WhatsApp ist dort, wo Ihre Kunden bereits sind. Mit WhatsApp Flows können Sie umfangreiche, mehrstufige Eingaben innerhalb des Chats sammeln. Die native Bereitstellung produktionsreifer Flows erfordert jedoch den Umgang mit Verschlüsselungsschlüsseln, benutzerdefinierten Endpunkten und Datenaustausch-Payloads – eine Hürde für die meisten Marketingteams. In diesem Beitrag werden die Chancen, die technischen Hindernisse und die Vorgehensweise von Flowella erläutert, mit der Ihre vorhandenen Formulare (HubSpot, Google Forms, Typeform, SurveyMonkey) in WhatsApp Flows umgewandelt werden, die direkt zurückgesendet werden – ohne dass ein benutzerdefiniertes Backend erforderlich ist.
WhatsApp hat eine seltene Schwelle überschritten: Laut der Gewinnmitteilung von Meta für das erste Quartal 2025 hat die Plattform weltweit mehr als 3 Milliarden aktive Nutzer pro Monat. Damit ist sie einer der größten adressierbaren Kanäle der Welt – und ein natürlicher Ort für Aufgaben, die wir immer noch in mobile Webformulare zwängen. (Q4cdn)
Für Vermarkter ist nicht nur die Reichweite wichtig, sondern auch die Resonanz. Menschen antworten schneller im Chat, und Unterhaltungen fühlen sich auf einem kleinen Bildschirm ganz natürlich an. Wenn Ihre „Details aktualisieren”, „Termin buchen” oder „Onboarding abschließen”-Prozesse hinter einem langsamen mobilen Webformular versteckt sind, lassen Sie sich Abschlussraten entgehen.
WhatsApp Flows sind Multi-Screen-Workflows innerhalb des Chats, mit denen Kunden strukturierte Aufgaben – wie Terminvereinbarungen, das Ausfüllen von Umfragen oder die Auswahl von Artikeln – erledigen können, ohne WhatsApp verlassen zu müssen. Meta kündigte WhatsApp Flows auf seiner Conversations-Veranstaltung im Jahr 2023 als eine Möglichkeit an, geschäftliche Interaktionen innerhalb des Chats schneller und vollständiger zu gestalten. (Über Facebook)
Auf hoher Ebene ist ein Flow eine kleine, schemagesteuerte App: Bildschirme, Felder, Validierung und Verzweigungen. Sie können statische oder dynamische Bildschirme ausführen, die Ihr Backend aufrufen, um Optionen abzurufen und den nächsten Bildschirm zu bestimmen – ideal für bestandsbewusste Auswähler, personalisierte Angebote oder bedingte Fragen. (Anbieter und Community-Dokumente bezeichnen dies als data_exchange.) (Konsolendokumentation)
Wenn Sie versuchen, Flows auf native/Dev-Weise zu versenden, stoßen Sie schnell auf drei Realitäten:
Sie müssen Verschlüsselung und Schlüssel verwalten
Für Flows, die sensible Daten mit Ihrem Endpunkt austauschen, verlangt Meta, dass Sie einen öffentlichen Verschlüsselungsschlüssel für die Geschäftsnummer festlegen und verschlüsselte Nutzdaten aus Flows verarbeiten. Dies ist keine Option, sondern eine Voraussetzung, um dynamische, servergestützte Bildschirme sicher zu verarbeiten. (Postman)
Sie benötigen einen robusten Endpunkt
Dynamische Flows rufen während der Navigation einen Datenaustausch-Endpunkt auf. Dieser Endpunkt muss sicher, latenzarm, hochverfügbar und in der Lage sein, den nächsten Bildschirm + Eingabedaten auf Abruf zurückzugeben. (Die meisten Anbieter dokumentieren Varianten davon, und Teams stoßen beim Testen häufig auf praktische Probleme.) (Konsolendokumentation, Stack Overflow)
Sie benötigen Schlüssel und Zustandsprüfungen pro WABA/Nummer
. Implementierungen durch offizielle Partner weisen darauf hin, dass jedes WhatsApp Business-Konto in der Regel ein Schlüsselpaar benötigt und dass Nummern, die Flows senden, eine ordnungsgemäße Signatur und einen ordnungsgemäßen Gesundheitsstatus benötigen, um zuverlässig zu senden. In der Praxis besitzen Sie am Ende eine kleine Plattform: Schlüssel, Endpunkte, Überwachung, Wiederholungsversuche. (360Dialog)
Noch bevor Sie die Daten wieder in Ihr CRM übertragen, müssen Sie die Verschlüsselungsinfrastruktur, die Infrastruktur und die Schema-Validierung warten. Aus diesem Grund testen viele Teams Flows, kommen aber vor der Skalierung nicht weiter.
