λήξης κράτησης» με καθυστέρηση 2 ωρών.
Προσθέστε την ενέργεια της Flowella. Η ενσωμάτωση της Flowella στο HubSpot προσθέτει τις δικές της ενέργειες στον επεξεργαστή ροών εργασίας, παράλληλα με αυτές του HubSpot. Προσθέστε μια ενέργεια «Αποστολή προτύπου WhatsApp» και επιλέξτε το πρότυπο που περιέχει τη ροή σας. Η ενσωμάτωση σας παρέχει επίσης την ενέργεια «Αποστολή μηνύματος WhatsApp» για απαντήσεις ελεύθερου κειμένου μέσα σε ένα ανοιχτό παράθυρο συνομιλίας, καθώς και την ενέργεια «Ανάθεση σε εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών» για να παραδώσετε μια συνομιλία σε έναν εκπρόσωπο της Breeze.
Προσθέστε μια καθυστέρηση μέχρι να ολοκληρωθεί το Flow. Ακολουθήστε την αποστολή με ένα βήμα «Καθυστέρηση μέχρι να συμβεί το συμβάν», το οποίο παρακολουθεί το συμβάν «Ολοκλήρωση φόρμας Flowella», με χρονικό όριο ώστε η ροή εργασίας να μην παραμένει σε αναμονή επ’ αόριστον. Αυτό το μοτίβο «αποστολή και αναμονή» είναι αυτό που κάνει τη δομημένη αυτοματοποίηση να λειτουργεί: η ροή εργασίας παύει μέχρι να λάβει πραγματικά τα δεδομένα και, στη συνέχεια, διακλαδώνεται ανάλογα με αυτά. Το Flowella εκπέμπει επίσης συμβάντα «Ανάγνωση μηνύματος», «Αποστολή μηνύματος» και «Απάντηση κειμένου», το τελευταίο εκ των οποίων μπορεί να φιλτράρει βάσει του περιεχομένου του μηνύματος.
Προσθέστε λογική διακλάδωσης. Μετά το βήμα καθυστέρησης, προσθέστε μια διακλάδωση «if/then» με βάση την ιδιότητα «rating»:
Ενεργοποιήστε τη ροή εργασίας. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις σας, βεβαιωθείτε ότι τα κριτήρια εγγραφής είναι σωστά και ενεργοποιήστε τη.
Αυτό ήταν. Η πρώτη σας αυτοματοποιημένη ροή εργασιών WhatsApp είναι ενεργή.
Ας παρακολουθήσουμε την πλήρη ακολουθία:
Η ροή εργασιών του HubSpot ενεργοποιείται (με βάση τη συνθήκη ενεργοποίησης που έχετε ορίσει) και στέλνει στον πελάτη ένα μήνυμα WhatsApp μέσω του Flowella. Το μήνυμα περιλαμβάνει ένα κουμπί που ανοίγει τη ροή ανατροφοδότησης.
Ο πελάτης πατά το κουμπί, συμπληρώνει τη σύντομη φόρμα στο WhatsApp (με λίγα κλικ, σε λιγότερο από 30 δευτερόλεπτα) και την υποβάλλει.
Η Flowella λαμβάνει την υποβολή, αντιστοιχίζει τις απαντήσεις στα πεδία του HubSpot σας και καταγράφει μια δραστηριότητα στο χρονολόγιο της εγγραφής επαφής στην ενότητα «Flowella: WhatsApp Forms Integration». Η δραστηριότητα εμφανίζει το όνομα της φόρμας και περιέχει συνδέσμους προς την πλήρη υποβολή. Στο παρασκήνιο, πρόκειται για ένα συμβάν χρονολογίου CRM με τον αναγνωριστικό κωδικό flowella-form-completed.
Αυτό ακριβώς το συμβάν είναι αυτό που περίμενε το βήμα «Καθυστέρηση μέχρι να συμβεί το συμβάν». Η ροή εργασίας συνεχίζεται, αξιολογεί τις συνθήκες διακλάδωσης και εκτελεί το κατάλληλο επόμενο βήμα: μήνυμα ευχαριστίας, αίτημα αξιολόγησης, ενέργεια ανάκτησης ή εγγραφή στο πρόγραμμα καλλιέργειας πελατών.
Η εγγραφή επαφής περιλαμβάνει πλέον ένα πλήρες, δομημένο αρχείο της αλληλεπίδρασης, το οποίο είναι ορατό στο χρονολόγιο και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε αναφορές και πίνακες ελέγχου.
Χωρίς χειροκίνητη ανάγνωση μηνυμάτων. Χωρίς αντιγραφή δεδομένων μεταξύ συστημάτων. Χωρίς ασαφή ανάλυση ελεύθερου κειμένου. Μόνο καθαρά δεδομένα που οδηγούν σε αξιόπιστη αυτοματοποίηση.