Flowella wandelt die von Ihnen bereits verwendeten Formulare – HubSpot, Google Forms, Typeform, SurveyMonkey – in WhatsApp Flows um und sendet die Ergebnisse direkt als erstklassige Übermittlungen zurück.
So funktioniert es:
Verbinden Sie Ihr Tool (OAuth oder sichere Anmeldedaten). Wir lesen Ihre Formularfelder und Validierungsregeln.
Generieren Sie einen Flow aus dem Formular: Eingaben, Beschriftungen, erforderlich/optional, Verzweigungen, wo sinnvoll.
Veröffentlichen und teilen Sie den Flow: Senden Sie ihn per Broadcast, CS-Agent, QR oder Click-to-WhatsApp-Anzeigen.
Erhalten Sie strukturierte Daten zurück in das ursprüngliche Tool – komplett mit Einreichungs-IDs, Zeitstempeln, Quell-/Flow-Metadaten – ohne benutzerdefinierte Endpunkte oder Schlüsseloperationen Ihrerseits.
Was wir abstrahieren:
Einrichtung von Verschlüsselungsschlüsseln und sicherer Datenaustausch zwischen WhatsApp und Flowella
Zuverlässigkeit des Endpunkts (Latenz, Wiederholungsversuche, Beobachtbarkeit)
Datenvalidierung und Feldzuordnung zu Ihrem Zielformular/CRM
Fehlerbehandlung und Warnmeldungen, wenn etwas während des Ablaufs fehlschlägt
Das Ergebnis: Ihre WhatsApp Flows verhalten sich wie Ihre bestehenden Formulare, sodass keine Änderungen an Betrieb, Analyse und Governance erforderlich sind.
Nachfolgend finden Sie die Muster, die wir am häufigsten sehen. Für jedes Muster beschreiben wir die Flow-Bildschirme auf hoher Ebene und die Daten, die Sie in Ihrem System zurückerhalten.
Bildschirme: Identitätsgrundlagen → Adresse → Dokumenttyp & Upload → Einwilligung
Ziel: HubSpot-Kontakt + benutzerdefiniertes Objekt (KYC) oder Ihr Formular-Tool mit zugeordneten Feldern; optionaler Webhook zum IDV-Anbieter.
Warum Chat: Die Abschlussrate steigt tendenziell, wenn Sie Nutzer in WhatsApp treffen; Folgefragen (z. B. „Zweiter Vorname?“) fühlen sich als Schritt natürlich an, nicht als neue Seite.
Bildschirme: NPS mit einer Frage → Grund (bedingt) → Freitextkommentar → Optionale Zustimmung für Follow-up
Ziel: SurveyMonkey/Typeform-Einreichung + HubSpot-Eigenschaftsaktualisierungen (NPS, Grund für Kritik).
Warum Chat: Er ist kurz und kontextbezogen; Sie können ihn durch Ereignisse auslösen (Verlängerung, Kauf, Teilnahme an einer Veranstaltung).
Bildschirme: E-Mail/Telefon/Adresse → Einmalige Bestätigung → Empfangsbestätigung
Ziel: CRM-Kontakteigenschaften mit Prüfpfad.
Warum Chat: Keine Portal-Anmeldung oder Reibungsverluste; Sie können Personen genau dort ansprechen, wo sie bereits reagieren.
Bildschirme: Zweck → Bevorzugte Zeiten → Bestätigung
Ziel: Kalender/CRM (über Integration), mit WhatsApp-Erinnerungen.
Warum Chat: Reibungslose Buchung, weniger Nichterscheinen dank nativer Erinnerungen.
Bildschirme: Angebotsportal → Bedürfnisse/Schwierigkeiten → Budget/Zeitplan →
Übergabeziel: CRM-Lead mit Lebenszyklusphase + Weiterleitungsregeln für Eigentümer.
Warum Chat: Geringere Abbruchrate im Vergleich zum mobilen Web; bei Bedarf sofortige Weiterleitung an einen Mitarbeiter.
Bildschirme: Beitragsermahnung → Zahlungsabsicht → Auswahl der Vorteile → Quittung
Ziel: CRM-Eigenschaften der Mitgliedschaft + Transaktionsprotokolle.
Warum Chat: Perfekt für Mitglieder, die sich selten in Portale einloggen; Nachrichten kommen an und Abläufe werden abgeschlossen.
A. Grundlagen der Business-Messaging
Ein WhatsApp Business-Konto (Cloud-API oder Partner).
Vorlagen/Einstiegspunkte zum Auslösen Ihrer Flow-Nachrichten. (Flows können über Vorlagen-Nachrichten gesendet werden, die einen Flow-CTA über offizielle Endpunkte/Sammlungen enthalten. (Postman)
B. Entscheidungen zu Daten und Schemata
Welche Felder sind erforderlich und welche optional?
Welche Validierung wird derzeit in Ihrem Formular-Tool durchgeführt? Spiegeln Sie diese im Flow wider.
Benötigen Sie bedingte Bildschirme (dynamische Listen, Suchdaten)? Wenn ja, planen Sie die Backend-Logik – oder lassen Sie sie von Flowella hosten.
C. Sicherheit und Datenschutz
Beachten Sie, dass der Cloud-API-Datenverkehr über den Industriestandard HTTPS/TLS gesichert ist. Für Flows, die Daten mit einem Endpunkt austauschen, verlangt Meta eine ordnungsgemäße Verschlüsselungseinrichtung und die Registrierung eines öffentlichen Schlüssels. Die Anbieter dokumentieren dies, und Meta stellt die Funktionen „Setup Endpoint Encryption” und „Set Encryption Public Key” zur Verfügung. (360Dialog, Postman)
Legen Sie die Datenaufbewahrung fest (wie lange sollen Flow-Einreichungen in Flowella gespeichert werden, wenn überhaupt?
Aktivieren Sie Audit-Trails: Speichern Sie Einreichungs-IDs und Zeitstempel.
D. Start
Testen Sie mit internen Zahlen und einer „unsichtbaren” Zielgruppe.
Analysen einrichten (Abschluss, Zeit bis zum Abschluss, Feldfehlerquote).
Bereiten Sie CS-Makros für häufig gestellte Fragen vor („Ist das sicher?”, „Kann ich meine Antwort bearbeiten?”).
Zwei Dinge sind wichtig:
Transportsicherheit: Der WhatsApp Business-Datenverkehr läuft über sichere Kanäle (HTTPS/TLS) für Cloud-API + Webhooks, und Meta bietet eine Übersicht über die Verschlüsselung für Business-Messaging. Sie versenden keine Klartextdaten über das Internet. (Postman)
Sicherheit beim Datenaustausch im Flow: Wenn ein Flow während der Navigation Daten mit Ihrem (oder dem Backend eines Anbieters) austauschen muss (z. B. um Live-Bestände abzurufen oder den nächsten Bildschirm zu berechnen), verlangt Meta eine Endpunktverschlüsselung. Aus diesem Grund gibt es einen Schritt zum Festlegen des öffentlichen Verschlüsselungsschlüssels und die Überwachung der Endpunktintegrität. Flowella implementiert dies für Sie und hält Schlüssel/Rotationen, Signaturen und Endpunktzuverlässigkeit aus dem Backlog des Marketingteams heraus. (Postman)
Fazit: Sie entscheiden weiterhin, wo die Daten landen (Ihr CRM/Formular), was wir speichern (falls überhaupt) und wie lange. Wir kümmern uns um die „Rohrleitungen”.