Αξίζει να δημιουργήσετε την πρώτη ροή εργασίας από το μηδέν, καθώς έτσι θα κατανοήσετε πώς συνδυάζονται τα διάφορα στοιχεία. Μετά από αυτό, υπάρχει ένας ταχύτερος τρόπος.
Η βάση γνώσεων της Flowella δημοσιεύει 20 έτοιμα πρότυπα ροών εργασίας HubSpot, το καθένα με το ερέθισμα, τις ενέργειες και τις διακλαδώσεις ήδη χαρτογραφημένα. Το παράδειγμα ανατροφοδότησης που μόλις δημιουργήσαμε διαθέτει το δικό του πρότυπο στην ενότητα «Hospitality Feedback», ενώ η ίδια βιβλιοθήκη καλύπτει τη συλλογή και αξιολόγηση δυνητικών πελατών, τις έρευνες NPS και CSAT, τις υπενθυμίσεις ραντεβού, την ανάκτηση εγκαταλελειμμένων καλαθιών αγορών, την πιστοποίηση και τον κωδικό OTP, την ενσωμάτωση KYC και πολλά άλλα.
Τρεις από τις παρακάτω ροές εργασίας διαθέτουν δικά τους πρότυπα, οπότε μπορείτε να ξεκινήσετε από την τεκμηριωμένη έκδοση αντί για έναν κενό καμβά.
Μόλις δημιουργήσετε το πρώτο σας Flow, η διαδικασία θα γίνει δεύτερη φύση. Ακολουθούν τρεις ακόμη ροές εργασίας που μπορείτε να ρυθμίσετε χρησιμοποιώντας ακριβώς την ίδια διαδικασία τριών βημάτων.
Δημιουργήστε μια φόρμα HubSpot με πεδία για την κατάσταση επιβεβαίωσης (αναπτυσσόμενο μενού: Επιβεβαιώθηκε / Χρειάζεται αλλαγή / Ακύρωση), διατροφικές απαιτήσεις (πολλαπλά πλαίσια επιλογής), ειδική περίσταση (αναπτυσσόμενο μενού) και πρόσθετες σημειώσεις (προαιρετικό κείμενο). Δημιουργήστε μια ροή εργασίας που ενεργοποιείται από μια ιδιότητα ημερομηνίας 24 ώρες πριν από την κράτηση. Διακλαδώστε ανάλογα με την κατάσταση επιβεβαίωσης: αν έχει επιβεβαιωθεί, ενημερώστε την ομάδα για τις απαιτήσεις· αν ζητηθεί ακύρωση, ενεργοποιήστε μια ακολουθία επανακράτησης. Δείτε το πρότυπο κράτησης συνάντησης.
Δημιουργήστε μια απλή φόρμα με τα πεδία που σας λείπουν: τίτλος θέσης, όνομα εταιρείας, προτιμώμενος τρόπος επικοινωνίας, προτιμήσεις επικοινωνίας. Δημιουργήστε μια ροή εργασίας που στοχεύει σε επαφές όπου αυτά τα πεδία είναι κενά, ίσως φιλτράροντας ανά στάδιο κύκλου ζωής ή ημερομηνία τελευταίας δραστηριότητας. Στείλτε τη ροή ως ένα φιλικό μήνυμα του τύπου «βοηθήστε μας να διατηρήσουμε τα στοιχεία σας ενημερωμένα». Κάθε υποβολή συμπληρώνει τα κενά στα δεδομένα του CRM σας, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη επικοινωνία. Δείτε το πρότυπο ανανέωσης δεδομένων επαφών.
Δημιουργήστε μια φόρμα με πεδία για την απόφαση ανανέωσης (αναπτυσσόμενο μενού: Ναι, ανανέωση / Όχι, θα ήθελα να ακυρώσω / Έχω ερωτήσεις), την προτιμώμενη μέθοδο πληρωμής (αναπτυσσόμενο μενού) και τα ενημερωμένα στοιχεία επικοινωνίας (προαιρετικά πεδία). Ενεργοποιήστε τη ροή εργασίας 30 ημέρες πριν από την ημερομηνία ανανέωσης. Εάν ο πελάτης ανανεώσει, επεξεργαστείτε την ανανέωση και στείλτε επιβεβαίωση. Εάν έχει ερωτήσεις, παραπέμψτε τον σε έναν εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών. Εάν επιθυμεί να ακυρώσει, ενεργοποιήστε μια ροή διατήρησης πελατών με μια ειδική προσφορά ή συλλογή σχολίων. Δείτε το πρότυπο ανανεώσεων συνδρομής.