Sie können WhatsApp Flows denselben Standards unterwerfen wie jede andere Conversion-Oberfläche:
Abschlussrate: % derjenigen, die den Flow abschließen, im Vergleich zu denen, die ihn beginnen.
Zeit bis zum Abschluss: Medianzeit, nach Gerät/Standort.
Feldfehlerquote: Welche Eingaben verursachen Reibungsverluste?
Nachgelagerte Qualität: Sind CRM-Datensätze umfangreicher/sauberer als die aus Webformularen?
Operative Verzögerung: Wie lange dauert es von der Übermittlung bis zur Aktion (z. B. Erstellung einer Buchung, Zuweisung eines Eigentümers)?
Opt-in-Wachstum: Über diesen Weg gewonnene WhatsApp-Opt-ins.
Tipp: Führen Sie einen A/B-Test von Chat vs. mobiler Website für einen einzelnen Anwendungsfall durch (z. B. Kontaktaktualisierung). Selbst wenn die Abschlussquoten ähnlich sind, sind die Servicekosten im Chat oft niedriger, da Sie das Hin und Her reduzieren und die Zeit der Agenten verkürzen.
Kontaktaktualisierung (2–3 Minuten)
Bildschirm 1: Identität bestätigen (Nachname + Bestätigungscode)
Bildschirm 2: E-Mail/Telefonnummer/Adresse aktualisieren (mit Validierung)
Bildschirm 3: Bestätigen → In CRM schreiben → „Aktualisierte” Quittung senden
KYC light (5–7 Minuten)
Bildschirm 1: Gesetzlicher Name + Geburtsdatum
Bildschirm 2: Adresse + Dokumenttyp
Bildschirm 3: Dokumentennummer + Einwilligung
Bildschirm 4: Danke → CRM-Objekt erstellt + Risikokennzeichnung, falls erforderlich
Veranstaltungs-RSVP + Erinnerungen (60 Sekunden)
Bildschirm 1: Veranstaltung auswählen → Anzahl der Teilnehmer
Bildschirm 2: Ernährungs-/Zugangsbedürfnisse
Bildschirm 3: Bestätigen → Zu CRM hinzufügen + Erinnerung planen
Native (DIY)
Registrieren und Verwalten des öffentlichen Verschlüsselungsschlüssels
Erstellen/Hosten von Datenaustausch-Endpunkten mit Authentifizierung, Ratenbegrenzung und Wiederholungsversuchen
Zuordnung von Flow-Nutzdaten zu Zielfeldern
Speichern/rotieren Sie Schlüssel, richten Sie Observability ein (Zustand, Latenz, Fehlerraten)
Schema entsprechend der Weiterentwicklung Ihrer Formulare pflegen
Mit Flowella
Verbinden Sie Ihr Tool → wählen Sie ein Formular aus → veröffentlichen Sie einen Flow
Wir kümmern uns um Schlüssel, Endpunkte, Wiederholungsversuche und Überwachbarkeit
Die Übermittlungen landen mit den richtigen Feldern und Metadaten in Ihrem Tool
Datenminimierung: Sammeln Sie nur das, was Sie brauchen; spiegeln Sie nicht Ihr gesamtes CRM-Schema im Chat wider.
Umgang mit personenbezogenen Daten: Entscheiden Sie, ob personenbezogene Daten nur vorübergehend gespeichert (empfohlen) oder für X Tage zur Fehlerbehebung aufbewahrt werden.
Regionale Compliance: Bestätigen Sie, wo Daten im Ruhezustand und während der Übertragung verarbeitet werden; die Cloud-API-Richtlinien verweisen auf branchenübliche Verschlüsselung, und Partner bieten regionale Speicheroptionen an. (360Dialog)
Vorlagenregeln: Flow-Nachrichten unterliegen weiterhin den Richtlinien für geschäftliche Nachrichten von WhatsApp; wir führen Sie durch konforme Einstiegspunkte und Texte. (Postman)
Wählen Sie einen Prozess mit bekannter Abbruchrate (Kontaktaktualisierungen, einfache Umfrage, RSVP).
Verbinden Sie Ihr Formular/CRM in Flowella und generieren Sie Ihren ersten Flow aus einem bestehenden Formular.
Testen Sie mit 5–10 % der Zielgruppe.
Messen und iterieren Sie: Verkürzen Sie Bildschirme, fügen Sie Validierungen hinzu, verfeinern Sie Texte.
Skalieren Sie auf Rundfunk, Werbe-Einstiegspunkte und CS-Übergaben.
Bedingungslogik-Builder (if/then, berechnete Felder)
Umfangreichere Komponenten (Datei-Uploads, Signatur, Datums-/Zeitauswahl, sofern unterstützt)
Weitere Integrationen (direkte Kalender, weitere CRMs, Webhooks)
Vorlagensatz für häufige Anwendungsfälle (KYC, NPS, RSVP, Adressänderung)
Verbesserungen der Beobachtbarkeit (Trichter pro Bildschirm, Feld-Heatmaps)
Brauche ich noch Entwickler?
Nicht für den Start. Wenn Sie eine hochgradig angepasste Logik wünschen (z. B. Live-Bestände aus Ihrem ERP), kann Flowella die Datenaustauschschicht für Sie hosten.
Ist das sicher?
Ja – der Cloud-API-Transport ist gesichert, und Flows, die Daten mit Backends austauschen, erfordern eine Verschlüsselungseinrichtung. Flowella implementiert hinter den Kulissen die Endpunktverschlüsselung und schützt Ihre Schlüssel. (Postman)
Benötige ich Meta-Genehmigungen?
Sie müssen weiterhin die Regeln für geschäftliche Nachrichten befolgen und genehmigte Vorlagen verwenden, um bestimmte Konversationen zu initiieren. Wir führen Sie durch konforme Vorlagen, die Flows starten. (Postman)
Mit welchen Systemen können Sie integriert werden?
Zunächst mit HubSpot, Google Forms, Typeform, SurveyMonkey – sowie mit Webhooks.
Wo hat Flowella seinen Sitz?
Flowella wurde 2025 von Discover Digital (Reading, Großbritannien), einem HubSpot Gold Partner, gegründet.
Customer on WhatsApp
│
▼
WhatsApp Flow
│ (encrypted data-exchange where needed)
▼
Flowella
│ (validation, mapping, retries, observability)
▼
Your CRM / Form Tool
Meta Q1 2025 Earnings Call: Zuckerberg merkt an, dass WhatsApp über 3 Milliarden monatliche aktive Nutzer hat und bezeichnet Business Messaging als die „nächste Säule”. (Offizielles Transkript.) (Q4cdn)
Meta Newsroom (19. September 2023): WhatsApp Flows angekündigt, um umfangreichere Workflows innerhalb des Chats zu ermöglichen (buchen, bestellen, auswählen). (Über Facebook)
Meta Postman-Sammlungen: WhatsApp Flows API, einschließlich „Create/Publish Flow”, „Create Flow Template Message” und „Setup Endpoint Encryption / Set Encryption Public Key”. (Postman)
Dokumente von Anbietern/Partnern zu Schlüsselpaaren und Flows-Zustand/Anforderungen; guter Hintergrundkontext für die Bewertung einer DIY-Entwicklung. (360Dialog)
Weitere Informationen zu dynamischen Flows/Datenaustauschverhalten aus Anbieter-Dokumentationen und Entwicklerdiskussionen. (Konsolendokumentation)
Starten Sie Ihren ersten WhatsApp Flow aus einem bestehenden Formular und lassen Sie die Einsendungen in Ihr CRM zurückfließen – ohne Endpunkte, ohne Verschlüsselungscode.