Διατηρήστε τις ροές σύντομες. Το ιδανικό είναι τρία έως πέντε πεδία ανά ροή. Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, εξετάστε το ενδεχόμενο να τις χωρίσετε σε δύο ροές σε διαφορετικά σημεία της πορείας.
Χρησιμοποιήστε το μοτίβο «καθυστέρηση μέχρι το συμβάν». Η δυνατότητα να στέλνετε μια ροή και στη συνέχεια να περιμένετε την απάντηση πριν από τη διακλάδωση είναι αυτό που κάνει τις ροές εργασίας σας πραγματικά ανταποκρινόμενες και όχι απλώς διαδοχικές. Ορίστε πάντα ένα χρονικό όριο, ώστε οι επαφές που δεν απαντούν ποτέ να ακολουθούν μια λογική εναλλακτική διαδρομή.
Δοκιμάστε πρώτα με εσωτερικούς αριθμούς. Πριν ενεργοποιήσετε μια ροή εργασίας για ολόκληρη τη λίστα επαφών σας, δοκιμάστε την με μια μικρή ομάδα. Βεβαιωθείτε ότι το Flow εμφανίζεται σωστά τόσο σε iOS όσο και σε Android, ότι τα δεδομένα αντιστοιχίζονται στις σωστές ιδιότητες του HubSpot και ότι η λογική διακλάδωσης λειτουργεί όπως αναμένεται. Τα Flows εμφανίζονται πλέον και στο WhatsApp Web και στην εφαρμογή για υπολογιστή, οπότε αξίζει να τα ελέγξετε και εκεί.
Παρακολουθήστε τα στατιστικά των μηνυμάτων σας. Τα αναλυτικά στοιχεία της Flowella καλύπτουν το ποσοστό παράδοσης, το ποσοστό ανάγνωσης και το ποσοστό αποτυχίας, μαζί με τις συνομιλίες, τις αποχωρήσεις και τη χρήση με την πάροδο του χρόνου, καθώς και την απόδοση ανά πρότυπο. Εάν μια ροή δεν αποδίδει, αυτοί οι αριθμοί συνήθως θα σας δείξουν αν το πρόβλημα είναι η αποστολή ή το ίδιο το μήνυμα.
Τηρήστε τους κανόνες συγκατάθεσης. Το WhatsApp έχει αυστηρούς κανόνες σχετικά με τα μηνύματα που αποστέλλονται από επιχειρήσεις. Βεβαιωθείτε ότι οι επαφές σας έχουν δώσει τη συγκατάθεσή τους και παρέχετε πάντα έναν εύκολο τρόπο εξαίρεσης. Η Flowella παρακολουθεί την κατάσταση εξαίρεσης ανά κανάλι και τη σέβεται αυτόματα, οπότε μια επαφή που έχει εξαιρεθεί δεν θα λάβει ξανά μηνύματα από το συγκεκριμένο κανάλι. Δείτε τη διαχείριση των εξαιρέσεων και της συγκατάθεσης.
Σε όλη αυτή τη σειρά, ακολουθήσαμε τα δεδομένα από την έκθεση «State of Business Messaging 2026» της Meta μέχρι το λογικό τους συμπέρασμα: οι καταναλωτές προτιμούν κατά συντριπτική πλειοψηφία τα μηνύματα, απολαμβάνουν τις δομημένες συναλλακτικές αλληλεπιδράσεις, εμπιστεύονται τις μάρκες στις οποίες μπορούν να στείλουν μήνυμα απευθείας και θέλουν αυτές οι αλληλεπιδράσεις να είναι σχετικές και προσωπικές.[1]
Η ευκαιρία είναι ξεκάθαρη. Τα εργαλεία είναι διαθέσιμα. Και όπως μόλις δείξαμε, μπορείτε να θέσετε σε λειτουργία την πρώτη σας αυτοματοποιημένη ροή εργασίας στο WhatsApp σε λιγότερο από 30 λεπτά.
Η διαφορά μεταξύ των μηνυμάτων και της αυτοματοποίησης είναι η διαφορά μεταξύ της δημιουργίας εργασίας και της εξάλειψής της. Όπου κι αν βασίζεστε σε φόρμες, υπενθυμίσεις, επιβεβαιώσεις, έρευνες ή ανανεώσεις, η Flowella σας βοηθά να μεταφέρετε αυτή τη ροή εργασίας στο WhatsApp, όπου είναι ταχύτερη, πιο προσωπική και έχει πολύ περισσότερες πιθανότητες να λάβει απάντηση.
Είστε έτοιμοι να μετατρέψετε τις συνομιλίες σε πωλήσεις; Ξεκινήστε σήμερα τη δωρεάν δοκιμή του Flowella.